劉雙

摘 要：本文從中學(xué)校辦公室工作現(xiàn)狀著眼，對(duì)目前辦公室管理工作中存在的一些問題進(jìn)行了總結(jié)思考，并結(jié)合社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀提出了對(duì)應(yīng)的解決辦法。這有利于提高學(xué)校辦公室管理工作的效率及服務(wù)水平，以適應(yīng)新形勢(shì)下中學(xué)辦公室管理的健康與快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：校辦公室；管理；效率；崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)；統(tǒng)籌方法

伴隨著辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大和學(xué)生人數(shù)的迅猛增加，校辦公室作為整個(gè)學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，管理事務(wù)日趨多元化。校辦公室如何從傳統(tǒng)的管理模式向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變，解決辦公管理過程中存在的問題，適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，是一項(xiàng)亟待解決的問題。

一、校辦公室的地位及作用

1.校辦公室是學(xué)校管理的參謀與服務(wù)員

辦公室工作首先是為教工及學(xué)生提供服務(wù)的。它是校領(lǐng)導(dǎo)的參謀跟助手，是教學(xué)一線教師和學(xué)生的服務(wù)員，是學(xué)校學(xué)生工作的參與者。辦公室需要盡可能為學(xué)校的一切工作提供便利。一次學(xué)校政策的傳遞，一次教師福利的領(lǐng)取，一次學(xué)生電話的接聽，辦公室工作人員的形象及服務(wù)態(tài)度是一個(gè)學(xué)校工作態(tài)度的體現(xiàn)。

2.校辦公室是學(xué)校對(duì)外溝通的窗口

上到上級(jí)機(jī)關(guān)的指示，下到與家長的溝通，校辦公室都需要認(rèn)真對(duì)待。它是聯(lián)絡(luò)上下、協(xié)調(diào)左右、統(tǒng)籌全局、推動(dòng)校內(nèi)外工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的工作節(jié)奏及人際關(guān)系的處理都可以對(duì)社會(huì)反映出整個(gè)學(xué)校的工作作風(fēng)及精神狀態(tài)。在辦公室管理過程中，要采用高效的工作和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將學(xué)校打造成有口皆碑的文化殿堂。

二、目前學(xué)校辦公室管理工作過程中普遍存在的問題

1.崗位劃分與職責(zé)不明確

辦公室崗位眾多，常見的有文書處理、檔案管理、接待工作、會(huì)議安排、日程安排、人事關(guān)系、日常工作等。除了這些日常工作有專人安排外，還會(huì)有一些上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的臨時(shí)安排或突發(fā)的事件需要人處理，比如員工有事請(qǐng)假了。如果崗位職責(zé)不明確，容易造成有的工作交叉重疊，有的問題出來了卻無法第一時(shí)間知道誰適合處理的現(xiàn)象。只有確定了每個(gè)崗位的崗位職責(zé)，并形成規(guī)范，才能使辦公室工作面面俱到，做到既無重疊又無空白。但是辦公室工作既是專業(yè)的工作又是需要密切合作的工作。要是事情忙，分工不明確，將會(huì)導(dǎo)致錯(cuò)誤頻出，反而降低了效率。

2.統(tǒng)籌方法不到位，導(dǎo)致效率低，突發(fā)加班現(xiàn)象頻出

辦公室各類數(shù)據(jù)、報(bào)表紛繁復(fù)雜，上級(jí)突然來了緊急任務(wù)，需要加班加點(diǎn)弄完，這本是無可厚非的。但除了突發(fā)意外事件，其余頻繁出現(xiàn)的加班都是可以避免的。辦公室領(lǐng)導(dǎo)突然想起一件事情就毫無頭緒地左右指揮。辦公人員被領(lǐng)導(dǎo)一會(huì)兒支到東，一會(huì)兒支到西，結(jié)果只能是原有的工作計(jì)劃思路被打亂，數(shù)據(jù)急中生錯(cuò)，有時(shí)一天的時(shí)間都用來電話回復(fù)解釋了，本來緊急的一個(gè)事拖上一周也完不成。辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該有泰山崩于前而色不變的定性，要有自己的主見。辦公室文秘人員應(yīng)該能夠根據(jù)事情的輕重緩急，做好合理的日程安排表，讓領(lǐng)導(dǎo)輕松，讓大家都跟著輕松。

3.信息化水平低

事物是發(fā)展變化的，跟不上社會(huì)發(fā)展的腳步，就面臨著被社會(huì)淘汰的風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)過調(diào)查，學(xué)校的辦公信息化與企業(yè)的辦公信息化水平整體相比，在很多方面還有很大差距。很多跨區(qū)辦學(xué)的中學(xué)，各個(gè)辦公室之間的聯(lián)系是很多的。而一個(gè)時(shí)效性很強(qiáng)的信息或催收的材料，在總部與各個(gè)分校間的傳遞，往往通過郵件發(fā)送，電話通知，甚至是乘交通工具往返來實(shí)現(xiàn)溝通的。有時(shí)一個(gè)郵箱號(hào)發(fā)錯(cuò)了，電話號(hào)碼換了，路上堵車了，這些都會(huì)導(dǎo)致工作的耽誤。如果在企業(yè)，往往通過搭建一個(gè)公共的平臺(tái)就能實(shí)現(xiàn)信息共享與傳遞以及材料的透明化審批。

4.辦公室人員間溝通不足

溝通是從心靈上挖掘人的內(nèi)驅(qū)力，為其提供施展才華的舞臺(tái)。它縮短了人與人之間的距離，使員工能充分發(fā)揮能動(dòng)性，讓學(xué)校獲得強(qiáng)大的發(fā)展原動(dòng)力。溝通影響著工作的績效。筆者經(jīng)過觀察發(fā)現(xiàn)，有些人辦公桌上的文件分門別類，井井有條，而有些人的則隨意擺放，次序凌亂。有些人電腦上的文件清晰明了，而有些人的電腦桌面文件此起彼伏。有些人找一個(gè)文件，需要花費(fèi)很長的時(shí)間，而有些人則輕輕松松。有時(shí)一個(gè)突發(fā)事件領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為張三適合解決而分配給張三處理，張三因?yàn)橛衅溆嗍虑槲醋鐾辏扔陬I(lǐng)導(dǎo)壓力而萬分無奈地接受，結(jié)果郁悶了幾天，工作效率也受到了影響。筆者認(rèn)為這都是缺乏溝通的表現(xiàn)。

三、問題的解決辦法

1.制訂崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，專業(yè)與協(xié)調(diào)并重

辦公室領(lǐng)導(dǎo)者需要根據(jù)本室常態(tài)業(yè)務(wù)的構(gòu)成、工作量及人員的配置，結(jié)合員工的專長、性格，制訂各自的崗位職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)每一個(gè)工作都應(yīng)設(shè)置一個(gè)協(xié)調(diào)責(zé)任人，這樣事情來了有專人接，工作量大而緊急的事情有人幫，員工有事請(qǐng)假了有人頂。領(lǐng)導(dǎo)和每個(gè)專職工作人員應(yīng)加強(qiáng)自己的責(zé)任意識(shí)，明確了解自己及本室工作人員工作的業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，積極主動(dòng)，保質(zhì)保量，做到零缺陷、零損失，以營銷人的姿態(tài)對(duì)待每一件事。每一個(gè)人都要做到：客戶來了，屬于自己的工作馬上解決，不屬于自己的工作告知其找誰能解決。領(lǐng)導(dǎo)切忌見誰逮誰，隨意打斷下屬的工作。否則只會(huì)帶來忙中出錯(cuò)，下屬心里不滿，得不償失。

2.合理統(tǒng)籌安排，制訂工作計(jì)劃

當(dāng)前的形勢(shì)下，領(lǐng)導(dǎo)的工作往往是被安排在優(yōu)先級(jí)的。領(lǐng)導(dǎo)說開會(huì)了，大家都得放下手中的工作聽領(lǐng)導(dǎo)的安排。文件需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的，也得等領(lǐng)導(dǎo)開完會(huì)或出差回來才能完成。所以筆者認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)的行程應(yīng)該提前被下屬知道。領(lǐng)導(dǎo)的秘書也該將其行程、日常會(huì)議安排提前一定的時(shí)間告知辦公室的工作人員。辦公人員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排，合理安排自己的工作，該擠時(shí)間的擠時(shí)間優(yōu)先搞完。這樣可以避免類似某些材料領(lǐng)導(dǎo)等員工、某些材料員工等領(lǐng)導(dǎo)才能下班的無奈。

3.充分利用現(xiàn)代化工具給工作提速

筆者認(rèn)為，現(xiàn)代化產(chǎn)物——智能手機(jī)和網(wǎng)絡(luò)都能極大地提高工作效率。高像素的智能手機(jī)可以消除傳真機(jī)的限制，直接將文件材料利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到指定的位置，而不需要坐上一兩個(gè)小時(shí)的公交去遞交材料。而利用網(wǎng)絡(luò)視頻結(jié)合多媒體進(jìn)行視頻會(huì)議，則可減少頻繁的接待任務(wù)，降低食宿帶來的高額消費(fèi)及路程時(shí)間消耗。而利用網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)進(jìn)行的流程化審批，則可避免領(lǐng)導(dǎo)出差了使事情長時(shí)間得不到批復(fù)耽誤正常進(jìn)程的狀況。對(duì)一些長期可能用到的信息進(jìn)行系統(tǒng)集成，可以讓辦公室的工作任務(wù)得到減負(fù)，騰出更多的精力應(yīng)對(duì)那些精工細(xì)活。

4.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的溝通

領(lǐng)導(dǎo)需要正確認(rèn)識(shí)自己的權(quán)利，積極樹立自己的形象權(quán)威。權(quán)力是指一個(gè)人或一些人在某一社會(huì)行動(dòng)中，甚至是不顧其他參與這種行為的人進(jìn)行抵抗的情況下實(shí)現(xiàn)自己意志的可能性。而權(quán)威則是一個(gè)人在相信他或她施行影響的權(quán)力的合法性基礎(chǔ)上要求別人服從的可能性。領(lǐng)導(dǎo)需要投射出有能力、真誠和對(duì)人關(guān)懷的感覺來樹立權(quán)威。領(lǐng)導(dǎo)如果用權(quán)力要求教職工這樣一個(gè)重感情的群體，他們會(huì)從內(nèi)心里生出抵觸情緒。正確的溝通方法為：在平等話語權(quán)的基礎(chǔ)上，態(tài)度誠懇、顧及場合地溝通。溝通除了日常的情感交流外，還需要注意加強(qiáng)工作方法改進(jìn)等方面的意見交換。領(lǐng)導(dǎo)與下屬之間看到的問題，同事之間發(fā)現(xiàn)的問題，彼此都應(yīng)有所反饋。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬不聞不問，會(huì)讓下屬有一種被忽視的感覺，久之將形成負(fù)面情緒，反映到工作上。而下屬看到領(lǐng)導(dǎo)的問題，因顧及領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威不予點(diǎn)破，只會(huì)讓工作缺陷帶到更高的級(jí)別，產(chǎn)生更嚴(yán)重的不良后果。團(tuán)隊(duì)之間不加強(qiáng)溝通，好的工作方法得不到發(fā)揚(yáng)，小的缺陷將形成壞的工作習(xí)慣，嚴(yán)重影響工作效率的提高及團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定發(fā)展。

校辦公室是一個(gè)學(xué)校的信息中心、指揮中心。辦公室工作無小事，事事皆大事，稍有不慎都有可能給學(xué)校帶來極大的負(fù)面社會(huì)效應(yīng)。每個(gè)人都應(yīng)增強(qiáng)主動(dòng)管理意識(shí)，持續(xù)改進(jìn)工作方法，對(duì)現(xiàn)有工作查漏補(bǔ)缺，使工作做到快而準(zhǔn)。領(lǐng)導(dǎo)需要從大局著手，指導(dǎo)下屬細(xì)化每一項(xiàng)業(yè)務(wù)，竭盡所能為學(xué)校工作的運(yùn)行與發(fā)展、為團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)健發(fā)展、為效率的提高保駕護(hù)航。

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