池利蓉

[摘 要]社會保險檔案是社會保險業(yè)務經(jīng)辦中所產(chǎn)生的具有保存價值的文件和資料。而社會保障事業(yè)作為現(xiàn)階段最為關心的民生項目，其進程中需要形成大量的文字、圖表和聲像等資料，而這些資料當中很大一部分需要長時間保存，具有其歷史性，這些資料在日后的整合中就逐漸轉化成為了民生檔案的重要組成部分。

[關鍵詞]社保檔案；數(shù)字化；重要性；高效性

一、社保檔案管理的重要性

社保檔案作為社保工作中的重要資料，是為了實現(xiàn)在社保信息交流中能夠有效的給參保者提供依據(jù)，為維護自身的合法權益提供重要的憑證，也為社保部門的科學管理和提高工作效率提供了必備的條件。因此，社保檔案管理工作具備以下特點：

1.數(shù)量大。隨著我國社保制度的改革，社保的參保面已從城市覆蓋到農(nóng)村，最終實現(xiàn)全民參保，匯成了龐大的社保檔案。

2.變化多。個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發(fā)生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據(jù)個人工資的增減發(fā)生變化，這就決定了社保檔案的變化性。社保檔案是以人為基本對象來辦理，個人是社保檔案的基礎單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，是維護個人利益的重要依據(jù)。

3.要求高。社保檔案是按照國家的相關規(guī)定來辦理的，需要依據(jù)社保統(tǒng)一的辦理程序進行。單位員工在進行社會保險時會有一張規(guī)范的記錄卡，根據(jù)單位的個人工資有相應的繳費標準，這形成的相關材料都具有一致性。

二、高度集約的信息管理模式

隨著社保政策的不斷改革和深化，社保工作將會覆蓋更多的地區(qū)，社保檔案也因此會日益增多。而這種“服務一生、保障一生”的惠民工作將會關系到民計民生，涉及到的人也會越來越多。因此，做好社保檔案工作已成為社保經(jīng)辦機構的一項重要任務。

在社保檔案管理中確保數(shù)字檔案的真實性和原始性是至關重要的，因為數(shù)字檔案存在一些可變的隱患，因此，保存好社保檔案的原始性是做好社保檔案數(shù)字化的重要課題：

1.嚴格的時間限制

社保經(jīng)辦信息需要通過登記、核定、申報、結算等環(huán)節(jié)進行標準化和規(guī)范化的嚴密操作，層層把關、環(huán)環(huán)相扣，一經(jīng)登記確認后不可變更。在特殊的政策業(yè)務中需要更嚴格的審批制度，是原始紙介材料數(shù)字化的體現(xiàn)，其原始性與記賬憑證相同。

2.嚴格的經(jīng)辦流程

社保經(jīng)辦管理具有高度信息化、規(guī)范化、標準化，其經(jīng)辦流程保持高度的嚴整性形成一條鏈式對應的關系，雙方數(shù)據(jù)具備互斥關系，任何一處修改都會產(chǎn)生鏈式反應，很容易被檢索發(fā)現(xiàn)。因此數(shù)字建檔后的檔案修改是毫無意義的。此外，還應建立數(shù)字檔案歸集業(yè)務審批制度，嚴格“系統(tǒng)設計、統(tǒng)一授權、分級管理”。以提高數(shù)字檔案原始信息的歸集質量。

三、社保數(shù)字檔案新時代

1.預測

社保檔案涉及方方面面的內(nèi)容，在管理信息中需要采集征繳業(yè)務類檔案信息，在形成數(shù)字檔案后可以檢索到承保人全部的信息，包括參加工作時間、參保時間等。同時，在社保檔案中存在未來補繳或是恢復繳費時，需要根據(jù)區(qū)縣等地區(qū)政策進行科學的預測，便于制定有效的補征收計劃，使社?；饝鞅M征。

2.管理

數(shù)字化社保詳細記錄了經(jīng)辦機構每項業(yè)務的經(jīng)辦信息。對經(jīng)辦人和審核人都做了詳細的記錄，在對每項業(yè)務中的程序都記錄在案，可以將業(yè)務記錄和審批記錄都顯現(xiàn)出來，為日后建立社保機構內(nèi)部管理機制提供重要的技術信息保障，為日后在監(jiān)督檢查業(yè)務操作流程以及問題情況發(fā)生時成為有效的自律工具，也是社保機構實現(xiàn)制度化管理的保障。

3.監(jiān)督

社保檔案數(shù)字化有效的防范了一些不符合業(yè)務流程的問題，為有效的監(jiān)督和預警提供了簡單的核查方法。例如在發(fā)現(xiàn)歷史數(shù)據(jù)變更時會有預警提示來防止錯誤問題的發(fā)生，進而不斷完善經(jīng)辦管理。數(shù)字檔案將為事后監(jiān)督工作導航：確保經(jīng)辦工作的高效率與高質量并存。

四、加快社保數(shù)字檔案建設步伐

現(xiàn)階段，檔案管理的系統(tǒng)已經(jīng)日趨成熟。數(shù)字化檔案工作給檔案人員帶來了方便的同時，更需要檔案人員把各類電子文件、圖片、存儲的檔案等紙質材料轉換成電子數(shù)據(jù)，對數(shù)字檔案整體資源的綜合開發(fā)利用提供了有效的幫助。目前，社保工程信息系統(tǒng)的快速成熟與發(fā)展對加快與完善生產(chǎn)信息系統(tǒng)檔案數(shù)字化建設提供了可靠的原始資料，也為實現(xiàn)社保檔案管理工作向更高的階段邁進奠定了基礎。

努力加快社保數(shù)字檔案建設步伐，提高檔案科學管理水平，早日實現(xiàn)社保數(shù)字檔案在征管信息預測、機構內(nèi)控管理、經(jīng)辦事后監(jiān)督等綜合管理方面的應用，充分開發(fā)社保檔案資源的應用潛能。加強數(shù)據(jù)利用，實現(xiàn)應用縱深化。緊緊圍繞信息化建設這個重點，創(chuàng)新思維，狠抓資源數(shù)據(jù)庫建設，開發(fā)信息資源，服務決策，為領導決策服務、為業(yè)務建設服務、為行政管理服務。做到檔案管理與完成目標任務相結合，檔案管理與發(fā)展業(yè)務相結合，檔案管理與退休人員管理服務相結合。把單位和個人參保信息檔案這些“死信息”變成“活數(shù)據(jù)”，服務于社會保險業(yè)務工作，通過檔案信息定期向上級部門提供有關就業(yè)、失業(yè)等方面檔案數(shù)據(jù)情況分析，提供決策依據(jù)。分別在就業(yè)援助工作對策、強化職業(yè)技能培訓、解決失業(yè)保險社會化發(fā)放制度、解決享受低保、就業(yè)、靈活就業(yè)人員參加醫(yī)療保險方案等方面提出積極建議，為黨委政府科學決策和解民憂保持社會穩(wěn)定提供服務。

總之，社保檔案是民生檔案的重要組成部分，涉及千家萬戶，既是我們以后工作的重點，也是我們工作中的難點。我們必須以知難而進、百戰(zhàn)百勝的勇氣腳踏實地、真抓實干，切實實現(xiàn)社保檔案的網(wǎng)絡化、信息化、人性化、規(guī)范化、多元化管理，保證社保檔案工作的順利進行，推動社會保障事業(yè)的和諧發(fā)展。

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