郭玉英

[摘 要]文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對提高文書檔案管理的水平，及時提供準確、完整的檔案信息具有重要作用，但是在電子化的過程中也遇到了一些問題。本文就應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理問題談一點粗淺的認識。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；電子化；應(yīng)用

文書檔案管理是檔案工作的一個重要組成部分。隨著信息化的到來，使人們進入了電子網(wǎng)絡(luò)時代，許多的信息通過電子網(wǎng)絡(luò)管理和傳輸。目前國家提出了文書檔案管理的改革——文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用，來提高文書檔案管理的水平，并且及時的提供準確、完整的檔案信息滿足需要。

一、應(yīng)用信息電子化的文書檔案管理的優(yōu)點

1.辦公效率大幅提高。計算機強大的信息處理能力也是正確運用信息電子化的最大優(yōu)點。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果是又費時，又費力。在應(yīng)用了計算機軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享。隨著計算機及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，實現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電子文件保存的穩(wěn)定性。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體。這些載體的普遍特點都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時間受距離長短的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成丟失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時間性。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點

1、檔案真實性難以保障。因為電子介質(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實性就難以得到保障。

2、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，電子檔案的安全性問題日益突出。目前通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，病毒的入侵使得人們的電腦癱瘓、信息丟失，假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題對電子檔案的安全性構(gòu)成了嚴重的威脅。

3、文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

4、電子文件兼容問題。隨著信息化得普及，電子文件的問題凸顯，其中電子文件不兼容的現(xiàn)象尤為明顯，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，他們之間不能識別，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這些問題丞待解決。

三、幾點應(yīng)對方法

1.信息化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離。在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時也是最有效、最經(jīng)濟的措施之一。第一層隔離防護措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進入信息化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認證機制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動；對網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)。一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過對這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運用達到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機制，保障檔案人員素質(zhì)隨時代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識是提高素質(zhì)的根本途徑，要對本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵機制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績作為業(yè)績考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴大自己的交際面。

四、結(jié)束語

文書檔案的信息電子化應(yīng)用在發(fā)展過程中有利有弊，就其對現(xiàn)代檔案工作的貢獻來說，利是遠遠大于弊的。我們在充分享受網(wǎng)絡(luò)信息電子化方便、快捷的同時，更要時刻注意維護系統(tǒng)信息的安全。

參考文獻：

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