高文峰

[摘 要]學(xué)校發(fā)展的真實(shí)記錄全部都是記錄在檔案當(dāng)中，高校檔案是重要是信息資源，在學(xué)校的整體工作當(dāng)中檔案記錄有著承前啟后的主要作用。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，高校檔案管理工作日顯重要。高效率高水平高效益管理高校檔案，就應(yīng)充分認(rèn)識(shí)高校檔案管理的特點(diǎn)，全面深入地認(rèn)識(shí)高校檔案的作用，在高校檔案管理工作改革中有所創(chuàng)新。

[關(guān)鍵詞]高校；檔案；管理

一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)薄弱、管理手段落后。首先，管理意識(shí)薄弱。高校師生員工由于受到傳統(tǒng)思想以及檔案自身的保密性質(zhì)等影響，對(duì)于檔案動(dòng)作就相應(yīng)的缺乏認(rèn)識(shí)了解，檔案意識(shí)不夠強(qiáng)。目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解，檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為高校的主要工作是教學(xué)、科研，從而忽視檔案管理工作，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的真正價(jià)值。其次，管理手段落后。隨著高校辦學(xué)條件的改善和計(jì)算機(jī)技術(shù)在學(xué)校各項(xiàng)工作中的廣泛推廣和應(yīng)用，高校檔案部門(mén)都配置了現(xiàn)代化管理設(shè)備，購(gòu)置了檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)化管理。但從利用計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理形式、管理對(duì)象、功能實(shí)現(xiàn)程序等方面看，還遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的管理水平。

（二）檔案收集不齊全，檔案整理不規(guī)范。歸檔材料收集是檔案室工作的起點(diǎn)，如果材料收集不齊全，或人們要查閱利用的檔案大多根本沒(méi)有收集歸檔，那么檔案工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化就都成了空架子。收集基本任務(wù)是將應(yīng)收藏的檔案資料等集中到檔案館室，為保存歷史和提供利用奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息資源開(kāi)發(fā)的前提條件，因此它在檔案管理中占有非常重要的位置。有一些學(xué)校只重視文書(shū)檔案，而忽視了科技檔案、聲像檔案和實(shí)物檔案。部分高校檔案館的檔案管理仍采取手工作業(yè)方式。檔案工作人員在文件立卷歸檔后，通過(guò)手工作業(yè)對(duì)文件資料進(jìn)行調(diào)整和編目；檢索時(shí)，檔案管理人員再?gòu)囊槐疽槐镜哪夸浿?，找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)上面的記錄到庫(kù)房中查找。勞動(dòng)量大，耗時(shí)多、速度慢，檔案的科學(xué)性也大打折扣。

（三）檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定。檔案管理工作對(duì)于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒(méi)有具體的專業(yè)知識(shí)以及技能，就難以勝任檔案管理工作。真正科班出身、從事檔案管理工作的人比較少。受過(guò)全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的工作人員為數(shù)不多，有些人員業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識(shí)技能較差。懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人少。很多新上崗的管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)必要的崗位培訓(xùn)，過(guò)于簡(jiǎn)單的看待組織管理工作，在日常的操作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)因工作人員欠缺檔案管理的基本理論知識(shí)，忽視細(xì)節(jié)，導(dǎo)致工作出現(xiàn)疏漏。正是在實(shí)踐工作當(dāng)中往往卻是另外一種得不到具體實(shí)施的情況。并且對(duì)于檔案的立卷工作沒(méi)有得到重視，導(dǎo)致很多檔案出現(xiàn)流失的情況，這樣對(duì)于高校檔案管理而言就造成了不可彌補(bǔ)的損失。

二、加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新體系建設(shè)探索

（一）提高檔案管理意識(shí)。檔案管理工作是高校工作的一個(gè)方面，同樣具有專門(mén)性和機(jī)要性的特點(diǎn)。各級(jí)黨組織要認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，高度重視檔案管理工作，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，把規(guī)范檔案的管理工作納入學(xué)校黨建工作的重要內(nèi)容，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)工作責(zé)任。要樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)。檔案工作人員需要樹(shù)立開(kāi)放意識(shí)，將檔案工作長(zhǎng)期無(wú)聲的封閉局面進(jìn)行有效的改變，而且在社會(huì)當(dāng)中的交流合作也應(yīng)當(dāng)積極的參加，這樣有利學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)和增強(qiáng)工作活力。要切實(shí)強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，要為學(xué)校各方面工作的順利開(kāi)展及時(shí)提供真實(shí)、準(zhǔn)確的信息依據(jù)，從最大限度地發(fā)揮檔案效能的角度看，尤其是在高校建設(shè)中，面對(duì)今天許多學(xué)校規(guī)模、結(jié)構(gòu)以及內(nèi)部管理體制等方面的種種變革要求，檔案工作如果做得好，能夠起到十分突出的信息輔助作用。

（二）規(guī)范檔案收集方法。檔案工作的基礎(chǔ)是檔案收集工作，要開(kāi)發(fā)檔案信息，完善利用的前提便是實(shí)施檔案收集工作的規(guī)范化，收集到合乎規(guī)范的檔案。隨著高等教育的快速發(fā)展，學(xué)校重要活動(dòng)日益增多，在活動(dòng)中形成了大量文字材料和影像資料。從一定意義上說(shuō)，這些文字材料和影像資料全面、系統(tǒng)、完整地記錄了相關(guān)活動(dòng)的情況，具有很強(qiáng)的參考作用、憑證作用和宣傳作用。因此，我們要全面加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。檔案事業(yè)賴以生存的基礎(chǔ)是檔案資源，也是各項(xiàng)檔案工作當(dāng)中的前提條件和保證。所以，高校檔案收集的好與壞，對(duì)于高校檔案館的工作水平和工作質(zhì)量不僅有著直接的影響。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案隊(duì)伍的不斷穩(wěn)定。首先，加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。在當(dāng)前高校改革內(nèi)部管理體制、普遍實(shí)行以權(quán)力下放為特征的多級(jí)管理模式的形勢(shì)下，學(xué)校檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)及時(shí)加強(qiáng)人員隊(duì)伍的建設(shè)，在全校形成和完善專兼職相結(jié)合并且分層負(fù)責(zé)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。其次，提高檔案人員素質(zhì)。對(duì)于高校的檔案管理工作人員，要求其需要熟練的掌握計(jì)算機(jī)操作，全面的掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和新知識(shí)，熟練掌握數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識(shí)，而且還能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。在新形勢(shì)下，高校檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻(xiàn)史料的管理者，更應(yīng)是文獻(xiàn)信息的開(kāi)發(fā)者。第三，要樹(shù)立人才資源是第一資源的思想，克服“見(jiàn)物不見(jiàn)人”和“重使用，輕培養(yǎng)”的傾向，要針對(duì)檔案專業(yè)人員成長(zhǎng)和工作特點(diǎn)，努力營(yíng)造一種尊重個(gè)性，鼓勵(lì)創(chuàng)新，信息理解的良好環(huán)境，努力造就一支強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)正、工作實(shí)、紀(jì)律嚴(yán)的專業(yè)人員。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案是記述高校教育、科研與教學(xué)改革全過(guò)程的原始憑證材料。加強(qiáng)高校檔案管理，是提高高校管理水平，適應(yīng)新時(shí)期高校檔案管理建設(shè)的需要。因此，不斷積極深化改革，在改革中謀取更大的發(fā)展，已成為高校檔案建設(shè)的主旋律和各學(xué)校應(yīng)對(duì)激烈辦學(xué)競(jìng)爭(zhēng)所遵循的法則。

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