張靜

[摘 要]計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，加速了電子文件的產(chǎn)生。二者在保存的過(guò)程中存在著較大的差異，也就決定著工作的人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候要充分認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，才能對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案進(jìn)行很好地保護(hù)，使其實(shí)現(xiàn)各自的價(jià)值。本文主要介紹了電子文件和紙質(zhì)檔案在保護(hù)記述了上的諸多差異。

[關(guān)鍵詞]電子文件；紙質(zhì)檔案；保護(hù)技術(shù)；差異

電子文件和紙質(zhì)檔案本身在形式上就存在著很多的不同，其管理方式和利率程度也存在著諸多的差異。對(duì)于不同種類型的檔案，要采取不同的保護(hù)方式，同時(shí)要注意二者的潛在聯(lián)系。這樣才能有效地提高檔案的利用率，使其更好地服務(wù)于社會(huì)。

一、保存載體壽命的差異

電子文件和紙質(zhì)檔案的載體是有差異的。對(duì)于紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，紙張的主要成分是纖維素，只要避免纖維素處于高溫、高濕的環(huán)境下，并且注意紙張的水解和氧化反應(yīng)，就可以使得紙質(zhì)檔案長(zhǎng)久的保存下去。

而電子文件主要以光盤或者磁性物質(zhì)為載體，主要的成分是聚酯底基。這種物質(zhì)具有吸塵的性質(zhì)，而且質(zhì)地不強(qiáng)，伸長(zhǎng)后不容易恢復(fù)。其中粘合劑存在著易磨損，易脫落，易生霉的缺點(diǎn)，這就影響著電子文件的壽命。磁性物質(zhì)還會(huì)受到磁場(chǎng)的干擾，對(duì)電子文件的存儲(chǔ)也會(huì)產(chǎn)生一定的影響。光盤的信息存取過(guò)程是利用激光來(lái)進(jìn)行的，光盤的主要介質(zhì)是碲，硒等，這些材料的穩(wěn)定性都比較差，極易發(fā)生氧化或是中和反應(yīng)。電子文件由于保存載體的特性，其保存壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如紙質(zhì)檔案。

二、外部環(huán)境條件影響的差異

1、溫濕度影響的差異。電子文件和紙質(zhì)檔案都會(huì)受到外部環(huán)境的影響，特別是溫濕度。對(duì)于紙張來(lái)說(shuō)，如果溫度過(guò)高或者濕度過(guò)高，就會(huì)產(chǎn)生水解反應(yīng)，不僅破壞了紙張本身，還會(huì)對(duì)紙張上的文字產(chǎn)生影響，發(fā)生字跡模糊，無(wú)法辨認(rèn)的現(xiàn)象。據(jù)科學(xué)實(shí)驗(yàn)表明，紙張保存的最宜溫度是14～24℃，相對(duì)濕度是45%～60%。對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，高溫會(huì)產(chǎn)生膨脹變形，光盤中的材料也會(huì)發(fā)生彎曲，對(duì)激光的定位和讀寫產(chǎn)生一定的影響。但是電子文件也有一定的溫度和濕度的保存范圍。其中，濕度對(duì)于電子文件的影響遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于對(duì)紙張的影響。

2、灰塵影響的差異。眾所周知，灰塵對(duì)于紙張和電子文件都有所影響?？梢栽斐杉垙埖哪p和聯(lián)結(jié)，同時(shí)會(huì)有發(fā)霉的現(xiàn)象發(fā)生。而對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，灰塵的損害程度較高，產(chǎn)生多種損壞。可以劃傷磁盤的表面，造成電子信息的損毀；可以對(duì)磁性物質(zhì)造成腐蝕，產(chǎn)生一系列的化學(xué)反應(yīng)；霉菌孢子的傳播載體就是灰塵，霉菌對(duì)于光盤具有一定的腐蝕作用，不僅會(huì)損壞磁盤本身，最重要的是可以造成光盤數(shù)據(jù)丟失和損壞。但是，對(duì)于紙張的損壞可以有效地補(bǔ)救，對(duì)于發(fā)霉的紙張可以重新抄寫文字信息，對(duì)于檔案的保存不會(huì)產(chǎn)生很大的影響。但是對(duì)于電子文件來(lái)說(shuō)，一旦發(fā)生損壞就無(wú)法恢復(fù)，而且是對(duì)整個(gè)信息的損壞，這樣，電子文件的保存就會(huì)失去意義。所以，在電子文件的保存中，要加強(qiáng)對(duì)灰塵的防治，有效地保護(hù)電子文件不受灰塵的侵害。

3、外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)影響的差異。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)也會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)。因而要防止外磁場(chǎng)的影響，如遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強(qiáng)烈的機(jī)械震動(dòng)。

4、光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對(duì)紙張和光盤都會(huì)產(chǎn)生影響，對(duì)于紙張來(lái)說(shuō)，有害氣體可以使得紙質(zhì)文件發(fā)生氧化反應(yīng)，減少紙張的保存時(shí)間。對(duì)于光盤來(lái)說(shuō)，二氧化硫或者氯氣等有害物質(zhì)可以腐蝕磁體，光線也可以破壞磁盤的硬度，致使光盤脫落，另外，紫外線可以對(duì)磁性載體產(chǎn)生一定的干擾，降低電子信號(hào)，產(chǎn)生電子信息的丟失。而且，受到光線和有害氣體的影響之后很難恢復(fù)原始數(shù)據(jù)。所以，在對(duì)電子檔案管理的過(guò)程中要充分重視有害氣體的入侵，將電子文件放置在安全的地方保存。

三、技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠(yuǎn)結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)。而文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護(hù)環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因?yàn)殡娮游募峭ㄟ^(guò)機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過(guò)計(jì)算機(jī)才能識(shí)讀。一旦技術(shù)過(guò)時(shí)，則載體上的信息就無(wú)法讀出。技術(shù)過(guò)時(shí)的表現(xiàn)有兩個(gè)方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，使由單個(gè)廠家生產(chǎn)或銷售的電子文件設(shè)備會(huì)會(huì)由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說(shuō)來(lái)，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過(guò)了識(shí)讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說(shuō)，技術(shù)過(guò)時(shí)對(duì)電子文件安全性的顯得更為重要。因此，對(duì)于電子文件中數(shù)字化信息的長(zhǎng)期存取而言，技術(shù)過(guò)時(shí)比載體損壞是更為嚴(yán)重的危害。針對(duì)技術(shù)過(guò)時(shí)，歐美國(guó)家在上提出三種解決辦法：將閱讀電子文件的設(shè)備與軟件保存到某種技術(shù)博物館中；在紙與縮微膠片上制作拷貝；將電子文件轉(zhuǎn)換為盡可能中性格式的文檔。這三種只能是在沒(méi)有其它更好措施的情況下的暫時(shí)性辦法，因?yàn)殡S著需要保存的電子文件數(shù)量的增大，這三種方法都將花費(fèi)大量的人力物力。最近，信息專家提出了用標(biāo)準(zhǔn)化的方法，即用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織用于連接開(kāi)放系統(tǒng)的互連標(biāo)準(zhǔn)使不同系統(tǒng)和不同軟件的數(shù)據(jù)可以進(jìn)行互換。這種方法不失為解決技術(shù)過(guò)時(shí)的新途徑。

四、總結(jié)

綜上，紙質(zhì)檔案和電子文件的保存技術(shù)存在著很大的差別，在具體的工作中要注意二者的保存條件，盡量避免對(duì)保存載體的損壞。只有對(duì)二者進(jìn)行很好地保護(hù)，才能提高檔案管理工作的工作效率，使其更好地為社會(huì)服務(wù)。

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