明欣

摘要：本文以國(guó)外三個(gè)知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站特色為視角，通過(guò)分析它們的特色與優(yōu)勢(shì)，從增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)、效率意識(shí)、技術(shù)支持力度、保密意識(shí)四個(gè)方面對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)提出自己的想法。

關(guān)鍵詞：國(guó)外企業(yè)檔案館網(wǎng)站特色啟示

當(dāng)今世界不斷朝著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展方向前進(jìn)，網(wǎng)絡(luò)在人們?nèi)粘Ｉ钪邪l(fā)揮著越來(lái)越重要的作用；檔案數(shù)字化是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)，因此我國(guó)企業(yè)若想獲得更好的發(fā)展，建立檔案館網(wǎng)站進(jìn)行宣傳不失為一個(gè)好的辦法。筆者通過(guò)對(duì)IBM、CBC、Disney三個(gè)國(guó)外知名企業(yè)的檔案館網(wǎng)站進(jìn)行調(diào)研，對(duì)我國(guó)企業(yè)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)提出自己的想法。

一、國(guó)外知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站的介紹

（一）IBM公司檔案館網(wǎng)站（IBM Ar？ chives）

IBM公司檔案館成立于1964年，館藏檔案共有10000立方英尺，包括3000張照片、5000盒聲像檔案、2000件檔案展品。[1]IBM公司用先進(jìn)實(shí)用的國(guó)際管理思想，創(chuàng)造性地幫助無(wú)數(shù)企事業(yè)單位成功實(shí)現(xiàn)信息化，如“杭州檔案局在IBM公司的內(nèi)容管理平臺(tái)上構(gòu)建的基于網(wǎng)絡(luò)現(xiàn)代化的網(wǎng)上數(shù)字檔案館”[2]，其自身的檔案館信息化程度可見(jiàn)一斑，檔案館網(wǎng)址為http：//www-03.ibm.com/ ibm/history/。IBM公司檔案館網(wǎng)站設(shè)計(jì)首先以簡(jiǎn)單的黑、白、灰為主色調(diào)，簡(jiǎn)潔明了地展示了[3]IBM公司以往設(shè)計(jì)出的優(yōu)秀解決方案和公司大事記、文件以及多種載體形式的聲像檔案（部分可下載）。主頁(yè)中還有一項(xiàng)用來(lái)解釋各個(gè)模塊的用途“使用檔案館網(wǎng)站（Using the Ar？ chives site）”的欄目，從而指導(dǎo)訪(fǎng)問(wèn)者更便捷地利用網(wǎng)站。

IBM公司檔案館網(wǎng)站另一特色的就是效率意識(shí)高。以2011年為慶祝IBM公司成立100周年的“IBM 100”此一項(xiàng)目為例，來(lái)與我國(guó)如新浪、比特等新聞媒體——進(jìn)行了對(duì)比，可以發(fā)現(xiàn)IBM公司的網(wǎng)站首頁(yè)上內(nèi)容簡(jiǎn)潔，僅有“IBM視覺(jué)徽章（Icons of Progress）”、“相關(guān)視頻（Films）”、“Think產(chǎn)品展（Think exhib？ it）”等幾個(gè)一級(jí)欄目，而各種具體內(nèi)容則通過(guò)各級(jí)清晰明確的分層，在一級(jí)欄目?jī)?nèi)展示，給人的感覺(jué)十分清爽簡(jiǎn)潔，而沒(méi)有給人一種拖沓疲倦之感。作為是全球最大的信息技術(shù)和業(yè)務(wù)解決方案公司，IBM公司的檔案館網(wǎng)站的這一風(fēng)格無(wú)疑為我國(guó)涉及IT相關(guān)公司利用檔案館網(wǎng)站保管資料、宣傳企業(yè)形象提供了一個(gè)模板。

總的來(lái)看，簡(jiǎn)潔明了、注重效率是IBM公司檔案館網(wǎng)站最大的特點(diǎn)，這完全體現(xiàn)了IBM公司追求簡(jiǎn)單高效的風(fēng)格，也為其他公司的網(wǎng)站建設(shè)提供了一個(gè)可參考的成功案例。

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（二）CBC Archives

CBC（全稱(chēng)Canadian Broadcasting Corporation）是加拿大廣播公司，是加拿大歷史最悠久的廣播業(yè)者。CBC檔案館有豐富的歷史資源，網(wǎng)址為http：//www.cbc. ca/archives/。用戶(hù)可在網(wǎng)站中觀(guān)看其開(kāi)播以來(lái)的所有電視、電臺(tái)節(jié)目。由于加拿大語(yǔ)言的特殊性，在網(wǎng)頁(yè)中可將語(yǔ)言直接換為法語(yǔ)瀏覽。網(wǎng)頁(yè)設(shè)計(jì)的顏色主要以老紅色、灰色、白色為主，顯得莊重大氣。

CBC檔案網(wǎng)站最大的特色是其在網(wǎng)站各個(gè)方面中體現(xiàn)出的服務(wù)意識(shí)。由于它所存儲(chǔ)的資源豐富，且分類(lèi)科學(xué)明晰，在每一個(gè)一級(jí)欄目中都內(nèi)設(shè)有二級(jí)欄目，如“Cate？ gories（目錄）”中設(shè)有藝術(shù)與娛樂(lè)、經(jīng)濟(jì)金融、環(huán)境、健康、生活風(fēng)格、政策、科學(xué)技術(shù)、社會(huì)、體育、戰(zhàn)爭(zhēng)與沖突等子欄目，這些幾乎涵蓋了社會(huì)的方方面面，檔案網(wǎng)站中給用戶(hù)提供了十分豐富的資源。其次，它還提供了一種高級(jí)搜索功能，即“歷史上的今天（On This Day）”這一欄目。它與現(xiàn)流行的社交工具——人人網(wǎng)的桌面有一些相似，但CBC并不僅僅只顯示那一天的內(nèi)容，用戶(hù)可以自己選擇月份和日期來(lái)查看歷史上的今天發(fā)生的故事；“老師資源（For Teachers）”由“教學(xué)資源（Educational Materials）”、“課堂小貼士（Classroom Tips）”、“評(píng)估體系（Assess？ ment Suite）”組成，為教育工作者提供了許多便利資源。

總的來(lái)說(shuō)，

CBC Archives網(wǎng)站資源量豐富，分類(lèi)科學(xué)合理、服務(wù)意識(shí)、人性化強(qiáng)，這不僅滿(mǎn)足用戶(hù)多種需求，同時(shí)還非常注重歷史和教育資源的整理，這很值得我國(guó)企業(yè)學(xué)習(xí)。

（三）迪士尼公司檔案館網(wǎng)站（Disney Archives）

迪士尼檔案館是在1970年由Dave Smith創(chuàng)建[4]，該館收集了自公司成立以來(lái)所有的資料，該檔案館網(wǎng)站（https：//d23.com/walt-disney-Archives/）與迪士尼官方粉絲俱樂(lè)部（D23 The Official Disney Fan Club）、迪士尼童話(huà)（Disney Legends）、迪士尼展覽會(huì)（D23 Expo）相互鏈接，用戶(hù)可以隨時(shí)加入俱樂(lè)部或者了解迪士尼最新的展覽會(huì)等相關(guān)資訊。迪士尼公司的檔案館網(wǎng)站中還配有各種各樣可愛(ài)的并搭配出各種鮮明靚麗的色彩的卡通人物插圖。如主頁(yè)就使用了大家十分熟悉的米老鼠圖像，配上魔幻的紫色，給人一種魔法世界的感覺(jué)，與其以少年兒童為主要目標(biāo)人群的定位相符合，有較強(qiáng)的趣味性和可讀性。

迪士尼公司的檔案館網(wǎng)站的特點(diǎn)就是注重檔案資源的收集和與用戶(hù)之間的溝通交流，以及利用其檔案資料進(jìn)行宣傳工作。迪士尼公司制作的每一部電影、動(dòng)畫(huà)等作品和與之相關(guān)聯(lián)的基本資料、道具、演員情況信息或物品都會(huì)被檔案館精心收藏起來(lái)。在長(zhǎng)期的日積月累中使網(wǎng)站上有著豐富的人物介紹、電影在線(xiàn)和傳記、影片記錄、獲獎(jiǎng)年表、迪士尼字母檢索、歷史剪影，以及館長(zhǎng)Dave Smith匯編的迪士尼官方百科全書(shū)（Disney A to Z： The Official Encyclopedia）等資源豐富而全面。檔案館網(wǎng)站中主頁(yè)中的互動(dòng)方面，以“館長(zhǎng)趣味小知識(shí)（Ask Dave）”這一環(huán)節(jié)的設(shè)置就是很好的典范，它以問(wèn)答的形式提供了許多新鮮有趣的信息，不僅使讀者能輕松了解自己想要的信息，還使企業(yè)能夠快捷地收到讀者或是消費(fèi)者的反饋意見(jiàn)或是建議從而進(jìn)行修改或改進(jìn)，自此增強(qiáng)了檔案館網(wǎng)站與用戶(hù)之間的互動(dòng)。而在宣傳公司形象方面，該網(wǎng)站與迪士尼粉絲俱樂(lè)部（D23 Fan Club）、迪士尼展覽（D23 Expo）、迪士尼傳奇（Disney Legends）等網(wǎng)站建有鏈接，使用戶(hù)在閱覽其中一個(gè)網(wǎng)頁(yè)時(shí)可以方便地打開(kāi)鄰近網(wǎng)頁(yè)，這方便了用戶(hù)的同時(shí)更加有利于企業(yè)文化橫向宣傳。該網(wǎng)站還經(jīng)常舉辦諸如“Treasures of The Walt Disney Archives（珍貴檔案展）”，向民眾們展示迪士尼公司成立以來(lái)的一些珍貴檔案，不僅通過(guò)檔案強(qiáng)化迪士尼在公眾心中的印象，從中不斷地而充分發(fā)揮著檔案的利用價(jià)值。

總的來(lái)說(shuō)，迪士尼檔案館網(wǎng)站更注重于檔案的收集以及利用，服務(wù)意識(shí)和效率意識(shí)都較強(qiáng)。尤其是其利用檔案資源對(duì)公司進(jìn)行文化宣傳的方式，十分值得我國(guó)企業(yè)學(xué)習(xí)。DISNEY主頁(yè)

二、國(guó)外知名企業(yè)檔案館網(wǎng)站的特色

總結(jié)以上幾個(gè)檔案館的網(wǎng)站可以發(fā)現(xiàn)，雖然它們各有特色，但仍有一些共通之處。

（一）服務(wù)意識(shí)強(qiáng)

1.檔案信息資源豐富且形式多樣

信息資源是企業(yè)檔案館網(wǎng)站的血肉，在內(nèi)容、數(shù)量上盡可能豐富它，使它的展現(xiàn)服務(wù)和形式的豐富及多樣化。如IBM檔案館網(wǎng)站的“展覽（Exhibits）”欄目中就有優(yōu)秀的市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、人物、產(chǎn)品服務(wù)等展覽。在檔案館網(wǎng)站中的“文件（Documents）”欄目中收集了字典IBM和電腦術(shù)語(yǔ)、IBM公司介紹、管理原則和實(shí)踐等；在資源類(lèi)型上除了文本文件外，還有多媒體文件，如1915年Thom？ as Watson談?wù)揑BM“Think”思想的音頻以及講稿等。

2.檔案信息資源整合、分類(lèi)簡(jiǎn)單明晰

這些企業(yè)的檔案館網(wǎng)站都是開(kāi)放的，網(wǎng)站所傳遞的信息會(huì)在互聯(lián)網(wǎng)上被各種用戶(hù)群體瀏覽，因此，檔案館網(wǎng)站中宣傳企業(yè)形象和擴(kuò)大企業(yè)品牌影響力的作用是顯而易見(jiàn)的。企業(yè)檔案館網(wǎng)站是通過(guò)一定的展現(xiàn)方式將館藏資源有組織地再現(xiàn)于網(wǎng)絡(luò)上的，其中一級(jí)類(lèi)目的設(shè)置是檔案信息資源組織的重要體現(xiàn)，用戶(hù)通過(guò)瀏覽類(lèi)目的設(shè)置就能直觀(guān)地了解網(wǎng)站主要信息資源，因此一級(jí)類(lèi)目的分類(lèi)是十分重要的。如表1中將三個(gè)國(guó)外檔案館網(wǎng)站的一級(jí)類(lèi)目設(shè)置情況作出比較?？梢园l(fā)現(xiàn)，所有的一級(jí)類(lèi)目分類(lèi)都十分科學(xué)，顯然是已經(jīng)將資源進(jìn)行了有組織、系統(tǒng)化、簡(jiǎn)明實(shí)用的整合。其過(guò)程就是把相互獨(dú)立的、多元異構(gòu)的、分散的檔案館網(wǎng)站的信息資源，通過(guò)整合形成一個(gè)統(tǒng)一的檔案館網(wǎng)站信息資源的整體或是利用平臺(tái)。[5]這也提高用戶(hù)的檢索速度和檢索效率，滿(mǎn)足用戶(hù)的利用需求，充分發(fā)揮了檔案的價(jià)值。

3.檔案信息資源更新速度快

檔案館網(wǎng)站建立的目的就是給用戶(hù)們提供需要的檔案信息，因此檔案信息資源的更新速度便更能體現(xiàn)出一個(gè)公司的服務(wù)意識(shí)。以Disney公司檔案館網(wǎng)站為例，截止至2013年12月15日，其檔案館網(wǎng)站上最新的一條資訊日期為2013年12月2日，而且保持著每月至少有一個(gè)欄目更新的速度。這使檔案館網(wǎng)站能夠吸引用戶(hù)反復(fù)頻繁瀏覽網(wǎng)頁(yè)來(lái)增強(qiáng)吸引力。

（二）效率意識(shí)強(qiáng)（目的性強(qiáng)）

檔案館網(wǎng)站欄目的設(shè)置往往與其建設(shè)目的以及宣傳定位相符合，側(cè)重宣傳企業(yè)歷史與檔案文化，以及為用戶(hù)提供珍貴的檔案信息資源輔助企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，進(jìn)而創(chuàng)造價(jià)值。因此，網(wǎng)站的形式、內(nèi)容都應(yīng)該反映公司的性質(zhì)和特色。以Disney的檔案館網(wǎng)站為例，由于Disney公司主要群體為青少年和兒童，因此檔案館網(wǎng)站上除有一些廣為人知的卡通形象的圖片外，為該公司業(yè)務(wù)范圍不斷拓展，在檔案館網(wǎng)站上也有許多相關(guān)鏈接以及廣告宣傳的產(chǎn)品。

此外，在CBC Archives檔案網(wǎng)站中，每一個(gè)資源對(duì)應(yīng)的鏈接旁都有其被點(diǎn)擊過(guò)的次數(shù)，點(diǎn)開(kāi)資源后也可以發(fā)現(xiàn)有“引用（Citation）”一欄顯示該資源最近一次的更新時(shí)間以及最近一次被查閱的日期。這有利于工作人員統(tǒng)計(jì)檔案的利用次數(shù)，更好地整合檔案，進(jìn)而為公司提供一些有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)。

（三）技術(shù)支持力度大

作為世界知名企業(yè)，本文提及的三個(gè)公司有著雄厚的資金支持（IBM公司每年會(huì)撥款100萬(wàn)美元，解決檔案工作發(fā)展的經(jīng)費(fèi)問(wèn)題），因此其企業(yè)檔案館網(wǎng)站技術(shù)水平也相對(duì)高一些。比如，上述的三個(gè)網(wǎng)站的主頁(yè)上都有其他相關(guān)網(wǎng)站的鏈接，用戶(hù)可以直接進(jìn)入而不需要二次查詢(xún)進(jìn)入。由于資金充足，網(wǎng)站上的信息更新速度快，用戶(hù)可以在上面查找到最新的各種咨詢(xún)。具體以CBC公司檔案館網(wǎng)站為例，它在檢索資源方面，不僅設(shè)置了站外檢索，還有站內(nèi)的高級(jí)檢索，可以在不同數(shù)據(jù)庫(kù)（主題、電臺(tái)剪輯、電視剪輯、教育活動(dòng)和做客人物和CBC的大人物）從關(guān)鍵詞、人名、節(jié)目、時(shí)間和活動(dòng)等角度檢索，這樣的智能化檢索也便利了用戶(hù)的查詢(xún)工作。

（四）保密意識(shí)強(qiáng)

作為世界知名的大型公司，十分注重企業(yè)形象，其檔案利用也十分謹(jǐn)慎。以免發(fā)生有損企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的事件。[6]因此，企業(yè)檔案館一般是不對(duì)社會(huì)開(kāi)放，以防止公司機(jī)密檔案信息泄露。以IBM公司為例，在檔案的對(duì)外提供利用方面，IBM公司檔案館持謹(jǐn)慎的態(tài)度，凡是涉及公司商業(yè)秘密的文件一律不對(duì)外界提供。在該公司中，50%的現(xiàn)有檔案是可以對(duì)外開(kāi)放的，而對(duì)外服務(wù)方式主要是函調(diào)以及發(fā)E-mail。IBM公司企業(yè)檔案的利用者主要為歷史研究人員、新聞?dòng)浾?，而它?duì)新聞?dòng)浾叩睦眯枨笥绕渥⒁馓貏e謹(jǐn)慎對(duì)待，防止發(fā)生因機(jī)密檔案信息泄露而引起的公開(kāi)登載有損公司競(jìng)爭(zhēng)力的新聞報(bào)道的事件。[7]

三、對(duì)我國(guó)企業(yè)的啟示

（一）增強(qiáng)網(wǎng)站服務(wù)性

1.豐富館藏量

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該積極收集整理公司重大活動(dòng)中所形成的檔案信息來(lái)豐富企業(yè)檔案館網(wǎng)站上檔案的館藏量，從而為用戶(hù)提供更多的檔案參考資料。

2.將檔案資源科學(xué)地整合分類(lèi)

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該明確網(wǎng)站中的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的企業(yè)檔案資源進(jìn)行整合，從而簡(jiǎn)化用戶(hù)的搜尋查找過(guò)程，為用戶(hù)節(jié)省時(shí)間和精力提高效率。

3.及時(shí)更新信息

檔案館網(wǎng)站工作人員應(yīng)該積極更新信息，使用戶(hù)能有一種新鮮感，從而提高網(wǎng)站用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)量，真正發(fā)揮檔案館網(wǎng)站在宣傳公司方面的作用。

（二）明確網(wǎng)站建設(shè)的目的，樹(shù)立與強(qiáng)化效益意識(shí)

作為贏利性機(jī)構(gòu)中的非盈利部門(mén)，企業(yè)檔案部門(mén)應(yīng)該服從和服務(wù)于企業(yè)的盈利目標(biāo)，樹(shù)立效益意識(shí)，利用有限的資源使真正有價(jià)值的檔案得到保護(hù)和利用，不辜負(fù)企業(yè)初期投資時(shí)對(duì)預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益的期望。[8]檔案館網(wǎng)站建設(shè)的目的是為了宣傳公司，因此給用戶(hù)提供的資源都應(yīng)該能夠反映公司性質(zhì)以及特色，這樣才能真正是效益最大化。

（三）加強(qiáng)先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用

本世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)的計(jì)算機(jī)水平發(fā)展迅猛，但在檔案館網(wǎng)站建設(shè)方面卻并沒(méi)有運(yùn)用那些先進(jìn)的技術(shù)。這主要是由于公司上層對(duì)檔案館網(wǎng)站的建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，投入不夠，這嚴(yán)重阻礙了檔案館網(wǎng)站作用的發(fā)揮。因此，企業(yè)應(yīng)該更加重視對(duì)各種先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，增加在檔案館網(wǎng)站建設(shè)上的投入，從而增強(qiáng)檔案館網(wǎng)站的趣味性和可讀性，使其充分發(fā)揮宣傳企業(yè)文化的作用。

（四）正確對(duì)待檔案利用與保密的矛盾

檔案的利用和保密一直都是一對(duì)矛盾：一方面，企業(yè)檔案屬于企業(yè)的私有資產(chǎn)，記錄著企業(yè)發(fā)展成長(zhǎng)中的各項(xiàng)活動(dòng)，理解企業(yè)檔案文化，另一方面，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行利用又可以宣傳企業(yè)形象、擴(kuò)大企業(yè)影響。我國(guó)企業(yè)應(yīng)該正確對(duì)待企業(yè)檔案利用與保密之間的關(guān)系，在注重充分發(fā)揮檔案價(jià)值的同時(shí)注重機(jī)密檔案的保密工作，在維護(hù)機(jī)密檔案（尤其是涉及企業(yè)負(fù)面形象的檔案）的同時(shí)，最大化的利用檔案，發(fā)揮檔案價(jià)值能給企業(yè)帶來(lái)更多的利益。

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作者單位：武漢大學(xué)信息管理學(xué)院