朱婷 韓偉

摘 要：檔案資料管理工作在事業(yè)單位中占據(jù)重要位置，其主要目標(biāo)任務(wù)是完善機(jī)關(guān)檔案的保管制度，促進(jìn)檔案開放與運(yùn)用，發(fā)揮檔案功能。對于事業(yè)單位而言，構(gòu)建一套系統(tǒng)、民主的管理制度，是促進(jìn)其生存與發(fā)展的關(guān)鍵。而檔案資料管理無疑是整個(gè)事業(yè)單位協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的有效保證。本文首先論述了檔案資料管理作用，其次分析了事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案資料管理 策略

檔案資料管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案資料管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)就是在該目的基礎(chǔ)上而構(gòu)建起來的，系統(tǒng)內(nèi)每項(xiàng)工作、程序都必不可少，組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用。那么，怎樣做好事業(yè)單位檔案資料管理工作，這已經(jīng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)。

1.檔案資料管理作用

1.1發(fā)揮管理、服務(wù)、政治三方面的功能

事業(yè)單位檔案資料管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財(cái)富，檔案也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，其具體的職能作用是對各部門形成的歷史文件進(jìn)行管理，因此具有管理性特點(diǎn)。不過，檔案資料管理系統(tǒng)并非孤立存在的，是各項(xiàng)社會(huì)管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。提供有價(jià)值的檔案信息良好的服務(wù)于社會(huì)，是檔案資料管理工作最顯著的特點(diǎn)。盡管檔案部門也涉及了檔案的研究與編制等活動(dòng)，但宗旨依舊是為了更好地適應(yīng)社會(huì)的利用需要，服務(wù)性較強(qiáng)。社會(huì)歷史的各環(huán)節(jié)階段中，檔案資料管理工作必然在當(dāng)時(shí)的經(jīng)濟(jì)、政治、文化方面提供良好的服務(wù)，不然就不會(huì)形成與發(fā)展。階級社會(huì)中，檔案資料管理工作顯現(xiàn)出了相應(yīng)的階級關(guān)系與階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，呈現(xiàn)出了政治性特點(diǎn)。檔案內(nèi)容與國家政治利益、經(jīng)濟(jì)利益直接相關(guān)，因此國家對檔案資料管理有一定的保密要求。

1.2遵循集中管理單位檔案，提高檔案的完整與安全，有效利用的原則

事業(yè)單位所有檔案應(yīng)由專門的檔案保管機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。提高檔案的安全性與完整性應(yīng)注重：在數(shù)量上要保證檔案齊全；在質(zhì)量上促進(jìn)檔案的有機(jī)聯(lián)系，禁止亂堆亂放；避免檔案遭受損壞，延長檔案使用壽命；防止檔案人為破壞，防止檔案機(jī)密丟失。有效利用是檔案資料管理工作的最終目的，同樣還是對檔案資料管理工作進(jìn)行檢驗(yàn)的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。檔案是單位發(fā)展歷程的見證，反映了單位實(shí)際情況，不得隨意的篡改與修正，因此維護(hù)檔案的真實(shí)性也是檔案資料管理工作需要遵循的一項(xiàng)基本原則。

2.事業(yè)單位檔案資料管理的具體策略

2.1提高檔案資料管理人員的業(yè)務(wù)技能

事業(yè)單位檔案資料管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，除了強(qiáng)調(diào)相關(guān)工作人員充分掌握了解業(yè)務(wù)方面的知識(shí)外，還必須熟知管理知識(shí)和具備較高的管理能力，唯有達(dá)到這些要求方可促進(jìn)檔案資料管理工作在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下健康良好的發(fā)展。實(shí)際中，事業(yè)單位檔案資料管理部門應(yīng)結(jié)合單位檔案資料管理的具體需求，制定詳細(xì)的招聘申請并遞交給人力資源部門，同時(shí)指出招聘的人員應(yīng)達(dá)到的學(xué)歷與崗位能力，由人力資源部門將這些要求公布。事業(yè)單位還可按照自身實(shí)況，在內(nèi)部其他部門中選取一批工作認(rèn)真、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的人員擔(dān)任檔案資料管理工作。其次，針對檔案資料管理人員開展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)；事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)所有檔案人員的崗前培訓(xùn)，具體應(yīng)做好：重視思想政治教育，檔案資料管理工作者不僅要具有較高的政治素質(zhì)、職業(yè)道德水平，工作責(zé)任心強(qiáng)，而且還要緊跟現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展步伐，對自己的工作方式及思路予以科學(xué)合理的創(chuàng)新，力爭實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案資料管理工作。對于檔案資料管理人員技能的培訓(xùn)也至關(guān)重要，不僅要學(xué)習(xí)掌握檔案資料管理專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)了解該項(xiàng)工作具體流程與環(huán)節(jié)。特別隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，檔案資料管理人員應(yīng)充分運(yùn)用先進(jìn)高效的現(xiàn)代化、信息化方式與手段，熟知各類計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。單位可安排組織檔案資料管理人員深入到高校檔案管理專業(yè)參加系統(tǒng)培訓(xùn)，還可聘請相關(guān)專家到單位開展座談會(huì)，以提高檔案資料管理人員的技能。唯有如此，才能培養(yǎng)一批各方面都很好的檔案資料管理人才隊(duì)伍。

2.2積極研發(fā)相關(guān)軟件

首先，必須加大軟件的投入力度，確立適應(yīng)于檔案信息化的軟硬件，積極研發(fā)符合本單位、本部門的檔案軟件，做到信息的共享。其次，提高檔案工作人員參與檔案管理軟件研發(fā)活動(dòng)的積極主動(dòng)性，只有這樣，最后所形成的自動(dòng)化軟件方可達(dá)到檔案管理需求，將自動(dòng)化管理落實(shí)到實(shí)處。另外，檔案工作人員應(yīng)詳細(xì)分析考慮各部門的意見，準(zhǔn)確獲取各部門基礎(chǔ)工作和歸檔工作間存在的聯(lián)系，把有價(jià)值的信息提供給軟件設(shè)計(jì)者，以幫助其明確優(yōu)質(zhì)的方案，從而防止業(yè)務(wù)部門和檔案部門重復(fù)勞動(dòng)情況的發(fā)生。

2.3規(guī)范信息處理流程

檔案資料管理部門應(yīng)設(shè)置專門的數(shù)據(jù)庫，把所有文件中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息保存到公文數(shù)據(jù)庫中，利用數(shù)據(jù)庫提供日常文書處理的各功能、傳閱登記等。同時(shí)，按照事先明確的文件保管期限與分類代碼，將保管期限一樣與分類代碼一樣的文件歸納為一類，然后按照已經(jīng)設(shè)定完的案卷總頁數(shù)，設(shè)置為案卷，這就是計(jì)算機(jī)輔助立卷的原理。

3.結(jié)論

綜上所述可知，事業(yè)單位要不斷強(qiáng)化檔案資料管理工作，培養(yǎng)檔案資料管理人員的素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能，注重創(chuàng)新檔案資料管理方式手段，從而推動(dòng)檔案資料管理工作朝著科學(xué)化、合理化、規(guī)范化方向快速發(fā)展。

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