劉艷 張寧

國網(wǎng)冀北大城縣供電有限公司 065900

摘要：隨著電力企業(yè)改革和形勢的發(fā)展，辦公室的工作任務(wù)日益加重，要求也越來越高。企業(yè)辦公室作為企業(yè)組織結(jié)構(gòu)體系中一個十分重要的部門，既是企業(yè)的參謀部、指揮部，也是企業(yè)的綜合管理部門，在企業(yè)運轉(zhuǎn)過程中發(fā)揮著參謀助手、協(xié)調(diào)綜合、審核把關(guān)、運轉(zhuǎn)保障、督促檢查等多重職能。作為企業(yè)辦公室工作人員，要用心謀事、用心做事，做到參之有道、謀之有方。

一、電力企業(yè)秘書工作的重要性

1、是領(lǐng)導(dǎo)工作的鋪墊

秘書工作中很多事務(wù)都是為領(lǐng)導(dǎo)工作作鋪墊。如領(lǐng)導(dǎo)決策前秘書的信息收集處理工作、領(lǐng)導(dǎo)召開會議前，秘書的會前籌備，會中服務(wù)，會后整理工作。領(lǐng)導(dǎo)出差，秘書的出差事務(wù)準(zhǔn)備工作、領(lǐng)導(dǎo)批閱文件前，秘書的文件處理擬辦工作等等。秘書的這些鋪墊性工作的效率和效果，影響領(lǐng)導(dǎo)工作的進程及其效率和效果。因此，秘書一定要準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進程的環(huán)節(jié)，明確領(lǐng)導(dǎo)工作進程各環(huán)節(jié)的時間要求、任務(wù)內(nèi)容與各相關(guān)方面的關(guān)系，以及要取得的階段性效果等。還要明確領(lǐng)導(dǎo)在具體工作中將要采取的措施和方法，以便提前準(zhǔn)備，并且要加強與領(lǐng)導(dǎo)的溝通。

2、是領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展和伸延

領(lǐng)導(dǎo)工作的拓展與伸延，具體表現(xiàn)在，領(lǐng)導(dǎo)作出決策以后，秘書要草擬決策文件，將領(lǐng)導(dǎo)決策內(nèi)容用文字準(zhǔn)確表達，制成文件，下發(fā)各單位；文件發(fā)布后，收集反饋，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果；領(lǐng)導(dǎo)召開的會議結(jié)束后，秘書要做會議文件的立卷歸檔工作，會后的落實、催辦工作；領(lǐng)導(dǎo)出差以后，秘書要整理領(lǐng)導(dǎo)帶回的有關(guān)材料，辦理后續(xù)事務(wù)等。對領(lǐng)導(dǎo)工作拓展伸延，要以保證取得領(lǐng)導(dǎo)工作的預(yù)期效果為目標(biāo)，嚴(yán)格按照要求辦事，在注重整體連續(xù)性和承繼性的同時，注重適變和應(yīng)變，使工作落在實處，產(chǎn)生實效。

二、當(dāng)前電力辦公室文秘工作存在的問題

1、缺乏解決問題的能力

針對辦公室集文秘、服務(wù)、企業(yè)文化、接待等綜合職責(zé)，文秘人員經(jīng)常沉浸于紛繁復(fù)雜的事務(wù)中，沒有把握住工作重點，有時統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、解決問題的能力不高，以至于出現(xiàn)上下溝通不夠，協(xié)調(diào)不暢，起草文稿材料思路不清，難以起到參謀助手作用。

2、文秘人員的綜合素質(zhì)較低

由于電力企業(yè)的工作要求越來越高，辦公室文秘人員現(xiàn)有的專業(yè)知識已遠遠不能適應(yīng)新形勢下對文秘人員的要求。許多文秘人員專業(yè)知識欠缺，現(xiàn)在的文秘人員基本是半路出身，沒有系統(tǒng)學(xué)過文秘專業(yè)知識，不能滿足工作的需要。另外，文秘人員的知識更新過慢，思路不寬。辦公室人員外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會少，視野不開闊，工作思路不寬，知識更新慢，無論是辦文、辦會、辦事都與領(lǐng)導(dǎo)的要求還有差距。

3、文秘人員工作負擔(dān)重

目前，電力企業(yè)主要從事文秘工作的人員相對不足，加之工作比較繁雜，很多時候出現(xiàn)頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳，顧此失彼的現(xiàn)象。雖然還要經(jīng)常加班，但效率不高、質(zhì)量不好、領(lǐng)導(dǎo)不滿意，嚴(yán)重影響了辦公室工作的開展。

4、缺乏敬業(yè)精神

對應(yīng)了解和掌握的辦公常識和業(yè)務(wù)技能，只知大概，不能精益求精，領(lǐng)導(dǎo)吩咐的工作，只滿足于過得去的完成，不求過得硬，不能積極提高成效。從而忙于現(xiàn)狀不求創(chuàng)新、安于現(xiàn)狀不愿 創(chuàng)新，導(dǎo)致了辦公室工作的惰性、無計劃性和延后性，使辦公室工作常處于被動應(yīng)付位置。

5、深層次服務(wù)不夠

由于辦公室工作的綜合性、復(fù)雜性較強，辦公人員多忙于事務(wù)性工作，對于信息、督察、調(diào)劑等繁瑣的工作做得還不深刻，不扎實，以致于不能全面的為領(lǐng)導(dǎo)提供深層次服務(wù)，對提出的意見和建議不能恰到 好處的謀在點子上，謀在關(guān)鍵處，不能充分發(fā)揮參謀助手的作用。

三、加強辦公室文秘人員工作的對策

1、提高文秘人員綜合素質(zhì)

工作方式的創(chuàng)新來源于勤奮學(xué)習(xí)、善于學(xué)習(xí)。我們要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和發(fā)展的中心，按照“超前謀劃、提前落實、注重細節(jié)、保證質(zhì)量”的要求，進一步加強對集團公司和油田重要政策、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識等方面的學(xué)習(xí)，提高思想認(rèn)識和政治敏銳性，學(xué)會從政治的角度來辯證地分析問題和解決問題。“吸眾家之長，補一己之短”，把提高自己的寫作水平作為增強能力的重點來勤學(xué)苦練，使自己成為“雜家”，做到“提筆能寫、開口能講、遇事能辦”。另外，要加強文秘人員的培訓(xùn)。辦公室文秘人員由于工作性質(zhì)的關(guān)系，相對于其他業(yè)務(wù)部門來說培訓(xùn)機會較少，文秘人員現(xiàn)有的知識很難滿足工作的需要。因此，要著力加強辦公室人員的“三基本”建設(shè)培訓(xùn)，即：基本思路訓(xùn)練、基本能力培養(yǎng)、基本素質(zhì)教育，進一步提高文秘人員的思維能力、履職能力、執(zhí)行能力，做到履職有思路、辦事懂規(guī)則、工作有水平，確保在以后的工作中在“節(jié)奏”上超前，在“精實”上下功夫，在“創(chuàng)新”中出思路，在“優(yōu)質(zhì)”上提水平，促進企業(yè)又好又快發(fā)展。

2、理清思路，做好本職工作

辦公室工作雜而亂，常常是手忙腳亂。我們要分清輕重緩急、統(tǒng)籌兼顧、合理安排，做到忙而不亂、緊張有序。同時，還要善于思考，別人沒有想到的問題我們要想到，別人沒有考慮到的我們要考慮到。要運用自己的智慧提高工作效率，運用自己的智慧調(diào)動各方面積極性，不斷摸索工作規(guī)律，防止埋于事務(wù)堆中，而無時間抓信息宣傳工作和調(diào)研工作。尤其是在遇到工作任務(wù)多的情況下，一定要冷靜思考，按工作的輕重緩急來依次處理。

3、抓住重點，做好辦公室服務(wù)工作

辦公室文秘人員的工作重點主要是辦文、搞好信息宣傳。首先，要會議未開，文秘先行。文秘人員在起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿前，必須要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，認(rèn)真思考，精心構(gòu)思，閱讀相關(guān)資料，全力以赴抓好重要文稿起草、重要公文辦理、重要信息報送、重要事項督辦、重要會議和重大活動籌辦，確保萬無一失。其次，做好文件的上傳下達工作。要在嚴(yán)格做好公文處理及發(fā)文審核工作的同時，努力做好文件的上傳下達工作，尤其是一些重要文件的上傳下達工作，防止因錯誤領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖，錯傳錯發(fā)文件。最后，積極主動，做好信息報送工作。信息工作是辦公室工作的重要組成部分。它是反映企業(yè)工作動態(tài)，交流工作情況，展示工作成果，為上級領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供有效服務(wù)的媒介和載體。信息的基本報送原則就是有喜報喜、有憂報憂、憂喜結(jié)合。所以，在報送信息的時候一定要把問題搞清楚，在肯定成績的前提下，指出隱藏在成績背后的矛盾和問題，提醒領(lǐng)導(dǎo)注意。

4、注重細節(jié)，加強溝通

“細節(jié)決定成敗”。辦公室工作接觸面廣，在工作中我們要按照“超前謀劃、系統(tǒng)落實、注重細節(jié)、保證質(zhì)量”的工作方針，堅持“嚴(yán)、細、快、實”的工作作風(fēng)，低調(diào)做人、潛心做事、謙虛謹(jǐn)慎，以更加認(rèn)真、更加負責(zé)的態(tài)度，強化大局意識，積極思考，投入100%的精力，一絲不茍；同時要正確認(rèn)識和對待組織、自己和他人，以實際行為來感染和帶動其他同事，這樣才能真正協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，有利于各項工作的開展。

結(jié)語

文秘人員是聯(lián)系企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和基層工作最為重要的紐帶，是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的左肩右膀，文秘崗位在辦公室以及整個企業(yè)的工作中一直都占據(jù)著十分重要的地位。新的歷史時期，知識經(jīng)濟不斷發(fā)展，這對于文秘工作提出了更高的要求。只有提高電力企業(yè)文秘的工作能力，才能更好的發(fā)展電力企業(yè)。

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