朱麗

僅憑一部智能手機(jī)，就能在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything）。但關(guān)鍵是，一個(gè)可支持移動(dòng)辦公的管理流程，需要怎樣構(gòu)建？

前不久，金蝶軟件董事局主席兼首席執(zhí)行官徐少春在微博上曬出了一個(gè)驚人之舉。

他站在一個(gè)臺(tái)階高處，將代表舊時(shí)代辦公體驗(yàn)的筆記本，雙手丟入垃圾桶中，旁邊附以灑脫的文字：作為一名新五四青年，與小伙伴們一起跳上了公司接待臺(tái)，拋棄了紙、筆和PC，只憑一部手機(jī)，開(kāi)始了工作方式革命的探索。

此舉引來(lái)公眾驚愕之余，背后預(yù)示著以移動(dòng)、云、社交為核心的新介質(zhì)正在掀起一場(chǎng)辦公模式的重大變革——而隨著辦公的移動(dòng)化所開(kāi)啟的新浪潮，人們開(kāi)始“掙脫”固定辦公場(chǎng)所的“束縛”，未來(lái)5年內(nèi)，傳統(tǒng)的ERP也許會(huì)成為企業(yè)內(nèi)部的“底層基礎(chǔ)系統(tǒng)”。

因?yàn)楝F(xiàn)在，在多數(shù)“辦公室的使用率通常只有45%”的情況下，依然堅(jiān)守固定的流程式辦公并不明智。來(lái)自思科的調(diào)查表明，越來(lái)越多的人更傾向于3A辦公模式——使得在任何時(shí)間（Anytime）、任何地點(diǎn)（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything），成為真實(shí)的辦公場(chǎng)景。

這暗示了當(dāng)前許多企業(yè)對(duì)移動(dòng)辦公的強(qiáng)烈需求。但是，破舊立新，如復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院教授劉杰對(duì)《中外管理》所說(shuō)：“移動(dòng)辦公最大的瓶頸是業(yè)務(wù)流程的變革?！倍粋€(gè)可支持移動(dòng)辦公的管理流程，需要怎樣構(gòu)建？

決策從慢到快

以前，領(lǐng)導(dǎo)審批一項(xiàng)合同，很多企業(yè)的審批流程平均在一周左右，更慢的則要2-3周。其實(shí)，這個(gè)效率問(wèn)題在今天的移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，通過(guò)一部手機(jī)就可以輕松搞定，而時(shí)間可以縮短到1-2天。

如同手機(jī)對(duì)PC形成的顛覆一樣，移動(dòng)辦公不僅是一場(chǎng)“工作方式革命”，對(duì)于企業(yè)更是一場(chǎng)管理模式的“翻新”。

對(duì)管理者來(lái)說(shuō)，企業(yè)外部節(jié)奏的變化出奇的快，你還能像以往那樣坐在辦公桌前縝密思考后再拍板嗎？當(dāng)然不?！肮芾碚呒纫斓刈鞒鰶Q策，還要跟更多的部門(mén)去溝通和協(xié)作，而這對(duì)于他們的挑戰(zhàn)比以前更大?！必?fù)責(zé)金蝶移動(dòng)互聯(lián)平臺(tái)云之家的產(chǎn)品總監(jiān)宋凱對(duì)《中外管理》這樣說(shuō)。這種挑戰(zhàn)在行業(yè)壁壘較深的傳統(tǒng)企業(yè)中尤為凸顯。

然而，企業(yè)要能從另一個(gè)角度來(lái)權(quán)衡：決策效率提高了，也意味著成本在不知不覺(jué)中降低了——這在一個(gè)項(xiàng)目中可節(jié)約成本30%以上。每個(gè)企業(yè)無(wú)時(shí)無(wú)刻不在尋找“開(kāi)源節(jié)流”的辦法，而移動(dòng)辦公不正代表著降低成本的先進(jìn)方式嗎？

“但是，當(dāng)辦公場(chǎng)景轉(zhuǎn)換后，很多從PC端移植過(guò)來(lái)的業(yè)務(wù)模式肯定會(huì)在移動(dòng)端水土不服，所以在推行過(guò)程中，原來(lái)的業(yè)務(wù)流程也應(yīng)重新構(gòu)建?！眲⒔芴嵝颜f(shuō)。如果不去改善業(yè)務(wù)流程，管理效率依然會(huì)像從前一樣低下。

以銷(xiāo)售系統(tǒng)為例。以前更多的是側(cè)重于企業(yè)內(nèi)部的銷(xiāo)售管理，但遷移到移動(dòng)端后，業(yè)務(wù)重點(diǎn)轉(zhuǎn)向了讓銷(xiāo)售人員更加方便地獲取到與客戶(hù)相關(guān)的信息，甚至可以利用移動(dòng)設(shè)備的特性，快速地在手機(jī)上發(fā)起訂貨，直接與客戶(hù)達(dá)成交易，也就是從外部提高與客戶(hù)溝通和合作的效率?！彼蝿P直言，這必然需要對(duì)企業(yè)的IT系統(tǒng)進(jìn)行重建，否則就失去了辦公模式變革的意義。

而且，支撐移動(dòng)辦公的不僅僅是IT系統(tǒng)的建設(shè)，企業(yè)從一開(kāi)始就把自己視作一個(gè)“移動(dòng)化”的企業(yè)來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)更加關(guān)鍵。這其中，適應(yīng)“快”的節(jié)奏要求來(lái)重構(gòu)管理體系，最終才能符合移動(dòng)辦公模式。

管理機(jī)制“柔性化”

在一些科技型的新銳公司，辦公室里往往看不到很多的員工埋頭干活，他們反而在咖啡間或者休息廳，不是“擺弄”著手機(jī)就是玩著平板電腦，看似“閑散”但卻是在工作狀態(tài)，而手機(jī)和Pad就是他們的辦公設(shè)備。

對(duì)他們來(lái)說(shuō)，公司只要有無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，無(wú)論是在辦公室的哪個(gè)角落，甚至于辦公室以外的場(chǎng)所，只要可以按照他們的意愿靈活辦公，一切都能隨心所欲完成。

沒(méi)錯(cuò)，社交媒體的快速滲透，更是對(duì)移動(dòng)辦公起到了推波助瀾的作用，使很多人成了“手機(jī)控”。如果有人看到一個(gè)精彩的文案，并對(duì)自己的業(yè)務(wù)產(chǎn)生了重要啟發(fā)，隨手一點(diǎn)即可分享到朋友圈；而如果很多人對(duì)這個(gè)話題感興趣，不妨可以建一個(gè)群，把領(lǐng)導(dǎo)也拉進(jìn)來(lái)一起討論。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)覺(jué)得大家的建議完全可行，就可以馬上安排人進(jìn)行落實(shí)。

實(shí)現(xiàn)從慢到快的效率提升，依劉杰教授的建言：移動(dòng)辦公要求企業(yè)在新的流程和準(zhǔn)則的生成上，跟原來(lái)的ERP相比要更加人性化?！霸瓉?lái)可能這個(gè)流程比較規(guī)范，現(xiàn)在則要比原來(lái)的規(guī)范更簡(jiǎn)化、更靈活，使很多工作過(guò)程變得更加柔性?！彼f(shuō)。

尤其是，對(duì)于今天眾多的知識(shí)工作者，管理者只需要確立一個(gè)具體的目標(biāo)，做一個(gè)投入產(chǎn)業(yè)比的預(yù)算表，而中間的過(guò)程你無(wú)需盯得太死，因?yàn)楣芾淼哪繕?biāo)是“要讓具體的負(fù)責(zé)人都能發(fā)揮主觀能動(dòng)性”。其實(shí)就一句話，業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程并不重要，實(shí)現(xiàn)真正的轉(zhuǎn)化率才是關(guān)鍵。所以，“管理者不妨利用社交媒體的優(yōu)勢(shì)，更靈活地達(dá)成目標(biāo)?！眲⒔苷f(shuō)。

員工工作走不走心，在于管理機(jī)制的柔性化，而不是僵硬的流程束縛。那種擔(dān)心員工“有沒(méi)有在干活兒”的老板心病固然存在，但今天你需要轉(zhuǎn)變思維，因?yàn)橐苿?dòng)辦公反而是考量員工執(zhí)行力和效率的試金石。

打破組織邊界

2013年底，萬(wàn)科總裁郁亮帶著高管團(tuán)隊(duì)，分別拜訪了騰訊、阿里巴巴、小米等中國(guó)幾大主流互聯(lián)網(wǎng)公司。

結(jié)果，在拜訪騰訊后的當(dāng)天下午，萬(wàn)科副總兼CFO王文金就跑到了金蝶，急切地問(wèn)：“你們能不能做出一個(gè)像微信這樣，但是面向企業(yè)的工作平臺(tái)？”當(dāng)時(shí)，徐少春的第一回應(yīng)就是：沒(méi)有不行，必須行！

對(duì)于面向企業(yè)的移動(dòng)辦公平臺(tái)，金蝶自2011年就著手構(gòu)建了——就是云之家。如今，在這個(gè)“社交化”工作空間里，企業(yè)客戶(hù)可以將自己的微博、微信、團(tuán)隊(duì)日歷等諸多移動(dòng)應(yīng)用放上去，員工們可以在上面完成一些日常事務(wù)、同事交流及互動(dòng)，打破了部門(mén)壁壘與地域限制，讓企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作效率提高不少。

“其實(shí)，我們最關(guān)鍵的就是幫助企業(yè)內(nèi)部連接人與人，和連接人與服務(wù)?！彼蝿P一語(yǔ)中的。endprint

一直以來(lái)，傳統(tǒng)的層級(jí)管理幾乎是所有企業(yè)的管理模式，任何問(wèn)題均需層層匯報(bào)，這使企業(yè)內(nèi)部的組織邊界劃得十分清楚?？墒牵?dāng)移動(dòng)辦公來(lái)了，這個(gè)屏障就會(huì)被毫不客氣地打破，“因?yàn)橐苿?dòng)辦公是端對(duì)端的形式，它會(huì)讓組織之間的邊界越來(lái)越模糊。”劉杰說(shuō)。

在金蝶的云之家，企業(yè)可以把員工拉到這個(gè)平臺(tái)上，不同部門(mén)的員工之間也可以互相邀請(qǐng)，像微信一樣建一個(gè)交流的圈子，語(yǔ)音、文檔、圖片均可在此實(shí)現(xiàn)快速傳輸，如此一來(lái)，跨部門(mén)的人隨時(shí)隨地溝通就成為現(xiàn)實(shí)。

相比之下，原來(lái)不同部門(mén)、不同崗位盡管有業(yè)務(wù)往來(lái)或者交叉的情形，但受限于管理方式的阻隔，因利益關(guān)系形成一個(gè)個(gè)的“信息孤島”成為普遍現(xiàn)象，從而使企業(yè)內(nèi)部的溝通并不順暢。現(xiàn)在通過(guò)移動(dòng)辦公系統(tǒng)，必須在組織內(nèi)部搭建一座協(xié)作的橋梁，將割裂的信息連接起來(lái)，讓員工的協(xié)作越來(lái)越繁密，組織也越來(lái)越扁平化。

事實(shí)上，如同互聯(lián)網(wǎng)的特性一樣，移動(dòng)辦公構(gòu)建起的同樣也是一張無(wú)形的網(wǎng)，它能比以往更直接地讓組織獲得效率的提升。

全員性協(xié)作

如今，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始在信息化方面改變了投入的途徑——放棄ERP，轉(zhuǎn)而布署移動(dòng)OA、移動(dòng)CRM以及云辦公等。

因?yàn)?，無(wú)論是移動(dòng)、云、還是社交，都在縱深地影響著企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式，從而，企業(yè)不得不對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行重新定位和構(gòu)建，而將移動(dòng)辦公變成所有員工指尖上的協(xié)作模式，成為企業(yè)推行移動(dòng)辦公的最大需求。

相對(duì)較為固定的流程設(shè)計(jì)，讓ERP在企業(yè)內(nèi)部盛行多年后弊病凸顯，使管理陷入復(fù)雜化、模塊化、程式化，而各部門(mén)之間、員工與員工之間的協(xié)作效率，更為許多管理者所苦惱。但移動(dòng)辦公帶來(lái)的最大改觀是，“這是一個(gè)更加全員性的工作模式，而且很多事情由于需要處理得更加快速和高效，節(jié)省時(shí)間，就不能再像從前那樣過(guò)于流程化了。”宋凱說(shuō)，快速推進(jìn)業(yè)務(wù)必須依靠全員協(xié)作。

事實(shí)上，在西方企業(yè)里，移動(dòng)辦公就叫“統(tǒng)一協(xié)作”，而不是移動(dòng)辦公。它最終讓企業(yè)里的所有員工均可在一個(gè)平臺(tái)上協(xié)作與溝通。金蝶的云之家解決的正是這個(gè)問(wèn)題。

但其實(shí)，除了完善企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作以外，如果跟外部的用戶(hù)、供應(yīng)商、經(jīng)銷(xiāo)商等關(guān)鍵性客戶(hù)溝通，通過(guò)移動(dòng)辦公同樣也能高效協(xié)作，實(shí)現(xiàn)信息的打通，甚至直接在企業(yè)內(nèi)部的移動(dòng)平臺(tái)進(jìn)行交易、回復(fù)客戶(hù)的問(wèn)題，那么企業(yè)快速應(yīng)對(duì)市場(chǎng)和客戶(hù)的需求，定能更勝一籌。

“你可以邀請(qǐng)很多客戶(hù)參與進(jìn)來(lái)，讓組織成員協(xié)作更無(wú)邊界?！眲⒔苷f(shuō)。

移動(dòng)辦公能夠?qū)崿F(xiàn)的管理突破，在劉杰看來(lái)是IT技術(shù)帶來(lái)的強(qiáng)大滲透性，“你看到只是在某個(gè)點(diǎn)上發(fā)揮作用了，實(shí)際上它會(huì)影響到一個(gè)更大的面。”這也正是移動(dòng)辦公對(duì)傳統(tǒng)的管理模式產(chǎn)生的顛覆性力量。

責(zé)任編輯：周穎endprint