歐陽慧

摘 要：在高校住房改革不斷深化的形勢下，職工住房檔案日益增加。將住房檔案信息化、規(guī)范化，建立職工住房檔案信息現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，成為提高高校住房管理的水平與效率的重要任務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 住房檔案 信息化

中圖分類號：F293 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）06（b）-0201-01

隨著我國教育事業(yè)的快速發(fā)展和城鎮(zhèn)住房制度改革的進(jìn)一步深化，高等學(xué)校停止了住房實(shí)物分配，全面推行了住房公積金制度；原有的公有住房按照房改政策出售給教職工；由實(shí)物型住房分配轉(zhuǎn)變?yōu)樨泿呕峙?，高校職工的住房條件得到了極大的改善。

1 高校職工住房檔案信息化管理的背景

2005年初，根據(jù)房改政策屬地化管理的原則，哈爾濱工程大學(xué)頒布了《哈爾濱工程大學(xué)住房分配貨幣化實(shí)施方案》，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，同時(shí)出臺《哈爾濱工程大學(xué)購房、租房補(bǔ)貼發(fā)放和購房借款試行辦法》。這是學(xué)校停止住房實(shí)物分配，開始實(shí)行住房分配貨幣化改革的標(biāo)志性文件。截止到2013年12月，8年的時(shí)間，學(xué)校分?jǐn)?shù)十批次為五千多名教職工發(fā)放各類住房補(bǔ)貼，總金額近三億元。職工住房目前呈現(xiàn)出多樣化的格局，由傳統(tǒng)的單一的承租公房轉(zhuǎn)變?yōu)槌凶夤颗c已購公房、教工已婚周轉(zhuǎn)公寓與引進(jìn)人才公寓、博士后公寓與外聘專家公寓及教工單身公寓等七種性質(zhì)住房并存的格局。

2 高校職工住房檔案信息化的推動力量

2.1 高校職工住房檔案的主要內(nèi)容

隨著時(shí)間的推移，相關(guān)政策和文件的陸續(xù)出臺與落實(shí)及各類性質(zhì)的住房使用與管理，產(chǎn)生的檔案越來越多。包括學(xué)校在不同時(shí)期與教職工簽訂的各種類型的承租合同、住房調(diào)配憑證單、教職工填寫的住房補(bǔ)貼申請表、個(gè)人住房憑證，相關(guān)單位開具的住房證明材料、住房補(bǔ)貼發(fā)放的審核確認(rèn)表、簽訂的借款協(xié)議等等數(shù)以萬計(jì)的文字材料。另外還有關(guān)于公寓和住宅的信息包括房屋坐落、平面圖、建筑面積、使用面積、物業(yè)、包燒費(fèi)、房租、住戶基本信息等，以及住戶申請、領(lǐng)導(dǎo)批示等各類檔案材料。鑒于高校住房管理的內(nèi)容和形式的日益多樣化，信息量越來越大，對職工住房檔案信息化管理的要求越來越迫切。

2.2 職工住房檔案的特點(diǎn)和要求

（1）職工住房檔案具有很強(qiáng)的政策性。

住房制度改革是一項(xiàng)政策性很強(qiáng)的工作，國家、省市及學(xué)校下發(fā)了許多文件。我校在落實(shí)有關(guān)住房政策文件，又產(chǎn)生了很多相關(guān)的住房申報(bào)、證明和審批材料，這些信息都具備很強(qiáng)的政策性，涉及到國家、集體和當(dāng)事人的利益，需要將相關(guān)的文件進(jìn)行妥善的保管。

（2）職工住房檔案具有變化性。

高校職工的住房情況是不斷變化的。一是由于教職工住房調(diào)換、買賣、繼承引起的變化。二是由于房屋的拆遷、改造、翻新所發(fā)生的變化。三是因?yàn)檎咝缘脑驅(qū)е碌姆课輰傩缘淖兓绶扛馁I斷住房等情況。這些變化都需要在檔案上準(zhǔn)確記載，適時(shí)更新內(nèi)容。

（3）職工住房檔案具有需要長期保存的特點(diǎn)。

住房檔案具有長期性和連續(xù)性。學(xué)校住房檔案的歷史往往是從建校起就一直延續(xù)下來，而個(gè)人住房檔案則伴隨著一個(gè)職工從入職到退休直至去世長達(dá)幾十年的時(shí)間。隨著時(shí)間的推移，將越來越多的高校住房檔案信息用現(xiàn)代化的信息手段加以全面的、有效、快捷地收集、整理、歸類保存和利用是檔案信息化建設(shè)過程中需要解決的問題。

3 職工住房檔案信息化及基本原則

3.1 職工住房檔案信息化

所謂高校住房檔案信息化，就是在高校房產(chǎn)部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在住房檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對住房檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。

3.2 職工住房檔案信息化的基本原則

（1）安全保真。

經(jīng)過數(shù)字化后的住房檔案信息應(yīng)當(dāng)符合能夠體現(xiàn)住房檔案文件的初始狀況，保有“可資為憑”的屬性，確保檔案原件的安全、確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合，滿足對住房檔案進(jìn)行真?zhèn)伪孀C、文字?？薄⒃φ盏确矫娴睦眯枨?。

（2）內(nèi)容整理。

我校目前紙質(zhì)檔案和電子檔案的結(jié)合，一是完成紙質(zhì)檔案的歸納整理工作，為住房檔案的信息化管理打下良好的基礎(chǔ)。二是以職工為基本單位建立住房檔案編號，整理歸檔電子文件。目標(biāo)是使住房檔案信息化后能夠具有超文本瀏覽閱讀、全文檢索以及分析研究的綜合支持功能。

（3）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

基于住房檔案信息數(shù)字化成果必須適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)傳輸利用的目的，所有的住房檔案信息必須按照規(guī)定的技術(shù)要求、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化，盡可能采取通用標(biāo)準(zhǔn)。

4 提高職工住房檔案信息化管理水平的措施

4.1 健全住房檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫形式是住房檔案信息數(shù)字化建設(shè)的生命所在。因此高校房產(chǎn)管理部門要制定檔案信息數(shù)字化建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，科學(xué)實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化運(yùn)作，從而建立起完善的住房檔案信息資源共享體系。另外，為了保證相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性與檢索目錄的專指性，還必須對住房檔案原件的進(jìn)行鑒別、統(tǒng)一著錄標(biāo)引，完善檔案分類體系，確立具體的分類原則。防止因缺少規(guī)范統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)，制約數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的流通與交互功能，也就難以達(dá)到檔案信息資源共享的基本目的。

4.2 建立職工住房檔案信息現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)

一般來說，住房檔案信息數(shù)字化的內(nèi)容有兩個(gè)不同層次：一是住房檔案目錄信息的數(shù)字化。其目標(biāo)是按照樓號或者職工工號建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。做好這項(xiàng)工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引，科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。二是住房檔案全文信息的數(shù)字化。采用掃描錄入方式將檔案全文按原貌逐頁存儲為圖像文件并為其編制目錄索引，或是經(jīng)OCR識別后采用文本格式存儲檔案內(nèi)容，輔之以全文檢索數(shù)據(jù)庫兩種不同方式。

在實(shí)際房產(chǎn)管理過程中，可以發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢，利用數(shù)據(jù)庫軟件，經(jīng)過系統(tǒng)分析與設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的查詢、維護(hù)、統(tǒng)計(jì)、計(jì)算分析、預(yù)警提示等功能的運(yùn)用，通過住房檔案的信息化，來提升高校職工住房管理的水平和效率。

4.3 提高檔案工作人員的專業(yè)技術(shù)和相關(guān)知識水平

住房檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)傳統(tǒng)房產(chǎn)管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)緊密結(jié)合的專業(yè)工作。實(shí)現(xiàn)檔案信息化不僅要對高校房產(chǎn)部門進(jìn)行硬件和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，更要培育住房檔案的信息化的管理隊(duì)伍。管理人員要深入學(xué)習(xí)住房檔案的管理業(yè)務(wù)，了解相關(guān)的法律法規(guī)，成為既能掌握檔案整理技能又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

總之，我們還要加強(qiáng)檔案信息化理論研究，不斷豐富完善檔案信息化的內(nèi)涵。建立起科學(xué)合理、規(guī)范務(wù)實(shí)的檔案信息化體系，是我們高校房產(chǎn)管理部門今后一個(gè)時(shí)期的重要課題。

參考文獻(xiàn)

[1] 魏紅英，王珊，王會仙.淺析高校職工住房檔案建設(shè)與管理[J].蘭臺世界，2010（14）：53-58.

[2] 馮慧，苗季，李志文，等.高校住房檔案管理信息化的實(shí)踐[J].實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2012（9）：103-114.

[3] 何毅東，王紅武.論高校職工住房檔案的信息化管理[J].高校后勤研究，2010（2）：19-28.endprint