劉瑋

摘要：紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展將是未來(lái)檔案發(fā)展的趨勢(shì)，根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作的具體要求，按照檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，本文主要討論了紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作過(guò)程中相關(guān)問(wèn)題，并結(jié)合具體的實(shí)際，提出了促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展的具體措施，從紙質(zhì)檔案數(shù)字化的范圍和深度，正確把握相關(guān)參數(shù)，以及正確掌握相關(guān)技術(shù)等方面進(jìn)行了分析和總結(jié)，對(duì)于促進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化發(fā)展具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 數(shù)字化技術(shù) 規(guī)范要求

1 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔現(xiàn)狀

隨著我國(guó)檔案管理技術(shù)的發(fā)展，對(duì)于數(shù)字檔案管理的認(rèn)識(shí)的也逐漸得到重視和提高，雖然當(dāng)前數(shù)字檔案管理技術(shù)規(guī)范和歸檔要求還不是很成熟，但是檔案數(shù)字化在很大程度上可以有效提高檔案的管理力度。紙質(zhì)檔案數(shù)字化是一個(gè)長(zhǎng)期而復(fù)雜的任務(wù)，不能一步到位，需要在這一過(guò)程中突出重點(diǎn)，分步實(shí)施，才能穩(wěn)步推進(jìn)這一進(jìn)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)遵循一定的技術(shù)規(guī)范和歸檔要求，以確保物理文件安全為前提，比如屬于永久或長(zhǎng)期保存的檔案文件，大多是以紙張為載體，包括文件，檔案，會(huì)計(jì)記錄，業(yè)務(wù)記錄等，針對(duì)這些紙質(zhì)檔案材料可以通過(guò)掃描儀進(jìn)行字符識(shí)別，然后根據(jù)具體的檔案內(nèi)容掃入計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)換成圖形文件。

當(dāng)前我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，針對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作還存在一些問(wèn)題和不足，主要有：

一是相關(guān)數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的缺失。目前，紙質(zhì)檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)規(guī)范有待進(jìn)一步完善，雖然數(shù)字轉(zhuǎn)化技術(shù)的發(fā)展為紙質(zhì)檔案數(shù)字提供相應(yīng)的技術(shù)指導(dǎo)，但數(shù)字檔案管理規(guī)范建立配套不完善，缺乏一些詳細(xì)說(shuō)明，比如在文件和表格的使用過(guò)程中，現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)和工作流程相對(duì)不夠全面，在一定程度上影響檔案數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)，針對(duì)不同類(lèi)型的紙質(zhì)檔案，相應(yīng)的收集儲(chǔ)存條件以及技術(shù)水平是不同的，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，由于受到時(shí)代條件發(fā)展的影響，相應(yīng)的檔案保護(hù)和轉(zhuǎn)化國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)也有待進(jìn)一步完善，甚至在數(shù)字檔案館實(shí)踐過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)一些標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的情況。比如針對(duì)檔案文件的掃描，如果圖像要求更加清晰，掃描儀的分辨率就需要越高，轉(zhuǎn)化后的文件就需要更多的圖像空間。因此，在掃描圖像中，既要考慮圖像控制能力，也應(yīng)該考慮圖像的清晰度，才能確保數(shù)字檔案符合技術(shù)要求和標(biāo)準(zhǔn)。

二是相關(guān)部門(mén)之間協(xié)調(diào)困難。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化進(jìn)程中，一方面由于檔案數(shù)字化工作涉及部門(mén)較多，所以在檔案部門(mén)分工明確的實(shí)際現(xiàn)狀中會(huì)出現(xiàn)協(xié)調(diào)難的現(xiàn)象。另一方面，由于技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)自身的局限性，在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過(guò)程中，檔案經(jīng)常需要與大學(xué)或?qū)I(yè)技術(shù)單位合作，也需要與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行彼此的協(xié)調(diào)。同時(shí)，在檔案管理系統(tǒng)中，還可能面臨諸多問(wèn)題，比如數(shù)據(jù)格式不兼容，無(wú)法讀取文件數(shù)據(jù)。為了解決長(zhǎng)期訪問(wèn)和網(wǎng)絡(luò)使用等數(shù)字檔案共享的問(wèn)題，以確保及時(shí)的軟件升級(jí)，也需要涉及不同部門(mén)之間的合作和協(xié)調(diào)，所以為了促進(jìn)數(shù)字檔案實(shí)施有效的轉(zhuǎn)換，需要加強(qiáng)相關(guān)部門(mén)之間的合作和協(xié)調(diào)。

三是數(shù)字化工藝存在安全隱患。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，針對(duì)檔案原始文件的信息安全會(huì)產(chǎn)生一定的影響。為了保護(hù)文件的安全性，需要優(yōu)化工作流程，根據(jù)檔案實(shí)際情況制定相應(yīng)的文件接收和存儲(chǔ)系統(tǒng)。但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大，參與數(shù)字檔案工作的人員較多，無(wú)法找到相關(guān)檔案的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)針對(duì)文件的數(shù)據(jù)安全，由于數(shù)據(jù)編程人員，計(jì)算機(jī)硬件和軟件等具有很大的不確定性，這就對(duì)數(shù)字檔案的安全造成了很大的安全隱患，甚至在一定程度上影響了數(shù)字檔案的進(jìn)展。

2 提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化水平的建議措施

2.1 完善檔案數(shù)字化相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和制度

在宏觀層面上，國(guó)家應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)字檔案館標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，建立完善的數(shù)字化管理體系。從微觀層面上而言，在數(shù)字檔案化工作進(jìn)程中，需要基于統(tǒng)一的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身情況，共同制定統(tǒng)一的法規(guī)，使檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作符合具體的工作規(guī)則。同時(shí)，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，還需要加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度的宣傳，并嚴(yán)格執(zhí)行，確保檔案數(shù)字化處理，保證具體工作的質(zhì)量和規(guī)格。在檔案文件管理過(guò)程中，合理加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，才能確保對(duì)文件檔案進(jìn)行合理的數(shù)字化處理，同時(shí)也應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案數(shù)字化管理制度和質(zhì)量規(guī)范，以確保處理的標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化檔案質(zhì)量。加強(qiáng)檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)管理體系的建設(shè)，確保數(shù)字檔案的順利發(fā)展，不斷加強(qiáng)數(shù)字檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和完善。

2.2 優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程

結(jié)合我國(guó)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作的具體現(xiàn)狀，合理對(duì)該工作進(jìn)行準(zhǔn)確定位，優(yōu)化檔案數(shù)字化流程。從合理使用檔案，加強(qiáng)檔案保護(hù)的角度考慮，充分考慮檔案建設(shè)成本效益等因素，充分體現(xiàn)檔案材料的經(jīng)濟(jì)，文化，科學(xué)和技術(shù)價(jià)值，當(dāng)然這也是數(shù)字檔案信息發(fā)展的需求，不斷優(yōu)化紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程，按照相關(guān)檔案管理理念和過(guò)程管理方法，對(duì)檔案數(shù)字化管理各環(huán)節(jié)的全過(guò)程進(jìn)行合理的優(yōu)化設(shè)計(jì)，建立科學(xué)合理的流程管理概念，運(yùn)行科學(xué)的數(shù)字化轉(zhuǎn)化技術(shù)和方法，有效地控制檔案數(shù)字化過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。另外，要正確把握紙質(zhì)檔案數(shù)字化的掃描范圍和深度，應(yīng)詳細(xì)了解檔案分類(lèi)和使用狀況，從本單位的實(shí)際需求，科學(xué)制定分類(lèi)依據(jù)，確保紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程科學(xué)合理。

2.3 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)保障

紙質(zhì)檔案數(shù)字化可以發(fā)揮數(shù)字產(chǎn)品的作用，提高紙質(zhì)檔案數(shù)字化信息技術(shù)的水平，當(dāng)然這需要相應(yīng)的技術(shù)保障來(lái)推動(dòng)這一進(jìn)程的開(kāi)展，要盡可能消除由于技術(shù)上的局限性帶來(lái)的數(shù)字檔案發(fā)展進(jìn)程的障礙。技術(shù)檔案應(yīng)遵循國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以確保運(yùn)行規(guī)則和數(shù)字結(jié)果共享，合理加強(qiáng)數(shù)字信息系統(tǒng)的選擇，使用合理的存儲(chǔ)介質(zhì)和設(shè)備，運(yùn)用成熟的技術(shù)和存儲(chǔ)設(shè)備確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量可靠，確保數(shù)字檔案共享的有效性，同時(shí)要做好跟蹤和存儲(chǔ)設(shè)備的定期檢查更新，并要做好相應(yīng)的技術(shù)升級(jí)，防止載體老化現(xiàn)象的發(fā)生，并及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移和向量更新，避免數(shù)據(jù)的丟失。另外，要著重重視數(shù)字化檔案的質(zhì)量。根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，認(rèn)真做好數(shù)字處理檔案，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。不僅要保證數(shù)字檔案掃描內(nèi)容完整和畫(huà)面清晰，而且要確保它具有法律效力。盡量確保原始檔案的安全，在檔案數(shù)字化工作進(jìn)程中，必須保證原始檔案的安全，防止文件被損壞，丟失，泄漏等現(xiàn)象發(fā)生，進(jìn)而加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)保障。

2.4 加強(qiáng)檔案人才的培養(yǎng)

專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化人才在數(shù)字檔案建設(shè)過(guò)程中發(fā)揮了重要的作用，是保證快速有效的數(shù)字化工作開(kāi)展的關(guān)鍵。檔案管理部門(mén)要及時(shí)更新引進(jìn)檔案管理人才，鼓勵(lì)所有的檔案工作人員加強(qiáng)知識(shí)，技能和技術(shù)提高，重視和加大對(duì)現(xiàn)有檔案人才的培訓(xùn)。同時(shí)，完善檔案人才培養(yǎng)體系，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的創(chuàng)新水平。為了使數(shù)字處理紙質(zhì)檔案工作更加高效，這就需要檔案工作人員掌握一定的檔案管理，數(shù)字信號(hào)處理，信息技術(shù)等相關(guān)的知識(shí)技能，所以這就要求從事數(shù)字檔案管理人員必須調(diào)整自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升現(xiàn)代學(xué)習(xí)和了解相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)技能，才能使自身具有數(shù)字處理的基本技能，進(jìn)而適應(yīng)數(shù)字檔案建設(shè)的需要，進(jìn)而推動(dòng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的整體進(jìn)程。

3 結(jié)語(yǔ)

數(shù)字檔案管理是一項(xiàng)涉及內(nèi)容廣泛的工作，需要不斷加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及歸檔工作，相關(guān)的研究人員和管理人員提高認(rèn)識(shí)，本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，采取多種方法來(lái)提高數(shù)字檔案管理質(zhì)量和水平，同時(shí)，也需要提高數(shù)字文件掃描質(zhì)量，以提高數(shù)字檔案的質(zhì)量，才能使我國(guó)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

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