王蘭芳

摘要：黨校檔案是指黨校在日常的教學、科研等管理活動中形成的，對黨校建設(shè)和社會發(fā)展具有查考價值的各種不同載體的歷史記錄。加強黨校檔案管理工作可以為黨校的日后管理、教學提供可靠原始依據(jù)。隨著科學技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)等滲透到檔案工作中，使基層黨校檔案工作者面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。本文首先指出當前基層黨校檔案管理工作中存在的問題；其次闡述了加強基層黨校檔案信息化管理的重要意義；最后從轉(zhuǎn)變方式、建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)、提高檔案管理人員的素質(zhì)、加大經(jīng)費投入等方面提出了加強基層黨校檔案信息化管理的若干建議。

關(guān)鍵詞：加強；基層黨校；檔案；信息化；管理

檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業(yè)性較強的工作。黨校檔案是在黨校辦學實踐和教學科研中形成的重要文件材料，既是黨校的歷史記載，又是黨校發(fā)展可借鑒的重要資料。因此，認真積累，整理有關(guān)材料，建立并管理好黨校檔案，十分必要。由于受到傳統(tǒng)的管理方式的影響，當前黨校特別是基層黨校的檔案管理與信息化時代的要求不相適應(yīng)，存在著某些問題。

一、當前基層黨校檔案管理工作中存在的問題

1.歸檔文件材料收集不全

歸檔文件材料的手機是檔案工作重要的一環(huán)。歸檔文件材料的收集是為整理文件材料做準備的，沒有了收集工作也就沒有了檔案。文件材料收集是否完整齊全，直接影響著整理工作的順利進行，以及檔案在利用過程中的實際效果。而在檔案管理工作中，由于有些文件沒有同步送到管理員手中，造成部分文件的丟失；還有些科室為了自己查閱的方便，對有些文件材料、會議資料自留不送等現(xiàn)象，給文件歸檔工作帶來了很大麻煩。

2.管理手段落后，設(shè)備陳舊

大部分基層黨校檔案管理設(shè)施落后，檔案室環(huán)境不佳，空氣不流通，不利于檔案的長期存放，甚至會因為霉變而影響檔案外觀和完整，相關(guān)的硬件設(shè)施配置也不齊全。大部分基層黨校檔案管理設(shè)備遠遠不能跟上科技時代的步伐，沒有意識到檔案管理效率提高的必要性，對于實行信息化管理模式認識不足，重視不夠。

3.檔案管理制度不夠完善

很多基層黨校在制定檔案管理制度的過程中，只是大致規(guī)定了需要歸檔材料的內(nèi)容和項目，而沒有明確規(guī)定應(yīng)該歸檔的時間、歸檔要求和具體的獎懲措施。特別是對日常的檔案管理工作缺乏常規(guī)性的檢查和監(jiān)督，導(dǎo)致檔案管理工作形成了一種自發(fā)行為。制度的缺失使黨校檔案管理工作沒有形成整套系統(tǒng)，部分單位甚至連專門的檔案室都沒有配備，最終導(dǎo)致了黨校檔案的收集、整理和分類處于比較混亂的狀態(tài)。

4.檔案管理意識比較薄弱

首先，個別黨校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對檔案工作不夠重視，導(dǎo)致歸檔材料不系統(tǒng)、檔案文件材料管理不規(guī)范、歸檔材料不完備，更有甚者流失了重要資料；其次，黨校教學、科研人員對檔案的管理工作人士不夠清晰，不能及時上交教學和科研的工作檔案，極個別管理人員對檔案歸檔工作持消極態(tài)度。

二、加強基層黨校檔案信息化管理的重要意義

1.檔案管理的信息化可以給管理人員、職能部門帶來顯而易見的效果和收益

一是檔案管理不再費時費力。檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力；實行信息化后，檔案管理達到自動化、實時化、網(wǎng)絡(luò)化。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來，然后根據(jù)記錄到庫房中查找，費時、費力；檔案管理信息化后，可以實現(xiàn)即時查詢，管理人員從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，極大地減輕了檔案管理人員的負擔。三是檔案查借工作可控。檔案管理實現(xiàn)信息化后，查借閱采用計算機管理，操作方便，可以自動產(chǎn)生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。四是提高工作效率。實施檔案管理的信息化后，管理員工從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集和編研工作，提高了工作效率。五是有效地提供服務(wù)。檔案管理的信息化，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料，提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了研究院整體的工作效率和競爭力，使檔案管理的職能不再單純是檔案的保管，而是整個單位內(nèi)部的信息中心。

2.實現(xiàn)檔案管理與信息電子化的有機結(jié)合

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步發(fā)展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，只有正視這個挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機結(jié)合，檔案管理工作才能走上發(fā)展的軌道。檔案管理工作是一門專業(yè)性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應(yīng)具備服務(wù)意識，又要掌握現(xiàn)代化管理技能。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。在高科技情況下的檔案管理可按文件形成的先后順序排列打印，減少了手工操作，提高了工作效率。在檔案管理中注重檔案信息的組織化、系統(tǒng)化，只有這樣，豐富的庫藏資源才能得到充分利用。

3.檔案管理信息化是形勢發(fā)展的需求

目前，大多數(shù)基層黨校對檔案的管理與形勢的發(fā)展要求是不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用。運用信息化對檔案進行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著信息技術(shù)的進一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時響應(yīng)和脫機處理，可以保證很高的查全率和查準率，可以不受空間的限制。

4.能大大提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案的管理不僅要求工作人員懂得紙質(zhì)檔案管理的操作技術(shù)，還要求工作人員能夠熟練地使用電子計算機，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的信息化檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)信息化進程的需要，檔案管理信息化中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，要加強工作人員的教育培訓(xùn)，通過培訓(xùn)，讓管理人員及時掌握最新的信息化管理方法，只有這樣通過學習和熟練運用計算機業(yè)務(wù)技能來提高管理水平的效果。

三、加強基層黨校檔案信息化管理的若干對策

1.轉(zhuǎn)變方式，切實實現(xiàn)檔案管理的信息化是前提

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因為存儲量大，檔案管理科室不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)信息化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案如教學、科研等進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案資源信息的價值和使用價值，它能為黨校教學、科研等等發(fā)展提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能真正成為未來信息社會基層黨校發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

2.建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)是關(guān)鍵

要實現(xiàn)檔案信息化管理，就必須建立有效的檔案管理信息系統(tǒng)，為此，要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當中，我們也應(yīng)注意到：一是電子檔案安全性問題。因為計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴展，數(shù)量也急劇增加，特別是計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實性問題。在實際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認定的原因。

3.提高檔案管理人員的素質(zhì)是基礎(chǔ)

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學成果在檔案管理中在大量運用迫使檔案工作人員支學習和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學、生物學等學科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學習提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進，檔案管理部門既要注重引進具有豐富檔案專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進相關(guān)學科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強對原有工作人員的培訓(xùn)和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學地管理檔案。

4.領(lǐng)導(dǎo)重視，加大經(jīng)費投入是保障

處于信息化時代，黨校作為我黨干部教育培訓(xùn)輪訓(xùn)的主陣地，理應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)的步伐，建立健全與之相適應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施。所以，黨校領(lǐng)導(dǎo)要加大對檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施投入，配備計算機等現(xiàn)代化設(shè)備，對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式存在的檔案進行掃描、錄入等形式進行數(shù)字化處理，從而為管理、教學、科研服務(wù)，真正實現(xiàn)檔案信息化管理。

總之，要充分認識加強基層黨校檔案信息化管理的重要意義，改變傳統(tǒng)的管理方式，才能搞好當前基層黨校檔案管理工作，才能為我國基層干部的教育培訓(xùn)輪訓(xùn)打下良好基礎(chǔ)，培養(yǎng)更多的基層黨員干部，從而為經(jīng)濟社會等方面的發(fā)展打牢基礎(chǔ)。