黃英

摘要：宿舍是高校學(xué)生學(xué)習(xí)與生活的重要場所，其管理水平的高低直接影響到宿舍服務(wù)的質(zhì)量，而建立學(xué)生宿舍管理檔案是提高學(xué)生宿舍管理水平的重要措施。本文運(yùn)用文獻(xiàn)研究法以及訪談問卷調(diào)查法，以高校的學(xué)生宿舍檔案為研究對(duì)象，系統(tǒng)地研究了高校推行學(xué)生宿舍檔案管理的意義、現(xiàn)狀、存在的問題與原因以及對(duì)策。研究結(jié)果表明，高校實(shí)行學(xué)生宿舍檔案管理不僅是必要的，也是切實(shí)可行的。

關(guān)鍵詞：高等學(xué)校；宿舍；學(xué)生；檔案管理

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2014）12-0020-02

宿舍是高校學(xué)生學(xué)習(xí)與生活的重要場所，其管理水平的高低不僅直接影響到宿舍服務(wù)的質(zhì)量，也影響到學(xué)校的整體服務(wù)形象與聲譽(yù)，而建立學(xué)生宿舍管理檔案是提高學(xué)生宿舍管理水平的重要舉措。對(duì)高校的宿舍管理工作而言，住宿學(xué)生檔案管理工作做好了，就意味著宿舍學(xué)生的管理工作取得了良好的開端。一方面，它可以為高校財(cái)務(wù)處、學(xué)生處、保衛(wèi)處等相關(guān)管理人員及時(shí)了解學(xué)校整體住宿情況提供依據(jù)，也可以為學(xué)校下屬二級(jí)學(xué)院征收費(fèi)用提供依據(jù)；另一方面，也為管理人員的科學(xué)管理提供方便條件。因此，高校建立學(xué)生宿舍檔案管理是擺在管理者面前的重要課題，研究與探討高校學(xué)生宿舍檔案管理對(duì)提高學(xué)生管理有著重要的意義。

一、高校住宿學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

長期以來，人們一直采用比較傳統(tǒng)的宿舍管理方法，即采用手工紙質(zhì)檔案或在宿舍管理辦公室設(shè)立懸掛式布袋學(xué)生檔案來管理宿舍，管理人員根據(jù)需要從紙質(zhì)檔案或懸掛式布袋學(xué)生檔案中進(jìn)行抽取以達(dá)到了解信息與管理的目的。由于學(xué)生宿舍的成員具有一定的流動(dòng)性，因此，管理人員要對(duì)紙質(zhì)檔案或懸掛式布袋學(xué)生檔案中的信息進(jìn)行經(jīng)常性地修改，這就給學(xué)生管理工作帶來巨大的不便。隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)為學(xué)生宿舍檔案管理提供了比較科學(xué)的管理手段，即學(xué)生宿舍實(shí)行計(jì)算機(jī)檔案管理。目前，各高校的學(xué)生宿舍檔案管理也是參差不齊的，有的還停留在紙質(zhì)的檔案管理層面，有的學(xué)校從表面上看實(shí)行了微機(jī)管理，而實(shí)質(zhì)上還是沒有脫離紙質(zhì)的管理模式。

二、高校住宿學(xué)生檔案管理存在的問題及原因

（一）高校住宿學(xué)生檔案管理存在的問題

高校住宿學(xué)生檔案管理存在的問題主要表現(xiàn)在內(nèi)容不全、手段落后、檔案經(jīng)常丟失以及更新不及時(shí)等方面。

1.內(nèi)容不全。目前，高校住宿學(xué)生檔案管理的內(nèi)容不全是普遍存在的。從現(xiàn)有的主要住宿學(xué)生檔案來看，它主要包括了學(xué)生的姓名、所在學(xué)院與專業(yè)、班級(jí)以及年級(jí)等方面的信息，這些信息只是反應(yīng)了學(xué)生最基本的自然信息，而對(duì)學(xué)生日常的表現(xiàn)、愛好、家庭以及學(xué)生的心理健康情況等都沒有涉及，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

2.手段落后。目前，高校住宿學(xué)生檔案管理手段主要包括兩種，一種是人工紙質(zhì)管理，另一種是微機(jī)管理。但是，由于一些大學(xué)受經(jīng)濟(jì)條件的制約，還沒有全部實(shí)行微機(jī)互聯(lián)網(wǎng)管理；也有一些大學(xué)，雖然投入了大量的資金，也購買了計(jì)算機(jī)設(shè)備，但由于管理人員業(yè)務(wù)不熟練以及學(xué)校管理的不嚴(yán)格，從而導(dǎo)致多數(shù)的計(jì)算機(jī)設(shè)備處于閑置的狀態(tài)。

3.檔案經(jīng)常丟失。目前，高校住宿學(xué)生檔案管理主要是由宿舍管理辦公室干事兼任的，宿舍管理辦公室干事平時(shí)的工作十分繁雜，他沒有足夠的精力去做好住宿學(xué)生檔案管理工作。再加上學(xué)校在行政上并沒有設(shè)立獨(dú)立的住宿學(xué)生檔案管理專職干事，對(duì)住宿學(xué)生檔案管理工作的職責(zé)也沒有明確的規(guī)定，因此，宿舍管理辦公室干事在管理住宿學(xué)生檔案時(shí)，也沒有完全盡職盡責(zé)，檔案丟失的現(xiàn)象是經(jīng)常存在的。

4.更新不及時(shí)。由于學(xué)校沒有專職的住宿學(xué)生檔案管理者，如果出現(xiàn)住宿學(xué)生檔案丟失的情況，就要等到宿舍管理辦公室干事空閑的時(shí)候才能更新，這就表現(xiàn)出了住宿學(xué)生檔案更新與日常管理的脫節(jié)與滯后的問題，這給管理工作帶來了巨大的不便。

（二）高校住宿學(xué)生檔案管理存在問題的原因

1.領(lǐng)導(dǎo)不重視。部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)只重視學(xué)校的教學(xué)與科研工作，重視學(xué)校的經(jīng)濟(jì)與傳授工作，而對(duì)住宿學(xué)生檔案管理工作不重視。由于領(lǐng)導(dǎo)不重視，直接導(dǎo)致了在具體地住宿學(xué)生檔案管理過程中，出現(xiàn)了學(xué)校的經(jīng)費(fèi)投入不足，學(xué)校對(duì)住宿學(xué)生檔案管理不嚴(yán)以及檔案經(jīng)常丟失等諸多問題。

2.制度不健全。制度的含義是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則，它是實(shí)現(xiàn)某種功能和特定目標(biāo)的社會(huì)組織乃至整個(gè)社會(huì)的一系列規(guī)范體系。一個(gè)組織或集體如果缺少了制度，就會(huì)使這個(gè)組織或集體失去了活動(dòng)與約束的方向。目前，雖然高校出臺(tái)了相關(guān)的宿舍管理制度，但是卻沒有配套的保障措施，從而導(dǎo)致學(xué)校的宿舍管理制度成為一紙空文。

3.缺少激勵(lì)機(jī)制。對(duì)于大多數(shù)的高校來說，他們只有宿舍管理制度，卻沒有激勵(lì)機(jī)制，即學(xué)校缺少對(duì)違反學(xué)校宿舍管理規(guī)定員工的懲罰機(jī)制。對(duì)于員工來說，干好與干壞都一樣。

4.管理人員業(yè)務(wù)不熟練。部分高校的領(lǐng)導(dǎo)也認(rèn)識(shí)到了建立住宿學(xué)生檔案管理的重要性，因此，學(xué)校也為宿舍管理部門撥了?？?，用于購買計(jì)算機(jī)設(shè)備。但是，由于宿舍管理人員多數(shù)都屬于社會(huì)聘用人員，學(xué)歷層次參差不齊，多數(shù)的管理者根本無法進(jìn)行熟練的業(yè)務(wù)操作。

三、高校住宿學(xué)生檔案管理的對(duì)策

1.完善高校住宿學(xué)生檔案管理的內(nèi)容。高校住宿學(xué)生檔案管理的內(nèi)容除了應(yīng)包括學(xué)生的自然信息以外，還應(yīng)包括家庭與社會(huì)信息、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)信息、學(xué)費(fèi)上繳信息、誠信信息以及心理健康信息等方面的內(nèi)容。宿舍管理人員可以從學(xué)生檔案中，及時(shí)了解大學(xué)生的思想及行為的變化，從而采取有效的措施進(jìn)行教育。

2.實(shí)行微機(jī)與紙質(zhì)管理相結(jié)合?？茖W(xué)的高校住宿學(xué)生檔案管理的有效方式是實(shí)行微機(jī)與紙質(zhì)管理相結(jié)合。一方面，通過計(jì)算機(jī)管理，它不僅可以提高宿舍管理人員的工作效率，也可以有效降低管理的成本；另一方面，為了保證計(jì)算機(jī)所存儲(chǔ)文件的安全，不至于因?yàn)橛?jì)算機(jī)中毒而使管理工作限于癱瘓，學(xué)校還要建立紙質(zhì)的學(xué)生宿舍檔案。

3.完善高校住宿學(xué)生檔案管理的激勵(lì)機(jī)制。激勵(lì)機(jī)制，也稱激勵(lì)制度，它是通過一套理性化的制度來反映激勵(lì)主體與激勵(lì)客體相互作用的方式。學(xué)校通過建立激勵(lì)機(jī)制的方式對(duì)住宿學(xué)生檔案管理業(yè)績突出的管理人員，給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反住宿學(xué)生檔案管理規(guī)定的管理人員，要給予一定的懲罰。如果是在職人員，住宿學(xué)生檔案管理的業(yè)績與評(píng)職及工資待遇掛鉤；如果是聘用人員，住宿學(xué)生檔案管理的業(yè)績與工資待遇以及是否續(xù)聘掛鉤。學(xué)校要采取有效的保障措施，堅(jiān)決打破干好干壞都一樣的固定思維模式。

總之，住宿學(xué)生檔案工作是一件長期性的系統(tǒng)性工程，它要求學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)把它當(dāng)作一件大事來抓。因?yàn)?，住宿學(xué)生檔案的管理工作不僅涉及到對(duì)學(xué)生思想教育與收繳學(xué)費(fèi)等問題，更涉及到學(xué)生人身安全的頭等大事，因此，它絕對(duì)不是可有可無的。學(xué)校對(duì)住宿學(xué)生信息檔案工作的管理要有一個(gè)長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，在初始階段，學(xué)?？梢允紫韧晟萍堎|(zhì)檔案的信息內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上逐步向計(jì)算機(jī)管理過渡。在條件成熟以后，學(xué)校可以將心理健康檔案的內(nèi)容也納入到住宿學(xué)生檔案中來。

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