李燚

摘要：信息化是未來世界發(fā)展的必然趨勢，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化具有廣泛的現(xiàn)實(shí)意義，它可提供查閱檔案的快捷手段，又為搶救貴重資料提供了有效的載體。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是一個(gè)過程，還存在許多問題，需要克服思想認(rèn)識的錯(cuò)位，克服體制機(jī)制的不完善，克服軟件硬件的不統(tǒng)一配套等問題，在解決這些難題當(dāng)中，需要上下一起努力，領(lǐng)導(dǎo)要重視，工作人員要身體力行，要促進(jìn)思想認(rèn)識的提高，完善安全防范手段和措施，優(yōu)化資源建設(shè)，加強(qiáng)人才培養(yǎng)，從而才能為檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；必然選擇

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）16-0023-03

未來的世界將是信息化高度發(fā)展的世界，信息化是世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一個(gè)必然趨勢，而信息化也將是我們認(rèn)識世界、改造世界的一種重要方法和手段。目前，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)得到了高速的發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，在檔案管理中也實(shí)現(xiàn)了信息化，這是前人無法想象的，也是后人的夢想與目標(biāo)。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，才能使實(shí)體檔案在深度和廣度上發(fā)揮出最大作用。

一、檔案管理信息化的內(nèi)涵

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息與信息技術(shù)在政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會發(fā)展中越來越重要了，檔案的管理與應(yīng)用也應(yīng)該與信息化、現(xiàn)代化同步前進(jìn)。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，推進(jìn)了檔案的信息化管理。檔案的信息化管理是由原本的檔案實(shí)體的保管與應(yīng)用為重，由檔案實(shí)體模式通過信息化模式向社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，具有廣泛的現(xiàn)實(shí)意義，一是可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案進(jìn)行快速地查找與傳遞，從而提高檔案的管理與利用的效益，使檔案在深度和廣度上得到廣泛使用；二是使用電子手段對檔案進(jìn)行管理，從而使檔案更有利于保存和管理。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢

1.檔案信息化改變了傳統(tǒng)的檔案保管與利用的傳統(tǒng)方式。隨著信息技術(shù)對社會的影響不斷增加，特別是隨著檔案管理軟件的開發(fā)和利用，檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用在檔案系統(tǒng)中，檔案管理利用計(jì)算機(jī)既方便又快捷的特點(diǎn)對檔案進(jìn)行整理、存儲、保管和利用。尤其在當(dāng)前，檔案實(shí)體絕大多數(shù)呈現(xiàn)為電子文件，正因?yàn)槿绱?，電子文件歸檔管理便是信息技術(shù)發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物。

2.檔案管理信息化能夠有效、快速、廣泛地運(yùn)用到檔案管理及檔案搶救中去。一是檔案管理信息化可將檔案通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行保存管理，可以將其多次拷貝，可進(jìn)行光盤刻錄、軟盤復(fù)制，把實(shí)體檔案資源通過計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行多份保存。二是隨著掃描技術(shù)、光盤技術(shù)等的廣泛應(yīng)用，大大提高了檔案信息的儲存量，即節(jié)少了檔案保存空間，又節(jié)省了檔案保管的經(jīng)濟(jì)成本。

3.檔案管理信息化給文件歸檔與查閱提供了快捷的手段與途徑。一是可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行整理歸檔，這就免除了原本的立卷歸檔方面的一些人工成本，且有利于遺漏文件的補(bǔ)漏填加。二是在檔案查閱利用上大大減輕了工作人員的工作強(qiáng)度，傳統(tǒng)的檔案查閱方式是檔案管理人員從檔案的案卷目錄中進(jìn)行人工的查找，這種方法查準(zhǔn)率低，誤差大。而檔案信息化管理的檔案查閱可以利用高效、精確的檢索及多種檢索方式進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)檔案的快速查找和精確性，同時(shí)減輕了工作人員的勞動(dòng)量。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還存在許多困難和問題

1.對檔案管理信息化的認(rèn)識不到位。一是檔案工作還停留在原始的收集整理及保管層面上，部分人員對檔案管理方面的認(rèn)識淡薄，沒認(rèn)識到檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。二是在檔案信息化管理方面，有的單位認(rèn)為把檔案資料輸入電腦就標(biāo)志著實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理。而由于思想觀念的不同，對于新科技的技術(shù)、流程產(chǎn)生抵觸觀念，因而就不愿意去學(xué)習(xí)和探究。三是存在著傳統(tǒng)與現(xiàn)代的矛盾。實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不可能一蹴而就，需要一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。在這個(gè)過程中，手工操作與信息化管理將是并存的。我們必須正視這個(gè)現(xiàn)實(shí)，不能為了將檔案管理現(xiàn)代化就放棄傳統(tǒng)的手工操作。因此，我們既要積極引進(jìn)現(xiàn)代化新技術(shù)，也要重視傳統(tǒng)技術(shù)的研究和改造，使傳統(tǒng)技術(shù)與現(xiàn)代化技術(shù)有機(jī)結(jié)合起來，這樣才能解決工作人員對檔案管理信息化的抵觸情緒和行為。

2.檔案的信息化管理與檔案的保密和安全之間存在著矛盾。在檔案實(shí)行信息化管理過程中，會引發(fā)一系列的安全問題。一是檔案具有一定的保密性，由于檔案信息化管理后容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等的攻擊，在這個(gè)過程中也難以保證檔案的保密性。二是檔案信息通過信息系統(tǒng)傳送，在互聯(lián)網(wǎng)上電子檔案容易被非法盜取、復(fù)制、修改、偽造等，在某一方面影響了檔案的真實(shí)性與合法性。

3.檔案管理信息系統(tǒng)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一是軟件的開發(fā)往往不能滿足實(shí)際工作的需要，沒有統(tǒng)一的共性與標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)軟件系統(tǒng)之間不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換，難以用同一個(gè)軟件進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理。二是由于檔案管理體系比較分散，難于實(shí)現(xiàn)管理體制與方式的統(tǒng)一。三是檔案管理信息化的理論研究有待進(jìn)一步增強(qiáng)。檔案管理信息化不是僅僅讓計(jì)算機(jī)連網(wǎng)和使用幾臺新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由許多方面的因素相互協(xié)調(diào)、相互制約構(gòu)成的總體目標(biāo)。因此，需要各方面的大力支持和各級領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，更需要相關(guān)部門和人員轉(zhuǎn)變原有觀念，通力合作，與時(shí)俱進(jìn)。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要路徑

1.加強(qiáng)對檔案信息化管理的認(rèn)識。一是檔案系統(tǒng)要從上到下全面地認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，領(lǐng)導(dǎo)要以身作責(zé)，積極改變思想觀念，要改變以往的管理決策和管理制度，并且應(yīng)高度重視建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)全員的積極配合。二是檔案工作人員要增強(qiáng)信息化意識。在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，發(fā)展檔案事業(yè)的過程中，檔案工作人員要更新與我國現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)、規(guī)模和方法不相適應(yīng)的思想和觀念，尤其要更新依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的理念。要建立與時(shí)代合拍的檔案意識，切實(shí)轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代對檔案重管理輕利用、等客上門、封閉保守等思想觀念，把檔案服務(wù)方式從傳統(tǒng)的被動(dòng)式服務(wù)改變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)，使檔案工作適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的需要，適應(yīng)社會發(fā)展的需要。

2.加強(qiáng)檔案信息化管理的安全意識。一是完善檔案信息安全的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章等。二是利用各種殺毒軟件系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測，利用電子認(rèn)證系統(tǒng)進(jìn)行身份認(rèn)證，利用數(shù)據(jù)加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密等。三是要重點(diǎn)加強(qiáng)對電子文件的管理。盤片不能隨意放置，不能隨意刻錄，不能分散管理，防止出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。檔案、信息部門，要狠抓對盤片集中管理，制訂管理制度。盤片要統(tǒng)一采購，信息部門有一個(gè)統(tǒng)一發(fā)放渠道，每張盤片要編制年度號和流水號，使其與使用者一一相對應(yīng)，同時(shí)要登記造冊，并要求本人簽字確認(rèn)。臨時(shí)聘用人員可發(fā)放“借用盤”，做到“人走還盤”，需外送文件，則提供專用的，即便是未用過的空盤也需上交。盤片收繳前由使用人按照文件歸檔要求，填寫盤內(nèi)文件目錄，以方便檔案室管理。信息部門應(yīng)配合檔案部門將電子文檔進(jìn)行資源整理，把具有重要保存利用價(jià)值的電子文件刻錄成光盤，復(fù)制三套，標(biāo)上密級，編制“年度一部門一個(gè)人”檔號，一套存檔案室，一套發(fā)各部門，供平時(shí)利用，一套信息中心用于建設(shè)政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫。

3.加強(qiáng)檔案信息化管理的人才培養(yǎng)意識。一是檔案管理信息化，是不斷完善深化的過程。在這一過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。檔案工作人員素質(zhì)的提高，應(yīng)包括思想意識、知識結(jié)構(gòu)和操作技能等內(nèi)容，還要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。二是提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，組織檔案工作人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，強(qiáng)化對現(xiàn)有人員的技能培訓(xùn)，更新和拓展檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的知識面，逐步掌握檔案信息化工作所必需的知識和技能，全面加強(qiáng)檔案信息化管理能力，以滿足檔案信息化建設(shè)的基本需要，為檔案信息化管理提供技術(shù)保障。

4.加強(qiáng)檔案信息化管理軟件的研制與管理體制的完善。一是針對新時(shí)代檔案信息化管理的實(shí)際情況，以及檔案管理軟件存在的問題，通過科學(xué)合理的研究改善檔案管理軟件的單一性，完成檔案數(shù)據(jù)間的轉(zhuǎn)換，實(shí)現(xiàn)軟件進(jìn)行檔案的統(tǒng)一管理。二是從根本上解決檔案信息化管理系統(tǒng)所存在的問題，細(xì)化檔案管理流程和管理機(jī)制，必須建立檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的信息處理中心，完善檔案信息化管理的體制。

5.積極開發(fā)檔案信息資源化建設(shè)，提高檔案信息價(jià)值作用。所謂資源化建設(shè)，就是把檔案信息變成信息資源。要使其本身變成信息資源，就是要從政治、經(jīng)濟(jì)、人文、歷史、管理、服務(wù)等多種角度，對檔案信息進(jìn)行規(guī)劃、整理、控制，以確保檔案資源的可開發(fā)性、再生性。在這過程中，主要是把握兩頭，即檔案的收集與檢索，做好輸入與輸出工作。在輸入過程中，注重信息儲備，加大收集力度，并進(jìn)行監(jiān)控，從而有效滿足社會對檔案的需求。在輸出時(shí)，尤其注重編目立卷的專題整合與檢索服務(wù)的深化，以利于檔案信息發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用，進(jìn)而從行政作用、部門價(jià)值升華為社會作用、社會價(jià)值。

6.加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)設(shè)備和技術(shù)的現(xiàn)代化。檔案管理信息化需要現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備來武裝，目前，現(xiàn)代技術(shù)手段在檔案管理中應(yīng)用還是不盡人意，我們要在樹立檔案信息資源共享意識的前提下，加快設(shè)施（設(shè)備）和技術(shù)現(xiàn)代化步伐，全面提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。要及時(shí)配備檔案管理信息化所必有的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。要充分利用現(xiàn)代科技，利用縮微技術(shù)、光盤技術(shù)，發(fā)揮其在檔案管理中的作用，同時(shí)也要加速實(shí)用、通用軟件的研制，加快檔案信息數(shù)字化處理步伐。

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