摘要：工程項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目前期投標(biāo)建設(shè)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、機(jī)組調(diào)試及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的重要依據(jù)，在工程建設(shè)和管理中起到了非常重要的作用。工程檔案管理是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，是工程建設(shè)的真實(shí)記錄和反映。本文旨在探討在信息化時(shí)代如何對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化創(chuàng)新管理，首先對(duì)工程檔案進(jìn)行的高度的概括，進(jìn)而闡述了創(chuàng)新檔案管理的具體內(nèi)容與措施。

關(guān)鍵詞：工程檔案 現(xiàn)代化 創(chuàng)新管理

1 工程檔案概述

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式，是把往復(fù)不斷的現(xiàn)象真實(shí)的記錄下來，成為人們進(jìn)行反復(fù)觀察和研究的歷史現(xiàn)象，準(zhǔn)確尋找事物發(fā)展規(guī)律的可靠依據(jù)。檔案工作都稱得上是一項(xiàng)既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的發(fā)展空間的充滿旺盛生命力的事業(yè)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代高速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案工作正張開寬闊的臂膀，不斷接納熱愛她的從業(yè)者。那么我們的檔案工作是如何開展的，工程項(xiàng)目檔案的現(xiàn)狀和發(fā)展前景又如何？這些值得涉足這項(xiàng)事業(yè)的從業(yè)人員去理性、深刻探討和研究。

2 工程檔案現(xiàn)代化的意義

現(xiàn)代化管理是相對(duì)于傳統(tǒng)手工管理而言，以現(xiàn)代科學(xué)為指導(dǎo)，對(duì)檔案?jìng)鹘y(tǒng)方式和做法進(jìn)行改革。采用先進(jìn)的設(shè)備和管理技術(shù)，充分發(fā)揮管理人員積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，在理論的基礎(chǔ)上借助計(jì)算機(jī)、數(shù)字通信等技術(shù)，使檔案管理更加系統(tǒng)、智力化、信息化，從而組成最佳的結(jié)構(gòu)體系，以確定被管理對(duì)象在整體動(dòng)態(tài)下的最佳效果。

3 工程檔案現(xiàn)代化管理的目的

檔案管理進(jìn)入現(xiàn)代化建設(shè)，就是為了要達(dá)到一個(gè)最佳效果：一是保存保護(hù)好各類實(shí)體檔案最大限度的延長(zhǎng)使用壽命；二是要開發(fā)檔案信息資源，迅速、準(zhǔn)確的提供一切檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步做貢獻(xiàn)。

4 工程檔案現(xiàn)代化管理的步驟

4.1 把檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)化，按照統(tǒng)一的計(jì)劃而行動(dòng)，完善制度、體系、統(tǒng)一部署，北京地鐵八號(hào)線二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日開工建設(shè)， 2011年12月23日順利完成了設(shè)計(jì)及施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范的要求，合格運(yùn)營(yíng)。8號(hào)線項(xiàng)目部組成的檔案資料整理人員配備齊全，與檔案管理人員及時(shí)交流溝通，向移交部門移交及時(shí)，后續(xù)資料補(bǔ)充齊全完整。并按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，北京地鐵八號(hào)線二期工程項(xiàng)目部結(jié)合項(xiàng)目檔案的歸檔要求，按照局集團(tuán)公司在2011年下發(fā)的中鐵一辦[2011]146號(hào)文件《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行整理，本實(shí)施細(xì)則同時(shí)也規(guī)范了各在建單位的歸檔范圍及職責(zé)要求，明確了移交檔案的時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量，對(duì)檔案資料的形成和流向進(jìn)行了追蹤管理。當(dāng)然在這同時(shí)也不乏有部分工程項(xiàng)目對(duì)工程資料的存在不重視，以公司資質(zhì)中標(biāo)的汕梅高速公路汕頭至揭陽段路基橋涵工程（第十合同段）2004年8月開工建設(shè)，于2009年12月份工程進(jìn)行移交，對(duì)缺陷期內(nèi)發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行了處理并經(jīng)過一驗(yàn)收小組的驗(yàn)收，該工程項(xiàng)目施工資料竣工后整理4年之久，一直到2011年底準(zhǔn)備移交，項(xiàng)目總工以郵寄的方式將竣工資料郵寄到檔案部門，未進(jìn)行任何移交手續(xù)，便一走了之，后經(jīng)檔案部門與施工部門人員進(jìn)行多方聯(lián)系都不得回音，工程資料記述和反映了施工成果的一種科技檔案，對(duì)我們今后的利用和生產(chǎn)建設(shè)起著很重要的作用，有利于作為擴(kuò)大市場(chǎng)以及工程中出現(xiàn)問題時(shí)查考的依據(jù)，施工負(fù)責(zé)人及工程檔案具體整理人員有責(zé)任及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的向檔案部門移交。管理工作也由若干個(gè)相互依存相互制約的部分構(gòu)成整體，從這個(gè)整體系統(tǒng)性的去實(shí)現(xiàn)最佳效果。

4.2 檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代

①在條件允許的情況下，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和管理技術(shù)。廣泛的使用計(jì)算機(jī)和通信系統(tǒng)，收集大量的信息進(jìn)行整理、分析，理清工作思路、制定標(biāo)準(zhǔn)，在項(xiàng)目建設(shè)初期就明確了“誰經(jīng)辦、誰立卷、誰負(fù)責(zé)”的管理原則。②積極參與學(xué)習(xí)現(xiàn)代的管理手段和方法，檔案管理人員要深入現(xiàn)場(chǎng)了解檔案的形成情況，對(duì)于工程的進(jìn)展做詳細(xì)記錄，主動(dòng)做好對(duì)檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，針對(duì)于出現(xiàn)的疑難問題進(jìn)行研究分析、不斷的進(jìn)行探索，最終解決問題。

4.3 加強(qiáng)檔案管理人員的智力化培養(yǎng)

①現(xiàn)代化管理十分強(qiáng)調(diào)人的因素，注意開發(fā)管理人員的智力，充分重視，提高檔案管理人員素質(zhì)，提升檔案業(yè)務(wù)技能，充分調(diào)動(dòng)檔案人的主動(dòng)性、積極性和創(chuàng)造性。②提高檔案管理人員崗位的穩(wěn)定性，配置專職檔案管理人員。檔案管理業(yè)務(wù)的很多工作都是需要檔案人在日常工作當(dāng)中去積累經(jīng)驗(yàn)，逐步完善和改進(jìn)，這樣才能保證檔案管理工作的延續(xù)性，促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。同時(shí)也需要有充滿活力、高效、應(yīng)變能力強(qiáng)的組織機(jī)構(gòu)以適應(yīng)復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境。

5 結(jié)束語

總之，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它在社會(huì)、政治、經(jīng)濟(jì)方面都發(fā)揮著極其重要的作用，要做好工程竣工檔案資料的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)工程檔案人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同努力來建立健全工程竣工管理體系，我們也不斷的在學(xué)習(xí)和借鑒其它單位先進(jìn)的建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的難題，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會(huì)服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：廉鳳陽（1981-），女，黑龍江綏化人，檔案管理員，助理館員，研究方向：檔案信息化。endprint