劉星

摘要：高等院校學(xué)生檔案作為高校學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活積累形成的文字印證，逐漸成為學(xué)生日后工作發(fā)展的重要參評(píng)指標(biāo)。在面對(duì)不斷發(fā)展變化的新情況，學(xué)生呈現(xiàn)出的多元化發(fā)展的新特點(diǎn)，高校要求學(xué)生檔案管理工作也必須適應(yīng)新特點(diǎn)、新變化。本文結(jié)合高校學(xué)生檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從高校學(xué)生檔案的管理特點(diǎn)、管理手段、創(chuàng)新管理途徑幾方面，淺析高校學(xué)生檔案工作的開(kāi)展及創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案檔案管理創(chuàng)新路徑

高校學(xué)生檔案是指各級(jí)各類(lèi)高等院校對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間，參與各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中所形成、積累、歸檔保存的各種文字材料。它既涵蓋了學(xué)生在校期間的個(gè)人簡(jiǎn)歷、在校學(xué)籍登記表、畢業(yè)生登記表、學(xué)習(xí)成績(jī)單以及學(xué)生參與各類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各項(xiàng)競(jìng)賽活動(dòng)、個(gè)人藝術(shù)特長(zhǎng)方面獲獎(jiǎng)等記錄材料，又包括了學(xué)生在校期間的思想品德方面各類(lèi)獎(jiǎng)懲登記表等材料。

一、高校學(xué)生檔案的管理特點(diǎn)

高校學(xué)生檔案從學(xué)生錄取時(shí)由人事部門(mén)接收并歸檔管理，實(shí)屬人事檔案的一個(gè)類(lèi)別，具有其共性特點(diǎn)之外，在校期間的學(xué)生學(xué)習(xí)生活和創(chuàng)作實(shí)踐等經(jīng)歷使其又具有以下管理領(lǐng)域的特點(diǎn)：

（一）高校學(xué)生檔案管理的承接性

高校學(xué)生檔案所記錄的內(nèi)容是每個(gè)人一生求學(xué)經(jīng)歷中非常重要的階段，形成的記載材料也是人事檔案不可或缺的重要組成部分。高校學(xué)生檔案對(duì)了解一名學(xué)生基本情況、擇業(yè)、發(fā)展等具有重要的參考價(jià)值，這就要求在此階段所形成的各種材料要相對(duì)集中、全面以及翔實(shí)。從新生入學(xué)之日檔案便會(huì)由學(xué)校人事部門(mén)接收，并進(jìn)行檢查、歸檔和保管，并對(duì)其早前形成的“考生檔案材料”等進(jìn)行完善和補(bǔ)充，此后的幾年時(shí)間里學(xué)生在校期間所形成的各種材料都會(huì)不斷地補(bǔ)充進(jìn)學(xué)生的個(gè)人檔案材料，學(xué)生畢業(yè)后，其在校期間所形成的學(xué)生檔案便會(huì)按照有關(guān)規(guī)定，及時(shí)、有序、完整地進(jìn)行承接轉(zhuǎn)投到學(xué)生所在用人單位接收。學(xué)生檔案將作為用人單位了解新進(jìn)員工的重要途徑和渠道，對(duì)學(xué)生日后的發(fā)展起到重要的支撐佐證作用。

（二）高校學(xué)生檔案管理的差異性

高校學(xué)生檔案從各級(jí)學(xué)歷層次上大致分成專(zhuān)科生檔案、本科生檔案、研究生檔案（又包括碩士、博士、博士后檔案）等。按學(xué)生進(jìn)校到畢業(yè)的自然年劃分，又可分為考生檔案、在校生檔案、畢業(yè)生檔案三大類(lèi)。隨著高校招生制度、現(xiàn)代化手段等不斷推進(jìn)發(fā)展，大多數(shù)考生檔案已形成電子化檔案管理模式，這就要求高校人事部門(mén)在接收新生入校檔案時(shí)對(duì)考生電子檔案進(jìn)行必要的篩選，進(jìn)行有針對(duì)性的分類(lèi)逐級(jí)管理，為日后學(xué)生在校期間形成的檔案和畢業(yè)檔案材料的收集和歸檔做好起始工作，提供高質(zhì)量的檔案信息服務(wù)。

（三）高校學(xué)生檔案管理的排他性

學(xué)生在校期間檔案材料除考生檔案材料外，還包括學(xué)習(xí)經(jīng)歷、生活經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷以及畢業(yè)信息等。由于學(xué)生在校期間經(jīng)歷相對(duì)簡(jiǎn)單，所形成的學(xué)生檔案材料總體呈現(xiàn)單一化特點(diǎn)，數(shù)量也相對(duì)較少。此外，高校學(xué)生檔案在保管上與其他人事檔案性質(zhì)的保管工作有所區(qū)分，高校學(xué)生檔案在管理上采取分階段收集、集中管理、統(tǒng)一保存的管理辦法。由學(xué)校人事部門(mén)統(tǒng)一管理，學(xué)生進(jìn)入畢業(yè)階段再由畢業(yè)就業(yè)部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行管理、封裝檔案材料。學(xué)生畢業(yè)（升學(xué)）或參加社會(huì)工作后，隨其人事關(guān)系的流轉(zhuǎn)到新的學(xué)校或具體的用人單位。

二、高校學(xué)生檔案工作的管理手段

高校學(xué)生檔案具有承接性、差異性和排他性等特點(diǎn)。在校期間學(xué)生檔案收集整理工作，應(yīng)按照所經(jīng)歷的學(xué)習(xí)階段、社會(huì)實(shí)踐階段、獎(jiǎng)懲情況等不同環(huán)節(jié)進(jìn)行有針對(duì)性、有差異化、有選擇性的分步驟、分階段的收集整理。院系各部門(mén)應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)做好學(xué)生在校期間的檔案管理工作。具體可以涵蓋以下幾個(gè)方面：

（一）提高全院師生的檔案管理認(rèn)識(shí)

學(xué)生檔案管理作為學(xué)校人才培養(yǎng)和學(xué)生德育建設(shè)的記錄性基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它是對(duì)學(xué)生在專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)、實(shí)踐等環(huán)節(jié)的印證，同時(shí)又是學(xué)校教書(shū)育人，薪火相傳的傳承體現(xiàn)。為使學(xué)生檔案工作應(yīng)對(duì)不斷發(fā)展變化的新特點(diǎn)，高校應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，建立一支專(zhuān)、兼職相結(jié)合的學(xué)生檔案工作管理隊(duì)伍。除檔案管理主體部門(mén)之外，各院（系）、行政和教輔等部門(mén)也應(yīng)加深對(duì)學(xué)生檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，把收集、整理學(xué)生在校期間的檔案材料作為一項(xiàng)日常工作進(jìn)行常態(tài)化管理。形成對(duì)學(xué)生檔案管理從建章立制、規(guī)范化運(yùn)作到常態(tài)化管理的工作思路。

（二）各部門(mén)聯(lián)動(dòng)，做好學(xué)生檔案的收集整理

學(xué)生檔案管理工作是一項(xiàng)依靠檔案管理部門(mén)與其他職能部門(mén)聯(lián)動(dòng)配合的連貫性整體工作。它大致可按入校期、在校期和畢業(yè)期三個(gè)不同階段進(jìn)行管理。高校人事部門(mén)、各院系專(zhuān)兼職檔案員對(duì)新生入校時(shí)的檔案接收工作進(jìn)行及時(shí)、有效的細(xì)分，確保不漏收一份檔案材料。此外，學(xué)生檔案材料中的學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表、獎(jiǎng)懲材料等應(yīng)根據(jù)其所涉及的各部門(mén)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)式管理，有針對(duì)性的收集、整理，確保學(xué)生檔案材料的完整性和豐富性。對(duì)于畢業(yè)生檔案資料的集中歸檔、整理和轉(zhuǎn)遞工作單純依靠檔案管理部門(mén)難以在有限時(shí)間內(nèi)完成，這就要求各職能部門(mén)工作人員積極協(xié)助配合，保證學(xué)生檔案按時(shí)、準(zhǔn)確的進(jìn)入下一階段的投遞工作。

（三）利用各種媒體手段做好宣傳工作

加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案管理的宣傳力度，強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)。隨著當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)自主權(quán)的加深出現(xiàn)出了各種靈活、隱性的就業(yè)趨勢(shì)，不少畢業(yè)生在日后工作多年重返學(xué)校查詢本人的檔案事宜，這恰恰說(shuō)明很多學(xué)生在校期間對(duì)自身人事檔案認(rèn)識(shí)并不清楚，也不夠重視，使得很多學(xué)生在畢業(yè)之初沒(méi)有認(rèn)真處理畢業(yè)檔案的落實(shí)工作，也出現(xiàn)了一些畢業(yè)生把檔案寄存放在學(xué)校保管等情況，大學(xué)生棄檔現(xiàn)象較為突出。針對(duì)上述問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)利用一切媒體手段，通過(guò)宣傳展板、櫥窗、紙媒體和現(xiàn)代化媒體手段開(kāi)展對(duì)檔案基本知識(shí)的宣傳普及，對(duì)學(xué)生檔案重要性進(jìn)行講解，提高學(xué)生的檔案意識(shí)，讓更多的學(xué)生了解檔案的重要性。特別是在學(xué)生畢業(yè)之際，通過(guò)校園網(wǎng)、宣傳欄等載體對(duì)畢業(yè)生檔案辦理情況進(jìn)行講解，各院系輔導(dǎo)員和兼職檔案員也要對(duì)學(xué)生檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和督促，確保學(xué)生正確對(duì)待檔案的投遞轉(zhuǎn)出工作，保證畢業(yè)生今后的學(xué)習(xí)和工作發(fā)展。

（四）根據(jù)院系不同專(zhuān)業(yè)教學(xué)特點(diǎn)，豐富學(xué)生檔案內(nèi)容

學(xué)生在校期間的檔案材料，除學(xué)籍表、畢業(yè)生登記表和成績(jī)單等材料外，應(yīng)逐步拓展、豐富學(xué)生檔案內(nèi)容。在收集整理學(xué)生檔案材料的過(guò)程中根據(jù)不同教學(xué)形式呈現(xiàn)出不同的教學(xué)實(shí)踐成果進(jìn)行拓展收集，確保材料準(zhǔn)確反映該學(xué)生學(xué)習(xí)經(jīng)歷，能夠成為學(xué)生檔案材料中的亮點(diǎn)。這就要求檔案管理工作人員和各院系兼職檔案員了解各院系課程設(shè)置和教學(xué)實(shí)踐特點(diǎn)，從學(xué)科專(zhuān)業(yè)角度對(duì)學(xué)生在校期間形成的各項(xiàng)材料進(jìn)行有針對(duì)性的篩選，對(duì)社會(huì)實(shí)踐和創(chuàng)作中形成的具有代表性的教學(xué)成果及時(shí)的收集和整理，綜合全面的材料歸檔能使其更貼近實(shí)際用人需求，更好地發(fā)揮其效用的同時(shí)也提升了學(xué)生檔案的使用價(jià)值。既準(zhǔn)確體現(xiàn)出學(xué)生檔案的原始核心，又適時(shí)劃分出適應(yīng)社會(huì)需求的學(xué)生檔案歸檔新范圍。多元化的學(xué)生檔案材料將幫助學(xué)生在日后的學(xué)習(xí)和擇業(yè)中具有更多競(jìng)爭(zhēng)力，也為社會(huì)企業(yè)、用人單位提供全面、真實(shí)、生動(dòng)、廣泛的檔案材料。

三、拓展高校學(xué)生檔案管理工作新路徑

目前，高校學(xué)生檔案內(nèi)容從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度分析略顯不夠全面、學(xué)習(xí)經(jīng)歷特點(diǎn)不突出，這或多或少會(huì)影響學(xué)生日后的升學(xué)或就業(yè)發(fā)展。在進(jìn)一步深化教育改革的形勢(shì)下，高校學(xué)生檔案在管理創(chuàng)新方面切實(shí)拓展學(xué)生檔案管理新路徑，進(jìn)一步提升管理創(chuàng)新服務(wù)水平。

（一）注重時(shí)效性，使學(xué)生檔案更具使用價(jià)值。在對(duì)學(xué)生檔案的管理過(guò)程中，要進(jìn)一步提高檔案材料內(nèi)容與學(xué)生實(shí)際學(xué)習(xí)經(jīng)歷的契合度，注重實(shí)現(xiàn)檔案的使用價(jià)值與現(xiàn)實(shí)意義。加強(qiáng)宣傳檔案在學(xué)生成長(zhǎng)、求學(xué)、就業(yè)等不同人生階段中的重要性。其次，學(xué)生檔案材料的歸檔不僅限于形式上，不僅注重一些常規(guī)信息的搜集，還必須兼顧學(xué)生的其他信息，如心理情況、個(gè)人素質(zhì)體現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)及實(shí)踐操作技能方面的信息。通過(guò)教務(wù)處、學(xué)生處等各部門(mén)的配合，在收集和歸檔環(huán)節(jié)最大程度地反映學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活情況，從而真正實(shí)現(xiàn)檔案對(duì)學(xué)生、對(duì)用人單位、對(duì)社會(huì)的最大使用價(jià)值，提升檔案的利用價(jià)值。

（二）利用現(xiàn)代化手段，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的技術(shù)化。隨著教育改革的深入推進(jìn)，為應(yīng)對(duì)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的新要求，對(duì)學(xué)生檔案的管理推行數(shù)字化技術(shù)，逐步形成對(duì)學(xué)生檔案管理的信息化服務(wù)模式，提高學(xué)生檔案管理的信息化水平。例如檔案管理部門(mén)、教務(wù)處、學(xué)生處等部門(mén)利用計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備，通過(guò)建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行統(tǒng)一格式的網(wǎng)上錄入、收集和歸檔工作。通過(guò)信息化等手段的實(shí)施不僅提高學(xué)生檔案管理的效率，又可提升學(xué)生檔案管理工作的透明度和服務(wù)水平，最終突顯了學(xué)生檔案服務(wù)的職能特點(diǎn)。各部門(mén)通過(guò)利用信息化手段，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行分類(lèi)、分層次管理，提升檔案管理的層次性與清晰度，使學(xué)生檔案管理工作成為為學(xué)生、用人單位、社會(huì)服務(wù)的有力支撐。

（三）注重學(xué)生檔案管理利用的雙向性。學(xué)生畢業(yè)后用人單位對(duì)學(xué)生檔案使用的信息反饋容易成為學(xué)生檔案管理工作中被忽略的環(huán)節(jié)。通過(guò)對(duì)用人單位反饋信息的收集，可以進(jìn)一步指導(dǎo)我們?cè)趯W(xué)生檔案管理工作開(kāi)展的各個(gè)階段進(jìn)行有針對(duì)性的調(diào)整和改進(jìn)。針對(duì)學(xué)生檔案在用人單位的使用情況，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的信息反饋，及時(shí)對(duì)用人單位的人才需求、職位招聘、崗位特點(diǎn)等信息進(jìn)行匯總，從而結(jié)合本校各學(xué)科專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、社會(huì)實(shí)踐經(jīng)歷等相關(guān)材料進(jìn)行重新界定和收集，使學(xué)生檔案在與用人單位的用人需求等方面形成良好對(duì)接，為今后學(xué)生畢業(yè)擇業(yè)形成更具針對(duì)性的學(xué)生檔案識(shí)別體系。

學(xué)生檔案管理工作作為高校管理工作中的重要一環(huán)，面臨著許多挑戰(zhàn)，作為檔案管理部門(mén)要抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，不斷促進(jìn)學(xué)生檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。從而真正實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的效用和價(jià)值，更好地為學(xué)生、為學(xué)校、為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].黑龍江教育，2010（3）.

[2]戴典芬.就業(yè)視角下的高校學(xué)生檔案管理創(chuàng)新研究[J].金陵科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（9）.

[3]謝開(kāi)明.葉方蓮.淺談高校的檔案管理[J].安康師專(zhuān)學(xué)報(bào)，2005（2）.

[4]張曉霞.談?wù)剬?duì)高校檔案工作的創(chuàng)新[J].檔案學(xué)通訊，2003（3）.

[5]姜弘.新時(shí)期如何做好高校檔案管理工作[J].中國(guó)冶金教育， 2007（3）.

[6]陳丹.淺談高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（10）.

[7]楊鳳蓮.淺談當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2011（12）.

作者單位：北京電影學(xué)院