劉麗明

【摘 要】會計電算化是將信息技術(shù)和電子技術(shù)相結(jié)合運用到會計實務(wù)上，利用電子計算機將人工從繁重的任務(wù)中解放，代替人工對賬目進行記錄與整理。會計電算化相較于手工核算更加便捷，會計信息的處理和傳遞更加準(zhǔn)確和及時。會計核算手段的變化，給企業(yè)內(nèi)部控制帶來了新的挑戰(zhàn)，本文試對會計電算化對企業(yè)內(nèi)內(nèi)部控制提出的挑戰(zhàn)和應(yīng)對措施進行論述。

【關(guān)鍵詞】會計電算化；內(nèi)部控制

隨著市場經(jīng)濟的不斷改革和完善，信息技術(shù)的完善，社會對會計信息工作提出了更多更高的要求。企業(yè)會計信息系統(tǒng)，也由原本的會計核算工作逐步轉(zhuǎn)型為決策支持和網(wǎng)絡(luò)化，會計核算的形式與環(huán)境發(fā)生了很大的改變，原有的內(nèi)部控制制度和形式需要做出改變和調(diào)整才能發(fā)揮內(nèi)部控制的作用，以便于會計電算化更加高效、安全、可控。

一、加強會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

現(xiàn)如今，計算機的應(yīng)用越來越廣泛，在會計領(lǐng)域的應(yīng)用使傳統(tǒng)的核算手段得到了改變加快了數(shù)據(jù)的處理速度，同時也提高了數(shù)據(jù)計算的準(zhǔn)確性，并且在一定程度上，減少了人力和物力的浪費，會計的工作效率得到提高。會計核算環(huán)境和核算方式也隨之發(fā)生了很大的變化，原有的內(nèi)部控制制度是建立在手工核算模式下的，不適應(yīng)電算化模式下的空間核算工作的監(jiān)督和控制。比如手工核算模式下，人員的職責(zé)分工直觀、明確，每位會計人員的工作過程和工作職責(zé)都可以從憑證、賬簿中看出痕跡；電算化核算模式下，每位操作人員憑自己的賬號和密碼進入系統(tǒng)獨立完成自己的工作任務(wù)，其他的操作人員看得到操作結(jié)果，看不到操作過程。手工模式下可以通過筆跡辨識，如果電算化環(huán)境下一位操作人員用另一位操作人員的賬號進行業(yè)務(wù)操作，是不容易被輕易發(fā)現(xiàn)的，會計核算的安全、有序、責(zé)任明確需要有一套相應(yīng)的制度保證。內(nèi)部控制制度應(yīng)當(dāng)隨著會計核算方式的變化做出相應(yīng)的改變，更好地發(fā)揮內(nèi)部控制在電算化環(huán)境下的作用。

二、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制的影響

1.會計電算化改變了企業(yè)內(nèi)部控制的方式

在傳統(tǒng)的手工會計核算環(huán)境下，企業(yè)的內(nèi)部控制制度遵從權(quán)責(zé)分工的原則，建立了嚴(yán)密的內(nèi)部制度，各級部門和工作人員、各個工作環(huán)節(jié)相互牽制、核對、相互檢查、監(jiān)督，其中包括對信息的大量提取、傳輸和校驗工作。這種環(huán)境下，由于是人為對會計業(yè)務(wù)進行各個環(huán)節(jié)的處理的，所以企業(yè)為了加強管理、減少錯誤，在每個環(huán)節(jié)都建立了相應(yīng)的監(jiān)督管理制度，使會計工作有序、權(quán)責(zé)明確、客觀、真實、有效。

在會計電算化環(huán)境下，企業(yè)利用計算機技術(shù)對會計業(yè)務(wù)進行集中化的處理，原來手工完成的工作現(xiàn)在由計算機完成，信息處理的效率得到極大的提高。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛運用，會計業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)處理范圍逐步擴大，信息傳遞的方式也發(fā)生了質(zhì)的變化，由原來的紙質(zhì)資料為主轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)為主。企業(yè)在內(nèi)部控制制度設(shè)計上，學(xué)要對人員分工嚴(yán)格定義，每位操作人員的賬號和密碼要單獨保管，涉及到重要事項處理可以由兩個或多個人共同管理賬號和密碼，必須兩個人同時在場才能處理；嚴(yán)格制定交接班的程序和必須完成的手續(xù)。

2.會計電算化改變了企業(yè)內(nèi)部控制的對象

手工會計模式下，工作人員要對所有的會計業(yè)務(wù)進行組織、處理和執(zhí)行。在這個過程中，人是工作的主要實施者，是這項工作的主體。對會計業(yè)務(wù)進行處理時，需要以紙為媒介對企業(yè)內(nèi)部的會計業(yè)務(wù)進行記錄，按照工作順序編制原始憑證、等級會計賬簿、以及編制會計報表，一般修改痕跡，都很容易辨別。除此以外，在手工會計的模式下，會計業(yè)務(wù)處理的各個環(huán)節(jié)都有專門的權(quán)限人員進行檢查與簽章，層層檢查、道道把關(guān)。

在電算化模式下，工作人運用計算機完成大部分的會計業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)，對這項工作完成的好壞和效率不再是僅僅取決于操作的“人”，同時也會受到而且是在很大程度上受到“計算機”及相關(guān)因素的影響，如網(wǎng)絡(luò)、病毒、計算機的性能等等。另外企業(yè)利用會計電算化來處理和存儲數(shù)據(jù)，會計數(shù)據(jù)由紙質(zhì)介質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮咏橘|(zhì)，數(shù)據(jù)被篡改或者刪除不易留下痕跡。網(wǎng)絡(luò)在會計業(yè)務(wù)和信息處理中的運用，擴大了內(nèi)部控制的范圍。企業(yè)需要在內(nèi)部控制制度中明確規(guī)定，數(shù)據(jù)的存儲和輸入應(yīng)由專人完成、專人保管，建立內(nèi)部財務(wù)數(shù)據(jù)管理制度；系統(tǒng)管理員不得隨意刪除后臺數(shù)據(jù)，必須根據(jù)有關(guān)規(guī)定進行操作等等。

三、會計電算化內(nèi)部控制面臨的問題

1.缺乏相應(yīng)的思想觀念

由于我國會計電算化的起步較晚，從整體看會計電算化程度并不高，很多企業(yè)和工作人員對會計電算化信息的重要性和保密性缺乏必要的了解和重視，內(nèi)部職責(zé)分工形同虛設(shè)，有時一個人可以完成幾個人的工作，談不上相互稽核?；蛘邇H僅把電算化看作記賬、報賬的工具，沒有發(fā)現(xiàn)財務(wù)軟件的管理決策功能并利用財務(wù)軟件進行數(shù)據(jù)分析和管理決策，只使用了軟件的部分功能，信息處理尚處于半手工狀態(tài)。

2.沒有嚴(yán)格遵循職權(quán)不相容的原則

在電算化會計核算環(huán)境下進行信息和數(shù)據(jù)處理時需要嚴(yán)格崗位分工。有些企業(yè)在實際操作中將很多部門和工作合并，進行統(tǒng)一處理，這樣，雖然節(jié)省了人力和物力，但在一定程度上也將一些本應(yīng)相分離的崗位合并到了一起，工作人員之間缺乏監(jiān)督、制約，這樣工作中出現(xiàn)問題，無法及時發(fā)現(xiàn)，容易導(dǎo)致錯賬和舞弊。

3.缺乏定期備份數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識

會計電算化主要是靠計算機完成，一旦計算機出現(xiàn)故障，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。如果企業(yè)沒有定期備份數(shù)據(jù)的習(xí)慣，之前的工作會全部丟失，需要全部重新完成。網(wǎng)絡(luò)在電算化處理中的應(yīng)用，如網(wǎng)絡(luò)支付、網(wǎng)絡(luò)交易和利用網(wǎng)絡(luò)進行會計核算等等，企業(yè)的信息很容易受到網(wǎng)絡(luò)狀況和網(wǎng)絡(luò)安全的影響，如果企業(yè)內(nèi)部沒有網(wǎng)絡(luò)安全防范意識和措施，并以制度的形式強制執(zhí)行，否則一旦信息丟失或者整個系統(tǒng)受到病毒侵?jǐn)_，都將帶來無法挽回的損失。

四、解決會計電算化內(nèi)部控制問題的對策

1.制定業(yè)務(wù)程序，嚴(yán)格控制會計核算的質(zhì)量

對會計電算化系統(tǒng)軟件的使用要嚴(yán)格按照相應(yīng)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，最大程度的利用會計電算化軟件自身擁有的功能，加強計算機的硬件和軟件的管理，企業(yè)至少要有一名計算機專業(yè)人員或者精通計算機的人員負(fù)責(zé)日常維護。

2.崗位分工應(yīng)當(dāng)做到職責(zé)明確，相互稽核

會計工作的對象具有特殊性，一但出現(xiàn)錯誤，很容易給企業(yè)造成損失。因此，要嚴(yán)格設(shè)置崗位和職責(zé)分工，崗位和崗位之間相互稽核，便于及時發(fā)現(xiàn)問題，避免差誤對會計核算工作的影響繼續(xù)擴大。

3.嚴(yán)密管理檔案資料，避免資料丟失

在電算化會計核算形式下，企業(yè)應(yīng)定期備份數(shù)據(jù)，及時對一些重要會計資料進行存檔，并通過建立完善的制度保證此項工作的執(zhí)行。根據(jù)紙質(zhì)和電子檔案的特性，使用不同的保管方式，如紙質(zhì)檔案注意防潮、防火、防意外災(zāi)害，電子介質(zhì)的檔案注意防震、防潮、防盜竊。同時企業(yè)應(yīng)制定一些應(yīng)急措施，緊急處理意外狀況，防止檔案資料丟失。

4.制定電算化系統(tǒng)維護制度

利用會計電算化進行數(shù)據(jù)處理，打破了用紙質(zhì)處理、記錄、保存信息的模式，雖然將過程簡化，但同時，也增加了風(fēng)險，企業(yè)要加強對系統(tǒng)的維護，使會計數(shù)據(jù)的完整性和安全性得到保證。特別是互聯(lián)網(wǎng)在會計工作中的使用，需要建立相配套的制度，規(guī)范工作中網(wǎng)絡(luò)的使用，配備相應(yīng)的工作人員維護網(wǎng)絡(luò)安全，解決計算機日常操作中的故障。

五、小結(jié)

對會計電算化內(nèi)部控制制定完善的制度，不僅有利于企業(yè)會計信息的質(zhì)量，也有利于企業(yè)資產(chǎn)的安全，因此，企業(yè)高層人員和會計工作人員應(yīng)依照本企業(yè)的實際情況，制定符合本企業(yè)發(fā)展和建設(shè)的內(nèi)部控制制度，以提升企業(yè)會計電算化核算的安全性、有效性和可靠性。

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