云霄

摘要：目前，世界500強企業(yè)中有80%都在用ERP系統(tǒng)對人財物等資源進行管理，該系統(tǒng)中的電子數(shù)據(jù)是企業(yè)的核心經(jīng)營數(shù)據(jù)，迫切需要科學歸檔管理。國內(nèi)在ERP結(jié)構(gòu)化電子數(shù)據(jù)歸檔方面還沒有成熟的經(jīng)驗可借鑒，本文介紹了大型企業(yè)ERP系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)歸檔的重要性和理論依據(jù)，并對歸檔方案和技術實現(xiàn)進行了分析。

關鍵詞：ERP電子數(shù)據(jù)歸檔

ERP是企業(yè)資源計劃或稱企業(yè)資源規(guī)劃（Enterprise Resource Planning）的簡稱，對企業(yè)所擁有的人、財、物、信息等綜合資源進行綜合平衡和優(yōu)化管理。目前，世界500強企業(yè)中有80%都在用ERP系統(tǒng)作為其決策的工具。

多數(shù)大型企業(yè)都已形成以ERP系統(tǒng)為核心的經(jīng)營管理系統(tǒng)，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營方面的重要電子文件，幾乎都由ERP系統(tǒng)直接或間接產(chǎn)生。根據(jù)調(diào)查，某大型企業(yè)ERP系統(tǒng)直接產(chǎn)生的電子文件約占企業(yè)資源的30%-40%，每月的數(shù)據(jù)增長量達1.5TB，企業(yè)集中服務器每月增長近80GB，其中包含了應長期保存的各類憑證、各類報表、各種統(tǒng)計臺賬、設備臺賬、資產(chǎn)臺賬、項目臺賬、物料臺賬、設備檢維修計劃及記錄、會計賬簿、生產(chǎn)版本、物料BOM、定額工藝路線等數(shù)據(jù)。

隨著ERP系統(tǒng)的廣泛應用，為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的歸檔管理帶來了挑戰(zhàn)。由于系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)非常多，只能將少量的數(shù)據(jù)打印并歸檔到檔案部門，其他大部分數(shù)據(jù)還保留在ERP系統(tǒng)中無法進行歸檔，原本手工紙質(zhì)歸檔的模式受到很大沖擊。

一、ERP結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔的理論依據(jù)

電子文件真實性保障國際合作項目（InterPARES）的研究目標是建立一套能夠確保數(shù)字文件能夠以準確和可靠的方式生成，并且被形成單位或整個社會利用的過程中，真實性能得到維護，不受技術更新和載體耐性影響的理論和方法。InterPARES項目提出了兩個文件管理模型：一是基于生命周期理論的保管鏈模型，二是基于連續(xù)體理論的業(yè)務驅(qū)動文件管理模型[1]。

（一）文件生命周期的新概念：由于不能維持或保存電子文件本身，而只能保存重新生成他們的方法，所以形成單位為業(yè)務目的重新生成的電子文件應視為形成單位的原件；保管單位為保管目的重新生成的電子文件應視為文件形成單位的真實復件[2]。

（二）電子文件生命周期：以電子文件與文件重新生成者的關系來劃分，將電子文件的生命周期劃分為以下兩個階段：

第一階段，文件形成者的原件：形成者在正常業(yè)務活動過程中形成的復件是原件并應作為原件使用及處理；

第二階段，文件形成者的真實復件：保管者形成的復件不能作為原件，因為形成者從未在形成后使用或者處理這些用于長期保存而不是形成者業(yè)務活動的復件。

在ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔時，以長久保存為目的，按照生成文件的方法將其進行重新生成操作，在這個過程中產(chǎn)生的電子文件可視為電子文件的復件，不能作為原件。但由于是真實遵循生成原件的方式而產(chǎn)生的電子文件，所以可視為原件的忠實復件，與原件具有相同的效力。

二、ERP歸檔集成方案分析

檔案管理系統(tǒng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口，ERP系統(tǒng)可通過數(shù)據(jù)交換接口，將需歸檔的數(shù)據(jù)文件成批次的推送至檔案管理系統(tǒng)，經(jīng)檔案的收集整編流程，審批通過后成為正式檔案。ERP系統(tǒng)可以通過數(shù)據(jù)交換接口，查詢以往推送的數(shù)據(jù)文件的歸檔狀態(tài)。

檔案管理系統(tǒng)集成架構(gòu)具體說明如下：

1.檔案系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)集成采用建立檔案數(shù)據(jù)交換標準接口的方式，以提供良好的可擴展性、可重用性、可維護性和可管理性。

2.檔案數(shù)據(jù)交換標準接口提供與ERP系統(tǒng)的接口規(guī)范、統(tǒng)一模型、數(shù)據(jù)交換格式定義等。

3. ERP系統(tǒng)主動調(diào)用檔案數(shù)據(jù)交換標準接口與檔案系統(tǒng)進行交互，即采用推的方式將包含了元數(shù)據(jù)和電子原文的檔案數(shù)據(jù)主動推送給檔案系統(tǒng)。

4.檔案系統(tǒng)對ERP系統(tǒng)推送過來的檔案數(shù)據(jù)不做二次加工，保證檔案數(shù)據(jù)的準確性和原始性。

5.檔案數(shù)據(jù)交換標準接口的日志與監(jiān)測通過檔案系統(tǒng)全局的日志與審計模塊統(tǒng)一實現(xiàn)。

業(yè)務人員將需要打印的報表或憑證在ERP系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成PDF文件。系統(tǒng)對生成結(jié)果進行檢查，如不成功則重新生成PDF文件，如成功則PDF文件歸檔進入檔案系統(tǒng)，由檔案人員完成相應的檔案歸檔整理工作，并產(chǎn)生檔案歸檔確認單。

利用ABAP開發(fā)平臺在ERP系統(tǒng)中開發(fā)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換接口，接口包括：檔案數(shù)據(jù)生成模塊、發(fā)送模塊、接口監(jiān)測分析模塊等。檔案數(shù)據(jù)生成模塊用于采集需要歸檔的報表和憑證信息形成元數(shù)據(jù)和電子原文；檔案數(shù)據(jù)發(fā)送模塊主動調(diào)用檔案數(shù)據(jù)標準交換接口，將檔案數(shù)據(jù)發(fā)送給檔案系統(tǒng)；接口監(jiān)測分析模塊用于對檔案系統(tǒng)接口進行監(jiān)測，保證將檔案數(shù)據(jù)準確、及時、完整地傳送給檔案系統(tǒng)。其中檔案數(shù)據(jù)發(fā)送模塊和接口監(jiān)測分析模塊屬于公共模塊；檔案數(shù)據(jù)生成模塊分布在各個需要歸檔的報表或憑證的打印程序中。

對于ERP系統(tǒng)電子文件的歸檔采取ERP系統(tǒng)主動將包含了元數(shù)據(jù)描述信息的電子文件主動推送至檔案管理系統(tǒng)的模式。檔案管理系統(tǒng)對業(yè)務系統(tǒng)推送過來的歸檔數(shù)據(jù)不做二次加工處理，保證了歸檔數(shù)據(jù)的準確性和原始性，從而使歸檔的電子文件具有較高的可信度，達到了與歸檔紙質(zhì)文件同樣的憑證價值，同時也避免了ERP系統(tǒng)或者檔案系統(tǒng)在各自業(yè)務邏輯發(fā)生變化時相互影響的現(xiàn)象。

對于ERP系統(tǒng)電子文件歸檔，除了電子文件本身外，還包括了針對歸檔文件的描述性元數(shù)據(jù)信息。例如：文件名稱、密級、保管期限、歸屬單位、利潤中心、憑證類別、分類號等。

三、ERP系統(tǒng)主動推送模式技術實現(xiàn)

ERP系統(tǒng)接口的主動推送模塊主要完成如下兩個功能：

1.生成、上傳歸檔數(shù)據(jù)包。先由ERP系統(tǒng)歸檔程序?qū)I(yè)務憑證送到脫機服務器“打印池”中，再把憑證從“打印池”中取出來，生成PDF文件，將PDF文件上傳至接口平臺，同時創(chuàng)建PDF描述文件（XML格式）、上傳狀態(tài)標記文件（TXT格式）上傳至接口平臺。

2.取回歸檔結(jié)果（后臺作業(yè)）。從接口平臺取回歸檔結(jié)果標識，更新日志。其中包括兩個步驟：

第一步是ERP系統(tǒng)按照接口規(guī)范，生成相應檔案文件（PDF）、歸檔文件屬性信息描述文件（XML）、上傳狀態(tài)標記文件（TXT），然后在接口平臺（FTP服務器）指定路徑下創(chuàng)建一個名稱唯一歸檔文件夾，此名稱作為歸檔批次號，將生成的文件上傳至此唯一的歸檔文件夾，檔案系統(tǒng)的歸檔接口以一定的時間間隔來輪詢歸檔文件夾（將符合條件的批次歸檔）。

第二步是檔案系統(tǒng)將歸檔結(jié)果送到接口平臺。ERP系統(tǒng)（后臺作業(yè)）取回歸檔結(jié)果，更新到歸檔LOG中。

四、實施效果

1.工作實踐表明，該歸檔模式的方案探索和經(jīng)驗總結(jié)，為關系型數(shù)據(jù)庫的歸檔管理提出新的實現(xiàn)思路。實現(xiàn)了日記賬、明細賬、采購合同、出庫單、入庫單、集成憑證等多種類型的文件的在線歸檔，使其告別了手工整理錄入的繁重工作的歷史，有效提高了ERP系統(tǒng)的運行效率。

2.通過通用格式轉(zhuǎn)換歸檔，在保證生成的電子檔案價值的同時，解決結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)識讀性低、系統(tǒng)依賴性強、交換共享困難的問題。是InterPARES理論成果在國內(nèi)歸檔管理方面首次實現(xiàn)，是對電子文件真實性保障研究方面的具體實踐，對電子文件的真實、可用等方面的規(guī)范建設提供了重要的參考價值，對于國內(nèi)ERP系統(tǒng)在線歸檔的研究方向，是較為可行的探索和實踐。

參考文獻：

[1]Luciana Duranti， ed. The Long-term Preserva？ tion of Authentic Electronic Records： Findings of the InterPARES Project（San Miniato： Archilab， 2005

[2]Luciana Duranti and Randy Preston， eds. Inter？ PARES 2： Interactive， Dynamic and Experiential Re？ cords （Roma： ANAI 2008）

作者單位：中國石油化工集團公司