薛曄

摘要：隨著中央企業(yè)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，傳統(tǒng)檔案管理模式就需要進(jìn)行改革，需要確立檔案資源共享的管理理念，確立檔案信息化、知識化發(fā)展方向，選擇適合本企業(yè)發(fā)展需求的檔案管理模式。

關(guān)鍵詞：中央企業(yè)企業(yè)檔案檔案管理

中央企業(yè)是國家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的命脈，在經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展中發(fā)揮重要作用。中央企業(yè)檔案工作在國家檔案事業(yè)中也占有一定的地位，央企檔案管理模式的創(chuàng)新，制度體系的完善，對企業(yè)檔案工作乃至國家檔案事業(yè)發(fā)展均有重要意義。

一、中央企業(yè)檔案管理模式面臨的挑戰(zhàn)

我國大型集團(tuán)公司基本是由國有大型企業(yè)經(jīng)過近二十年體制改革發(fā)展而來，取得了令人矚目的業(yè)績。但大型集團(tuán)公司的檔案管理模式卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于集團(tuán)公司的現(xiàn)代管理要求，集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)檔案管理往往各自為政，沒有形成系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，檔案信息、知識資源不能在集團(tuán)范圍內(nèi)有效利用。同時，信息化的發(fā)展也帶來新的問題。一方面，隨著信息化的發(fā)展，檔案工作從管理的內(nèi)容到形式等方面均發(fā)生較大的變化，管理的內(nèi)容向知識化、信息化方向發(fā)展，管理的形式從紙質(zhì)向電子化方向發(fā)展，這些變化迫使檔案管理方式也發(fā)生改變。另一方面，檔案的集中管理不再是傳統(tǒng)意義上的集中，電子化的集中使集團(tuán)化管理模式更容易實(shí)現(xiàn)。如何改變管理思路，建立適合信息化、知識化、數(shù)據(jù)化特點(diǎn)的企業(yè)檔案管理模式，建立適應(yīng)于該模式的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理體系，成為中央企業(yè)檔案工作者迫切需要思考和解決的重要課題。正如前國際檔案理事會主席瓦洛先生在《檔案思想自由貿(mào)易：加拿大對北美檔案發(fā)展的看法》中描述的那樣：“檔案事業(yè)正處于一個完全被重新塑造和重新接受的時代”。

二、大型集團(tuán)公司檔案管理模式的探索

公司成立之初即成立檔案室，隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)實(shí)力的日趨雄厚，集團(tuán)檔案管理模式的改變也經(jīng)歷了一個曲折的階段。經(jīng)過數(shù)年探索，集團(tuán)總部已樹立集團(tuán)化、標(biāo)準(zhǔn)化、知識化的檔案管理理念，并逐步推進(jìn)。

（一）確定現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理念

為建設(shè)適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的檔案管理模式，集團(tuán)檔案室確立檔案工作發(fā)展堅持三個指導(dǎo)思想：集成管理、服務(wù)方向、知識管理的思想。

1.集成管理：確立資源共享的理念。企業(yè)在創(chuàng)新檔案管理工作中，必須樹立資源共享利用的理念。就是企業(yè)檔案管理的全部實(shí)踐活動中將解決實(shí)際問題、滿足企業(yè)發(fā)展需求為重點(diǎn)，利用數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化優(yōu)勢，使集團(tuán)內(nèi)各企業(yè)的檔案信息資源更好的集中，避免重復(fù)的信息投入，實(shí)現(xiàn)高效利用。

為實(shí)現(xiàn)資源共享，達(dá)成對各子企業(yè)的檔案資源管控，先實(shí)現(xiàn)公司電子檔案集中管理，實(shí)體檔案各單位自行管理，建立起檔案分級管理、保存體系，對電子檔案進(jìn)行直接管理，對實(shí)體檔案進(jìn)行監(jiān)管管理。在適宜的情況下，建立企業(yè)檔案館，最終實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的集團(tuán)化集中。

2.服務(wù)方向：為企業(yè)經(jīng)營決策服務(wù)。檔案人不是給自己做檔案工作，而是給業(yè)務(wù)部門和領(lǐng)導(dǎo)決策做檔案工作，不能腦子里只有自己和規(guī)定，更要有公司的經(jīng)營活動，要理解部門需求并為公司發(fā)展服務(wù)。檔案工作人員要有服務(wù)意識，要專心、用心、創(chuàng)新。專心：認(rèn)真負(fù)責(zé)。用心：應(yīng)多方面學(xué)習(xí)，了解自己的工作也了解別人的工作。創(chuàng)新：在信息化時代，檔案人員應(yīng)培育信息化思維、加強(qiáng)IT尤其是應(yīng)用軟件的學(xué)習(xí)，用信息化的方法去解決信息化時代的檔案工作，否則就容易落后于時代，跟不上企業(yè)發(fā)展步伐，導(dǎo)致邊緣化。

3.知識管理：樹立檔案的知識意識。檔案管理應(yīng)該將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點(diǎn)從文件、檔案實(shí)體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊(yùn)含的知識，關(guān)注文件、檔案的情報性價值、現(xiàn)實(shí)價值與利用價值。應(yīng)用先進(jìn)的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項(xiàng)活動，挖掘企業(yè)檔案的知識價值，為企業(yè)價值創(chuàng)造活動服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案價值升值，提高檔案管理的地位。

（二）集團(tuán)公司對檔案管理模式進(jìn)行的探索

為實(shí)現(xiàn)檔案集團(tuán)化、知識化、服務(wù)化管理目標(biāo)，華僑城集團(tuán)進(jìn)行了檔案管理模式的改革。

1.集團(tuán)總部建立統(tǒng)一管控、分層實(shí)施的管理體制。集團(tuán)總部檔案室負(fù)責(zé)整個集團(tuán)的檔案監(jiān)督、管控，明確檔案管理目標(biāo)，建立檔案管理體系，提出檔案管理業(yè)務(wù)要求。在北京、上海、武漢、云南等區(qū)外項(xiàng)目及深圳本地各子公司設(shè)置本公司檔案室，負(fù)責(zé)本公司檔案管理工作。在各事業(yè)部（酒店物業(yè)事業(yè)部、旅游事業(yè)部、歡樂谷事業(yè)部）建立本部檔案室，負(fù)責(zé)該事業(yè)部檔案管理工作；各職能部門設(shè)置兼職檔案員，負(fù)責(zé)該部門文件資料整理工作，這三層之間分工清晰，職能明確，信息反饋流暢，形成了一套嚴(yán)密的檔案管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

2.以知識管理為平臺，全面實(shí)施檔案信息化建設(shè)。集團(tuán)2011年實(shí)施知識管理項(xiàng)目，以該平臺為基礎(chǔ)，檔案信息化建設(shè)與企業(yè)信息化建設(shè)工作同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步開展。推進(jìn)步驟包括實(shí)現(xiàn)庫存重要紙質(zhì)檔案數(shù)字化、其他載體形式檔案（傳統(tǒng)聲像檔案和榮譽(yù)檔案）數(shù)字化、完成檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)、健全網(wǎng)上查詢功能與流程、檔案管理系統(tǒng)與知識管理平臺融合。

3建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、專業(yè)化的檔案管理制度。堅持企業(yè)的制度化管理是企業(yè)檔案管理的必然之路，從文件材料的形成至銷毀各個環(huán)節(jié)都有序運(yùn)行。根據(jù)公司文件形成特點(diǎn)，并結(jié)合國家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案管理全套制度，如《華僑城集團(tuán)檔案管理制度》、《檔案管理操作規(guī)程》等等。使檔案工作的流程規(guī)范化，工作人員的操作專業(yè)化。并逐步將制度、標(biāo)準(zhǔn)推及到上海、北京、武漢、成都等各個區(qū)外項(xiàng)目及深圳本地企業(yè)，至此，實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)檔案管理流程有序運(yùn)作。設(shè)立了企業(yè)行政管理檔案、經(jīng)營管理檔案、合同檔案、產(chǎn)品檔案、設(shè)備檔案、科研檔案、商標(biāo)檔案、會計檔案、基建檔案、房產(chǎn)檔案、員工檔案、特殊載體檔案等多個門類檔案，囊括了公司所有的檔案資料。

4.整合檔案資源，增強(qiáng)集團(tuán)的控制力。以檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，全面整合檔案資源，將檔案信息化上線企業(yè)的檔案工作連為一體，全面推進(jìn)、綜合控制。推進(jìn)了包括實(shí)現(xiàn)線上企業(yè)檔案目錄信息的集成管理和監(jiān)控、實(shí)現(xiàn)線上企業(yè)歸檔電子文件和實(shí)體檔案掃描件的在線管控和共享、實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)等應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔共享、在檔案層面實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)信息的集成管控和完整利用、在條件成熟的情況下積極推行檔案、圖書、情報、文化產(chǎn)品等知識資源的集成管理與服務(wù)等等。經(jīng)過多年的探索，華僑城集團(tuán)尋找到適合本企業(yè)發(fā)展的檔案管理之路。

三、建立適合本企業(yè)特點(diǎn)的檔案管理模式

集團(tuán)公司的檔案管理模式經(jīng)驗(yàn)包括：一是統(tǒng)一管控，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分層管理的原則是適合一個企業(yè)集團(tuán)的檔案管理的原則；二是這種管理模式適應(yīng)于檔案管理信息化、知識化發(fā)展方向，能夠更有效地發(fā)揮檔案的知識、信息、情報價值；三是適應(yīng)于企業(yè)發(fā)展需要，避免重復(fù)投資，知識浪費(fèi)。當(dāng)前企業(yè)的情況千差萬別，市場在不斷發(fā)展變化，雖然不存在統(tǒng)一的、適用于所有企業(yè)集團(tuán)的檔案管理模式，但檔案管理的著眼點(diǎn)和發(fā)展思路，卻有著某種共性，如能把握這些共性，同時結(jié)合企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展，檔案管理就會有一個質(zhì)的飛躍。這些共性包括：

（一）檔案組織機(jī)構(gòu)發(fā)揮管控作用。目前企業(yè)集團(tuán)一般都建立了檔案機(jī)構(gòu)，其職能、性質(zhì)、作用各不相同，有些履行了職能，有些卻處于松散的狀態(tài)，難以發(fā)揮作用。作為企業(yè)集團(tuán)的檔案機(jī)構(gòu)，既負(fù)有保管檔案的職責(zé)，又負(fù)有檔案行政管理職能。集團(tuán)總部檔案機(jī)構(gòu)需要建立統(tǒng)一的、逐層領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理體制，加強(qiáng)對企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督，促使從屬企業(yè)檔案管理體制的建立。同時，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)體系，進(jìn)行檔案的業(yè)務(wù)宣傳與培訓(xùn)，促進(jìn)檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。只有這樣，才不會使企業(yè)集團(tuán)的檔案管理工作出現(xiàn)斷層和滑坡，才能促進(jìn)檔案工作健康可持續(xù)發(fā)展。

（二）檔案基礎(chǔ)工作扎實(shí)開展。檔案管理基礎(chǔ)工作包括企業(yè)集團(tuán)文件材料的開展、積累和歸檔工作。這項(xiàng)工作應(yīng)貫穿企業(yè)業(yè)務(wù)活動的始終，成為企業(yè)管理一項(xiàng)不可分離的內(nèi)容，對于促進(jìn)企業(yè)集團(tuán)和各項(xiàng)管理規(guī)范化起到積極作用。但這項(xiàng)工作也是檔案管理中的薄弱環(huán)節(jié)。檔案部門應(yīng)引起高度重視，加強(qiáng)宣傳，同時制定有力的措施，加強(qiáng)文件材料形成、積累過程中的檢查和指導(dǎo)，確保歸檔文件材料的準(zhǔn)確、完整，提供檔案材料的真實(shí)可靠。

（三）檔案信息化工作逐步實(shí)施。企業(yè)隨著信息技術(shù)發(fā)展日益增多的電子文檔，以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)工作流程中產(chǎn)生的大量電子文件，使電子文檔的管理要求日益迫切，檔案信息化建設(shè)在檔案工作發(fā)展中的作用也顯得更為關(guān)鍵。檔案信息化包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等多個方面，它是一個系統(tǒng)工程，需要根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)，逐步實(shí)施。

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)集團(tuán)的進(jìn)一步強(qiáng)化，其檔案管理需要找到一條合適本集團(tuán)發(fā)展的管理模式，為生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理各項(xiàng)工作提供良好的檔案信息資源服務(wù)。

作者單位：深圳華僑城股份有限公司