謝曉娜

（湖南財(cái)政經(jīng)濟(jì)學(xué)院繼續(xù)教育部,湖南 長沙 410205）

近年來，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作也開始從傳統(tǒng)的管理方式向著數(shù)字化管理的模式轉(zhuǎn)變，但是由于受到多方面的因素影響，我國檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程出現(xiàn)了盲目發(fā)展的問題，極大的阻礙了我國檔案事業(yè)的進(jìn)步。因此，筆者就現(xiàn)階段檔案管理工作的現(xiàn)狀和問題進(jìn)行了分析，指出了數(shù)字化檔案管理模式與傳統(tǒng)檔案管理模式各自的優(yōu)勢與劣勢，提出了將兩種管理形式相結(jié)合的思路，為我國檔案管理工作的進(jìn)步提供了理論性建議。

1.我國檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理工作進(jìn)展緩慢

不得不承認(rèn)的是，我國檔案管理工作在一定程度上是不被受到重視的，絕大部分民眾都對檔案管理工作的重要性無所了解，甚至于部分企事業(yè)單位都沒有一個像樣的檔案管理室和相應(yīng)的檔案管理人員，這些問題都極大的阻礙了我國檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理工作是檔案室直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理，并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，但是在實(shí)際的檔案管理工作中，由于檔案管理人員自身的原因，以及檔案管理工作流程的不合理，常常在檔案資料的保管與利用方面出現(xiàn)問題，而這些問題卻始終沒有得到及時的修正與完善，一直拖在那里，使我國檔案管理工作難以取得進(jìn)步。

1.2 檔案管理工作已經(jīng)呈現(xiàn)出數(shù)字化與傳統(tǒng)管理相融合的趨勢

近年來，隨著信息化技術(shù)的完善，以及民眾對檔案信息需求的要求提升，數(shù)字化檔案管理形式開始在我國檔案管理中初步試用起來，但是由于盲目的追求數(shù)字化管理，加之自身數(shù)字化技術(shù)并不成熟，導(dǎo)致檔案管理工作變得不倫不類，既沒有體現(xiàn)出數(shù)字化的特點(diǎn)，也沒有較大的提升檔案管理工作的效率，以至于有些檔案管理室的數(shù)字化管理迅速熄火，又回到了傳統(tǒng)形式的檔案管理上。不過，經(jīng)過這幾年的磨合，檔案管理工作已經(jīng)開始呈現(xiàn)出數(shù)字化與傳統(tǒng)管理相融合的趨勢，這主要?dú)w功于檔案管理人員的管理意識得到了提高，自身的數(shù)字化管理能力也有所增長，以及檔案管理人員能夠正確抓住傳統(tǒng)管理的優(yōu)勢，將其和數(shù)字化檔案管理相結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字、傳統(tǒng)雙模式管理形式。

2.檔案管理數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1 檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.1.1 檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)點(diǎn)

檔案管理數(shù)字化形式，是將實(shí)體檔案的文字、圖片等進(jìn)行數(shù)字化輸入，利用計(jì)算機(jī)編輯軟件對數(shù)字信息進(jìn)行整理、加工、排列。檔案管理數(shù)字化形式的優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是充分利用了計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠解決實(shí)體檔案對空間的需求問題；二是可以為用戶提供更為方便快捷的檔案信息檢索與查詢，極大的提高了檔案管理工作的服務(wù)效率；三是可以為用戶提供更多的檔案信息，能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺將不同企事業(yè)單位之間的檔案信息數(shù)據(jù)庫連接起來，更加方便用戶對不同單位的檔案信息的需求。

2.1.2 當(dāng)前檔案管理實(shí)行數(shù)字化形式的不足之處

盡管檔案管理數(shù)字化形式擁有上述幾個方面的優(yōu)點(diǎn)，但是在我國檔案信息數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，卻產(chǎn)生了多個方面的問題，筆者將其總結(jié)如下：第一，檔案管理數(shù)字化的開展過程中，部分檔案管理人員盲目的追求檔案數(shù)字化，不但沒有取得最初實(shí)現(xiàn)檔案更合理利用的初衷，還導(dǎo)致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實(shí)不符的情況。第二，存在著網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，存儲的數(shù)據(jù)信息會在受到黑客攻擊、病毒破壞的情況下，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)崩潰，甚至于已經(jīng)收錄的檔案資料數(shù)字化信息會被破壞，只能重新進(jìn)行輸入。第三，必須要借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，在沒有電腦或是斷電的情況下，數(shù)字化管理也就成了擺設(shè)，所以某些片面追求檔案信息管理數(shù)字化的工作人員，在借助不了電腦的時候，就什么都不知道了。第四，我國檔案管理數(shù)字化技術(shù)還不夠成熟，企事業(yè)單位的檔案管理室的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施與計(jì)算機(jī)設(shè)備等還有待進(jìn)一步完善，這些檔案管理數(shù)字化必備的條件都得不到完善，又怎么談得上數(shù)字化管理。

2.2 檔案管理傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點(diǎn)分析

2.2.1 檔案管理傳統(tǒng)形式的優(yōu)點(diǎn)

傳統(tǒng)形式的檔案管理工作，主要是通過人工的檔案收集與整理，對企事業(yè)單位的檔案資料等進(jìn)行保管與利用，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在以下三個方面：一、傳統(tǒng)形式是對實(shí)體檔案進(jìn)行管理，實(shí)體檔案是檔案信息的來源，具有唯一性、真實(shí)性，它不同于數(shù)字化信息，是無法被更改的，從這一點(diǎn)上來講，傳統(tǒng)形式的檔案管理工作有著非常重要的工作意義；二、能夠充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀能動性，可以給檔案管理需求者在檔案信息方面提供個人的理性建議，從而使檔案信息需求者找到更加適用的檔案資料，加上檔案管理人員親切的服務(wù)，使需求者對檔案管理工作更為滿意。三、自身已經(jīng)形成了一套詳細(xì)的工作流程和工作準(zhǔn)則，在檔案室對每個資料架進(jìn)行了分類整理，與數(shù)字化管理形式相比，只是在檔案的查找方面有所不足，卻能夠克服數(shù)字化信息被破壞等不穩(wěn)定因素的影響。

2.2.2 檔案管理傳統(tǒng)形式的缺點(diǎn)分析

傳統(tǒng)形式的檔案管理之所以被數(shù)字化管理所取代，自然在管理形式上有著很多缺點(diǎn)，這些問題主要可以歸納為以下三點(diǎn)：第一，利用效率上十分低下，這不僅體現(xiàn)在檔案管理人員與檔案信息需求者在查找檔案資料的時候，非常的麻煩，同時也表現(xiàn)在檔案信息資源在同一時間內(nèi)，只能夠?yàn)橐粋€檔案信息需求者提供資料支持，極大的降低了檔案資料的利用率。第二，需求者必須要到檔案管理室才能查找到自己需要的檔案信息，在這一過程中會浪費(fèi)大量的時間與精力，常常導(dǎo)致檔案信息需求者總是抱怨檔案管理工作不到位，沒有為他們提供好的檔案信息服務(wù)，影響了需求者的工作積極性。第三，不僅要占據(jù)一定的空間進(jìn)行檔案資料存放，還要隨時注意對實(shí)體檔案的保管，比如防止火災(zāi)發(fā)生，防止鼠蟲等對檔案資料進(jìn)行破壞，一旦火災(zāi)等情況發(fā)生，或是突發(fā)性自然災(zāi)害，對檔案管理室造成了破壞，這些檔案資料就會受到非常大的損失，有些根本就沒有辦法再復(fù)原。

3.檔案管理中新型數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的互補(bǔ)策略

3.1 構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系

檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系，顧名思義，就是將數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)形式相互結(jié)合，齊頭并進(jìn)，既能夠?qū)鹘y(tǒng)方式的真實(shí)性體現(xiàn)出來，又能夠發(fā)揮數(shù)字化的便捷性。在構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系的時候，一定要防止盲目追求數(shù)字化管理現(xiàn)象的出現(xiàn)，要對檔案管理室的檔案資料與數(shù)字化錄取的檔案資料進(jìn)行匹配，進(jìn)一步規(guī)劃好檔案室存放實(shí)體檔案的層次與順序，使其與錄入的數(shù)字化檔案信息一一對應(yīng)，這樣不僅可以使需求者能夠在網(wǎng)絡(luò)上找到需要的檔案信息，還能夠使需求者通過數(shù)字化檔案信息標(biāo)注的位置，在檔案室快速的找到對應(yīng)的實(shí)體檔案資料。在這一方面，筆者建議可以開發(fā)檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)化結(jié)合軟件，以三維立體的方式來呈現(xiàn)檔案室的布局結(jié)構(gòu)，用戶在檢索到檔案信息的同時，可以通過鏈接來進(jìn)入虛擬的檔案室，結(jié)合模擬操作，發(fā)現(xiàn)要找的檔案信息的位置，從而使需求者在檔案室里更為快捷的找到實(shí)體檔案。

3.2 加強(qiáng)“雙?！惫ぷ髁Χ?/h3>

所謂“雙?！?，就是指檔案管理的數(shù)字化信息保護(hù)和實(shí)體檔案的保護(hù)。由于數(shù)字化檔案信息受到網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客等不穩(wěn)定因素的影響，必須要在這方面加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)，保證數(shù)字化管理的基本運(yùn)行；同時，實(shí)體檔案資料的保護(hù)也非常的重要，要加強(qiáng)管理人員的安全防護(hù)意識，及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患、資料盜竊等問題，保證檔案室檔案資料的安全。在強(qiáng)化“雙?！惫ぷ髁Χ确矫?，筆者認(rèn)為可以對檔案管理的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全性能提升，采用安全防護(hù)軟件，以及網(wǎng)絡(luò)安全預(yù)警軟件，及時發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊和破壞，降低數(shù)字化檔案信息的損害；在實(shí)體檔案的管理方面，則可以利用視頻監(jiān)控系統(tǒng)、火災(zāi)防控預(yù)警機(jī)制、加強(qiáng)員工安全意識等方式，在實(shí)體檔案被破壞前進(jìn)行有效的預(yù)防。

3.3 完善檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力

檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力，往往決定了檔案管理工作的實(shí)際效率，結(jié)合現(xiàn)階段我國檔案管理工作人員在這兩個方面的基本情況來看，從業(yè)人員的管理思路不具體，在數(shù)字化與傳統(tǒng)化管理思路之間游蕩，大多數(shù)還是堅(jiān)持著采用傳統(tǒng)化檔案管理，當(dāng)然，這也與企事業(yè)單位自身檔案資料儲存量相對較少有關(guān)；在專業(yè)能力方面，檔案管理工作人員具備有基礎(chǔ)的檔案資料保管與利用能力，但是在計(jì)算機(jī)操作與數(shù)字化管理上還有待進(jìn)一步的提升。因此，在今后檔案管理工作上，應(yīng)該繼續(xù)完善檔案管理人員的管理思路與專業(yè)能力，使檔案管理工作人員形成數(shù)字化管理與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的管理思路，并將這一管理思路實(shí)際作用到檔案管理工作中，同時提高檔案管理人員的數(shù)字化操作能力，使其為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。

4.總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作要在今后一段時間內(nèi)取得突破，就必須要將新型數(shù)字化管理形式與傳統(tǒng)形式進(jìn)行互補(bǔ)結(jié)合，既要體現(xiàn)實(shí)體檔案管理的真實(shí)性、唯一性、可靠性，又要發(fā)揮數(shù)字化檔案信息管理的便捷性、多樣性、連通性，在正確認(rèn)識檔案管理數(shù)字化形式與傳統(tǒng)形式的優(yōu)缺點(diǎn)的前提下，合理的將二者結(jié)合在一起，通過構(gòu)建檔案數(shù)字化與傳統(tǒng)化雙模式管理體系，加強(qiáng)“雙?！惫ぷ髁Χ龋约巴晟茩n案管理人員的管理思路與專業(yè)能力等方式，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)化的互補(bǔ)互助，從而推動我國檔案事業(yè)的發(fā)展。

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