梁景芝

（鄭州市衛(wèi)生學(xué)校招生辦公室，河南鄭州450005）

檔案是主體社會行為活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。人口流動性增強使檔案的信息資源價值日益凸顯，社會各個領(lǐng)域?qū)n案信息的需求普遍增長，檔案的保存和利用顯得尤為重要。一個學(xué)校的各類檔案承載著本校豐富的歷史內(nèi)涵，但是從中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀看，檔案管理還存在許多問題甚至盲區(qū)。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀與問題

1.領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)管理人員對檔案工作重視不夠。中職學(xué)校檔案工作的服務(wù)對象主要是校內(nèi)教師和學(xué)生。由于用人單位重視的是中職學(xué)校畢業(yè)生的職業(yè)技能，并非是其學(xué)歷，因此學(xué)生對自己的中職文憑和檔案并不重視，導(dǎo)致中職學(xué)校的部分領(lǐng)導(dǎo)或部分中層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理就是管理文件資料和歷史留下的音像、實物等，沒有必要投入那么多的人力、物力、財力搞檔案建設(shè)。

2.檔案管理體制分散。各中等職業(yè)學(xué)校的檔案大體分為文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、學(xué)生檔案、音像檔案、實物檔案等類型，由于目前中等職業(yè)學(xué)校大都沒有建立專門的檔案館（檔案室），各類檔案分散在相應(yīng)的職能部門，由各職能部門負(fù)責(zé)管理，缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案資料特別是音像檔案和實物檔案，歸檔不齊全、修繕不及時、使用效率低下。

3.檔案管理人員多為兼職。中職學(xué)校，由于師資規(guī)模壓縮，多數(shù)部門沒有專人從事相應(yīng)領(lǐng)域的檔案管理工作，檔案管理員多為兼職人員。這些兼職的檔案管理員僅僅是完成檔案的收集、歸檔、查閱等工作，檔案信息服務(wù)的作用并沒有發(fā)揮出來。

4.檔案信息化建設(shè)滯后。從2000年全國檔案工作會議正式提出檔案信息化至今，我國的檔案管理信息化建設(shè)取得了突飛猛進的發(fā)展。然而在中等職業(yè)學(xué)校，由于檔案管理專業(yè)人員缺乏和硬件投入不足等原因，即使是國家級重點中等專業(yè)學(xué)校，其檔案管理信息化建設(shè)也明顯滯后于高等院校、各級政府以及一些社會團體，這在很大程度上影響了中等職業(yè)學(xué)校各類檔案的管理和利用效率。

二、中職學(xué)校檔案集中化管理的思路

1.檔案集中化管理的構(gòu)成機制。第一，內(nèi)控機制。在中職學(xué)校內(nèi)部，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，各系由分管系主任負(fù)責(zé)、并由專人按照檔案管理規(guī)程負(fù)責(zé)形成紙質(zhì)檔案和電子檔案，將解密檔案、公開檔案及其電子版移交給聯(lián)合檔案館和外部單位。第二，集中化機制。較大的中職學(xué)校應(yīng)單獨設(shè)立檔案管理辦公室，較小的中職學(xué)?？梢远嘈Ｂ?lián)合設(shè)立統(tǒng)一管理的檔案館（室），或在圖書館單設(shè)檔案區(qū)。聯(lián)合檔案館由各個學(xué)校按人員規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)分?jǐn)偨?jīng)費，共同派員或聘用外部人員進行規(guī)范化管理，對于委托給具有檔案管理權(quán)的機構(gòu)這種外包形式則由市場機制實現(xiàn)。這兩種形式都由各中職學(xué)校將各自檔案處理完畢后移交給檔案館保管。第三，互助共生機制。各個中職學(xué)校依據(jù)師生規(guī)模分?jǐn)偡?wù)費，形成維持聯(lián)合檔案館、培養(yǎng)檔案專業(yè)人才和維持檔案館運行的資金來源。檔案館負(fù)責(zé)為各中職學(xué)校提供檔案保管和檔案信息服務(wù)，并幫助中職學(xué)校完善檔案管理工作。第四，制衡機制。學(xué)校作為權(quán)益主體的監(jiān)督、教育行政管理部門的監(jiān)督檢查、用戶的使用評價甚至投訴，紙質(zhì)檔案、檔案館和各中職學(xué)校之間的內(nèi)網(wǎng)和公眾網(wǎng)形成科技保障手段，形成制約聯(lián)合檔案館和外包機構(gòu)的有效機制。

2.檔案集中化管理流程。集中化管理條件下，中職學(xué)校檔案管理流程如下：各院系產(chǎn)生檔案——院系檔案管理員點收、分類立案（根據(jù)檔案內(nèi)容、性質(zhì)歸入類表中的適當(dāng)類目，按檔案案情建立簡要案名）——中職學(xué)校檔案員審查編目（根據(jù)檔案內(nèi)容及形式特征，依檔案編目規(guī)范、摘要記錄其事項及特征、制成檔案目錄）——機密檔案保管（入庫、保存與修護、庫房管理、機密檔案鑒定及銷毀）——過期的機密檔案和公開檔案清理清查，移交聯(lián)合檔案館——聯(lián)合檔案館檔案整理（依照來源原則、全宗原則、原始順序原則立卷、微縮儲存、電子儲存）——聯(lián)合檔案館提供檔案應(yīng)用服務(wù)（目錄匯總、檢調(diào)、應(yīng)用）。

3.檔案集中化管理的預(yù)期效果。第一，提高檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化水平。絕大多數(shù)中等職業(yè)學(xué)校規(guī)模和普通高級中學(xué)基本上差不多，占地面積不足1萬平方米，專職教師不足500人，在校學(xué)生不足6000人。服務(wù)對象的人數(shù)規(guī)模較小，難以達到管理的規(guī)模經(jīng)濟效益，導(dǎo)致中職學(xué)校難以支撐檔案管理系統(tǒng)單獨成列，規(guī)范化程度不高、檔案利用率極低，也就難以得到學(xué)校的重視。數(shù)個中職學(xué)校共建公共檔案館，實現(xiàn)規(guī)模化管理，可以提供優(yōu)越的管理場所及設(shè)施、專業(yè)的管理隊伍和標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，提高檔案管理服務(wù)水平。第二，提高中職學(xué)校教學(xué)管理的專業(yè)化程度。中職學(xué)校規(guī)模偏小，如果將宿舍管理、食堂服務(wù)、衛(wèi)生服務(wù)、檔案管理等輔助性工作外包給社會機構(gòu)去完成，由數(shù)個學(xué)校共建管理機構(gòu)，在提高這些事務(wù)管理效能的同時，能夠使學(xué)校集中精力進行教學(xué)和學(xué)生管理，提高教育質(zhì)量。第三，避免決策腐敗。多個中職學(xué)校共建公共檔案館，實際上是將原有單一主體支配下的檔案管理工作變成了主體間權(quán)責(zé)對等的關(guān)系。將某一個學(xué)校的人事決策、基建決策等內(nèi)容，通過檔案載體移交給公共檔案館，成為另一個主體依法管理的對象，有利于減少以往個別學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在單獨管理本部門檔案的情況下肆意決策甚至篡改檔案的情形發(fā)生。

三、提升中職學(xué)校檔案集中化管理水平的措施

進一步提升中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理水平，必須建立一套與之相對應(yīng)的、完善的規(guī)章制度作為保障，做到工作職責(zé)明確、業(yè)務(wù)銜接順暢、技術(shù)規(guī)范明晰。

1.健全中職學(xué)校檔案管理法規(guī)制度。中職學(xué)校僅僅是參照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、中共中央辦公廳國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》、國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》以及原國家教育委員會早在1993年發(fā)布的《高等學(xué)校檔案實體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》進行管理，諸多法規(guī)中并沒有專門針對中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的具體規(guī)范。省級教育行政管理部門應(yīng)該根據(jù)當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的形勢與任務(wù)，出臺具有較強針對性和操作性的檔案管理辦法、實施細(xì)則和工作規(guī)范，進一步明確中職學(xué)校檔案管理工作的目標(biāo)任務(wù)和歸檔范圍等，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管等業(yè)務(wù)流程與技術(shù)規(guī)范作出詳細(xì)規(guī)定，為中職學(xué)校的檔案管理工作提供合法、科學(xué)、有效的指導(dǎo)。同時，應(yīng)出臺專項法規(guī)或者將檔案管理外包的規(guī)范條款載入現(xiàn)行相關(guān)法規(guī)，明確聯(lián)合檔案館的運行規(guī)范、學(xué)校、外包機構(gòu)、使用者的責(zé)權(quán)利，以此鼓勵各中職學(xué)校立足工作實際，共建公共圖書館、檔案館，或者將本校檔案管理工作外包給具有檔案管理資質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)。

2.增強組織領(lǐng)導(dǎo)與溝通協(xié)調(diào)機制。領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)機制是搞好學(xué)校檔案工作的基本保證。中職學(xué)校應(yīng)該把檔案管理列入重要的工作日程，健全中職學(xué)校檔案協(xié)同管理體系，并制定相應(yīng)的工作規(guī)劃，安排所需專項資金，為檔案管理及其信息化建設(shè)提供保障。第一，健全中職學(xué)校檔案協(xié)同管理體系。中職學(xué)校應(yīng)成立由校分管領(lǐng)導(dǎo)為主要負(fù)責(zé)人、具有議事協(xié)調(diào)機構(gòu)性質(zhì)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確領(lǐng)導(dǎo)小組的組成單位、處理日常事務(wù)的牽頭單位以及搞好檔案工作的協(xié)同單位，細(xì)化領(lǐng)導(dǎo)小組、牽頭單位、協(xié)同單位的具體職責(zé)，并把檔案工作的責(zé)任分解到人，以確保工作的落實。鑒于中等職業(yè)學(xué)校檔案分散管理的具體情況，學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組必須加強工作的協(xié)調(diào)，建立聯(lián)席會議等制度，定期通報情況，增強工作的預(yù)見性、動態(tài)性，提高檔案工作水平，杜絕工作疏漏，增強工作實效。健全各部門分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)的檔案管理組織機構(gòu)，明確各類檔案的管理歸屬，協(xié)商制定涵蓋各類檔案的整理標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)以及各項技術(shù)指標(biāo)，統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。第二，完善考核與評價機制。一是建立校內(nèi)檔案工作考評細(xì)則。學(xué)校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組要組織相關(guān)部門和人員，參照《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》等文件，結(jié)合本校的工作實際，制定檔案工作考評細(xì)則和評價體系，使學(xué)校的檔案工作有章可循。同時，為管理人員搞好檔案的收集、整理、保存等工作以及學(xué)校組織的檔案工作考評提供依據(jù)。二是組織對聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的抽樣檢查。檔案工作的抽樣檢查要制度化、規(guī)范化。抽樣檢查，可以使檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組掌握聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的工作現(xiàn)狀，強化過程管理和監(jiān)督，又可以促使聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)的管理人員進一步做好工作，提高工作質(zhì)量和工作水平。三是開展服務(wù)評價。每年組織學(xué)生、教職工對聯(lián)合檔案館或外包檔案管理機構(gòu)各類檔案的管理服務(wù)情況進行全面系統(tǒng)的評價。第三，中等職業(yè)學(xué)校之間建立橫向聯(lián)系網(wǎng)，交流檔案管理工作經(jīng)驗，相互取長補短，提高管理水平，同時加強與地方檔案局（館）的聯(lián)系與溝通，添置對方開發(fā)的軟件系統(tǒng)，盡早實現(xiàn)在檔案管理信息化建設(shè)上與地方檔案管理部門的接軌，以加速中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)的進程。

3.完善檔案管理服務(wù)機制。中職學(xué)校要在檔案的開發(fā)利用上下功夫，提高檔案利用效率。第一，拓展檔案信息服務(wù)范圍。檔案管理人員應(yīng)熟練操作內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)流程、利用公眾服務(wù)網(wǎng)為師生提供公共服務(wù)。例如，學(xué)生入校后，檔案管理部門應(yīng)盡早向?qū)W生管理工作者開放學(xué)生檔案，使其盡快了解學(xué)生，以便有的放矢地開展工作。第二，檔案管理人員緊張的院?？稍O(shè)立特定檔案開放日，完善檔案借閱登記制度，集中提供適宜公開的檔案，為查閱者提供服務(wù)。建立檔案利用定期分析制，找出檔案的利用規(guī)律，主動為利用者提供信息服務(wù)。

4.加大硬件投入力度，豐富檔案管理的空間載體形式。利用計算機可以快速、準(zhǔn)確、全面地實現(xiàn)檔案信息文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網(wǎng)絡(luò)傳遞和安全利用等。因此，加強檔案信息化管理的硬件建設(shè)，夯實檔案管理信息化建設(shè)的物質(zhì)保證。第一，實現(xiàn)計算機在檔案管理部門的全覆蓋。在對新收集的檔案素材進行數(shù)字化處理的同時，也要對以往的紙質(zhì)檔案、實物檔案進行數(shù)字化處理，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存儲與紙質(zhì)實物媒介存儲雙套備份，確保檔案和電子文件的安全性與完整性，有效防范安全風(fēng)險。第二，配備高容量的存儲載體。檔案數(shù)量的不斷增加使檔案資料的存儲面臨著越來越大的壓力。從目前的技術(shù)手段看，利用計算機磁盤存儲系統(tǒng)和光盤存儲系統(tǒng)是緩解檔案資料的存儲壓力、解決檔案信息存儲難題的最佳選擇。第三，配置其他設(shè)備或軟件。信息技術(shù)的發(fā)展打破了紙質(zhì)檔案作為檔案主流載體的局面，錄音、錄像、照片等經(jīng)處理后形成的數(shù)字化檔案成了進入檔案管理部門的檔案新載體。

5.健全宣傳教育與培訓(xùn)機制。第一，加強檔案管理宣傳。加強中等職業(yè)學(xué)校檔案管理，必須先從提高思想認(rèn)識著手，在思想上高度重視檔案管理。通過宣傳教育，使各級領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作者以及廣大教職工對檔案管理的必要性、嚴(yán)肅性及重要性有清醒的認(rèn)識，繼而轉(zhuǎn)化為推進檔案管理的實際行動。一是做好平時的宣傳，職工入職教育、學(xué)生入學(xué)等時點，要通過校園網(wǎng)、宣傳櫥窗等陣地做好宣傳，不斷加深師生對《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及地方有關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校相關(guān)規(guī)章制度的了解。二是做好特殊時間的集中宣傳，比如利用《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)的頒布實施紀(jì)念日通過專題會議、集中學(xué)習(xí)、組織開展主題法制宣傳日、宣傳周和宣傳月活動等方式，加強對教職工特別是檔案管理工作者的教育，通過負(fù)面典型教育，使相關(guān)法律法規(guī)深入人心。第二，加強檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案管理工作專業(yè)性很強、技術(shù)要求很高。檔案管理工作者是檔案管理的直接實施者，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力是提高檔案管理水平的根本之路。因此，中等職業(yè)學(xué)校一定要加強對檔案管理工作者的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)檔案管理人員從兼職型向?qū)I(yè)型甚至復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變，使學(xué)生檔案管理人員熟練掌握相關(guān)技術(shù)規(guī)范，為做好檔案工作打好基礎(chǔ)。