徐成彬+王小麗

“休閑”潮流的由來

早期，一些項(xiàng)目開發(fā)者在編寫項(xiàng)目方針和程序文檔上花費(fèi)時(shí)間和資源，主要目的是為了安撫客戶。項(xiàng)目管理出現(xiàn)后，建立正式文檔大多也是為了給客戶看。

20世紀(jì)80年代初，是紙張文檔最為興盛的時(shí)期。為了符合規(guī)范，項(xiàng)目經(jīng)理們快被書面工作淹沒了，繁忙的程度使他們幾乎沒有時(shí)間去參與實(shí)際的項(xiàng)目管理。

真正的成本節(jié)約發(fā)生在20世紀(jì)90年代初期，是隨著并行工程的發(fā)展得以實(shí)現(xiàn)。并行工程方法采用分段處理的方式，將工作分為幾個(gè)連續(xù)的系列，各系列同時(shí)展開，從而大大縮短了產(chǎn)品開發(fā)時(shí)間。這種變化增加了每個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)程度，項(xiàng)目管理也退出了早期的實(shí)踐—正式項(xiàng)目管理的形式，正式的指南（guidelines）開始被清單（checklists）所取代。這種清單對(duì)細(xì)節(jié)描述較少，大多是概述性的。

也就是從這個(gè)時(shí)候起，非正式的管理方式開始走進(jìn)人們的視線。正式項(xiàng)目管理和非正式項(xiàng)目管理兩者主要的不同點(diǎn)在于書面工作量的差異。方針和程序文檔的編寫代表了項(xiàng)目管理的正式性，清單則代表了非正式性。

事實(shí)上，從正式過渡到非正式，項(xiàng)目管理的組織文化也要發(fā)生轉(zhuǎn)變。

“休閑”的四個(gè)條件

非正式項(xiàng)目管理組織文化有四個(gè)基本要素：信任、溝通、合作和協(xié)作。

信任參與項(xiàng)目實(shí)施的每個(gè)人至關(guān)重要。早晨，當(dāng)你開車去上班時(shí)，一路上也許踩了幾十次剎車。盡管你從來不認(rèn)識(shí)設(shè)計(jì)剎車、制造剎車或安裝剎車的人，但你毫不擔(dān)心剎車能否管用。來到公司大樓后，盡管你不認(rèn)識(shí)設(shè)計(jì)、制造、安裝和檢驗(yàn)電梯的人，你還是按下電梯按鈕，欣然乘電梯到辦公室。此時(shí)，你已經(jīng)將你的生命交給過無數(shù)個(gè)從來不認(rèn)識(shí)的人?？墒牵?dāng)你坐在自己的辦公室，為什么拒絕團(tuán)隊(duì)其他成員做出一個(gè)很小的決定呢？

信任是成功進(jìn)行非正式項(xiàng)目管理關(guān)鍵。沒有信任，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目發(fā)起人不得不要求進(jìn)行所有書面工作，而這僅僅是為了確保參與項(xiàng)目的每個(gè)人都按照預(yù)先的指示工作。 信任在建立承包商/分包商與客戶之間的良好關(guān)系時(shí)同樣重要。當(dāng)客戶和承包商之間的關(guān)系是建立在信任的基礎(chǔ)上時(shí)，雙方自然都獲得了眾多好處。

如果公司文化已經(jīng)建立在相互信任的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目經(jīng)理的聘用和晉升不只是根據(jù)其技術(shù)專長(zhǎng)，而取決于對(duì)公司和項(xiàng)目的最佳利益，以及他能否與其他團(tuán)隊(duì)成員和客戶進(jìn)行良好的溝通和合作。

在傳統(tǒng)的正式組織中，員工通常聲稱缺乏交流和溝通。然而，高級(jí)經(jīng)理們卻往往認(rèn)為公司中的溝通情況良好。為什么會(huì)出現(xiàn)這種認(rèn)識(shí)上的偏差呢？在大多數(shù)公司，主管經(jīng)理被頻繁會(huì)議上的交流信息，和公司各職能部門遞交的大量周報(bào)搞得暈頭轉(zhuǎn)向。從公司組織架構(gòu)表看，往下傳送的信息，其質(zhì)量和頻率連續(xù)性較差，尤其是在比較正式的公司。

對(duì)一個(gè)項(xiàng)目而言，溝通是通向成功最重要的因素之一。如果沒有良好的溝通，偉大的計(jì)劃也只能僅僅是計(jì)劃，無法實(shí)施。項(xiàng)目的溝通包括分享與決策、工作職權(quán)、談判和項(xiàng)目報(bào)告等相關(guān)信息。

優(yōu)秀公司的項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為，他們應(yīng)該把90%的時(shí)間花在小組內(nèi)部和外部客戶的溝通上。

一個(gè)公司要想真正培養(yǎng)起非正式管理文化，必須克服兩個(gè)主要障礙：“冗長(zhǎng)的報(bào)告”和“法庭式會(huì)議”。

“冗長(zhǎng)的報(bào)告”的出現(xiàn)，是因?yàn)楦邔庸芾砣藛T認(rèn)為沒有寫下來的就是沒有說過。雖然在一定程度上這是對(duì)的，但要寫下這些東西就得承擔(dān)高昂的成本。我們不僅僅需要考慮把時(shí)間耗費(fèi)在準(zhǔn)備報(bào)告和正式備忘錄上，而且報(bào)告的加工處理、復(fù)印、分發(fā)和形成檔案都占用時(shí)間。此外，收到報(bào)告的人還要花時(shí)間看。

通常，超過5～10頁的項(xiàng)目報(bào)告很可能會(huì)沒人愿意看。在擅長(zhǎng)項(xiàng)目管理的公司，內(nèi)部的項(xiàng)目報(bào)告只需要盡可能簡(jiǎn)練地回答以下3個(gè)問題即可：現(xiàn)在項(xiàng)目進(jìn)展到什么程度？我們最終將要達(dá)到什么樣的目標(biāo)？有沒有需要管理人員處理的特殊問題？事實(shí)上，這些問題只需要一張紙就能說明。

“法庭式會(huì)議”是指本來計(jì)劃開半個(gè)小時(shí)的會(huì)，實(shí)際上卻開了好幾個(gè)小時(shí)。這種會(huì)議的出現(xiàn)一般是由于高級(jí)管理層干預(yù)日常例行事務(wù)引起的。即使管理層介入解決不了這些細(xì)節(jié)問題，這種情況時(shí)有發(fā)生。 合作 合作是指一個(gè)人為了所有人的利益與他人一起工作的意愿，它包括一個(gè)團(tuán)隊(duì)為了一個(gè)有利結(jié)果而采取的自愿行動(dòng)。在項(xiàng)目管理做得非常出色的公司，合作已成為一種規(guī)范，無需權(quán)威的正式介入就能自動(dòng)發(fā)揮作用。

在一般的公司，或者說在合作方面做得一般的任何類型的公司，人們只有在開始相互了解時(shí)才學(xué)習(xí)合作，這需要時(shí)間。對(duì)于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)來說，時(shí)間往往非常寶貴。

協(xié)作是指人們?cè)谕拳h(huán)境下本著合作的精神一起工作。有些人將協(xié)作與士氣搞混淆，士氣在更大程度上是指對(duì)工作的態(tài)度，而不是指工作本身。但是，士氣高昂顯然對(duì)協(xié)作有利。

協(xié)作具有以下特點(diǎn)：（1）員工和經(jīng)理相互交流思想，并在工作團(tuán)隊(duì)中培養(yǎng)高水平的創(chuàng)新和創(chuàng)造能力。（2）員工和經(jīng)理相互信任，對(duì)他人和公司保持忠誠(chéng)。（3）員工和經(jīng)理承擔(dān)自己的工作，并信守諾言。（4）員工和經(jīng)理自由地分享信息。（5）員工和經(jīng)理開誠(chéng)布公、真誠(chéng)以待。

對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理來說，在計(jì)劃階段要與項(xiàng)目組其他成員或利益相關(guān)者協(xié)作；在實(shí)施階段，需要對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展和當(dāng)前狀態(tài)及時(shí)溝通。

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