朱海

摘要：為實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理信息系統(tǒng)的流程化和規(guī)范化，將柔性工作流技術(shù)引入現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)。本文闡述了流程建模和實(shí)例化過程，通過工作流對(duì)柔性的支持，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈上組織內(nèi)和多個(gè)組織間的信息流管理，以實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的整體優(yōu)化，提高企業(yè)運(yùn)行控制和外部交易過程的效率。

關(guān)鍵詞：柔性工作流；企業(yè)流程重組；管理信息系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)全球化的大背景下，信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)具有非常重大的意義?，F(xiàn)代社會(huì)的特點(diǎn)是分工越來越細(xì)，各種問題的影響因素越來越錯(cuò)綜復(fù)雜，要求對(duì)情況所做出的反應(yīng)和決定越來越迅速、及時(shí)，因此對(duì)信息的需要不僅在數(shù)量上大幅度增加，而且在質(zhì)量上也要求其準(zhǔn)確性、精確性和時(shí)效性等不斷提高。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展和電子商務(wù)的深入應(yīng)用，管理信息系統(tǒng)已突破原有的界限，成為企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和外部商務(wù)流程集成的平臺(tái)，即跨組織的信息交流平臺(tái)。然而，系統(tǒng)所涉及的各職能部門都有著自己特殊的信息需求，同時(shí)各職能部門之間存在著各種信息聯(lián)系。我們知道，在收集和甄選信息時(shí)要花費(fèi)時(shí)間和資金成本，因此決策者往往追求的不是最優(yōu)決策，而是滿意決策。怎樣保證各職能部門獲得必要的信息資源和信息處理服務(wù)，以及各職能部門之間的協(xié)調(diào)，就成為現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)關(guān)注的重點(diǎn)。

1工作流及其柔性

1.1 工作流概述

工作流就是工作流程的計(jì)算模型，即對(duì)工作流程中的工作如何前后組織的邏輯和規(guī)則進(jìn)行描述，并在計(jì)算機(jī)中以恰當(dāng)?shù)哪Ｐ瓦M(jìn)行表示并對(duì)其實(shí)施計(jì)算。工作流的概念源于生產(chǎn)組織和辦公自動(dòng)化領(lǐng)域，工作流管理聯(lián)盟（WfMC）認(rèn)為工作流是是一類能夠完全或者部分自動(dòng)執(zhí)行的經(jīng)營過程，它根據(jù)一系列過程規(guī)則、文檔、信息或任務(wù)能夠在不同的執(zhí)行者之間進(jìn)行傳遞與執(zhí)行。Georgia大學(xué)AmitSheth將工作流定義為“是多任務(wù)協(xié)調(diào)執(zhí)行的活動(dòng)，這些任務(wù)分別由不同的處理實(shí)體來完成。一項(xiàng)任務(wù)定義了需要做的某些工作，它可用各種形式來進(jìn)行定義、包括在文件或電子郵件中的文本描述、一張表格、一條信息以及一個(gè)計(jì)算機(jī)程序。用來執(zhí)行任務(wù)的處理實(shí)體可以是人，也可以是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)（比如一個(gè)應(yīng)用程序、一個(gè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)）”[1]。 IBM Almaden研究中心認(rèn)為“工作流是經(jīng)營過程中的一種計(jì)算機(jī)化的表示模型，定義了完成整個(gè)過程所需用的各種參數(shù)。這些參數(shù)包括對(duì)過程中每一個(gè)單獨(dú)步驟的定義、步驟間的執(zhí)行順序、條件以及數(shù)據(jù)流的建立、每一步驟由誰負(fù)責(zé)以及每個(gè)活動(dòng)所需要的應(yīng)用程序”[2]。綜上所述，我們可以將工作量簡(jiǎn)單看作是由計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理、控制的一系列相互銜接的業(yè)務(wù)流程集合。工作流技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中分為三個(gè)階段，分別為模型建立階段、流程實(shí)例化階段以及流程執(zhí)行階段。首先要通過工作流建模工具完成業(yè)務(wù)流程的模型建立，將實(shí)際的業(yè)務(wù)操作流程轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理的工作流模型；其次，在流程實(shí)例化階段，主要通過工作流引擎完成具體業(yè)務(wù),也即通過代碼實(shí)現(xiàn)具體的軟件功能；最后，將工作流投入運(yùn)行，配以具體業(yè)務(wù)流程流轉(zhuǎn)所需的工作流相關(guān)數(shù)據(jù)和控制數(shù)據(jù)，完成人機(jī)交互，真正實(shí)現(xiàn)工作流的價(jià)值。

1.2 柔性工作流

傳統(tǒng)工作流技術(shù)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)過程的應(yīng)用邏輯和過程邏輯的分離，并通過改變過程邏輯來滿足業(yè)務(wù)邏輯的變化。但是，一旦確定了過程邏輯，業(yè)務(wù)過程必須嚴(yán)格按照這一定義的過程模型執(zhí)行，然而現(xiàn)實(shí)中的過程并不總是一成不變的。顯然，傳統(tǒng)的剛性工作流不能充分適應(yīng)業(yè)務(wù)流程外部環(huán)境的復(fù)雜變化，為了滿足實(shí)際需求，可以從以下兩個(gè)方面設(shè)計(jì)工作流的柔性：一是選擇提供的柔性。在模型建立階段，盡可能多地預(yù)測(cè)到可能出現(xiàn)的動(dòng)態(tài)情況，為實(shí)例的運(yùn)行提供盡可能多的選擇；二是調(diào)整提供的柔性。在流程的運(yùn)行階段，對(duì)建模時(shí)無法預(yù)見的情況，調(diào)整原有建立模型或流程實(shí)例化的方法。柔性工作流技術(shù)，能夠應(yīng)付執(zhí)行過程中出現(xiàn)的變更和異常情況[3]。

2管理信息系統(tǒng)概述

管理信息系統(tǒng)（MIS）是一個(gè)不斷發(fā)展的概念。信息是管理工作至關(guān)重要的組成部分，是管理信息系統(tǒng)處理的對(duì)象。信息系統(tǒng)在結(jié)構(gòu)上是一個(gè)由人、硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源組成的人造系統(tǒng)，其目的是及時(shí)、正確地收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和提供信息，實(shí)現(xiàn)組織中各項(xiàng)活動(dòng)的管理、調(diào)節(jié)和控制。黃梯云認(rèn)為管理信息系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)系統(tǒng)，它由人、硬件、軟件和數(shù)據(jù)資源組成，目的是及時(shí)、正確的收集、加工、存儲(chǔ)、傳遞和提供信息，實(shí)現(xiàn)組織中各項(xiàng)活動(dòng)的管理、調(diào)節(jié)和控制[4]。信息系統(tǒng)以企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu)、提高收益和效率為目的，同時(shí)支持企業(yè)高層決策、中層控制和基層操作。完善的管理信息系統(tǒng)具有以下四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：確定的信息需求、信息的可采集與可加工、可以通過程序?yàn)楣芾砣藛T提供信息、可以對(duì)信息進(jìn)行管理[4]。通過MIS實(shí)現(xiàn)信息增值，用數(shù)學(xué)模型統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)輔助決策。然而決策受環(huán)境等諸多因素影響，如何使決策動(dòng)態(tài)的適應(yīng)環(huán)境的變化，是開發(fā)設(shè)計(jì)MIS的重點(diǎn)考慮因素。因此本文將柔性工作流技術(shù)引入到管理信息系統(tǒng)的實(shí)驗(yàn)設(shè)計(jì)，通過流程建模和實(shí)例化過程，實(shí)現(xiàn)管理信息系統(tǒng)的完善和成熟。

3基于柔性工作流的管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

按照使用信息的組織職能來描述管理信息系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，可以將管理信息系統(tǒng)看作是完成信息處理的各功能子系統(tǒng)的綜合。在制造企業(yè)中，企業(yè)信息管理系統(tǒng)由以下主要的子系統(tǒng)構(gòu)成：財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、生產(chǎn)制造管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)。各職能子系統(tǒng)既是相互獨(dú)立的單位，又是有機(jī)結(jié)合的整體。每一個(gè)功能子系統(tǒng)完成有關(guān)功能的全部信息處理，然而每一個(gè)子系統(tǒng)的功能不同，其業(yè)務(wù)處理、運(yùn)行控制、管理控制和戰(zhàn)略管理也不盡相同。比如人力資源管理系統(tǒng)包括人員的錄用、培訓(xùn)、考核記錄、工資和終止聘用等，其業(yè)務(wù)處理內(nèi)容涉及人員基本情況數(shù)據(jù)、工資變化等。而每個(gè)人員的基本情況又有所不同，例如老員工的學(xué)習(xí)經(jīng)驗(yàn)多于新員工，因而其工資水平就高。因此，基于各職能子系統(tǒng)的特點(diǎn)，將柔性工作流技術(shù)引入現(xiàn)代企業(yè)管理信息系統(tǒng)，可以使得企業(yè)信息管理更加有序、規(guī)范、高效。柔性工作流技術(shù)在管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用，主要基于系統(tǒng)中的柔性工作流平臺(tái)。 圖1所示為基于柔性工作流的管理信息系統(tǒng)框架。柔性工作流平臺(tái)為系統(tǒng)運(yùn)行提供驅(qū)動(dòng)，從功能角度來看，平臺(tái)主要包括業(yè)務(wù)過程分析、定義和建模、過程模型的生成和業(yè)務(wù)過程的動(dòng)態(tài)變更、異常處理、流程監(jiān)控等功能。

3.1 流程建模

流程建模是把實(shí)際工作中的各項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可處理的模型或?qū)ο?，這也是工作流技術(shù)實(shí)施的基礎(chǔ)。本文以管理信息系統(tǒng)中的生產(chǎn)管理流程為例，具體討論流程建模的過程。工作流定義時(shí)，管理信息系統(tǒng)定義工作流程、數(shù)據(jù)流向和工作任務(wù),其中，每個(gè)工作任務(wù)稱為一個(gè)任務(wù)結(jié)點(diǎn)，任務(wù)之間使用數(shù)據(jù)路由控制數(shù)據(jù)流向和格式轉(zhuǎn)換。管理信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)，由工作流引擎加載工作流定義，產(chǎn)生一個(gè)工作流的實(shí)例，來實(shí)現(xiàn)對(duì)一個(gè)具體工作流程的控制。

為了動(dòng)態(tài)靈活地處理流程的變更和異常，在流程建模階段，要盡可能多地預(yù)見各種可能出現(xiàn)的情況節(jié)點(diǎn)，為以后流程的實(shí)例運(yùn)行提供多種選擇。圖2所示為管理信息系統(tǒng)中的生產(chǎn)管理流程圖。其中有些節(jié)點(diǎn)處理對(duì)有些單位目前而言并不需要，但未來企業(yè)組織機(jī)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)后很有可能需要，因此在流程初始定義時(shí)仍全部涵蓋進(jìn)去，企業(yè)設(shè)置時(shí)，可以將不需要的功能使用空節(jié)點(diǎn)替換，空節(jié)點(diǎn)只負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)流向，而不做任何處理。未來需要時(shí)可以配置到相應(yīng)的流程中，這樣就可體現(xiàn)出柔性工作流的特點(diǎn)，使系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程處理中具有足夠的柔性，很好地滿足了企業(yè)業(yè)務(wù)流程的及時(shí)變更需求。

3.2 流程實(shí)例化

軟件實(shí)施的具體過程就是流程實(shí)例化階段，即按照流程建模的業(yè)務(wù)邏輯，完成流程程序的編碼實(shí)現(xiàn)。工作流定義不會(huì)獨(dú)立運(yùn)行，必須被工作流引擎裝載實(shí)例化后才能夠正常工作。工作流引擎即工作流的載體，工作流引擎對(duì)工作流的加載就是對(duì)工作流定義解析的過程，錯(cuò)誤或有沖突的流程定義是不能被執(zhí)行的，根據(jù)WfMC的定義，工作流解析的結(jié)果是一個(gè)XML的樹形文檔對(duì)象，對(duì)象的根節(jié)點(diǎn)是包，包有其具體的結(jié)構(gòu)。如在生產(chǎn)管理流程中，物料需求計(jì)劃是其中一個(gè)節(jié)點(diǎn)，計(jì)算物料的毛需求量是其中的一個(gè)子項(xiàng)，企業(yè)管理者通過管理信息系統(tǒng)處理所有傳交給他的工作項(xiàng)。在對(duì)應(yīng)的授權(quán)下，企業(yè)管理者可以對(duì)業(yè)務(wù)過程中的所有工作項(xiàng)進(jìn)行處理、跟蹤、監(jiān)控。在工作流引擎中，對(duì)權(quán)限的控制應(yīng)分為權(quán)限、角色、人員以實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)分離。根據(jù)RBAC96模型，系統(tǒng)應(yīng)包含用戶、角色、目標(biāo)、操作、許可權(quán)五個(gè)基本數(shù)據(jù)元素，權(quán)限被賦予角色,而不是用戶，當(dāng)一個(gè)角色被指定給一個(gè)用戶時(shí)，此用戶就擁有了該角色所包含的權(quán)限。在管理信息系統(tǒng)中，任務(wù)不能直接分配給參與者，而是分配給某一特定的角色。在管理結(jié)構(gòu)發(fā)生變動(dòng)的情況下，僅需調(diào)整系統(tǒng)授權(quán)和角色定義。這樣就增加了管理信息系統(tǒng)柔性和動(dòng)態(tài)性。

3.3 工作流柔性實(shí)現(xiàn)

開發(fā)管理信息系統(tǒng)的最大難點(diǎn)在于系統(tǒng)需求難以獲得，由于管理信息系統(tǒng)應(yīng)用涉及組織管理的方方面面，沒有對(duì)整個(gè)組織管理系統(tǒng)的深刻理解和對(duì)應(yīng)用環(huán)境的精準(zhǔn)把握，就不可能有成功的管理信息系統(tǒng)應(yīng)用。能夠支持工作流變更和異常的系統(tǒng)即可稱為具有柔性的系統(tǒng)。因此我們提出，在流程建模階段，應(yīng)認(rèn)真分析影響系統(tǒng)應(yīng)用的環(huán)境因素，盡可能多地預(yù)見各種可能出現(xiàn)的情況。這些預(yù)見出來的節(jié)點(diǎn)，根據(jù)工作的實(shí)際需要，未來可以配置到流程中，以增加系統(tǒng)的靈活性和動(dòng)態(tài)性。能夠支持工作流變更和異常的系統(tǒng)即可稱為具有柔性的系統(tǒng)。在系統(tǒng)開發(fā)之前，通過對(duì)不規(guī)范的管理規(guī)范化，按一定規(guī)則組織工作流程，合理安排進(jìn)度，充分利用企業(yè)所具有的人力、設(shè)備等資源。通過柔性工作流技術(shù)的應(yīng)用，使組織的管理工作走上具有規(guī)范性、協(xié)調(diào)性和合作性的現(xiàn)代化道路。

4結(jié)論

本文將柔性工作流技術(shù)引入現(xiàn)代管理信息系統(tǒng)，并進(jìn)行了流程建模和實(shí)例化，使系統(tǒng)很好實(shí)現(xiàn)了支持流程變更和異常處置的功能，有效提高了系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理的柔性和工作效率，增加了各職能子系統(tǒng)之間的協(xié)作和配合，有助于提高組織士氣，增進(jìn)組織成員的理解和感情交流。筆者相信，隨著工作流技術(shù)的不斷發(fā)展和成熟，勢(shì)必會(huì)使企業(yè)管理信息系統(tǒng)更加具有適應(yīng)性和競(jìng)爭(zhēng)力。

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