劉增芳b，張迎慶a，王輝a

上海市兒童醫(yī)院，上海交通大學(xué)附屬兒童醫(yī)院 a.設(shè)備科；b.手術(shù)室， 上海200040

品管圈活動(dòng)在手術(shù)室醫(yī)用耗材采購(gòu)中的應(yīng)用

蔡梅華a，倪霞萍a，

劉增芳b，張迎慶a，王輝a

上海市兒童醫(yī)院，上海交通大學(xué)附屬兒童醫(yī)院 a.設(shè)備科；b.手術(shù)室， 上海200040

按照品管圈的步驟和方法探討手術(shù)室醫(yī)用耗材月采購(gòu)次數(shù)高的原因和改進(jìn)措施。品管圈的管理方法對(duì)降低手術(shù)室醫(yī)用耗材月采購(gòu)次數(shù)有效，該模式可在全院鋪開(kāi)，提高全院醫(yī)用耗材領(lǐng)用工作的整體效率。

品管圈；手術(shù)室；醫(yī)用耗材；耗材采購(gòu)

品管圈（Quality Control Circle，QCC）是由日本石川馨博士于 1962 年所創(chuàng)，國(guó)內(nèi)多稱之為質(zhì)量管理小組，就是由相同、相近或互補(bǔ)之工作場(chǎng)所的人們自動(dòng)自發(fā)組成數(shù)人一圈的小團(tuán)體（又稱 QC 小組，一般 5～8 人左右），全體合作、集思廣益，按照一定的活動(dòng)程序來(lái)解決工作現(xiàn)場(chǎng)、管理、文化等方面所發(fā)生的問(wèn)題及課題，從而改善品質(zhì)、提升效率、降低作業(yè)成本，使一線重地成為品質(zhì)管制的核心。

在醫(yī)院日常運(yùn)營(yíng)中，醫(yī)用耗材的供應(yīng)牽涉到全院各個(gè)臨床部門，合理地配置耗材存儲(chǔ)與采購(gòu)次數(shù)，不但可以優(yōu)化庫(kù)存，節(jié)約醫(yī)院現(xiàn)金流，減少庫(kù)存積壓，避免物品過(guò)期，還可以大大減少采購(gòu)員及醫(yī)用耗材庫(kù)管員的重復(fù)工作，減少訂貨、收貨、驗(yàn)貨、入庫(kù)、運(yùn)送的次數(shù)，特別是對(duì)于每月多次重復(fù)訂購(gòu)的產(chǎn)品，若能減少采購(gòu)次數(shù)，可以大大提高工作效率，縮短耗材的供應(yīng)時(shí)間[1]。因 此 ，我們選取手術(shù)室作為試點(diǎn)，開(kāi)展 QCC 活動(dòng)，以降低部門月采購(gòu)次數(shù)，提升部門采購(gòu)計(jì)劃符合率和臨床的工作效率。

1 現(xiàn)狀調(diào)查

由于我院于 2009 年底建立了統(tǒng)一的物資采購(gòu)發(fā)放平臺(tái)，故 2010、2011、2012 年所有醫(yī)用耗材的采購(gòu)供應(yīng)數(shù)據(jù)全面充分。同時(shí)，我院自 2010 年起即實(shí)行每月制定采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行耗材采購(gòu)，希望通過(guò)完善的計(jì)劃減少每月的臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)。經(jīng)過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析，手術(shù)室 2012 年醫(yī)用耗材采購(gòu)次數(shù) 417 次（醫(yī)院平均 112 次 /年），按月統(tǒng)計(jì)為35 次（醫(yī)院平均 9.34 次 /月）。另外，手術(shù)室 2012 年領(lǐng)用耗材品種達(dá) 276 種，為使用品種最多，最為繁雜的部門，為此，將手術(shù)室作為此次 QCC 活動(dòng)的試點(diǎn)部門具有一定的現(xiàn)實(shí)意義[2-4]。

2 方法

QCC 活動(dòng)包括主題選定、計(jì)劃擬定、現(xiàn)狀把握、目標(biāo)設(shè)定、解析、對(duì)策擬定、對(duì)策實(shí)施與檢討、效果確認(rèn)、標(biāo)準(zhǔn)化、檢討改進(jìn)等步驟。其中最重要的就是學(xué)習(xí)運(yùn)用魚(yú)骨圖、柏拉圖等分析工具[5]。

2.1 建立“品管圈”組織

圈名“攜手圈”，由設(shè)備部科員擔(dān)任圈長(zhǎng)，圈員由醫(yī)用耗材采購(gòu)員、耗材庫(kù)管員、手術(shù)室護(hù)士等9人組成。每月至少召開(kāi)一次圈會(huì) /QCC 相關(guān)技能培訓(xùn)?；顒?dòng)時(shí)間 ：2013年 5～11 月。

2.2 確立主題

經(jīng)過(guò)3次反復(fù)討論，最終確立主題為：降低手術(shù)室一次性醫(yī)用耗材臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)。希望通過(guò)圈活動(dòng)能切實(shí)解決手術(shù)室臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)多的問(wèn)題，同時(shí)不斷完善制度與流程，使整個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依、有規(guī)可循。

2.3 現(xiàn)狀調(diào)查與分析

根據(jù)工作流程圖，制定出耗材庫(kù)房查檢表和手術(shù)室查檢表，并查檢了 2013 年 5～7 月的情況，得出共計(jì) 125 次差錯(cuò)中，未列入月采購(gòu)計(jì)劃購(gòu)買品規(guī)達(dá) 99 次，占 79%。根據(jù)品管圈“二八法則”，未列入月采購(gòu)計(jì)劃購(gòu)買品規(guī)為主要改善問(wèn)題，就該問(wèn)題繪制出魚(yú)骨圖。未列入月采購(gòu)計(jì)劃品規(guī)問(wèn)題，見(jiàn)圖1。另外，每月重復(fù)購(gòu)買的品規(guī)對(duì)采購(gòu)次數(shù)影響較大，為此也需要特別分析研究。故對(duì) 2012 年 1 月～2013 年 8 月所有手術(shù)室每月重復(fù)采購(gòu)品規(guī)記錄進(jìn)行排序，并逐條進(jìn)行分析，歸納出主要原因有 ：① 未做計(jì)劃 ；② 用量無(wú)法估計(jì) ；③ 產(chǎn)品效期短 ；④ 計(jì)劃數(shù)量少于 4 種。對(duì)于該問(wèn)題繪制出魚(yú)骨圖。為何有多次重復(fù)臨時(shí)購(gòu)買品規(guī)，見(jiàn)圖2。

圖1 未列月入采購(gòu)計(jì)劃品規(guī)問(wèn)題的魚(yú)骨圖

圖2 多次重復(fù)臨時(shí)購(gòu)買品規(guī)問(wèn)題的魚(yú)骨圖

2.4 設(shè)定目標(biāo)

在目標(biāo)設(shè)定中，參考了以下 3 組數(shù)值 ：① 由 QCC 特定公式：目標(biāo)值=現(xiàn)況值-（現(xiàn)況值×改善重點(diǎn)×圈能力），得出值為 10.81 次 /月 ；② 2012 年醫(yī)院各科臨時(shí)采購(gòu)平均次數(shù)為 9.34 次 /月 ；③ 特殊科室 ：手術(shù)室、新生兒、PICU、門急診 4 個(gè)部門 2012 年臨時(shí)采購(gòu)平均次數(shù)為 15.29次 /月。經(jīng)過(guò)討論認(rèn)為 ：① 公式值高于 2012 年平均值，故公式值不可取 ；② 由于手術(shù)室為醫(yī)院內(nèi)的特殊科室，存在其特殊性，如果以 2012 年平均值作為目標(biāo)值對(duì)于手術(shù)室過(guò)于苛刻，也不易達(dá)到目標(biāo) ；③ 4 個(gè)特殊部門的平均值考慮到部門的特殊性，在一定意義上更加客觀，作為目標(biāo)值也較前 2 個(gè)值更加合理。最終，目標(biāo)設(shè)定為 ：在 2013 年 9 月30日之前將手術(shù)室一次性使用醫(yī)用耗材臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)降低至 15.29 次 /月。

2.5 對(duì)策制定與實(shí)施

整合2張魚(yú)骨圖的評(píng)分后，選定4項(xiàng)原因進(jìn)行了對(duì)策方案的擬定與實(shí)施。

（1）確認(rèn)可納入采購(gòu)計(jì)劃的品規(guī)，實(shí)施時(shí)間 ：2013 年8 月 12 日 ～9 月 30 日，實(shí)施人 ：手術(shù)室劉 ××。通過(guò)對(duì)2013 年 1～8 月的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，統(tǒng)計(jì)出多次臨時(shí)采購(gòu)的品規(guī)并列入采購(gòu)計(jì)劃中。

（2）由信息部對(duì)手術(shù)室進(jìn)行系統(tǒng)領(lǐng)用數(shù)據(jù)查詢功能的培訓(xùn)。實(shí)施時(shí)間：2013 年 8 月 12 日～ 9 月 30 日，實(shí)施人：手術(shù)室劉××、信息部系統(tǒng)管理員。通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，解決手術(shù)室領(lǐng)用人員對(duì)系統(tǒng)功能知曉不全，有些功能不會(huì)使用的問(wèn)題，包括耗材查詢領(lǐng)用功能操作等。同時(shí)，與其他護(hù)士長(zhǎng)溝通，看是否仍存在其他遺漏的需要知曉的操作問(wèn)題或功能，最后，繪制系統(tǒng)操作流程圖，粘貼于電腦旁。

（3）對(duì)于手術(shù)室存放在耗材大庫(kù)房中的部分庫(kù)存，由耗材庫(kù)房管理員每月進(jìn)行庫(kù)存量的反饋。

（4）由于手術(shù)室無(wú)安全庫(kù)存量造成臨時(shí)采購(gòu)較多，有時(shí)急用即買造成使用不及時(shí)。故手術(shù)室與耗材庫(kù)房管理員共同對(duì) 2013 年 1～8 月實(shí)際使用數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合手術(shù)室?guī)旆靠臻g，設(shè)定《手術(shù)室二級(jí)庫(kù)房耗材月安全庫(kù)存目錄表》。

3 結(jié)果

統(tǒng)計(jì)物資管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)顯示，QCC 活動(dòng)開(kāi)展前：2013 年 5～7 月手術(shù)室耗材臨時(shí)采購(gòu)次數(shù) 42 次 /月，開(kāi)展中：2013 年 9 月手術(shù)室臨時(shí)采購(gòu)次數(shù) 14 次 /月，開(kāi)展后 ：2013年 10 月手術(shù)室臨時(shí)采購(gòu)次數(shù) 13 次 /月，2013 年 11 月手術(shù)室臨時(shí)采購(gòu)次數(shù) 14 次 /月。整個(gè) QCC 活動(dòng)達(dá)到 15.29 次 /月目標(biāo)值，且維持效果良好。特別，在此次活動(dòng)中，手術(shù)室專用的 48種醫(yī)用縫線，8種醫(yī)用敷貼，手術(shù)衣等三類產(chǎn)品做到了合理備庫(kù)，不僅使手術(shù)室有限儲(chǔ)存空間達(dá)到最大利用率，也使過(guò)期耗材降為 0，同時(shí)達(dá)到了即用即取的效果。目標(biāo)達(dá)標(biāo)率為 109%，進(jìn)步率為 69%，附加效益 ：以每次從臨床制單、審批，設(shè)備部制單、審批，貨物驗(yàn)收、運(yùn)送，手術(shù)室驗(yàn)收簽字整個(gè)環(huán)節(jié)預(yù)估 10 min/次，故每月減少 29次臨時(shí)采購(gòu)，共節(jié)約工時(shí)約 4.83 h。

4 討論

手術(shù)室此次降低耗材臨時(shí)采購(gòu)次數(shù)收效明顯，該活動(dòng)可在全院逐步推行，能為全院效率的提升提供有效幫助。但是，在整個(gè)活動(dòng)中也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，如：在活動(dòng)中特別注重文獻(xiàn)的查找，但是有關(guān)采購(gòu)次數(shù)的文獻(xiàn)基本沒(méi)有，只能查找相關(guān)采購(gòu)計(jì)劃的文獻(xiàn)；采購(gòu)計(jì)劃基本應(yīng)用于物流管理或者藥品管理中，對(duì)于醫(yī)用耗材的計(jì)劃管理相關(guān)文獻(xiàn)也較少，而且內(nèi)容描述也僅僅從審批的角度出發(fā)，對(duì)于次數(shù)沒(méi)有相關(guān)描述。故相信此次品管圈活動(dòng)的實(shí)施，對(duì)耗材的采購(gòu)管理能提供一定的借鑒，特別是安全庫(kù)存設(shè)置。另外，在目標(biāo)設(shè)定時(shí)，也缺少相關(guān)參考數(shù)據(jù)，只能依據(jù)醫(yī)院的年平均水平，特殊部門的平均次數(shù)做為參考。希望本文品管圈活動(dòng)的整個(gè)思路以及一些具體的方法，可以為其他醫(yī)院開(kāi)展此類主題活動(dòng)提供借鑒[6-9]。

[1] 宋風(fēng)兵．加強(qiáng)醫(yī)用耗材采購(gòu)規(guī)范化管理[J]．中國(guó)醫(yī)療設(shè)備, 2013,28(7):100-101．

[2] 王欣然．品管圈在重癥患者CRRT技術(shù)認(rèn)證管理中的應(yīng)用[J]．中國(guó)護(hù)理管理,2013,13(8):42-44．

[3] 周雪華．品管圈在手術(shù)病理標(biāo)本安全管理中應(yīng)用的效果評(píng)價(jià)[J]．中國(guó)實(shí)用護(hù)理雜志,2013,29(23):73-75．

[4] 韋金翠．品管圈活動(dòng)在低溫等離子滅菌系統(tǒng)中的應(yīng)用[J]．中國(guó)實(shí)用護(hù)理雜志,2013,29(4):54-55．

[5] 劉庭芳．中國(guó)醫(yī)院品管圈操作手冊(cè)[M]．北京:人民衛(wèi)生出版社, 2011:1-3．

[6] 夏蓮芬．品管圈活動(dòng)在提高兒科外周靜脈留置時(shí)間的應(yīng)用[J]．護(hù)士進(jìn)修雜志,2013,28(19):1789-1790．

[7] 孫莉．品管圈在持續(xù)改進(jìn)護(hù)理質(zhì)量管理中的實(shí)踐與探索[J]．醫(yī)學(xué)與哲學(xué),2013,34(16):94-96．

[8] 李靜．品管圈活動(dòng)在降低神經(jīng)外科術(shù)后感染中的應(yīng)用[J]．鄭州大學(xué)學(xué)報(bào)(醫(yī)學(xué)版),2013,48(4):556-558．

[9] 杜春萍．集結(jié)節(jié)約型品管圈活動(dòng)在病房成本控制中的成效[J]．護(hù)理學(xué)雜志,2013,28(23):60-61．

Application of Quality Control Circle in Purchase of Medical Consumables in Operating Room

CAI Mei-huaa, NI Xia-pinga,
LIU Zeng-fangb,
ZHANG Ying-qinga, WANG Huiaa.Department of Equipment; b.Operating Room, Children’s Hospital of Shanghai, Shanghai 200040, China

Based on the operation procedure and methods of quality control circle (QCC), this paper discusses the reasons of high frequency of purchasing medical consumables in operating room and puts forwards some improvement approaches to solve above problems. Management methods based on QCC not only can effectively reduce the frequency of purchasing medical consumables, but also can improve the eff i ciency of consumables requisition in the whole hospital.

quality control circle; operating room; medical consumables; consumable purchase

R197.39

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2014.08.028

1674-1633(2014)08-0091-02

2014-03-10

2014-05-19

作者郵箱：meiy106@163．com