樊立梅

摘 要： 當(dāng)今社會逐漸趨于信息化、數(shù)字化，高職院校的檔案管理應(yīng)該跟上時代的腳步，不斷使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高檔案管理的信息化水平，這是社會對高職院校檔案管理服務(wù)的要求。高職院校的檔案管理應(yīng)該規(guī)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對資源進行高度整合，吸收更多信息化的專業(yè)人才，大力發(fā)展檔案管理工作。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 信息化水平

高職院校檔案管理工作不僅是高職院校進行教育管理的一個重要的部分，而且是高職院校管理工作中的一個重要環(huán)節(jié)。高職院校的檔案管理是指高職院校從事招生教學(xué)科研管理等活動，直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式載體的歷史記錄。

一、高職院校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案管理的步伐跟不上時代變化。

目前，高職院校的檔案管理不夠現(xiàn)代化，它們的觀念落后于時代的發(fā)展。檔案管理作為高職院校信息資源的一個重要組成部分，檔案管理的工作需要與時代并進。許多學(xué)校覺得檔案管理工作就是將資料整理分類一類的事，根本無關(guān)輕重，并不需要在上面花費人力物力。這是由于這些高職院校對于檔案管理工作的認知還不夠徹底，對于檔案管理工作缺少系統(tǒng)認知。更甚者，有的高職院校的檔案管理工作人員并不是擁有專業(yè)檔案管理職能的檔案管理人員，而是從社會上招聘的臨時工人或者兼職工人。

（二）檔案管理信息化缺少基礎(chǔ)建設(shè)，重視度不高。

作為一種服務(wù)于教學(xué)管理活動、輔助教學(xué)管理活動的工作，檔案管理由于在學(xué)校的發(fā)展歷程中并不直接起影響作用，并不是很受高職院校的重視。許多高職院校認為購入幾臺電子設(shè)備，就算完成了檔案管理的信息化。這一點微薄的投入是遠遠不夠的，實現(xiàn)檔案管理工作信息化必須要求整個學(xué)校的管理活動，例如教學(xué)、科研等，全都進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化、信息化管理，這樣檔案管理工作的信息化才能算大體完成。

（三）急需提高檔案管理人員的信息化管理素養(yǎng)

由于高職院校的大多數(shù)檔案管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，他們?nèi)鄙贆n案管理工作的相關(guān)專業(yè)知識，在工作中難免會出現(xiàn)對檔案的歸檔分類不準(zhǔn)確、歸檔資料不完整、查閱檔案的手續(xù)不完備等情況。

二、實現(xiàn)高職院校檔案管理信息化建設(shè)的建議

（一）加強學(xué)習(xí)，增強認知。

要不斷學(xué)習(xí)，提高認知水平，不斷提高學(xué)校的教育管理能力水平，實現(xiàn)檔案管理工作信息化。由于檔案管理工作實現(xiàn)信息化對學(xué)校的教學(xué)、科研、管理都有著十分重大的意義，因此學(xué)校檔案管理工作方面的上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作的信息化放在一個重要的位置，不斷強化下級工作人員對檔案管理工作信息化的認識，使得檔案管理工作的信息化有計劃、有步驟、有階段地進行。實現(xiàn)檔案資料的二次開發(fā)、二次利用是檔案管理工作信息化的最終目標(biāo)，為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，高職院校應(yīng)該不斷開發(fā)促進檔案管理工作對學(xué)校的發(fā)展服務(wù)功能。

（二）對檔案資源實行整合，形成固定標(biāo)準(zhǔn)。

建立檔案管理的信息化需要一定的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，如果缺乏規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，則難以實現(xiàn)檔案管理信息化。目前，大多數(shù)高職院校采用合辦院校、聯(lián)合發(fā)展的形式，造成不同的高職院校間的檔案管理方式、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)五花八門。因為缺乏統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)，造成對檔案進行歸檔、傳輸、接受、查閱的難度加大。所以，高職院校有必要加強對檔案管理規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的建立，在原有資源的情況下進一步進行信息化改造，使檔案的一系列處理流程井然有序，不斷提高檔案管理工作的信息化程度。

（三）提高檔案管理信息化人員的素養(yǎng)。

對檔案管理信息化進行建設(shè)的人員，不僅需要具備檔案管理這一方面的專業(yè)知識，還需要掌握現(xiàn)代化技術(shù)，擁有計算機、信息數(shù)據(jù)等方面的知識儲備。要在現(xiàn)有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上，根據(jù)目前檔案管理工作的信息化的要求，加強物力人力投入，配備相關(guān)現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備與技術(shù)指導(dǎo)人員，以完備的技術(shù)隊伍加快高職院校檔案管理信息化的工作進程。

（四）增加對檔案管理工作信息化的投入。

無論什么工作，都離不開人力、物力的支持，況且高職院校檔案管理工作信息化建設(shè)需要配備大量的現(xiàn)代技術(shù)硬件設(shè)施、軟件設(shè)備和技術(shù)人員，這些都需要大量的人力物力支持。并且檔案管理工作信息化建設(shè)是一項長時期、長投入、收益晚的工程，這就需要高職院校對檔案管理工作進行長期的、持續(xù)的、龐大的人力、物力投入。

三、結(jié)語

高職院校檔案管理記錄著高職院校整個從建成到發(fā)展至今的歷史進程，反映出高職學(xué)校教學(xué)、科研成果方面的成就。檔案可以真實全面地還原學(xué)校發(fā)展的歷史原貌。檔案管理工作是對高職院校進行教育質(zhì)量和管理水平評價和估量的一項十分重要的根據(jù)。實現(xiàn)檔案管理工作的信息化十分重要，我們要認真對待，認真實施。

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