[摘要]ISO9001與ERP基礎(chǔ)上一種全新的管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立后，總編室的管理職能和工作模式發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。在內(nèi)部管理更加規(guī)范的情況下，總編室的管理水平與執(zhí)行力得到提高，其工作的主動性與積極性得到發(fā)揮，工作效率也相應(yīng)得到提升。

[關(guān)鍵詞]ISO9001質(zhì)量管理體系；ERP信息系統(tǒng)；管理職責；過程管理

[作者簡介]周云，安徽少年兒童出版社。

近年來，隨著我國出版社轉(zhuǎn)企改制進程的不斷推進，在出版社建立科學(xué)合理的現(xiàn)代企業(yè)制度，引進其他行業(yè)的先進管理經(jīng)驗和管理方法，提升出版社的競爭能力，已經(jīng)成為各出版社的一項戰(zhàn)略舉措。2008年6月，安徽出版集團有限責任公司旗下的時代出版?zhèn)髅焦煞萦邢薰炯跋聦?家出版社整體啟動引入ISO9001質(zhì)量管理體系這一重要戰(zhàn)略舉措，并于2009年11月正式通過中國質(zhì)量認證中心的現(xiàn)場審核，成功建立起基于ISO9000標準的質(zhì)量管理體系；與此同時，8家出版社同步導(dǎo)入ERP系統(tǒng)這一信息化管理手段。ISO9001質(zhì)量管理體系為ERP提供了一個規(guī)范的管理環(huán)境，ERP又為ISO9001質(zhì)量管理體系提供了一個科學(xué)、高效的運行平臺?；贗SO9001與ERP基礎(chǔ)上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，總編室管理職能和工作模式也需要做出相應(yīng)調(diào)整，進行必要的轉(zhuǎn)變。

一、管理職責與權(quán)限的明晰化

1. 管理水平與執(zhí)行力的提高

ISO9001標準將“管理職責、過程管理”等四個基本過程作為質(zhì)量管理過程的全部活動，其中“管理職責”要求對企業(yè)內(nèi)部每一個部門的職責進行劃分并形成文字，明確每一個部門的相應(yīng)職責。ERP系統(tǒng)則利用多種技術(shù)手段為“管理職責”提供了很好的支持。例如，通過ERP的建模，出版社可以按照ISO9001“管理職責”的要求，形象地表述出版社部門崗位的職責與權(quán)限。在實際工作中，則體現(xiàn)為管理職責從紙質(zhì)制度化的層面落實到實際的、可見的流程上。在實際的日常工作中，由于種種原因，內(nèi)部管理經(jīng)常會出現(xiàn)管理不到位、責任不明確等現(xiàn)象。導(dǎo)入具有國際先進管理水平的ISO9001質(zhì)量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)之后，由于每個工作流程都有相應(yīng)的記錄，形成了可追溯性，在某個問題出現(xiàn)時能清楚找出責任人，有效避免了“職責不清、責任不明”現(xiàn)象的發(fā)生，提高了出版社管理的規(guī)范性和科學(xué)性，完善與提升了出版社的內(nèi)部管理水平。

在規(guī)范的管理制度基礎(chǔ)上，借助ERP信息系統(tǒng)這一管理抓手，總編室工作人員可以更好地對選題申報材料的填寫、書稿三審的質(zhì)量情況、圖書出版流程的規(guī)范等加強管理。一方面避免了各項資料的錯誤及缺失以及不規(guī)范情況的發(fā)生，另一方面也提高了自身的執(zhí)行力，提升了總編室的管理效率和服務(wù)水平。

2. 平凡事做經(jīng)典，瑣屑事做完美

由于處于出版業(yè)務(wù)的中樞位置，總編室工作具有“多、雜、繁、亂”的特點。無論是選題計劃制定申報、出版單位等級評估材料準備，還是領(lǐng)導(dǎo)指示與精神的上傳下達、各種報獎及重點項目材料報送，不僅工作量大，而且瑣碎?？偩幨夜ぷ鞯闹貜?fù)性及低創(chuàng)新性，導(dǎo)致大多數(shù)總編室工作人員疲于應(yīng)付，工作積極性不高。ISO9001質(zhì)量管理體系強調(diào)工作流程中每一個小事都會對產(chǎn)品的質(zhì)量產(chǎn)生直接影響，任何一個環(huán)節(jié)或者節(jié)點的疏漏都可能導(dǎo)致最終結(jié)果的不可控。工業(yè)產(chǎn)品的不合格可以通過“召回”來減小乃至消除對消費者安全的隱患，而不合格圖書對讀者乃至文化傳承、精神文明建設(shè)的不良影響則是不可估量的。

總編室工作人員應(yīng)積極踐行“平凡事做經(jīng)典，瑣屑事做完美”的管理要求，充分發(fā)掘ISO9001質(zhì)量管理體系和ERP信息化系統(tǒng)的管理優(yōu)勢，并積極運用到實際工作中，協(xié)助社領(lǐng)導(dǎo)做好選題規(guī)劃，滿足編輯業(yè)務(wù)與專業(yè)發(fā)展需求，協(xié)調(diào)好社內(nèi)外各種關(guān)系，不斷發(fā)揮總編室的組織、協(xié)調(diào)、管理、服務(wù)四大基本職能。

二、管理方式與管理手段的更新

在傳統(tǒng)出版模式下，出版社的管理主要依托手工管理、紙質(zhì)管理?；贗SO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上的一種全新管理環(huán)境與管理手段在出版社正式建立之后，ERP系統(tǒng)作為規(guī)范管理的抓手，必然給總編室的管理工作帶來挑戰(zhàn)。面對這些新工作方式的轉(zhuǎn)變，我們要通過不斷優(yōu)化工作方法，創(chuàng)新工作思維。

1. 精細化的管理

ISO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)強調(diào)的是一種精細化的管理模式，通過精細化的管理，對每一個“生產(chǎn)”流程都做到監(jiān)控到位、管理到位，以確保產(chǎn)品（即圖書）質(zhì)量合格。ISO9001質(zhì)量管理體系強調(diào)對一本圖書的全流程進行分析，對影響圖書質(zhì)量的關(guān)鍵流程的操控程序予以規(guī)定，遵循“按做的寫，按寫的做”這一規(guī)則。ERP信息平臺則通過借助信息技術(shù)這一手段，對圖書選題策劃及圖書流程管理進行更加精細化的管理。從選題策劃到圖書銷售，責任人、操作時間等每一個細節(jié)都可以在ERP信息系統(tǒng)中呈現(xiàn)，期間一系列數(shù)據(jù)的采集及儲存也變得更加清晰、方便和快捷。細節(jié)的精細化呈現(xiàn)，不僅便于總編室的管理，也為各級領(lǐng)導(dǎo)做出相應(yīng)決策提供較好的數(shù)據(jù)支持。

在貫徹質(zhì)量管理體系的過程中，總編室需要承擔相當一部分的監(jiān)督檢查職責，具體有參與編制文件，學(xué)習(xí)質(zhì)量管理標準，檢查各部門執(zhí)行情況，收集整理貫徹標準所產(chǎn)生的各種材料、數(shù)據(jù)等。在ERP信息系統(tǒng)的操作過程中，同樣有許多關(guān)鍵節(jié)點的控制，如選題立項、工作任務(wù)指派、書號核準、流程檢查、數(shù)據(jù)導(dǎo)出等，這些都需要由總編室工作人員來具體操作。鑒于此，總編室工作人員要主動接受ISO9001質(zhì)量管理體系的管理理念，積極參加ERP信息系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，努力接受新的管理模式，力爭快速掌握新的工作方法，積極進入新的工作狀態(tài)。

2. 系統(tǒng)化的管理

ISO9001質(zhì)量管理體系與ERP信息系統(tǒng)所強調(diào)的精細化管理模式，建立在系統(tǒng)化的規(guī)范管理基礎(chǔ)上。ISO9001質(zhì)量管理體系依托的是PDCA循環(huán)管理模式，ERP信息系統(tǒng)則依靠計算機系統(tǒng)的強制性建立起流程的合理化與規(guī)范化，通過系統(tǒng)各管理模塊的提前設(shè)定，明確各部門的管理職能。這樣做的好處是：各種數(shù)據(jù)和信息的流轉(zhuǎn)程序不能隨意變動，從而做到信息準確；不規(guī)范的做法會遭到系統(tǒng)的拒絕，并能使不規(guī)范操作得到及早發(fā)現(xiàn)，最大限度地杜絕因管理漏洞或管理缺失導(dǎo)致的嚴重后果。

在總編室的業(yè)務(wù)管理過程中，選題的策劃申報、書稿的三審、書稿的三校一通讀、書號的核發(fā)、CIP數(shù)據(jù)的申領(lǐng)等節(jié)點比較重要。如果選題的策劃與申報關(guān)系到出版社的出版方向，那么書稿的“三審三校”則涉及出版社的導(dǎo)向問題，書號與CIP的申領(lǐng)則體現(xiàn)出版社遵循國家管理要求的程度。這幾個環(huán)節(jié)都是由總編室在其間承擔著協(xié)調(diào)、管理以及服務(wù)的職能。采用ERP信息系統(tǒng)工作平臺后，從編輯在系統(tǒng)上填寫選題申報開始，一直到三審記錄的填寫、書號及CIP數(shù)據(jù)的申請，總編室工作人員均可以通過系統(tǒng)在線查看。無論是資料是否健全，還是流程是否順暢，甚至是相關(guān)人員的工作是否高效，都可以在系統(tǒng)上一目了然。這不僅減少了手工操作的環(huán)節(jié)，縮短了信息傳遞、處理的時間，而且降低了操作過程中出現(xiàn)誤差的概率，便于相關(guān)人員自我約束。

三、對過程管理的進一步重視

ISO9001質(zhì)量管理體系關(guān)注“過程方法”，即強調(diào)對流程的監(jiān)控與管理。根據(jù)系統(tǒng)是由過程組成的網(wǎng)絡(luò)，過程是活動的流程，活動是過程的節(jié)點這樣的原理，ERP系統(tǒng)依據(jù)出版社的過程或者活動中一系列操作規(guī)則在系統(tǒng)中生成了相應(yīng)的過程模型。具體到實際工作中，即通過對圖書的選題策劃、編輯校對、出版印刷、發(fā)行儲運等過程加以識別乃至控制，確保每一個環(huán)節(jié)“輸出”到下一個流程的工作都是“合格品”，實現(xiàn)各個環(huán)節(jié)之間的無縫對接，這是保證圖書質(zhì)量的一個重要舉措。ERP信息系統(tǒng)以產(chǎn)品的實現(xiàn)過程為主線，通過對圖書出版流程各環(huán)節(jié)的控制，借助上一個流程的“輸出”，鏈接到下一個流程的“輸入”，通過不斷的“鏈接”，最終實現(xiàn)對產(chǎn)品質(zhì)量的全過程跟蹤?；贗SO9001質(zhì)量管理體系的建立以及ERP信息系統(tǒng)的導(dǎo)入，為確保產(chǎn)品質(zhì)量提供了有力的保障。

圖書的生產(chǎn)過程是一個系統(tǒng)的過程，每個環(huán)節(jié)及流程都會影響出版物的最終質(zhì)量。圖書的質(zhì)量形成過程，主要包括選題策劃、編輯加工、三審三校、生產(chǎn)印刷、營銷發(fā)行等主要環(huán)節(jié)，其中涉及總編室或者與總編室工作密切相關(guān)的有選題策劃、編輯加工、三審三校等環(huán)節(jié)。因此，在強調(diào)對過程進行嚴格管理的理念指導(dǎo)下，總編室工作人員要高度重視這一工作。建立ISO9001質(zhì)量管理體系和導(dǎo)入ERP信息系統(tǒng)后，總編室的工作關(guān)口便前移到對過程的管理中。借助完備的質(zhì)量管理體系及先進的信息化管理手段，無論是選題策劃還是書稿三審記錄填寫，總編室都可以在操作過程中參與進來，隨時可以針對流程中出現(xiàn)的問題提出異議，并要求及時整改。甚至作者交稿的時間，編輯加工、三審時間的分配等一系列細節(jié)問題也都呈現(xiàn)在ERP系統(tǒng)上，這為總編室的管理工作提供了極大便利。

總之，新形勢及新管理模式的出現(xiàn)，對總編室工作人員來說既是挑戰(zhàn)也是機遇。我們應(yīng)積極面對挑戰(zhàn)，把握機遇，善于思考，努力化被動為主動，最大限度地發(fā)揮好總編室的工作職能，做好管理工作的轉(zhuǎn)型升級，為出版社的發(fā)展與壯大貢獻自己的力量。

[1]林清發(fā)，劉航. 新聞出版行業(yè)ISO質(zhì)量管理體系操作指南[M]. 合肥：安徽科學(xué)技術(shù)出版社，2011.

[2]白建明. ISO9001質(zhì)量管理體系對出版單位的管理效用淺析[J]. 出版發(fā)行研究，2006（8）.