蔡慧娟 孫蕊

【文章摘要】

檔案工作是實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)證的基礎(chǔ)依據(jù)，是認(rèn)證體系有效運(yùn)行的直接憑證和重要保證，因此，檔案管理在計(jì)量認(rèn)證的過程中顯得尤為重要。本文從計(jì)量認(rèn)證中檔案管理的現(xiàn)狀、存在的問題及如何完善檔案管理工作方面進(jìn)行了探討。

【關(guān)鍵詞】

計(jì)量認(rèn)證；檔案管理；信息化；檢測

1 檔案管理工作與計(jì)量認(rèn)證的關(guān)系

檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性。測試中心的日常檢測工作有大量的文件資料，是測試中心質(zhì)量體系管理、運(yùn)行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性的真實(shí)記載。檔案既是中心的原始材料和法律依據(jù)，也是獲得實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定的前提條件和必要保證。所以，計(jì)量認(rèn)證制定質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量計(jì)劃和程序性文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程等依據(jù)都來源于檔案。

計(jì)量認(rèn)證的《文件控制程序》是對(duì)文件進(jìn)行有效的控制和管理，它對(duì)文件和資料的批準(zhǔn)、發(fā)布、保存以及更改都作了明確的規(guī)定。文件在修改時(shí)，要評(píng)審與標(biāo)識(shí)，并再次批準(zhǔn)和發(fā)布，確保使用有效版本。如需保留失效文件，加蓋“作廢”印章，對(duì)需保留的作廢文件和更改的文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)。通過計(jì)量認(rèn)證的質(zhì)量管理體系不但能增強(qiáng)檔案管理人員的意識(shí)、提高檔案管理人員的素質(zhì)，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理。

2 計(jì)量認(rèn)證中的檔案管理現(xiàn)狀

實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)證體系中的檔案管理分為技術(shù)類檔案和管理體系文件檔案兩部分，兩部分互有交叉，相互關(guān)聯(lián)。

2.1技術(shù)類檔案包括儀器設(shè)備檔案和檢測報(bào)告

儀器設(shè)備從購買使用到報(bào)廢建立了儀器設(shè)備檔案，檔案里保存著每臺(tái)設(shè)備及其軟件的記錄。儀器設(shè)備管理員為每臺(tái)儀器設(shè)備也建立了檔案，并負(fù)責(zé)儀器設(shè)備檔案的管理。

檢測報(bào)告及其相關(guān)記錄包括檢測委托書或檢測合同、檢測任務(wù)單、檢測原始記錄和表格、檢測報(bào)告的復(fù)印件。檢測報(bào)告的保存期限一般為一個(gè)復(fù)評(píng)議周期（計(jì)量認(rèn)證的評(píng)議周期為三年），檔案管理員以一年為周期，將檢測報(bào)告相關(guān)原始記錄和質(zhì)量記錄進(jìn)行分類歸檔再按照編號(hào)進(jìn)行放置并保存，采取一定的保護(hù)措施，避免其丟失、損壞或霉變。

2.2管理體系文件檔案包括質(zhì)量體系文件和人員技術(shù)檔案

質(zhì)量體系文件分為四個(gè)層次：第一層次為描述質(zhì)量方針、目標(biāo)和管理體系的質(zhì)量手冊(cè)；第二層次為描述實(shí)施管理體系、控制各要素所涉及的各個(gè)部門、各質(zhì)量環(huán)節(jié)的程序文件；第三層次為供具體工作人員使用的作業(yè)指導(dǎo)文件及用作管理體系運(yùn)行的證實(shí)性文件；第四層次為服務(wù)于上述管理體系及具體工作人員使用的質(zhì)量控制記錄文本。

為滿足檢測要求及管理體系實(shí)施中所涉及和形成的質(zhì)量文件，它們可以是文件形式，也可以是數(shù)字模擬、照片形式，既可以是書面文件、也可以存在于各種媒體中，還包括外部文件，如相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、方法、參考文獻(xiàn)等。

由于計(jì)量認(rèn)證中文件管理的歸檔涉及面廣，所以中心各個(gè)部門和實(shí)驗(yàn)室分工合作。中心主任負(fù)責(zé)制定質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)，負(fù)責(zé)管理體系文件的審批和頒布；中心質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織人員，編寫和維護(hù)管理體系文件的審批和頒布；各有關(guān)檢測實(shí)驗(yàn)室積極配合，中心業(yè)務(wù)辦公室匯總歸檔并保存。

計(jì)量認(rèn)證中的要素有許多，人員、設(shè)備、設(shè)施和環(huán)境，其中人員是關(guān)鍵因素。中心檢測水平的高低大部分取決于檢測人員的素質(zhì)和水平，所有檢測人員必須持證上崗。所以，中心為人員建立了檔案，并保證一人一檔。人員技術(shù)檔案包括人員的學(xué)歷、經(jīng)歷、技能培訓(xùn)狀況、考核記錄、資格證書、科研論著、表彰獲獎(jiǎng)等。

檔案管理人員需要準(zhǔn)確地將人員技術(shù)檔案進(jìn)行整理、分類及登記；能夠?qū)⑷藛T各類資質(zhì)證書的復(fù)印件歸入個(gè)人技術(shù)檔案；同時(shí)及時(shí)技術(shù)管理層對(duì)技術(shù)人員的整體分析評(píng)價(jià)及時(shí)歸檔，保證中心人員的技術(shù)水準(zhǔn)。

3 實(shí)驗(yàn)室檔案管理存在的問題

實(shí)驗(yàn)室檔案管理是計(jì)量認(rèn)證的基礎(chǔ)性工作，是獲得實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)證的重要保證，是在質(zhì)量體系認(rèn)證中的直接憑證。通過計(jì)量認(rèn)證，可以增強(qiáng)人們的檔案管理意識(shí)，可以進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理，提高管理人員的素質(zhì)，檔案管理積累財(cái)富。

盡管如此，CMA中的檔案管理仍然存在著以下三個(gè)問題。

第一：缺乏完善的CMA檔案管理制度和程序。日常的檔案管理工作中沒有具體的檔案管理制度和操作流程，歸檔的時(shí)間不固定，隨意性較強(qiáng)。

第二：CMA檔案管理人員建檔意識(shí)模糊，專業(yè)性較弱。中心實(shí)驗(yàn)室沒有配備專職人員，歸檔基本都是兼職。

第三：CMA檔案現(xiàn)代化管理力度有待加強(qiáng)。中心實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作目前手工查詢和人工服務(wù)手段仍占主導(dǎo)地位。另外，紙質(zhì)的檔案對(duì)存放檔案的地方要求相對(duì)較高，房屋設(shè)施中要配置必要的防火，防水等工作。

4 完善計(jì)量認(rèn)證中的檔案管理

4.1建立健全CMA中的檔案管理制度

中心建立起一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)親自“抓”、各實(shí)驗(yàn)室認(rèn)真“管”、中心檔案部門負(fù)責(zé)“理”的良好的文件管理流程，實(shí)現(xiàn)從下至上的檔案收集，使文件程序化、制度規(guī)范化。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)建立健全歸檔制度、借閱制度、保管制度、保密制度、鑒定與銷毀制度等，從而實(shí)現(xiàn)檔案的集中化管理，提高測試中心整體管理水平。

4.2建立一支專業(yè)素質(zhì)高的CMA檔案管理人才隊(duì)伍

首先，增強(qiáng)管理人員的檔案意識(shí)，嚴(yán)格規(guī)范日常

工作標(biāo)準(zhǔn)，逐漸形成認(rèn)真細(xì)致、負(fù)責(zé)的工作習(xí)慣。其次，中心領(lǐng)導(dǎo)要重視計(jì)量認(rèn)證中的檔案管理，對(duì)技術(shù)人員和檔案管理人員要定期進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)。

4.3實(shí)現(xiàn)CMA檔案管理的信息現(xiàn)代化

從傳統(tǒng)的科學(xué)方式向信息化管理的方式轉(zhuǎn)變已經(jīng)

成為實(shí)驗(yàn)室檔案管理的必然趨勢(shì)，各室檔案管理員將相關(guān)的電子文件直接傳至中心檔案管理信息庫，集中定期與紙質(zhì)檔案一起整理并納入中心檔案室，從而保證信息文件完整性。同時(shí)，檔案信息化管理不但能節(jié)約查詢時(shí)間，便于計(jì)量認(rèn)證人員現(xiàn)場評(píng)定，還能夠提高檔案的利用率。

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