薛 云
隨著全球經(jīng)濟一體化的加快,商業(yè)競爭日趨激烈,企業(yè)面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。當前企業(yè)管理的核心是“決策”,一個企業(yè)決策的質(zhì)量和速度決定著它是否能在瞬息萬變的市場中立于不敗之地。一些企業(yè)已經(jīng)發(fā)現(xiàn)了提高自身決策質(zhì)量與速度的捷徑,即通過商務智能(Business Intelligence,BI)與知識管理(Knowledge Management,KM),使企業(yè)積累的數(shù)據(jù)、信息和知識得到充分合理的應用。商務智能的應用使企業(yè)能迅速對海量數(shù)據(jù)作出快速、科學的反應和處理,提高決策的速度;知識管理的應用則使企業(yè)能以高效的方式組織擁有的一切資源來實現(xiàn)其管理目標,提升決策的質(zhì)量。所以,商務智能和知識管理是提升企業(yè)決策者所獲得信息、知識的質(zhì)量與速度的核心技術(shù)。但是據(jù)調(diào)查統(tǒng)計,60%的企業(yè)受訪者對于商務智能與知識管理的共同點與差異性缺乏了解,存在疑惑。因此,本文對商務智能和知識管理的特點、作用及兩者的關(guān)系進行分析,并闡述現(xiàn)代企業(yè)中商務智能系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)如何整合利用,以期為企業(yè)實施兩大系統(tǒng)整合、增強競爭力、實現(xiàn)知識共享、提高決策質(zhì)量與速度提供參考。
(1)商務智能的定義
商務智能的概念,最早由美國加特納(Gartner)公司(全球最具權(quán)威的信息技術(shù)研究與顧問咨詢公司)于1996年提出。加特納公司的定義為:商務智能描述了一系列的概念和方法,通過應用基于事實的支持系統(tǒng)來輔助商業(yè)決策的制定。[1]關(guān)于商務智能的概念,國內(nèi)外學者有著多種見解,其中國內(nèi)研究商務智能的著名學者王茁和顧潔[2]給出的概念為:商務智能是企業(yè)利用現(xiàn)代信息技術(shù)收集、管理、分析結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的商務數(shù)據(jù)和信息,創(chuàng)造、累計商務知識和見解,提高商務決策水平,采取有效的商務行動,完善各種商務流程,提升各方面績效,增強綜合競爭力的智慧和能力。簡而言之,商務智能是企業(yè)能夠快速分析與處理數(shù)據(jù)的技術(shù)和方法,可以有效實現(xiàn)數(shù)據(jù)的收集、管理、分析,將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息與知識,指導企業(yè)的決策。
(2)商務智能的特點及作用
商務智能融合了先進的信息技術(shù)和創(chuàng)新的管理理念,不僅面向企業(yè)內(nèi)部員工,而且面向企業(yè)外部的合作商及客戶,是一個開放的系統(tǒng)。商務智能綜合了數(shù)據(jù)倉庫、在線分析處理、數(shù)據(jù)挖掘等多項信息技術(shù),具有強大的數(shù)據(jù)分析處理和數(shù)據(jù)展示功能;其用戶多樣化,既包括企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務人員及各級管理者,也包括企業(yè)外部的客戶及合作商,且各類用戶擁有不同的使用權(quán)限;同時注重在企業(yè)海量數(shù)據(jù)和信息中挖掘知識。能夠?qū)π畔@取與分析及戰(zhàn)略決策過程提供支持,使決策者的洞察力得到提升,高效準確地制定企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃與決策;在提升企業(yè)績效上有一定的優(yōu)勢,它能夠貫穿企業(yè)績效管理的閉環(huán)流程,通過即時、持續(xù)地計算各種企業(yè)績效指標,監(jiān)測企業(yè)實際運營與計劃目標的偏差,幫助企業(yè)分析原因或趨勢,實時調(diào)整商業(yè)策略,作出科學決策。
(1)知識管理的定義
知識管理是一項從20世紀90年代中期開始在全球崛起的學術(shù)與商業(yè)應用主題,是針對個人及社群所擁有的顯性知識和隱性知識的確認、創(chuàng)造、掌握、使用、分享及傳播進行積極有效的管理。哈佛大學教授彼得·F·德魯克(Peter F.Drucker)[3]是較早研究知識管理的學者之一,他認為“知識管理應建立在學習型組織之上”。國內(nèi)知名的金融和信息化專家王廣宇[4]提出了一個相對全面和科學的知識管理的概念:“知識管理包括知識的獲取、整理、保存、更新、應用、測評、傳遞、分享和創(chuàng)新等基礎環(huán)節(jié),并通過知識的生成、積累、交流和應用管理,復合作用于組織的多個領(lǐng)域,以實現(xiàn)知識的資本化和產(chǎn)品化”。企業(yè)中主要存在的知識有:由業(yè)務系統(tǒng)生成和管理的業(yè)務知識;個人工作經(jīng)驗和知識潛力的員工知識;業(yè)務流程中嵌入的流程知識;提高產(chǎn)品和服務質(zhì)量的客戶知識;產(chǎn)品與服務中包含的知識;記錄現(xiàn)有經(jīng)驗的案例、實踐、檔案的知識;跨領(lǐng)域知識流動的關(guān)系知識;從企業(yè)外部收集到的外部情報知識;企業(yè)中隱性存在的知識資產(chǎn)。因此,現(xiàn)代企業(yè)中對知識的管理必不可少,至關(guān)重要。
(2)知識管理的特點及作用
知識管理能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)內(nèi)部及外部顯性知識與隱性知識的轉(zhuǎn)化,利用企業(yè)內(nèi)員工及企業(yè)外客戶的群體智慧提高企業(yè)的創(chuàng)新能力與決策水平。知識管理是方法,一方面可以激發(fā)企業(yè)員工在工作中創(chuàng)造知識,即將其隱性知識顯性化;另一方面可以組織員工學習、培訓等,使顯性知識被隱性于企業(yè)內(nèi),以提高企業(yè)的知識存儲量和應變能力。知識管理可以促使在企業(yè)內(nèi)部形成終身學習機制,將顯性知識集成、保存,并在企業(yè)用到時能及時提取,可以減少因員工休假、離職而造成工作銜接不暢而導致的經(jīng)濟損失,因此它是一種管理機制。它依賴于知識,其主要任務是幫助企業(yè)形成企業(yè)的核心知識,使企業(yè)知識得到創(chuàng)新、更新與共享。它能夠為員工提供知識共享的環(huán)境,提高整體的工作效率和創(chuàng)新能力,從而改善企業(yè)服務質(zhì)量。它貫穿于企業(yè)的整個成長過程中,不斷創(chuàng)造價值,促進企業(yè)提高其適應性和生存能力,實現(xiàn)企業(yè)創(chuàng)新和可持續(xù)發(fā)展。
在實際中,商務智能和知識管理的應用貫穿于企業(yè)管理的全過程,覆蓋了企業(yè)管理業(yè)務的各個層次。因此,二者在企業(yè)管理中有著緊密的聯(lián)系,但因為二者的差異性又相互區(qū)別。
商務智能和知識管理都受到企業(yè)文化和人的影響,主要在技術(shù)基礎、業(yè)務對象、處理結(jié)果、實現(xiàn)目標、處理過程、使用對象、服務平臺幾個方面具有緊密的聯(lián)系。具體如表1所示。
表1 商務智能與知識管理的聯(lián)系
商務智能和知識管理的發(fā)展歷程不同,主要在核心技術(shù)、運作過程、處理重點、加工深度幾個方面有所區(qū)別。具體如表2所示。
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,許多企業(yè)紛紛投資建設商務智能系統(tǒng)(Business Intelligence System,BIS)與知識管理系統(tǒng)(Knowledge Management System,KMS)。調(diào)查顯示,大多數(shù)企業(yè)的商務智能系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)相分離。對于現(xiàn)代企業(yè)來說,數(shù)據(jù)管理、信息管理以及知識管理貫穿于企業(yè)的管理業(yè)務過程中,在大數(shù)據(jù)時代背景下,每個企業(yè)都需要高質(zhì)量、快速度的決策。在企業(yè)中,商務智能系統(tǒng)與信息系統(tǒng)是緊密結(jié)合的,因此,如何將企業(yè)中的商務智能與知識管理有效融合,是一個亟待解決的問題。如果能將二者有效整合,可以更好地滿足企業(yè)數(shù)據(jù)管理和知識管理的需求,更好地支持企業(yè)決策。
實現(xiàn)技術(shù)上的整合,可以降低系統(tǒng)運行成本,提高信息系統(tǒng)的運行效率,加大決策支持的力度,提升企業(yè)競爭力。在整合之前首先要考慮選擇合理的整合方式,其次要明確技術(shù)整合的重點。
(1)選擇合理的整合方式
商務智能與知識管理的整合,在技術(shù)上可以分為“新建”和“集成”兩種方式。隨著信息化的發(fā)展,絕大多數(shù)企業(yè)都已經(jīng)有支撐業(yè)務的信息系統(tǒng),如果完全摒棄現(xiàn)有的信息系統(tǒng),重新建立一套新系統(tǒng),將會花費大量的人力、物力和財力。因此,對于一個全新的企業(yè)來說,在企業(yè)信息化規(guī)劃中選擇“新建”的方式比較適合;對于已經(jīng)運營的企業(yè),可以根據(jù)現(xiàn)有的信息系統(tǒng),經(jīng)過有效的組織和規(guī)劃,進行商務智能與知識管理的整合,這樣投資少,見效快。當然,對于已經(jīng)運營多年的企業(yè),重新建立新的系統(tǒng)也不是不可以,新建的系統(tǒng)技術(shù)更先進,設計更合理,投資回報率也可能更高。具體選擇“新建”還是“集成”方式,每個企業(yè)要因地制宜,根據(jù)科學的評估結(jié)果來決定。
表2 商務智能與知識管理的區(qū)別
(2)技術(shù)整合的重點
重點主要包括多源數(shù)據(jù)的整合與各個應用系統(tǒng)的整合。目的是將企業(yè)的多個異構(gòu)數(shù)據(jù)源(包括企業(yè)內(nèi)的數(shù)據(jù)及企業(yè)外的數(shù)據(jù))進行統(tǒng)一,建立各個應用系統(tǒng)的接口標準和框架。因此,技術(shù)上需要有硬件、軟件和人力的基礎支持。
①“硬件”方面。包括必要的硬件設備以及將這些硬件設備連接在一起的網(wǎng)絡硬件設備等。強有力的硬件架構(gòu)是商務智能與知識管理成功整合的保證。例如,可以選擇英特爾公司(Intel)的至強處理器Pentium II Xeon,它擁有多核心和超線程技術(shù),可以支持多用戶多任務的運算處理。也可以選擇甲骨文公司的Exadata和ExaLogic等一體機,它們可以輕松實現(xiàn)面向?qū)崟r數(shù)據(jù)進行分析和云計算。[5]
②“軟件”方面。一是指數(shù)據(jù)和系統(tǒng)軟件的整合。相關(guān)軟件包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、開發(fā)工具、支持客戶機/服務器和聯(lián)機事務處理的軟件、標準的應用程序接口。數(shù)據(jù)和系統(tǒng)軟件整合的目標是為異構(gòu)的多源數(shù)據(jù)進行格式處理,形成統(tǒng)一的整體,通過分布式數(shù)據(jù)庫,使企業(yè)各個信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)倉庫等進行協(xié)作,使得整合后的系統(tǒng)共用一個數(shù)據(jù)源。二是指系統(tǒng)應用軟件的整合。將商務智能和知識管理的結(jié)果展示適當?shù)卣系揭黄穑梢赃M行具體的設計、開發(fā)和實現(xiàn)。主要是建立各個應用系統(tǒng)的接口標準和框架結(jié)構(gòu),具體包括Web服務,應用系統(tǒng)模塊化,單個系統(tǒng)的功能、范圍、觀念等角度的整合。
③“人力”方面。為了保證商務智能與知識管理在企業(yè)日常管理及業(yè)務中的正常運轉(zhuǎn),企業(yè)需要大量對商務智能和知識管理都有一定了解的員工,尤其需要掌握相關(guān)理論與技術(shù)的人員,對企業(yè)系統(tǒng)業(yè)務流進行優(yōu)化、數(shù)據(jù)展現(xiàn)、系統(tǒng)的管理與維護等。
商務智能與知識管理的有效整合,可以支持企業(yè)各項業(yè)務活動,處理和分析企業(yè)的數(shù)據(jù)、信息、知識。整合后的系統(tǒng)從結(jié)構(gòu)上可以劃分為三個層次,即數(shù)據(jù)層、系統(tǒng)層和應用層。
(1)數(shù)據(jù)層
商務智能數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)來源主要包括企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務數(shù)據(jù),即來自企業(yè)業(yè)務系統(tǒng)的客戶管理系統(tǒng)(CRM)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)(ERP)、供應鏈管理系統(tǒng)(SCM)的數(shù)據(jù)資源、數(shù)據(jù)倉庫和數(shù)據(jù)集市;來自企業(yè)外部的數(shù)據(jù),例如新聞、電子郵件(E-mail)、市場分析報告、行業(yè)分析報告等。知識管理數(shù)據(jù)層的數(shù)據(jù)來源主要包括知識庫即企業(yè)員工的知識和經(jīng)驗;元知識庫,元知識是知識資源的元數(shù)據(jù),既包括資源的自然屬性,如標題、作者、出處、長度、時間等,又包括資源的知識屬性,如主題、關(guān)鍵詞等。數(shù)據(jù)層是實現(xiàn)商務智能與知識管理結(jié)構(gòu)整合的關(guān)鍵層,它通過數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)倉庫、知識庫、元知識庫,為各種數(shù)據(jù)、信息轉(zhuǎn)化和知識應用提供可靠的數(shù)據(jù)支持。因此,在二者整合之前,對數(shù)據(jù)層的規(guī)劃相當重要,因為數(shù)據(jù)來源于此,數(shù)據(jù)的質(zhì)量對企業(yè)的決策有重要的價值。
(2)系統(tǒng)層
系統(tǒng)層主要整合商務智能和知識管理的關(guān)鍵功能,實現(xiàn)對企業(yè)數(shù)據(jù)、信息、知識全面分析和聯(lián)系,具體包括數(shù)據(jù)挖掘、聯(lián)機分析、知識交流和知識地圖等。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)對可以從數(shù)據(jù)層提供的海量數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換、分析和其他模型化處理,從中提取輔助企業(yè)決策的關(guān)鍵性數(shù)據(jù)和對企業(yè)決策有用的知識。聯(lián)機分析處理技術(shù)可以對企業(yè)數(shù)據(jù)進行多維分析處理,如切片、旋轉(zhuǎn)、鉆取,從而獲取新的商業(yè)信息。通過數(shù)據(jù)挖掘與聯(lián)機分析處理,企業(yè)可以實時把握商業(yè)運營現(xiàn)狀,使決策者能隨時、隨地觀測企業(yè)運營數(shù)據(jù),及時調(diào)整經(jīng)營策略。知識交流為企業(yè)員工創(chuàng)造便利的知識交流環(huán)境,使員工可以在這個平臺上直接進行與企業(yè)業(yè)務相關(guān)的方法、經(jīng)驗、竅門等隱性知識的交流和共享。知識地圖可以促進知識的檢索、積累和重復使用,可以利用知識資源的總目錄及各知識單元之間的關(guān)系,使企業(yè)員工獲得求知導引,方便、快捷地獲取解決問題所需的知識。
(3)應用層
應用層主要實現(xiàn)商務智能與知識管理整合后的系統(tǒng)界面,形成商務智能與知識管理的企業(yè)智能門戶,直接面向用戶。通過知識管理與商務智能的系統(tǒng)集成平臺,可以更加容易地顯示數(shù)據(jù)、信息和知識,企業(yè)員工可以更加精準地進行數(shù)據(jù)分析、查詢,獲取知識庫中的知識,以實現(xiàn)知識的共享、交流與創(chuàng)新,為企業(yè)的決策和管理提供更有效的信息和知識服務。另外,企業(yè)員工也可以通過該系統(tǒng)界面實時獲取企業(yè)的業(yè)務數(shù)據(jù),利用聯(lián)機分析處理、數(shù)據(jù)挖掘、文本挖掘等技術(shù),從大量的數(shù)據(jù)資源中獲得規(guī)律或新的知識,并將經(jīng)過驗證的規(guī)律和知識存儲到知識庫中,以方便知識的重復使用和創(chuàng)新。企業(yè)的決策者依靠應用層提供的功能接口,可以更加方便地將數(shù)據(jù)、信息、知識與企業(yè)的生產(chǎn)運營結(jié)合起來,可以更加有效地將分析后得到的有價值的知識運用到企業(yè)的生產(chǎn)運營中去。
商務智能與知識管理都深受企業(yè)文化和人的影響,因此二者的整合還體現(xiàn)在管理上的整合,整合后的增值效應體現(xiàn)在企業(yè)活動的各個方面。管理上的整合,需要從以下幾個方面著手。
(1)企業(yè)文化
企業(yè)文化的核心是企業(yè)員工所共享的價值觀念、信念和行為規(guī)范的總和,不僅體現(xiàn)在生產(chǎn)、管理和經(jīng)營的全過程,而且與各個環(huán)節(jié)相聯(lián)系。如果要使商務智能和知識管理與企業(yè)原有文化相融合,就要鼓勵企業(yè)員工積極地面對數(shù)據(jù)、信息和知識,主動進行知識共享,并且建立開放的信息環(huán)境,強化信任關(guān)系,培養(yǎng)協(xié)作的團隊意識,創(chuàng)建學習的文化和創(chuàng)新的文化,培養(yǎng)科學理性的管理觀。
(2)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)
企業(yè)必須具有比較合理的結(jié)構(gòu)設置,并且創(chuàng)造出各種不同的角色,才能充分地生產(chǎn)、掌握、傳播和利用知識。一般大企業(yè)的知識信息類管理角色主要分為五層:[6]員工——知識工作者,管理人員——知識經(jīng)理,分析人員——數(shù)據(jù)與信息分析師和情報人員,規(guī)劃與實施的專職人員——數(shù)據(jù)與知識工程師,資深主管——首席信息官(CIO)或首席知識官(CKO)。企業(yè)應參考以上五種角色的分類,合理構(gòu)建組織結(jié)構(gòu),設立相應的職位,如數(shù)據(jù)質(zhì)量管理員、數(shù)據(jù)分析師等。
(3)企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃
面對商務智能與知識管理整合的需要,企業(yè)必須結(jié)合自身情況作好整體戰(zhàn)略規(guī)劃。這種戰(zhàn)略規(guī)劃更具有前瞻性,它需要對現(xiàn)有技術(shù)、方法和理念有深入的了解,更要對未來的企業(yè)發(fā)展方向有準確把握和預測。需要考慮的主要問題是:企業(yè)的人文環(huán)境如何規(guī)劃;企業(yè)中知識與業(yè)務的聯(lián)系是什么;企業(yè)中知識的來源與流向如何;企業(yè)戰(zhàn)略對企業(yè)組織結(jié)構(gòu)設計有哪些影響;企業(yè)經(jīng)營策略需要進行哪些調(diào)整;如何進行科學的評估與監(jiān)測,等等。通過信息技術(shù)的知識處理與員工創(chuàng)新能力的有機結(jié)合,制定企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃,實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和不斷創(chuàng)新。
(4)人才管理
企業(yè)必須有一部分人員既掌握知識管理的相關(guān)知識,又具備商務智能的相關(guān)能力。具體要求為具有豐富的知識,掌握一定的信息技術(shù),具備較強的管理意識及能力、較強的團隊合作意識、數(shù)據(jù)分析能力、商務處理能力等。因此,要做好企業(yè)員工的引進、培養(yǎng)、使用、保留、考評與激勵等管理工作,保證人才為企業(yè)作出最大貢獻。
(5)業(yè)務流程管理
面對商務智能與知識管理整合的需要,企業(yè)的業(yè)務流程需要改造,業(yè)務流應該與信息流緊密結(jié)合在一起,因此要具體分析業(yè)務流程,對業(yè)務運作過程本身的合理性作出判斷,加強信息管理。例如,企業(yè)資源計劃系統(tǒng)不僅要完成對資源供給和需求的管理,還要實現(xiàn)跨部門和跨流程的信息共享和數(shù)據(jù)交換,加強財務預測、生產(chǎn)能力調(diào)整、資源調(diào)度等功能,最終輔助企業(yè)的全方位管理及決策。供應鏈管理系統(tǒng)應是一個知識化的供應鏈,既包含原供應鏈的管理內(nèi)容,又保證與整個集成化管理信息系統(tǒng)相融合,并且注重運作中數(shù)據(jù)與知識的有效管理。在企業(yè)與客戶的交往中蘊藏著大量有價值的數(shù)據(jù)和信息,通過客戶管理系統(tǒng)與企業(yè)資源計劃系統(tǒng)、供應鏈管理系統(tǒng)和財務等系統(tǒng)的集成,從客戶那里學習更多有價值的知識,從而提高企業(yè)的分析和決策能力。
(6)企業(yè)的智能化運營管理
企業(yè)的智能化運營是指基于企業(yè)的數(shù)據(jù)倉庫和知識倉庫,利用數(shù)據(jù)分析和決策支持工具,高效完成數(shù)據(jù)、信息的采集、分析和處理,同時科學地管理各種知識,應用于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各個環(huán)節(jié),以實現(xiàn)企業(yè)的智能化運營。企業(yè)的決策科學化和運營自動化是企業(yè)智能化運營的核心目標。商務智能為企業(yè)提供商業(yè)數(shù)據(jù)和信息的搜集、管理、分析;知識管理為企業(yè)提供內(nèi)部運營的基本知識,而且不斷促進企業(yè)內(nèi)部知識的形成、更新和創(chuàng)新。二者都為企業(yè)的智能化決策作出巨大貢獻,二者整合后,可以進一步實現(xiàn)企業(yè)運營的智能化,表現(xiàn)為企業(yè)知識主體敏銳的洞察力、迅速的反應能力、較強的信息處理能力及快速溝通能力和知識創(chuàng)新能力。
目前,商務智能與知識管理整合在國內(nèi)的研究還處于探索階段,具體實施中還有許多問題需具體分析與解決,如商務智能與知識管理整合的風險問題。雖然商務智能與知識管理是提高企業(yè)決策速度與質(zhì)量的保障,但在具體實施過程中是存在風險的,尤其在二者的整合中風險更大。整合過程中具體要考慮的風險因素包括整合的成本、中途失敗的成本、系統(tǒng)的復雜性、技術(shù)更新、社會風險等。每一個企業(yè)都應在實施商務智能與知識管理整合前進行風險分析,切不可盲目跟風??傊虅罩悄芘c知識管理的整合益處明顯可見,但企業(yè)還需根據(jù)自身財務、業(yè)務、信息化程度等具體情況,適時適當?shù)亟M織實施整合項目。在有較好的投資回報評估結(jié)果的前提下,選擇將商務智能與知識管理整合,從而真正提高企業(yè)的決策水平,確保決策質(zhì)量和速度,全面提高競爭力,實現(xiàn)智能化運營。
*本文受北京市屬高等學校人才強教計劃資助項目“企業(yè)商務智能與知識管理的整合及應用研究”(項目編號:PHR201108408)、北京哲社基金規(guī)劃項目“基于Web 2.0的首都高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)決策機制研究與應用”(項目編號:SZ201311417001)資助。
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[5]什么樣的硬件足以支撐企業(yè)商業(yè)智能?[EB/OL].[2012-04-23].http://server.zdnet.com.cn/server/2012/0423/2090058.s html.
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