姜秋梅
摘 要:在檔案工作管理過程中,作者體會到只有做到領(lǐng)導(dǎo)、制度和人員三方面齊抓共管,努力發(fā)揮各自應(yīng)有的作用,才能切實做到規(guī)范化管理檔案。其中領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素,行政管理制度是檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo),才能切實做到規(guī)范化管理檔案,人員管理是檔案管理工作規(guī)范化的保證。上下形成合力,整齊劃一,真正實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化,推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案管理 規(guī)范化 檔案事業(yè)
中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)03(a)-0190-01
在檔案工作管理過程中,作者體會到只有做到領(lǐng)導(dǎo)、制度和人員三方面齊抓共管,努力發(fā)揮各自應(yīng)有的作用,才能切實做到規(guī)范化管理檔案,有效推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
1 領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作
領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素。管理者必須與領(lǐng)導(dǎo)及時溝通,使其認識到檔案在單位發(fā)展和經(jīng)濟社會發(fā)展中的重要作用,使其參與到檔案工作之中,將檔案管理列入年度工作規(guī)劃并提出切合實際的工作目標,推進檔案管理規(guī)范化工作的順利開展。單位一把手或主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做到:
一是通過積極參加檔案管理部門舉辦的各種形式的宣傳活動和會議,或通過檔案從業(yè)者與其交流或宣傳,使其進一步了解檔案工作,進一步提高檔案意識,加強投入,促進檔案規(guī)范化管理。
二是結(jié)合單位實際,參照相關(guān)法律法規(guī),制定切合實際的檔案管理規(guī)章制度、年度工作目標和中長期發(fā)展規(guī)劃,并督促高質(zhì)量完成,按實際完成情況給予獎懲。
三是督促相關(guān)科室按規(guī)定將相關(guān)檔案材料及時送交檔案室,檔案管理者與相關(guān)科室通力配合,保證順利完成檔案規(guī)范化管理。
2 建立健全規(guī)章制度
沒有規(guī)矩不成方圓。只有建立健全檔案工作規(guī)章制度,才能保證檔案工作規(guī)范化管理的有效實施。相關(guān)部門要按照領(lǐng)導(dǎo)要求,遵照相關(guān)法律法規(guī),制定和完善關(guān)于檔案的收集、整理、保管、利用以及崗位職責、保障等一系列規(guī)章制度,使檔案工作有章可循,有法可依。
2.1 行政管理制度
行政管理制度是保證檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo)。首先,檔案管理工作要有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體制度體現(xiàn)。在單位目標考核管理中要明確檔案管理內(nèi)容,提出具體目標、考核內(nèi)容和獎罰標準,與評先選優(yōu)、職稱晉升等掛鉤,并予以貫徹實施。要根據(jù)單位實際,在設(shè)備齊全、經(jīng)費充足的條件下開展檔案管理,并形成中長期發(fā)展規(guī)劃。
2.2 業(yè)務(wù)管理制度
業(yè)務(wù)管理制度是保證檔案工作規(guī)范化的前提,目的在于按一定標準規(guī)范檔案管理的各項工作環(huán)節(jié)。如為使檔案分類組卷處于最佳水平,應(yīng)制定案卷質(zhì)量標準制度;為保證進館(室)檔案資料質(zhì)量,應(yīng)制定接收檔案標準制度;為保證規(guī)范統(tǒng)一各項管理工作,應(yīng)制定檔案鑒定、整理、標引、著錄、檢索和利用等標準制度;為保證科學化、現(xiàn)代化管理檔案,應(yīng)制定電子檔案管理制度。
為使規(guī)章制度得以貫徹落實,必須組織相關(guān)人員對檔案管理者和檔案提供者講解有關(guān)制度制定的依據(jù)和過程,使其切實領(lǐng)會制度內(nèi)涵,并進行具體的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。同時,管理者在開展工作時,要及時發(fā)現(xiàn)制度的局限性和不合理性,及時與領(lǐng)導(dǎo)溝通,提出合理化建議,依據(jù)相關(guān)國家法規(guī)不斷完善規(guī)章制度,實現(xiàn)檔案的社會化功能,較好地完成檔案管理工作。
2.3 文件資料形成環(huán)節(jié)質(zhì)量控制制度
相關(guān)文件資料經(jīng)過加工處理后形成檔案。所以,為提高檔案工作管理質(zhì)量,使其設(shè)計、開發(fā)和服務(wù)全過程符合既定的質(zhì)量管理要求,必須控制文件材料形成過程各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量,以便加工處理成為高質(zhì)量的檔案??梢姡ノ募Y料形成的各個具體環(huán)節(jié),可以滿足檔案標準化和規(guī)范化的要求。
實踐表明,假設(shè)檔案管理過程出現(xiàn)問題,相對文件資料形成過程出現(xiàn)的問題是比較容易解決,而后者有時是難以補救的,難以解決。由于檔案是由文件資料加工而成的,如果文件材料失去原始憑證和依據(jù)作用,可想而知加工而成的檔案是沒有任何保存和利用價值的,只能浪費資源。所以,建立和完善環(huán)節(jié)質(zhì)量控制制度,切實加強流程質(zhì)量管理,才能保證歸檔文件的有效性,才能提高文件資料的利用價值,不斷提高規(guī)范化管理檔案工作水平。
3 加強工作人員管理
只有加強檔案工作人員管理,才能積極推進檔案管理工作規(guī)范化,提高管理質(zhì)量。因為任何工作的開展都離不開人的因素,只有在工作人員掌握了相應(yīng)專業(yè)知識以及靈活運用相關(guān)科技手段和先進的科學管理方法后,在正確領(lǐng)導(dǎo)和制度保證下,才能盡可能地發(fā)揮工作人員的能動性,高質(zhì)量地完成檔案管理工作。
3.1 有較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德
檔案是對歷史和社會發(fā)展的真實原始記錄。檔案管理工作的性質(zhì)和特點決定了檔案工作人員必須遵守國家法律法規(guī),維護歷史和社會發(fā)展的真實面貌,意志堅定,嚴守秘密,樹立正確的價值觀,不為利益所動。要樹立高尚的職業(yè)道德,具有埋頭苦干、無私奉獻的高尚品德,具有強烈的檔案事業(yè)心,嚴謹審慎的工作作風。
3.2 不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平
檔案工作人員的知識結(jié)構(gòu)和能力要緊跟時代步伐,堅持與時俱進的原則,積極參加教育培訓,主動參加繼續(xù)教育,根據(jù)自己的實際情況提高自己的學歷水平,不斷學習和掌握先進的前瞻性專業(yè)知識、管理知識和科技知識,在實踐中不斷摸索,與同行進行溝通交流,不斷提高自己的專業(yè)技能和管理技能,不斷提高自己的綜合素質(zhì)和能力,高標準、高質(zhì)量地完成檔案規(guī)范化管理任務(wù),為社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
3.3 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查文件材料形成過程
如前所述,相關(guān)文件資料經(jīng)過加工處理后形成檔案。檔案工作人員要按照《中華人民共和國檔案法》及其配套法規(guī)賦予的權(quán)力,定期不定期監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查文件治療形成各個過程,對檔案形成的前期工作進行質(zhì)量控制。質(zhì)量控制的要點是要保證文件資料齊全完整、規(guī)范標準,只有這樣才能保證案卷質(zhì)量,有利于檔案后期的整理、加工和利用,保證檔案信息的準確性和可靠性。但是,多數(shù)單位文字資料的形成和檔案管理工作是各自為政的,其實這是相互關(guān)聯(lián)的兩項工作,不可分割。所以,文件資料的形成過程應(yīng)該有檔案工作人員的參與。檔案工作人員要主動參與單位的各項行政和業(yè)務(wù)活動,了解和掌握工作內(nèi)涵,指導(dǎo)相關(guān)人員書寫有利于檔案編輯加工的文件資料,保證符合規(guī)范標準,及時上交;積極主動收集積累單位內(nèi)部科室的文件資料,保證歸檔文件材料齊全完整有效,否則不利于檔案的后期加工,不予接收立卷歸檔。
綜上所述,領(lǐng)導(dǎo)、制度、人員是影響檔案工作規(guī)范化管理的重要因素,三者之間相互聯(lián)系,相互依賴,相互作用,缺一不可,是一個辯證統(tǒng)一體。其中領(lǐng)導(dǎo)重視是保證檔案工作規(guī)范化管理的最關(guān)鍵因素,行政管理制度是檔案工作規(guī)范化管理的先導(dǎo),才能切實做到規(guī)范化管理檔案,人員管理是檔案管理工作規(guī)范化的保證。可見只有領(lǐng)導(dǎo)的積極參與和重視檔案工作,才會建立健全規(guī)章制度使檔案管理工作有章可循,人員管理才會到位,使順利完成檔案管理任務(wù)。endprint