劉海紅

（邳州市檔案局，江蘇徐州，221300）

檔案資源建設(shè)是檔案館開展服務(wù)的基礎(chǔ)條件，是打造特色館藏和構(gòu)建"五位一體"功能檔案館的重要內(nèi)容。檔案資源建設(shè)工作量大，難度也較大，如何做好做優(yōu)此項(xiàng)工作，是檔案工作者長(zhǎng)期以來面對(duì)的現(xiàn)實(shí)問題。本文就邳州市檔案館做好檔案資源建設(shè)的方法和途徑談些想法。

邳州市檔案館始建于1959年9月，系國(guó)家綜合檔案館，是邳州市委直屬正科級(jí)事業(yè)單位，2002年晉升為江蘇省一級(jí)檔案館，2013年10月通過國(guó)家二級(jí)綜合館測(cè)評(píng)。

檔案館總建筑面積11000平方米，其中庫房面積3600平方米，所有檔案均實(shí)現(xiàn)了密集架保存，并配備了多功能智能安全保護(hù)系統(tǒng)，建有檔案專用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站。

檔案館現(xiàn)有館藏檔案資料219975卷（冊(cè)）、件。館藏檔案95199卷115253 件，起止年限為1895—2012年。其中建國(guó)前檔案共292卷（志譜檔案20 卷，民國(guó)檔案262 卷，革命歷史檔案10卷），建國(guó)后檔案共94907 卷115253 件，館藏資料9523冊(cè)，實(shí)物檔案180件，字畫865件，照片、光盤檔案1644張。館藏檔案門類涉及文書、科技、專業(yè)（會(huì)計(jì)、訴訟、普查、清房、婚姻、公證、拆遷、社保）等類別。館藏檔案共劃分8個(gè)全宗群，126個(gè)全宗。較為珍貴的檔案資料有1895年的《邳州志》、民國(guó)檔案、1939年的邳州《大眾日?qǐng)?bào)》等。

2011年、2012年，邳州市檔案局（館）連續(xù)兩年獲省檔案宣傳工作一等獎(jiǎng)；2011年，被徐州市人保局、徐州市檔案局評(píng)為“十一五”檔案工作先進(jìn)集體；2011年、2012年連續(xù)兩年榮獲邳州市委市政府績(jī)效考核先進(jìn)單位。

一、邳州市檔案館檔案資源建設(shè)的創(chuàng)新與實(shí)踐

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)

檔案資源建設(shè)的力度，取決于認(rèn)識(shí)的深度及領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。長(zhǎng)期以來，我們局（館）就把檔案資源建設(shè)放在事業(yè)發(fā)展全局性的高度加以考慮，無論是制定長(zhǎng)期規(guī)劃還是年度計(jì)劃，都把檔案資源建設(shè)列為重要內(nèi)容。特別是2013年，我們面臨著晉升國(guó)家二級(jí)館的任務(wù)，檔案接收是其中重要一環(huán)，全局（館）對(duì)此高度重視，成立了全市檔案移交工作領(lǐng)導(dǎo)小組，局（館）長(zhǎng)親任組長(zhǎng)，對(duì)全市各全宗單位在全局（館）內(nèi)進(jìn)行了分工包掛，領(lǐng)導(dǎo)小組每周進(jìn)行調(diào)度。同時(shí)，邳州市委辦、政府辦聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好全市檔案移交工作的通知》，市委常委、組織部長(zhǎng)親自召開專門會(huì)議作了部署，這為邳州檔案移交工作起到了強(qiáng)有力的助推作用。

2.加大宣傳力度，強(qiáng)化依法征集

一是加大對(duì)檔案征集工作的宣傳力度。通過報(bào)紙、電視、廣播、網(wǎng)絡(luò)等大眾傳媒，大力宣傳檔案工作，提高全民檔案意識(shí)和社會(huì)對(duì)檔案館管理社會(huì)文化資源的支持度和認(rèn)可率，激發(fā)移交優(yōu)質(zhì)檔案文化資源的熱情。二是加大對(duì)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案依法接收的力度。摸底、查明重點(diǎn)檔案的歸屬去向，依法將移交單位的重點(diǎn)檔案列入年度接收計(jì)劃，有針對(duì)性做好宣傳工作。

3.制定規(guī)范，有序管理

為了依法、規(guī)范、有序地推進(jìn)檔案資源建設(shè)，近年來，邳州檔案局（館）根據(jù)檔案法律、法規(guī)的規(guī)定和有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工作需要，重新修訂了《邳州市檔案館收集范圍實(shí)施細(xì)則》，制訂了《邳州市檔案館檔案接收暫行辦法》，出臺(tái)了《關(guān)于加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案管理工作的意見》。上述文件的制定和實(shí)施一方面使檔案資源建設(shè)有了制度保證，同時(shí)，也使檔案資源建設(shè)由檔案部門的部門行為逐步擴(kuò)展到眾多部門的聯(lián)合行為乃至政府行為，有效地聚合了資源建設(shè)的力量，加大了檔案資源建設(shè)的力度。

4.突出重點(diǎn)，攻堅(jiān)克難

檔案資源建設(shè)面廣量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必須突出重點(diǎn)，攻克難點(diǎn)。就檔案資源的征集接收而言，堅(jiān)持不懈地接收比較容易，集中突擊較難；傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體接收相對(duì)比較容易，聲像、電子檔案的接收相對(duì)較困難。為此我們動(dòng)腦筋、想辦法，努力拓展聲像、電子檔案的接收思路，創(chuàng)新檔案資源建設(shè)的手段。

由于邳州老檔案館容量原因，已有近20年的檔案未接收，新檔案館投入使用后，檔案移交工作任務(wù)十分繁重；同時(shí)，由于近年來重城鎮(zhèn)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，各部門單位的檔案工作受到零落，部分單位的檔案管理不規(guī)范，甚至多年未整理。面對(duì)繁重的接收任務(wù)，邳州檔案館采取“館外工作館內(nèi)做”的辦法，將全市100多家單位檔案集中到檔案館實(shí)行統(tǒng)一指導(dǎo)、統(tǒng)一整理、統(tǒng)一錄入。檔案局全體人員分工負(fù)責(zé)，每人包掛2個(gè)鎮(zhèn)和8個(gè)部門單位，對(duì)包掛單位實(shí)行督促、指導(dǎo)，對(duì)來館整理檔案的人員實(shí)行免費(fèi)用餐、免費(fèi)茶水、免費(fèi)使用檔案裝具等服務(wù)。經(jīng)過4個(gè)月的努力，接收各種門類和載體檔案48832 卷115253 件，并錄入案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)48800多條，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)498600多條。

重大活動(dòng)檔案和專門檔案的接收也是邳州檔案館今年接收的重點(diǎn)。為了加強(qiáng)對(duì)我市重大活動(dòng)檔案的管理，確保重大活動(dòng)檔案完整和安全，使其更好地服務(wù)于全市改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)，邳州檔案館先后接收了先進(jìn)性教育、非典等重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案以及婚姻、拆遷、社保、公證、法援等民生檔案進(jìn)館，極大地豐富了館藏內(nèi)容，優(yōu)化了館藏結(jié)構(gòu)。

三、完善“館外工作館內(nèi)做”工作模式的思考

邳州市檔案館采取“館外工作館內(nèi)做”的辦法，在檔案接收工作中起到了立竿見影和事半功倍的效果。一是加快了移交速度，節(jié)約了工作時(shí)間；二是提高了案卷質(zhì)量，避免了案卷的重復(fù)整理；三是減輕了工作強(qiáng)度，避免了檔案局工作人員在各單位間來回奔波指導(dǎo)之苦；四是解決了部分單位無錄入軟件而無法進(jìn)行目錄錄入的問題。

“館外工作館內(nèi)做”是邳州在特殊條件下采取的一種解決問題的具體辦法，在特定時(shí)間、特定環(huán)境下發(fā)揮了積極作用，但在某些方面也值得商榷。

筆者認(rèn)為，完善“館外工作館內(nèi)作”工作模式要著力解決好四方面問題：一是采取“館外工作館內(nèi)做”的前提條件是要有集中的場(chǎng)地、場(chǎng)所，這個(gè)場(chǎng)所能夠容納一定數(shù)量的人員，能夠存放一定量的檔案；二是要建有能夠進(jìn)行檔案目錄錄入的檔案專用局域網(wǎng)，這個(gè)網(wǎng)要有專人管理，要有足夠的數(shù)據(jù)接口，要配備足夠的電腦（或由移交單位自帶）；三是要統(tǒng)籌安排好人員對(duì)各單位整檔人員進(jìn)行培訓(xùn)，統(tǒng)籌安排好人員全天候進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)；四是要準(zhǔn)備足夠的財(cái)力，統(tǒng)籌安排好人員的食宿及檔案裝具等用品的使用。這樣才能做到忙而有序，快而不亂。