陶積德 鄭寶瓊 范啟標(biāo)

[摘要]本文簡要分析了高校檔案管理現(xiàn)狀，指出實(shí)際工作中存在的問題，并在此基礎(chǔ)上分別從檔案意識培養(yǎng)、規(guī)章制度完善、管理隊(duì)伍建設(shè)及檔案信息化建設(shè)等四個(gè)方面加以詳細(xì)分析研究，提出一些推動(dòng)高校檔案管理工作發(fā)展的意見和建議。

[關(guān)鍵詞]高校學(xué)籍檔案；管理；影響因素；對策

高校學(xué)生學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的學(xué)習(xí)成績、思想表現(xiàn)、綜合評價(jià)等的真實(shí)記載，是每一位在校學(xué)生成長的最基本材料，對就業(yè)、升學(xué)、工作等都起著至關(guān)重要的作用。而當(dāng)今高校檔案管理工作存在一定的問題，加強(qiáng)檔案管理工作人員隊(duì)伍建設(shè)，積極推進(jìn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，成為目前高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作重要課題。

一、影響學(xué)生檔案管理的因素

1、學(xué)生方面

大學(xué)生檔案意識薄弱，對檔案的重視度不夠。很大一部分學(xué)生對自己檔案內(nèi)容價(jià)值及服務(wù)利用認(rèn)識不清，對檔案材料的填寫敷衍了事，字跡潦草，信息不詳，不積極主動(dòng)收集體現(xiàn)自己接受教育背景、有利于就業(yè)求職的檔案材料。學(xué)生對在校期間獲得的各種榮譽(yù)證書是否裝入檔案，也不過問。在校期間從未進(jìn)入過檔案館或使用過檔案，甚至沒聽說過檔案館，對檔案的作用一概不知。

2、學(xué)校方面

（1）檔案管理隊(duì)伍不夠?qū)I(yè)化，缺乏責(zé)任心

目前，很多高校檔案管理工作者變動(dòng)頻繁，沒有專職的檔案管理工作人員。而且沒有系統(tǒng)地學(xué)過國家對檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，檔案意識淡薄，缺乏檔案管理的基礎(chǔ)知識和專業(yè)技能，對檔案管理工作認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案管理不是什么重要工作，就是抄抄寫寫，只要守好攤，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔和轉(zhuǎn)遞就行。結(jié)果導(dǎo)致對檔案管理工作不重視，檔案管理工作較為混亂。另外，多數(shù)檔案管理員缺乏必要的責(zé)任心。對能夠真實(shí)反應(yīng)學(xué)生在校期間各項(xiàng)表現(xiàn)的材料不能及時(shí)歸檔，學(xué)籍檔案里的材料單一，學(xué)生檔案中能夠反映大學(xué)生在管理能力、獎(jiǎng)懲情況、心理素質(zhì)、綜合素質(zhì)等方面的材料不健全。學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表上面的評語老套、雷同，不能真實(shí)全面地反映學(xué)生情況，不能為用人單位提供有價(jià)值的信息。

（2）對學(xué)籍檔案管理重視不夠，制度不健全

目前，沒有針對高校學(xué)生檔案管理方面的統(tǒng)一法規(guī)，因此致使部分高校對該項(xiàng)工作重視不夠，未能建立起一套系統(tǒng)、連續(xù)、完整的檔案管理制度，使得學(xué)生檔案管理體制較為混亂，缺乏應(yīng)有的制度化和規(guī)范化的管理。有些學(xué)校雖然制定了相關(guān)規(guī)定，但內(nèi)容空洞缺少細(xì)則，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，常在實(shí)際歸檔操作過程中出現(xiàn)混亂的錯(cuò)誤，為后續(xù)工作帶來諸多不便。另外，由于學(xué)校對該工作的重視度不夠，投入較少，硬件設(shè)施不到位，引起檔案材料霉變、蟲蛀等現(xiàn)象。

（3）現(xiàn)代高新技術(shù)未能充分應(yīng)用

隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生人數(shù)的不斷增加，學(xué)生的來源各不相同，龐大的學(xué)籍材料收集、整理工作給學(xué)籍檔案工作人員增加了很大的困難?，F(xiàn)代高新技術(shù)未能得到充分利用，信息化、智能化管理手段匱乏。大部分高校還保持紙質(zhì)檔案管理，有需要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案、或政治審查的單位不能使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，不得不登門拜訪。

二、加強(qiáng)高校學(xué)生檔案管理的對策

1、積極做好引導(dǎo)工作，培養(yǎng)學(xué)生良好的檔案意識

高校應(yīng)邀請相關(guān)專業(yè)人員對學(xué)生做關(guān)于檔案管理、檔案的作用的講座，輔導(dǎo)員應(yīng)通過現(xiàn)實(shí)案例對學(xué)生進(jìn)行廣泛的宣傳，讓學(xué)生了解檔案的用途，明白檔案的重要性。增強(qiáng)學(xué)生對檔案的認(rèn)識，妥善處置好自己的檔案，以免給將來帶來不必要的麻煩。如有的學(xué)生由于檔案問題失去讀研的機(jī)會、報(bào)考公務(wù)員的機(jī)會，有的影響戶口遷移，有的影響職稱評定等。

2、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

首先，加強(qiáng)兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)，重視學(xué)籍檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)。目前，有部分高校缺乏專業(yè)的檔案管理人員，學(xué)生學(xué)籍檔案的工作主要是有兼職人員來完成。因此，學(xué)校要重視檔案管理專業(yè)人才的引進(jìn)，同時(shí)注重兼職檔案人員的培訓(xùn)，促使他們盡快掌握檔案管理的相關(guān)理論知識和法規(guī)，熟悉檔案管理具體工作的方法和流程。同時(shí)重視加強(qiáng)相互溝通交流，營造相互配合的良好氛圍，推動(dòng)發(fā)展。其次，注重增強(qiáng)檔案管理人員具體工作的責(zé)任心，在建檔過程中嚴(yán)格審查、規(guī)范歸檔材料細(xì)心并注意保密工作，切實(shí)履行好自己的職責(zé)，為學(xué)生提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)，真正發(fā)揮學(xué)籍檔案的服務(wù)功能。

3、完善高校檔案管理規(guī)章制度

學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作比較復(fù)雜，需要教務(wù)、學(xué)工等幾個(gè)部門的協(xié)同工作。高校應(yīng)制定制訂適合本校實(shí)際的制度、辦法、實(shí)施細(xì)則等相關(guān)的規(guī)章制度來規(guī)范學(xué)生檔案管理。對畢業(yè)生檔案的具體內(nèi)容，歸檔材料的收集、整理，以及畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞、留存做統(tǒng)一規(guī)范，指導(dǎo)學(xué)生妥善解決檔案的存放問題，確保檔案管理工作各個(gè)環(huán)節(jié)的順利開展。

4、推進(jìn)學(xué)校檔案管理的信息現(xiàn)代化建設(shè)

目前，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的大量應(yīng)用，傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法已跟不上時(shí)代發(fā)展步伐。為增強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍檔案管理的科學(xué)性和時(shí)效性，制定出接收學(xué)籍檔案電子信息相應(yīng)的實(shí)施辦法，建立一個(gè)完整的學(xué)生學(xué)籍管理信息數(shù)據(jù)庫，與高校學(xué)生網(wǎng)上錄取相呼應(yīng)，充分挖掘數(shù)據(jù)信息資源利用潛力。

總之，高校檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)工程，為全面提升檔案管理和服務(wù)的能力與水平，高校檔案管理工作人員要以高度的責(zé)任感和奉獻(xiàn)精神做好檔案管理工作，充分發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，使學(xué)籍檔案信息資源更好的為學(xué)生服務(wù)，為社會服務(wù)。

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作者簡介

陶積德（1981-—），男、甘肅民勤人，漢族，最高學(xué)歷碩士，現(xiàn)任職稱：助教、研究方向：高校思想政治教育。