摘 要：在近代高校圖書館的建設(shè)過程中，圖書館檔案是一項(xiàng)重要的組成部分。本文通過對(duì)高校圖書館檔案的必要性和現(xiàn)狀分析，提出優(yōu)化改進(jìn)圖書館檔案管理工作的新思路，形成具有現(xiàn)代化特色的高校圖書館管理模式，從而更好地為高校師生提供最便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校；圖書館檔案；新思路

作者簡介：王秋音（1961-），女，湖北襄陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館。

[中圖分類號(hào)]： G250 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139（2014）-08--01

高校圖書館檔案能夠客觀地記載圖書館歷史階段的各個(gè)發(fā)展軌跡。隨著世界經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展的多元化，我國高校的辦學(xué)規(guī)模也在不斷地?cái)U(kuò)大，為了更好地為高校的教學(xué)和科研活動(dòng)提供便捷和可靠的數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，做好高校圖書館檔案管理工作，建立數(shù)據(jù)完善、能夠及時(shí)滿足高校教育教學(xué)以及科研等方面的需求的圖書館檔案，成為當(dāng)前圖書館檔案管理人員工作的重中之重。

一、高校圖書館檔案管理工作的必要性和發(fā)展現(xiàn)狀

1、高校圖書館檔案的必要性

圖書館的檔案資料，是圖書館各個(gè)階段、不同時(shí)期的歷史記錄，包括了文書、文件和設(shè)備在內(nèi)的三個(gè)部分，保存了高校發(fā)展的歷史演變過程，具有彌足珍貴的歷史意義。高校領(lǐng)導(dǎo)階層可以通過對(duì)圖書館內(nèi)工作檔案資料的了解，熟悉圖書館內(nèi)軟件硬件的配備情況，了解圖書館的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定情況和工作程序安排，熟悉圖書館管理情況，能夠開展高效有序的領(lǐng)導(dǎo)工作。當(dāng)然，高校圖書館是一所高校的信息載體，在圖書館檔案中詳細(xì)地記錄了高校圖書館不同的階段和時(shí)期的人員編制、組織機(jī)構(gòu)以及科技成果等，為圖書館工作人員開展學(xué)術(shù)研究、業(yè)務(wù)操作等工作提供了寶貴的原始材料，通過對(duì)已有檔案資源的分析和探討，他們能夠及時(shí)修正，順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求，不斷改善、加強(qiáng)對(duì)圖書館的管理制度，引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備技術(shù)和設(shè)備器材，形成借、閱、藏三者合一的圖書館管理模式，為高校全體師生提供最為有利的資料。

2、高校圖書館檔案的現(xiàn)狀

由于受到技術(shù)和資金的雙重限制，目前我國大部分高校的圖書館中并沒有真正成立一套適合自身特點(diǎn)的檔案管理制度，對(duì)日常工作中形成的文件資料缺乏統(tǒng)一管理意識(shí)，沒有進(jìn)行合理的整檔歸檔工作，對(duì)已經(jīng)制作的案卷缺乏系統(tǒng)的分類，給之后的查找和使用制造了一定的困難。而造成這一現(xiàn)狀的主要問題在于我國高校圖書館檔案的管理工作并沒有收到高校的重視，造成圖書館檔案的收集、標(biāo)引、整理和歸檔工作缺乏一個(gè)專職檔案員，只是簡單由圖書館普通工作人員負(fù)責(zé)，而另一方面，對(duì)于已經(jīng)收整好的檔案，無法統(tǒng)一進(jìn)行歸檔，在目前的高校圖書館中，絕大多數(shù)的檔案文件資料只是簡單的歸攏在文件盒內(nèi)，分別收放在其負(fù)責(zé)管理的人員的辦公室柜中，在長期堆放的情況下造成資料沒有實(shí)現(xiàn)合理的利用，不能及時(shí)為高校的學(xué)者提供有價(jià)值的學(xué)術(shù)和工作資料，造成一定程度上的資源浪費(fèi)。

二、優(yōu)化檔案管理的新思路

高校圖書館檔案管理工作，應(yīng)該著眼于高校圖書館的整體發(fā)展趨勢(shì)，運(yùn)用現(xiàn)代化的科技技術(shù)和管理新思路，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

1、增強(qiáng)人的管理要求。

一項(xiàng)工作能否實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)的效率，關(guān)鍵在于做這項(xiàng)工作的人。同樣，要優(yōu)化圖書館檔案的工作，前提條件是圖書館領(lǐng)導(dǎo)階層是否真正意識(shí)到檔案管理工作的重要性和迫切性。只有高校領(lǐng)導(dǎo)以及圖書館的相關(guān)負(fù)責(zé)人從思想上對(duì)檔案存檔管理給予重視，制定相關(guān)的制度要求，才能使檔案管理工作正常進(jìn)入軌道開展。而檔案的直接管理人員，通過切實(shí)可行的人才培養(yǎng)計(jì)劃，參加專業(yè)技能考核，通過加強(qiáng)信息技術(shù)，形成專業(yè)化的圖書館檔案管理隊(duì)伍，跟隨時(shí)代的發(fā)展潮流，加快圖書館檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)腳步，及時(shí)更新檔案資料，培養(yǎng)敏銳的觀察力和工作熱情，將檔案管理工作從枯燥無味的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)模式轉(zhuǎn)變成全面而創(chuàng)新的信息化工作。

2、完善檔案管理設(shè)施。

俗話說工欲善其事必先利其器。優(yōu)化圖書館檔案管理工作的另一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)在于改善圖書館現(xiàn)有的硬件。通過對(duì)當(dāng)前我國高校圖書館檔案整理工作的不足進(jìn)行分析，增設(shè)專門的檔案歸檔室，配置檔案專用的歸檔盒和擱置柜，對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔。與此同時(shí)，利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)，安裝相應(yīng)的檔案管理軟件，通過對(duì)編輯入室的檔案資料進(jìn)行錄入操作，建立專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)資料庫，能夠有效地加強(qiáng)對(duì)檔案的處理、儲(chǔ)存、控制等功能。此外，通過外向型的信息化管理，將圖書館的檔案資料數(shù)據(jù)庫和高校的多媒體課堂中心系統(tǒng)構(gòu)成聯(lián)合體，通過網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)使學(xué)者能夠第一時(shí)間搜索到實(shí)用的檔案資料，充分提高檔案的合理使用。

3、實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，分級(jí)管理。

高校圖書館的檔案資料因其獨(dú)特的學(xué)術(shù)性和專業(yè)性等特點(diǎn)，為廣大師生提供最有效的資料服務(wù)工作，因此，準(zhǔn)確地對(duì)圖書館檔案資料進(jìn)行收集、標(biāo)引、整理和歸檔工作，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類和分級(jí)管理，是優(yōu)化圖書館檔案管理工作的重點(diǎn)。根據(jù)圖書館的具體情況，按照不同的內(nèi)容和部門要求，將檔案進(jìn)行分類。一是文件類，分為校內(nèi)文件、館內(nèi)文件、規(guī)章制度、規(guī)劃方案以及工作總結(jié)等；二是人事類，包括圖書館的組織架構(gòu)和人員配備情況，以及在職人員的基本資料等；三是業(yè)務(wù)類，通常對(duì)各部門的工作日志、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、圖書采購、借閱、檢索等情況進(jìn)行收集歸檔；四是后勤其他類，涉及圖書館的相關(guān)日常后勤管理和設(shè)備采購等資料。將圖書館檔案科學(xué)分類后，按照不同的職責(zé)范圍，將其由圖書館各職能部門進(jìn)行分級(jí)管理，通過這樣的方式對(duì)圖書館檔案進(jìn)行管理，能夠合理反映各資料之間的相互規(guī)律和必要聯(lián)系，加強(qiáng)檔案的系統(tǒng)性和利用率，并充分激發(fā)圖書館各部門執(zhí)行檔案管理工作的責(zé)任心和積極性，是檔案管理工作的開展更加科學(xué)化。

圖書館是一所高校的學(xué)術(shù)中心，通過科學(xué)的管理新思路，現(xiàn)代化的管理技術(shù)，優(yōu)化圖書館檔案管理水平，做好高校圖書館檔案管理工作，對(duì)提高高校的基本建設(shè)和教學(xué)科研起到了至關(guān)重要的作用，相信通過對(duì)新思路的貫徹實(shí)施，高校圖書館的檔案建設(shè)將實(shí)現(xiàn)飛躍。

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