穆新參

[摘 要] 為適應當前教育改革形勢，高校應該開辟新路徑，優(yōu)化高校檔案管理工作，實現(xiàn)管理模式、管理思路與管理手段的優(yōu)化，實現(xiàn)高校檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理效率。本文探析新時期高校檔案管理優(yōu)化的路徑。

[關(guān)鍵詞] 管理優(yōu)化；路徑；檔案管理；高校

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 21. 057

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）21- 0076- 02

新時期優(yōu)化高校檔案管理工作，不僅能夠提升高校檔案管理質(zhì)量水平，也可以擴展高校發(fā)展眼光，使高?？梢酝ㄟ^檔案管理工作，及時制定適應高校自身發(fā)展的政策、制度，滿足新時期高校改革的需求，同時也可以提升高校檔案工作的價值。

1 優(yōu)化新時期高校檔案管理工作的意義

優(yōu)化新時期高校檔案管理工作，不僅可以確保高校檔案管理體系能夠更加適應現(xiàn)代化的社會發(fā)展需求，也可使高校緊跟時代發(fā)展步伐不斷前進，有助于提升檔案管理質(zhì)量。應用現(xiàn)代信息技術(shù)，優(yōu)化高校的檔案管理工作，并采用網(wǎng)絡(luò)媒介實現(xiàn)信息傳播，不僅可以提高檔案信息的傳播速度，還可以有效改進傳統(tǒng)檔案服務的模式，提高高校檔案服務人員的創(chuàng)新服務意識，有效拓展新時期高校檔案信息資料的傳播空間。提高高校內(nèi)部檔案部門的管理水平，避免檔案文件損壞，提高高校檔案的存儲量，減輕高校檔案管理人員的工作壓力，使高校檔案管理更加專業(yè)化，提高高校檔案工作服務水平。

2 高校檔案管理優(yōu)化的具體思路

首先，在高校檔案管理中，應建設(shè)高校檔案管理體系，更新高校檔案管理的觀念，解放思想，更加注重對檔案資料的收集、檔案資料整理以及技術(shù)保護檔案的工作，還需要積極開發(fā)針對檔案管理的應用檢索工具，克服高校檔案館的錯誤認識，能夠本著“以人為本，主動服務”的管理理念，從而滿足高校中管理者、教師以及學生的檔案需求[1]。其次，應該優(yōu)化高校檔案管理方式，面向用戶，接近用戶，拉近館員同用戶之間的關(guān)系，加強人才隊伍建設(shè)，提高隊伍素質(zhì)，建立合理的激勵機制，提升高校檔案管理效率。再者，優(yōu)化高校檔案的管理模式，可以將檔案管理工作從高校的其他管理部門中分離出來，成立專門管理高校檔案的職能部門，同時可以加強檔案管理中的前瞻性建設(shè)，為檔案管理營造良好工作氛圍。最后，可以優(yōu)化管理手段，注重管理手段的多樣化，科學化、信息化管理高校檔案，提升管理質(zhì)量。

3 優(yōu)化高校檔案管理的路徑

新時期高校應優(yōu)化檔案管理工作，加強檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理質(zhì)量。

3.1 高校檔案信息化建設(shè)

在新時期高校的檔案管理中，高校的領(lǐng)導一定要發(fā)揮帶動作用，提升高校檔案管理在實際工作中的地位，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)手工管理高校檔案資料的方式，應用現(xiàn)代化計算機技術(shù)管理高校檔案，營造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境[2]。加大對軟硬件的投入，在高校中建設(shè)現(xiàn)代化計算機管理系統(tǒng)，有效地推動高校檔案管理信息化，為新時期高校檔案管理工作提供便利，可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)管理高校檔案，以更加高效、實用的檔案服務方式，使高校檔案資料可用性得到提升。

3.2 提高高校檔案管理效率

加強檔案管理方面的信息資源整合，統(tǒng)一管理高校檔案資源。在高校檔案管理優(yōu)化中，可以制定相應的制度規(guī)范，充分發(fā)揮高校檔案的作用，提高其使用率。加快高校檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化建設(shè)，做到檔案的歸整和接收同步，保證檔案完整。

3.3 提升檔案管理人員素質(zhì)

新時期高校檔案管理優(yōu)化中，可以以人為本來優(yōu)化培養(yǎng)檔案管理人員，提高高校檔案管理人員的現(xiàn)代化計算機操作水平[3]；引進高水平的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，使檔案管理人員可以與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進行有效溝通，還要定期對高校檔案管理人員進行計算機技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓，強化他們在電子檔案制作、電子檔案接收以及保管應用等方面的技能，提高檔案工作人員的業(yè)務素質(zhì)。完善檔案管理中的激勵機制，可以通過競爭上崗的形式，激發(fā)檔案管理人員在工作中的積極性、主動性，提高檔案工作人員的服務意識。

3.4 充分利用高校檔案資源

高校檔案記錄學校的歷史，多源于日常教學、科研、管理的過程中，能夠反映學校發(fā)展狀況，是不可再生的珍貴資源。因此，在優(yōu)化管理中，可以將高校檔案資源用在學生素質(zhì)的考核、學校實力的鑒定、師資力量的證明上，可以面向需求創(chuàng)建檔案信息知識共享平臺，使受眾可以通過網(wǎng)絡(luò)媒介更加方面有效地找到需要的檔案信息，以最優(yōu)的方式進行檔案信息服務工作，以通俗易懂的語言形式，實現(xiàn)高校檔案信息的傳遞，使高校檔案資源得到充分的利用，提升高校的知名度，擴展高校的發(fā)展道路。

4 結(jié) 論

綜上所述，為適應當前我國新時期的發(fā)展需求，應優(yōu)化高校的檔案管理工作，探尋優(yōu)化高校檔案管理的路徑，提高檔案管理工作效率，確保新時期高校檔案信息的完整性，使充分發(fā)揮高校的檔案信息資源的作用。

主要參考文獻

[1]程巧玲. 事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對策分析[J]. 科技優(yōu)化導報，2011（20）.

[2]王慧楨. 基于電子信息技術(shù)的企業(yè)檔案管理研究[J]. 科技風，2010（22）.

[3]侯賢祥. 高等學校財務檔案信息化建設(shè)存在的問題及應對策略[J]. 財會研究，2011（10）.