周金花

【摘 要】 企業(yè)基建檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，它反映了建設項目的真實過程，它的完整性和便利性直接關系到日后基建實體的維護工作。因此，現代企業(yè)的發(fā)展亟需完善和加強基建檔案管理工作，對基建檔案的重要性提高認識，并重點研究和探討企業(yè)基建檔案的歸檔和保管期限問題，實現企業(yè)基建檔案工作價值，為企業(yè)發(fā)展提供依據和技術基礎服務。

【關鍵詞】 基建；檔案管理工作；問題及對策

一、基建檔案的概念

基建檔案，全稱是基本建設檔案，它是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的應當歸檔保存的文件，包括基建項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字、圖紙、圖表、聲像等形式與載體的材料?；n案是單位基本建設活動的真實歷史記錄，也是全面鑒定基建工程質量、使用和維護建設項目的重要依據。它是科技人員的勞動成果和智慧的結晶，是單位的財富和寶貴資源，是單位資源儲備的一種表現形式。

二、我國基建檔案管理存在的問題

基建檔案不僅是一個工程項目在施工建設過程中最為真實的記錄和反映，也是一個單位建設發(fā)展的重要依據和基礎。隨著我國各個單位基礎設施建設數量的增多，基建檔案管理的越來越復雜，難度越來越大，重要性也得以體現。但是，我國基建檔案管理水平較為滯后的問題仍然比較突出，主要體現在以下三個方面：

1、基建檔案管理重視程度不夠。

一般而言，基建工程項目周期短則幾個月，半年，長則幾年。但是，對于基建工程管理而言，場所是臨時租借、人員是臨時抽調、班子是臨時組合、機構是臨時成立，所以，有些項目管理人員往往過于關注項目施工建設，而對于基建檔案材料的搜集整理存在重視程度不夠的問題，甚至片面認為基建檔案管理浪費時間精力。在項目施工建設中，只注重施工進度而不注重工程資料；基建檔案管理較為混亂，管理人員因為是臨時抽調的，所以基建檔案資料也是人走樓空；有的項目施工負責人員根本不重視對基建檔案的搜集整理，用完即扔；在基建施工過程中，未能做到檔案資料的同步搜集整理，造成檔案資料的失實遺漏。

2、基建檔案管理缺少規(guī)范性。

隨著我國社會主義市場經濟體制的轉型建設，基礎設施工程項目在建設、管理、投資等方面都發(fā)生了較大變化，例如，原有的基建項目建設用地基本上都是由國家劃撥而來的，但是在市場經濟體制下，基建項目更多是通過競拍才能獲得的，而且在項目建設過程中，監(jiān)理單位和施工單位也必須要通過招投標程序才能夠產生；在項目施工建設過程中，都經歷了征地拆遷、融資、改造裝修、代建、擴建等建設過程，在這些基建項目建設過程中，都離不開項目運作，這是基建檔案管理所面臨的一個新的重要變化，直接增加了基建檔案管理的內容，使基建檔案建設的程序更為復雜化。但是，應該說基建檔案管理的每次改革和每個變化都是一個新的學習過程，都是一個新的嘗試，而在這個學習嘗試的過程中，我國基建檔案管理缺乏規(guī)范性指導，對于基建檔案的使用、歸檔、整理、搜集都缺少實施標準。

3、缺少足夠勝任新形勢下基建檔案管理人員。目前，我國基建檔案管理在人員素質技能方面存在兩類問題：首先，由于大部分基建檔案管理人員基本上都是臨時指派的，缺少系統性的檔案管理培訓，對于檔案管理業(yè)務不熟悉，缺少檔案管理專業(yè)知識，難以有效進行檔案的搜集整理、歸檔、開發(fā)利用；其次，在基建工程施工過程中往往面臨著人手缺少問題，檔案管理人員往往也是兼職的，其業(yè)務較為繁雜，工作量較大，對于檔案工作往往也是出于疲憊應付狀態(tài)，在檔案管理方法和手段方面就更加落后，難以使用現代化管理手段進行編目、檢索、開發(fā)、利用。

三、基建檔案管理的對策

1、增強檔案意識，轉變傳統觀念，樹立科學理念?；üこ虣n案管理正逐步社會化、市場化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關鍵和保證，以人為本，貫徹科學發(fā)展觀，基建檔案人員應做好檔案管理工作，變被動為主動，有為才有位，使檔案人員和各級領導達成共識，齊抓共管，提供基建檔案管理水平?；n案工作涉及建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位、檔案行政管理部門等眾多部門，單憑檔案部門是無法完成工作的，努力爭取各部門和領導的重視和配合，通過檔案利用事例，加強檔案人員的工作積極性和責任感，提高檔案工作的地位，使廣大利用者逐步認識到檔案和檔案工作的必要性和唯一性。

2、建立完善的基建檔案管理網絡。根據基建工程項目特點和基建檔案管理要求，各參建部門都應設立相應的檔案機構，配備專職檔案人員，明確各自管理職責，建立基建檔案管理網絡體系。要深化職能，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以制度的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員自建設項目開始，就積極介入、深入基層，加強工程建設人員和檔案人員之間的業(yè)務交流和工作溝通。應根據建設單位的實際情況和具體要求，制定基建檔案管理實施細則，細則應主要明確基建檔案的歸檔范圍、歸檔要求以及基建檔案的移交與整理、保存與借閱等方面的具體規(guī)定。這樣就可以在基建檔案管理過程中給相關人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性，保證基建檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、保管安全。

3、做好基建檔案管理工作，建立基建檔案管理機制?；n案業(yè)務工作是基建檔案管理的基礎工作之一，嚴格按照基建檔案管理程序、標準進行檔案管理和保管利用工作。

1）加強基建檔案的收集工作，基建工程各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)，檔案資料收集不完整，可能影響其他階段工作的開展，所以，制定基建檔案收集范圍、歸檔質量要求、歸檔時間等規(guī)定的具體分解圖表，抓住工程關鍵階段進行收集，檔案部門要實行全過程跟蹤服務，改進工作方法和態(tài)度，貫徹落實基建檔案工作的規(guī)定和措施，采取業(yè)主負責制、獎懲制、崗位責任制等工作機制，分工明確，責任到人，確保各參建單位履行基建檔案歸檔移交的責任。

2）基建檔案管理工作納入基建工程項目管理過程中，在基建檔案管理過程中，應采取基建檔案工作“三納入”、“四同步”措施，即基建檔案工作納入基建工程計劃，納入基建工程規(guī)章制度，納入崗位責任制；基建檔案工作與基建工程立項同步，與基建工程建設進度同步，與基建工程工作檢查同步，與基建工程竣工驗收同步，以保證基建檔案管理工作順利進行，從而保證基建工程質量。

3）基建檔案整理立卷質量是基建檔案管理和利用工作的保證，各參建單位應嚴格做好職責范圍內的基建檔案整理、組卷、編目、保管、利用工作，遵循基建檔案的形成規(guī)律，保持檔案資料有機聯系，單項工程又相互獨立，便于利用的原則，構成分類清晰、連續(xù)成套的一個整體。通過工程項目技術會議、技術交底等形式，解決基建檔案工作問題，形成工作會議紀要、檔案工作總結、簡報等文件，得到有效的溝通和效果，采取檔案工作專家現場演示、業(yè)務咨詢等方式，對基建檔案業(yè)務工作進行指導，規(guī)范基建檔案整理立卷工作，統一基建檔案管理標準、操作方法。

4、加強檔案人員的業(yè)務培訓工作，基建檔案管理部門應深刻認識到人才對于基建檔案工作的重要意義，加大對基建檔案人員的培訓力度，組織各參建單位檔案人員參加檔案業(yè)務培訓，提高其政治素質、業(yè)務素質和文化素質?；n案人員應具有良好的工作態(tài)度和作風，較高的責任感和使命感，能夠找準工作定位，履行崗位職責；具有較強的檔案理論知識和業(yè)務技能，能夠掌握檔案整理立卷操作方法，了解基建檔案管理知識、基建工程建設程序和基建專業(yè)知識；具有較高的知識文化水平，能夠自覺地優(yōu)化知識結構，拓寬知識面，與時俱進地學習基建檔案業(yè)務技能、管理理論和方法、網絡和計算機知識，成為現代復合型基建檔案管理人才。

結語：

當今企業(yè)的發(fā)展為基建檔案工作帶來了無限的機遇，也帶來了艱巨的挑戰(zhàn)，檔案管理工作者需要具有與時俱進的勇氣和精神，以高度的歷史責任感，對檔案事業(yè)的榮譽感，標準化和規(guī)范化地開展企業(yè)基建檔案管理工作，為實現基建檔案工作重要價值，更好地為企業(yè)發(fā)展和社會進步做出貢獻！

參考文獻：

[1]孔霞.談基建工程項目檔案工作[J].一重技術，2005

[2]宋北星.讓檔案工作插上翅膀[J].航天工業(yè)管理，2006