曹淵

[摘 要]隨著信息化管理進(jìn)一步深入企業(yè)，企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)面臨著信息化管理后工作流程的優(yōu)化問題，以往傳統(tǒng)的財務(wù)管理工作流程已經(jīng)不能適應(yīng)信息化之后的工作。本文以某外企為例，通過對企業(yè)信息化財務(wù)管理流程進(jìn)行分析，以找出解決信息化財務(wù)管理系統(tǒng)的問題。

[關(guān)鍵詞]信息化管理；財務(wù)；優(yōu)化；工作流程

[中圖分類號]F275 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1005-6432（2014）30-0130-02

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，企業(yè)面臨著殘酷的競爭。同時由于信息技術(shù)的發(fā)展，信息化的管理系統(tǒng)進(jìn)入企業(yè)運轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)，信息化管理系統(tǒng)不僅提高了企業(yè)的辦公效率，同時提高了企業(yè)的競爭力。但是在信息化管理進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)時，卻面臨著一個非常尷尬的局面，那就是信息化與傳統(tǒng)財務(wù)管理工作流程的沖突。

1 財務(wù)信息化管理的基礎(chǔ)工作

在傳統(tǒng)的財務(wù)管理工作中，由于需要多部門的協(xié)作，有時一項工作可能需要往返于兩個部門幾次，大大降低了工作效率，浪費辦公資源，使工作不能在高速的競爭中占據(jù)有利地位。在信息化財務(wù)管理中處于核心地位的是信息化技術(shù)對應(yīng)用活動的管理。在信息化過程中需要對傳統(tǒng)的財務(wù)管理工作流程進(jìn)行分析，對應(yīng)的把各流程在計算機(jī)軟件上予以實現(xiàn)，完成財務(wù)信息化管理。

比如說在該企業(yè)的辦公費用報銷方面，采用的是員工通過員工接口進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)，提交自己的報銷信息，然后財務(wù)人員和部門負(fù)責(zé)人分別審核，最后提交票據(jù)完成報銷。流程簡單，時間短。

2 財務(wù)信息化管理的工作流程優(yōu)化方案

2. 1 科學(xué)性出發(fā)保證財務(wù)信息化管理正確有效

首先應(yīng)當(dāng)對財務(wù)工作流程的特點以及要求進(jìn)行具體的分析，力求得到準(zhǔn)確的辦公流程方案，這樣才能在信息化的過程中保證財務(wù)管理系統(tǒng)不會出現(xiàn)漏洞，保證公司的正常運營。通過對傳統(tǒng)財務(wù)管理系統(tǒng)工作流程和信息化管理系統(tǒng)的流程進(jìn)行對比，把不需要的環(huán)節(jié)取消、不重要的環(huán)節(jié)優(yōu)化，減輕信息化財務(wù)管理系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)，降低復(fù)雜度。

2. 2 建立科學(xué)的優(yōu)化評測系統(tǒng)，保證信息化管理優(yōu)化過程的正確性

建立流程優(yōu)化評測系統(tǒng)應(yīng)依照工作流程優(yōu)化分析所得的需求及目的，從而滿足信息化財務(wù)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)需求，在評測系統(tǒng)的組建上應(yīng)在行政、財務(wù)以及基層員工中抽調(diào)專業(yè)人員，進(jìn)行該系統(tǒng)的需求分析，只有通過專業(yè)人員的分析才能得出專業(yè)的結(jié)論，但是由于專業(yè)人員只是在某個領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)，所以在需求分析完成之后還需要由信息管理部門的人員對項目的可行性進(jìn)行評估，剔除沒有意義的目標(biāo)，保留重要目標(biāo)。另外，信息系統(tǒng)人員不可以擁有“一票否決權(quán)”，以防止信息部門員工為了簡化工作而把重要的但是復(fù)雜的目標(biāo)否決。同時在信息化過程中不能只考慮企業(yè)目前的狀況而放棄將來的提升空間。要充分考慮企業(yè)未來的前景，給信息化財務(wù)管理系統(tǒng)留有充足的提升空間，從而保證企業(yè)的發(fā)展不會受制于信息化財務(wù)管理系統(tǒng)的落后。

比如說員工的薪資系統(tǒng)，根據(jù)合同，確定員工的工資水平，同時錄入員工信息，在每月工資核算日，傳統(tǒng)的工作流程需要財務(wù)人員核實每個員工的考勤和業(yè)績，然后再到負(fù)責(zé)人處簽字確認(rèn)，工作量大而且容易出錯，并且查證困難。在新的系統(tǒng)中可以通過財務(wù)系統(tǒng)直接聯(lián)網(wǎng)確認(rèn)員工的考勤狀況，同時業(yè)績方面也可以直接從數(shù)據(jù)庫中調(diào)取信息，這樣就可以在辦公系統(tǒng)中直接確認(rèn)員工本月的實際工資，大大減少了工作量，并且不容易出錯。

2. 3 優(yōu)化信息化財務(wù)管理工作流程的重點

首先要把財務(wù)信息的收集流程優(yōu)化放在第一位，因為財務(wù)系統(tǒng)中最重要的工作就是財務(wù)信息的收集，通過信息系統(tǒng)來實現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)的信息收集不僅可以提高工作效率，還能保證信息無遺漏的收集。通過財務(wù)系統(tǒng)的高效收集信息，可以為企業(yè)在財務(wù)方面增強(qiáng)信息實效性打下良好的基礎(chǔ)。通過之前的例子我們可以看出信息在審批過程中會造成多少人力以及精力的浪費。

另外，在銷售人員申請辦公資金的時候，簡化的流程也可以減少工作延誤的可能。比如說一個剛剛?cè)肼毜臎]有什么積蓄的工作人員需要外出辦公，但是經(jīng)費比較緊張，如果通過傳統(tǒng)流程則很難在短時間內(nèi)申請到辦公資金，并且如果相關(guān)人員外出辦公沒有回來則這個工作可能就無法完成了。

在優(yōu)化過程中要確定財務(wù)主導(dǎo)地位，在財務(wù)管理系統(tǒng)中明顯要采用財務(wù)主導(dǎo)為關(guān)鍵，這樣才能為提高辦公效率打下基礎(chǔ)。在財務(wù)信息化優(yōu)化工作流程過程中，同樣需要創(chuàng)新思維的建立，因為任何工作都不是一成不變的，保持創(chuàng)新同時保證以人為本，要知道系統(tǒng)終究是為人服務(wù)的，這樣才能進(jìn)一步提高工作效率。

2. 4 為達(dá)到優(yōu)化工作流程的目的要加強(qiáng)培訓(xùn)

因為不同于傳統(tǒng)的工作流程，所以在信息化管理系統(tǒng)剛剛上線的時候由于員工還不熟悉工作流程，從而造成新的工作方式反而使工作效率降低，這就需要員工進(jìn)行快速培訓(xùn)進(jìn)而熟悉新的工作流程。在簡單的培訓(xùn)之后，新系統(tǒng)的優(yōu)勢才能體現(xiàn)出來。這時如果再有新員工加入公司則可由老員工指導(dǎo)工作，系統(tǒng)更新之后也只需要簡單改變就可以適應(yīng)工作。

3 關(guān)于信息化財務(wù)管理工作流程的優(yōu)化方法

首先應(yīng)對傳統(tǒng)的財務(wù)管理系統(tǒng)的工作流程進(jìn)行改造，并針對新的信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。因為信息化管理系統(tǒng)最根本的目的就是提高工作效率，提升企業(yè)的競爭力，如果完全保留舊系統(tǒng)的工作流程，則信息化就只是一句口號，只不過是用信息技術(shù)包裝的傳統(tǒng)財務(wù)管理工作而已。同時信息化的財務(wù)管理系統(tǒng)還應(yīng)該從企業(yè)的戰(zhàn)略角度出發(fā)，為企業(yè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)服務(wù)，提高財務(wù)系統(tǒng)的控制能力，優(yōu)化快速反應(yīng)能力，讓財務(wù)系統(tǒng)能進(jìn)一步在企業(yè)發(fā)展中占有重要地位。從企業(yè)的市場定位確定企業(yè)的競爭力所在的關(guān)鍵點。

在對外競爭中，如果公司代表在外出談判過程中不能對自身企業(yè)有一個很好的掌握，難免在工作中出現(xiàn)各種紕漏，而傳統(tǒng)的財務(wù)系統(tǒng)中，員工想要了解信息需要進(jìn)行大量的工作，從而降低工作效率，要知道在快節(jié)奏的發(fā)展中，任何一處時間的浪費，無用工作的重復(fù)都是企業(yè)發(fā)展的一個絆腳石。通過新的財務(wù)管理系統(tǒng)，相關(guān)公司員工可以快速對情況做出判斷，節(jié)省大量的時間。

另外，制定企業(yè)規(guī)劃的工作人員也一樣需要快速了解公司情況，傳統(tǒng)的工作方式不僅人力資源浪費嚴(yán)重，并且信息處理過程中如果出現(xiàn)差錯則很容易將企業(yè)引入萬劫不復(fù)的深淵。但是信息化的管理系統(tǒng)會把最正確的信息用最短的時間顯示給相關(guān)的人員，而不必經(jīng)過任何中間環(huán)節(jié)，從而大大降低工作中出現(xiàn)錯誤的概率，這樣由于愚蠢而導(dǎo)致的決策錯誤就可以完全避免了，為企業(yè)減少很多不必要的風(fēng)險。在激烈的競爭中，任何一點細(xì)微的風(fēng)險都有可能產(chǎn)生蝴蝶效應(yīng)，所以細(xì)節(jié)決定成敗這句話絕對不是聳人聽聞。而信息化的管理系統(tǒng)正是對細(xì)節(jié)最好的處理方式，所以信息化的優(yōu)勢一目了然。

4 結(jié) 論

基于以上討論可以看出，在現(xiàn)代化進(jìn)程越來越快的市場經(jīng)濟(jì)中，若想占據(jù)有利的競爭地位，必須從每一個細(xì)節(jié)提高企業(yè)的資本，而財務(wù)管理系統(tǒng)在整個環(huán)節(jié)中占有非常重要的地位。如何優(yōu)化財務(wù)工作流程就顯得尤為重要。在優(yōu)化過程中不僅要考慮企業(yè)內(nèi)部的因素，同時對外部發(fā)展情況也要有相應(yīng)的理解。所以在優(yōu)化過程中必須采用謹(jǐn)慎的態(tài)度，同時大膽創(chuàng)新，為企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展鋪平道路。

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