孟爽

摘要：中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展取得了舉世矚目的成就，改革已經(jīng)進(jìn)入深水區(qū)，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來(lái)的分配不公等因素影響，各種社會(huì)矛盾日顯突出，尤其是涉及經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的矛盾糾紛錯(cuò)綜復(fù)雜，涉訴司法案件逐年遞增。因此，公證處能夠成為作風(fēng)過(guò)硬、認(rèn)真負(fù)責(zé)、勤勉為民、奉獻(xiàn)社會(huì)的全國(guó)文明公證處，其思想作風(fēng)建設(shè)和內(nèi)部管理制度建設(shè)是內(nèi)核，檔案工作是公證處檔案管理中非常重要的一部分。

關(guān)鍵詞：公證檔案；管理工作；問(wèn)題分析；解決措施；檔案管理

一、公證處檔案管理的發(fā)展及提高影響力

我國(guó)現(xiàn)行的公證處在隊(duì)伍素質(zhì)、服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)質(zhì)量等諸多方面，已不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要。公證檔案管理工作在新時(shí)期的發(fā)展必須從有利于為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的基點(diǎn)出發(fā)，我們必須改變這種舊的運(yùn)行模式，尋找到新的發(fā)展出路。新中國(guó)檔案管理的建設(shè)工作經(jīng)歷了曲折的發(fā)展道路，保存了國(guó)民黨的舊法體系，新中國(guó)社會(huì)主義法律體系的初步建立；新中國(guó)法律制度的不斷完善，到“文革”時(shí)期檔案保管曾一度缺失，再到中共十一屆三中全會(huì)以后法制建設(shè)的恢復(fù)和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)法律框架的形成，其間充滿了震古爍今的巨變。中國(guó)法律也由此進(jìn)入了一個(gè)重建與迅速發(fā)展的歷史新時(shí)代，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)體制下的人治型法律秩序向現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下的法治型法律秩序的轉(zhuǎn)型。過(guò)去老百姓的法律意識(shí)不高，對(duì)于公證更是了解甚少，老百姓辦事力求簡(jiǎn)潔、省事和實(shí)在，與公證程序，公證條件發(fā)生了沖突。很多當(dāng)事人是為了另一目的來(lái)辦理公證的，如辦理分房協(xié)議公證是為了到房管部門(mén)辦理房產(chǎn)過(guò)戶手續(xù)。當(dāng)事人便為了公證書(shū)“迫不得以”來(lái)辦理公證，但一聽(tīng)到需要各種證明材料，就大為惱火?？伤麄儾恢涝诖诉^(guò)程中，公證人員已為他們避免了將來(lái)可能出現(xiàn)的糾紛，做好公證檔案工作。在法制建設(shè)不斷進(jìn)步下，司法制度逐步與國(guó)際接軌，公證法律服務(wù)正在深入千家萬(wàn)戶，融入百姓的日常生活。以公信為本的中國(guó)公證事業(yè)充滿了生機(jī)，展現(xiàn)了廣闊的發(fā)展前景。公證業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)的收養(yǎng)、繼承、遺囑等民事公證，擴(kuò)展到經(jīng)濟(jì)公證項(xiàng)目，如公司章程、金融、房地產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等社會(huì)生活領(lǐng)域。這就更需要檔案管理者以科學(xué)發(fā)展觀對(duì)待公證檔案的管理。嚴(yán)格把好關(guān)，檔案接收、立卷、分類、歸檔、整理、保管和查檔、調(diào)檔按照規(guī)定辦理公證檔案接交手續(xù)，注意檢查檔案材料是否齊全、裝訂規(guī)范，認(rèn)真做好檔案的防盜、防火、防蟲(chóng)、防潮、防塵、防光和防高溫等工作，注意發(fā)現(xiàn)檔案保管過(guò)程中存在的問(wèn)題，制訂改進(jìn)的措施。遵守保秘，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的有關(guān)規(guī)定，確保公證卷宗質(zhì)量。公證質(zhì)量過(guò)硬，公證信譽(yù)才有影響力，公證事業(yè)才能健康良性發(fā)展，為構(gòu)建和諧社會(huì)提供強(qiáng)有效的公證法律保障，積極完善公證員誠(chéng)信檔案。加強(qiáng)公證檔案管理，進(jìn)一步規(guī)范和完善。認(rèn)真搞好公證檔案的立卷和歸檔，嚴(yán)格借調(diào)和查閱制度，妥善地保管和利用，才能更好地為社會(huì)服務(wù)，提高公證事業(yè)的影響力。

二、傳統(tǒng)的檔案管理與信息化檔案管理

傳統(tǒng)的檔案管理是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、接收、立卷、分類、歸檔、查檔、調(diào)檔，其工作量巨大，步驟也繁瑣。建立檔案管理信息平臺(tái)是一個(gè)覆蓋有關(guān)單位的一體化綜合平臺(tái)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)縱向貫通、橫向集成共享。檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用后，將實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理自動(dòng)化和檔案信息利用在線化，充分發(fā)揮檔案部門(mén)的信息服務(wù)功能，注重電子文件管理、檔案管理先進(jìn)理論的具體應(yīng)用和國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的貫徹實(shí)施，融合思想理念創(chuàng)新與技術(shù)策略創(chuàng)新，最終實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)的共享利用和綜合應(yīng)用。實(shí)施現(xiàn)代信息化檔案管理，使檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。實(shí)現(xiàn)檔案館藏檔案信息化，通過(guò)掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，接收電子文件進(jìn)館，無(wú)論館藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，必須堅(jiān)持規(guī)范性原則和法規(guī)，使電子文件的歸檔。如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)，信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。電子計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的傳輸和發(fā)展，公證涉及面的擴(kuò)大，專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、涉及領(lǐng)域廣博，檔案管理者既要懂得其它自然科學(xué)、又要熟悉公證業(yè)務(wù)，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，提高公證的公信力和信息化檔案管理。

三、多元化知識(shí)管理及提高服務(wù)質(zhì)量

現(xiàn)代化的設(shè)備要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人實(shí)現(xiàn)。檔案管理者具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要，檔案管理者具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運(yùn)用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。全面掌握檔案專業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識(shí)和基本技能。從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作者具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢的能力。檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識(shí)，建立復(fù)合型人才群體和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)，為公證處樹(shù)立服務(wù)中心的大局意識(shí)，在舊城改造、征地拆遷、工程建設(shè)、重大案件處理積極發(fā)揮公證保障作用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)保駕護(hù)航。樹(shù)立服務(wù)社會(huì)的理念，積極服務(wù)新農(nóng)村建設(shè)，妥善解決在用人機(jī)制方面存在的理由，建立合理的用人機(jī)制，解決缺乏吸引力不能吸納更多的人才加入到公證隊(duì)伍的理由，在公證處檔案管理上科學(xué)管理，日臻完善檔案管理的責(zé)任意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)強(qiáng)，思想認(rèn)識(shí)高，追求經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，檔案管理規(guī)范到位，使公證事業(yè)的區(qū)域發(fā)展平衡，檔案管理者以積極的精神，更加奮進(jìn)的意識(shí)，更加務(wù)實(shí)的作風(fēng)，扎扎實(shí)實(shí)工作，努力創(chuàng)造條件，積極做好檔案管理及服務(wù)工作。

提高和發(fā)展公證處檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展的要求，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展服務(wù)，為建設(shè)具有國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力的技術(shù)服務(wù)。

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