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節(jié)約型校園理念下高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理

2014-04-18 03:33:38楊秀霖林東紅徐建萍林艷鳳
關(guān)鍵詞:低值易耗品節(jié)約型節(jié)約

楊秀霖,林東紅,陳 敏,徐建萍,林艷鳳

(福建醫(yī)科大學(xué) 醫(yī)學(xué)技術(shù)與工程學(xué)院,福建 福州350004)

節(jié)約型校園理念,是指在校園建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中,以節(jié)約和合理利用資源為重點(diǎn),堅(jiān)持高校管理的服務(wù)性、公開性、效率、效益等原則為基礎(chǔ),建立節(jié)約型的運(yùn)行管理機(jī)制,提高管理和服務(wù)的效率,樹立以節(jié)約為榮、浪費(fèi)為恥的價(jià)值觀[1]。低值易耗品作為高校實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研的基礎(chǔ)物資,是節(jié)約型校園管理的組成部分,也是必不可少的重要管理環(huán)節(jié)之一。筆者以節(jié)約型校園理念為指導(dǎo),分析目前我國(guó)高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的管理現(xiàn)狀,通過(guò)制訂低值易耗品長(zhǎng)效節(jié)約管理機(jī)制、加強(qiáng)人員管理與培訓(xùn)、制訂科學(xué)合理的計(jì)劃、規(guī)范申購(gòu)驗(yàn)收及領(lǐng)用程序、創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)等環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)低值易耗品管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化和使用效益最大化。踐行節(jié)約型校園理念對(duì)于提升教學(xué)實(shí)驗(yàn)室管理水平,實(shí)現(xiàn)高校健康可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

一、高校實(shí)驗(yàn)室低值易耗品管理現(xiàn)狀

低值易耗品是指價(jià)值在500元以下,不夠固定資產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)且不屬于材料范圍的儀器設(shè)備或易于損耗的物品[2]。隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大,新開設(shè)專業(yè)的增多,實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容的不斷更新,實(shí)驗(yàn)室開放力度的加大,實(shí)驗(yàn)室低值易耗品的品種需求越來(lái)越多,數(shù)量越來(lái)越大,經(jīng)費(fèi)投入也越來(lái)越高[3]。但是相對(duì)于儀器設(shè)備等固定資產(chǎn),低值易耗品由于價(jià)值低、品種多、數(shù)量大、易損耗、使用年限短等特有的屬性,在管理工作中難以引起重視,大多處于松散狀況,積壓和浪費(fèi)現(xiàn)象非常嚴(yán)重。主要存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

(一)缺乏管理監(jiān)督及長(zhǎng)效節(jié)約機(jī)制

實(shí)驗(yàn)室的部分低值易耗品如藥品、試劑等存在易燃、易爆、劇毒、腐蝕性強(qiáng)、有效期短的特性,其劑量的購(gòu)置、存放及使用應(yīng)遵循相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室安全管理、物資采購(gòu)管理、驗(yàn)收領(lǐng)用、化學(xué)危險(xiǎn)品廢液廢物處置及人員的獎(jiǎng)懲等一系列規(guī)章制度的規(guī)范管理。由于實(shí)驗(yàn)室注重儀器設(shè)備等價(jià)值較高的固定資產(chǎn)的管理,對(duì)低值易耗品的管理未能予以足夠重視,缺乏相應(yīng)科學(xué)細(xì)化的管理和監(jiān)督機(jī)制,導(dǎo)致低值易耗品的采購(gòu)計(jì)劃制訂、經(jīng)費(fèi)使用、審核、申購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、庫(kù)存清點(diǎn)盤查、損壞賠償?shù)拳h(huán)節(jié)管理混亂。

(二)節(jié)約意識(shí)淡薄,管理隨意性大

低值易耗品是實(shí)驗(yàn)教學(xué)與科研最為基礎(chǔ)的物資,卻因價(jià)格低廉,數(shù)量龐大,流動(dòng)周期短,且沒有列入上級(jí)固定資產(chǎn)管理部門檢查的范圍,導(dǎo)致管理人員對(duì)該類物資管理意識(shí)淡薄,管理積極性不高,經(jīng)常出現(xiàn)庫(kù)存盤點(diǎn)不積極、重復(fù)購(gòu)置、隨意外借或挪作他用等積壓浪費(fèi)現(xiàn)象。同時(shí),個(gè)別教師存在購(gòu)買隨意,對(duì)學(xué)生要求不嚴(yán)格,導(dǎo)致學(xué)生不愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn),對(duì)于所缺物品隨意拿用,使用后隨處放置,甚至出現(xiàn)隱瞞損壞丟失情況,使管理處于無(wú)序狀態(tài)。

(三)管理手段落后,管理效益低下

實(shí)驗(yàn)室由于不重視低值易耗品的管理,從硬件設(shè)備到軟件系統(tǒng)都投入有限,只采取單機(jī)管理的模式甚至還是傳統(tǒng)的手工工作方式,手寫出入憑單、手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),導(dǎo)致低值易耗品的出入庫(kù)變更、庫(kù)存盤點(diǎn)時(shí)工作量龐大,數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)易出現(xiàn)人為誤差。另外,管理人員缺乏相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn),賬目登記較為混亂,落后的管理手段和方式難以為低值易耗品的科學(xué)管理提供全面而客觀的信息,導(dǎo)致管理混亂,管理效益低下。

二、低值易耗品節(jié)約型管理體系的構(gòu)建

(一)完善管理制度,建立長(zhǎng)效節(jié)約機(jī)制

制度建立是管理工作的依據(jù)和保障,構(gòu)建節(jié)約型實(shí)驗(yàn)室首先要建立完善的低值易耗品相關(guān)管理制度。比如通過(guò)完善《資金預(yù)算管理制度》《實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi)使用管理辦法》控制經(jīng)費(fèi)的下達(dá)量限定采購(gòu)計(jì)劃;完善《實(shí)驗(yàn)室安全管理制度》《化學(xué)危險(xiǎn)品管理辦法》限定實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)品的庫(kù)存量;完善《實(shí)驗(yàn)室管理實(shí)施細(xì)則》《低值易耗品采購(gòu)驗(yàn)收領(lǐng)用制度》規(guī)范管理流程,減少腐敗行為及浪費(fèi)現(xiàn)象;完善《低值易耗品信息共享管理制度》盤活資源提高使用率;完善《玻璃儀器損壞賠償辦法》提高人員的責(zé)任心等。總之,不僅要對(duì)低值易耗品購(gòu)置的工作流程,審批、購(gòu)置、驗(yàn)收入庫(kù)、領(lǐng)用出庫(kù)、建賬、報(bào)銷等環(huán)節(jié)做明細(xì)的規(guī)定,而且在使用過(guò)程中進(jìn)行的盤點(diǎn)、共享、維修、報(bào)廢、賠償?shù)拳h(huán)節(jié)也都要有相應(yīng)的制度或規(guī)定,并嚴(yán)格按照規(guī)定程序操作,特別是涉及易燃易爆有毒有害等危險(xiǎn)品的領(lǐng)用、借用、共享時(shí),更應(yīng)該嚴(yán)格履行領(lǐng)取、使用、處置和監(jiān)管手續(xù)。保證實(shí)驗(yàn)室低值易耗品從采購(gòu)到使用的各環(huán)節(jié)均有章可循,并落實(shí)責(zé)任到人,做到從制度上保證節(jié)約,杜絕浪費(fèi)。此外,還應(yīng)建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,獎(jiǎng)優(yōu)罰劣,把師生節(jié)約績(jī)效納入年度考核或期末成績(jī)中,以充分調(diào)動(dòng)師生遵從節(jié)約的積極性,推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室節(jié)約的常態(tài)化、制度化,從而真正構(gòu)建建設(shè)節(jié)約型實(shí)驗(yàn)室的長(zhǎng)效管理機(jī)制。

(二)多環(huán)節(jié)控制,進(jìn)行量化管理

1.加強(qiáng)培訓(xùn),提高節(jié)約意識(shí)和管理水平。完備的制度、健全的程序和合理的崗位設(shè)置,歸根到底需要人員的實(shí)施做保障。要通過(guò)學(xué)習(xí)提升,使管理人員從思想上轉(zhuǎn)變觀念,合理控制和分配實(shí)驗(yàn)教學(xué)經(jīng)費(fèi),實(shí)行??顚S?,進(jìn)行量化管理[4]。要強(qiáng)化工作人員的責(zé)任意識(shí),定期清點(diǎn)盤查,減少重復(fù)購(gòu)置,降低實(shí)驗(yàn)成本,并且對(duì)全體師生員工進(jìn)行勤儉節(jié)約、愛護(hù)公共財(cái)物的教育,提高其科學(xué)使用低值易耗品的意識(shí)并養(yǎng)成良好的使用習(xí)慣,避免浪費(fèi)。同時(shí),加強(qiáng)審核人員、管理人員的專業(yè)培訓(xùn),通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用及基本財(cái)務(wù)知識(shí),提高其業(yè)務(wù)能力。

2.提高計(jì)劃的科學(xué)性和合理性,降低教學(xué)成本??茖W(xué)合理的購(gòu)置計(jì)劃是保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)順利進(jìn)行,有效節(jié)約經(jīng)費(fèi)、實(shí)施量化管理的依據(jù)。制定學(xué)期購(gòu)置計(jì)劃應(yīng)嚴(yán)格按照課程實(shí)驗(yàn)教學(xué)進(jìn)度表中的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)學(xué)生人數(shù)及分組情況來(lái)確定。申購(gòu)前,應(yīng)先根據(jù)教學(xué)計(jì)劃中的實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目測(cè)算每組實(shí)驗(yàn)中每一品種的基本需求量,再根據(jù)組數(shù)、班次測(cè)算出該品種的需求總量。以此類推,最后匯總整個(gè)實(shí)驗(yàn)室同類物品的購(gòu)置量;同時(shí)對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行清查,盡量做到零庫(kù)存,在此基礎(chǔ)上確定該學(xué)期所需低值易耗品的購(gòu)置計(jì)劃量。為充分保障實(shí)驗(yàn)教學(xué)的需要,可按實(shí)際用量的105%~120%進(jìn)行申購(gòu)。申購(gòu)單上要詳細(xì)寫明所購(gòu)物品的品名、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及需求的時(shí)間。申購(gòu)時(shí)還須控制購(gòu)買成本,本著能滿足實(shí)驗(yàn)教學(xué)要求即可的原則,勿求新求異、求檔次。

3.規(guī)范執(zhí)行采購(gòu)、驗(yàn)收入庫(kù)和領(lǐng)用出庫(kù)等程序。要科學(xué)制定申購(gòu)計(jì)劃并經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格審核后統(tǒng)一購(gòu)買,采購(gòu)應(yīng)選擇政府招標(biāo)的形式確定供應(yīng)商,并實(shí)時(shí)跟蹤物品的品牌、單價(jià)、售后服務(wù)等,保證實(shí)驗(yàn)物品供應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù),杜絕采購(gòu)的暗箱操作。物品入庫(kù)須由2名管理人員同時(shí)在場(chǎng)對(duì)照采購(gòu)計(jì)劃核對(duì)驗(yàn)收,對(duì)不符合要求的物品及時(shí)要求退換,并在驗(yàn)收單上簽收。領(lǐng)用出庫(kù)同樣須由2名管理人員同時(shí)在場(chǎng)對(duì)照使用計(jì)劃簽發(fā)。通過(guò)加強(qiáng)購(gòu)置計(jì)劃的審批、嚴(yán)格入庫(kù)驗(yàn)收和出庫(kù)等環(huán)節(jié)的管理和監(jiān)督,減少物品的浪費(fèi)、杜絕公物私用和國(guó)有資產(chǎn)的流失。

(三)創(chuàng)建信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),提高管理效能

創(chuàng)建集低值易耗品管理軟件與交流共享于一體的信息化管理平臺(tái),不僅可以應(yīng)用管理軟件實(shí)現(xiàn)管理流程的規(guī)范化,還可以在線實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)、共享、服務(wù)等全方位管理[5-6],且避免了剩余的易耗品缺乏共享服務(wù)造成的積壓與浪費(fèi),極大地提高管理效能。構(gòu)建信息化管理平臺(tái)主要由低值易耗品電子公告、多環(huán)節(jié)模塊管理及交流共享服務(wù)組成。

1.電子公告欄及交流共享服務(wù)。信息化管理平臺(tái)用戶可隨時(shí)瀏覽各項(xiàng)管理制度,明確各項(xiàng)管理?xiàng)l例和流程;管理人員通過(guò)登錄電子公告欄,根據(jù)申購(gòu)計(jì)劃發(fā)布采購(gòu)需求和訂單等,使大家及時(shí)獲取所需的相關(guān)信息與資源。各實(shí)驗(yàn)室通過(guò)該平臺(tái)可了解部分藥品、試劑等低值易耗品剩余情況,其中生物制品及試劑盒有效期短、某些藥品價(jià)格昂貴、有的毒性、腐蝕性較強(qiáng),隨意處置會(huì)污染環(huán)境造成危險(xiǎn)。因此,通過(guò)交流共享服務(wù)將剩余低值易耗品進(jìn)行有償使用、協(xié)商以物易物或贈(zèng)與的方式可以很好的盤活資源,減少庫(kù)存管理壓力。

2.多環(huán)節(jié)模塊管理。低值易耗品管理軟件需涵蓋日常管理的各個(gè)環(huán)節(jié),包括審核審批管理、采購(gòu)管理、倉(cāng)庫(kù)管理、領(lǐng)用管理、統(tǒng)計(jì)分析、系統(tǒng)維護(hù)幾個(gè)模塊。管理人員首先要做好低值易耗品產(chǎn)品種類、部門、人員等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的采集、錄入。各實(shí)驗(yàn)室通過(guò)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中已錄入信息的選擇可迅速的制訂采購(gòu)計(jì)劃,審核人員根據(jù)權(quán)限設(shè)置進(jìn)行分權(quán)審批,管理人員依據(jù)審批過(guò)的采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施采購(gòu),到貨后進(jìn)行物資入庫(kù)登記、領(lǐng)用出庫(kù)及后期的維修報(bào)廢管理。通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析模塊可以迅速的獲取不同部門不同人員不同日期的采購(gòu)情況、領(lǐng)用數(shù)據(jù)和庫(kù)存明細(xì),為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策以及調(diào)控部門經(jīng)費(fèi)提供客觀依據(jù)。

借助信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái),可使低值易耗品購(gòu)置全流程公開透明,不僅規(guī)范采購(gòu)、驗(yàn)收與處置程序,減少腐敗和浪費(fèi)行為,而且這種網(wǎng)上辦公,網(wǎng)上管理、網(wǎng)上服務(wù)的工作模式極大地減少了辦公過(guò)程中的紙張、打印耗材及設(shè)備等維修支出,既提高工作效率也減少浪費(fèi)。

總之,高等教育資源作為社會(huì)資源的重要組成部分,在建設(shè)節(jié)約型社會(huì)背景下,提高高校管理效益、建設(shè)節(jié)約型校園是高校義不容辭的責(zé)任。只有更新理念、通過(guò)制訂系統(tǒng)科學(xué)的管理制度和管理方式,并與先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)結(jié)合,建立規(guī)范的管理流程,才能在保質(zhì)保量的完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)的前提下,做到低值易耗品科學(xué)、合理的量化和信息化管理,降低教學(xué)成本,提高管理效益,為構(gòu)建節(jié)約型校園奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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