張明

(漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校,河南漯河 462000)

分析高校學(xué)生類檔案的管理和利用

張明

(漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校,河南漯河 462000)

目前國(guó)內(nèi)高校學(xué)生檔案在管理以及利用方面存在諸多問(wèn)題,例如:信息不完整、料整理方面不規(guī)范等等。但是高校學(xué)生檔案在學(xué)生未來(lái)就業(yè)方面又起到了重大的作用,所以如何正確的管理以及利用檔案就成了當(dāng)前迫切需要解決的問(wèn)題。

學(xué)生檔案 管理利用

想要完善高校學(xué)生檔案的管理與利用首先要進(jìn)行當(dāng)前存在問(wèn)題的分析。筆者通過(guò)分析目前高校學(xué)生檔案管理與利用普遍存在的問(wèn)題得出結(jié)論:首先要增強(qiáng)學(xué)校管理檔案的領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí),強(qiáng)化檔案管理相關(guān)制度。之后在檔案中多加入一些元素,讓檔案內(nèi)容更加豐富充實(shí),從用人單位入手,分析其心里量身定制學(xué)生檔案,以滿足用人單位需求,加大數(shù)字化建設(shè),完善信息管理。通過(guò)這些手段來(lái)使高校的檔案管理與利用體制更加完善。

1 高校學(xué)生檔案的涵義與目前基本管理方式

高校學(xué)生檔案本身只是錄取檔案以及相關(guān)的臨時(shí)在校檔案等,其中臨時(shí)檔案中所包含的內(nèi)容有,學(xué)生在校的考試成績(jī)、日常行為表現(xiàn)、何時(shí)受到表?yè)P(yáng)、合適受到處分、軍訓(xùn)表、體檢表等等相關(guān)信息。

目前國(guó)內(nèi)相關(guān)方法大致分為集中式管理與分散式管理。集中式管理大多存在于比較有實(shí)力、規(guī)模較大的高校。在這樣的高校中會(huì)單獨(dú)建立一個(gè)檔案管理室,其優(yōu)點(diǎn)就是便于管理。通過(guò)有秩序的規(guī)?；芾砜梢允∪ズ芏嗟牟槐匾臅r(shí)間的浪費(fèi),從而提高效率。而缺點(diǎn)就是這一管理方式需要學(xué)校有雄厚的資金進(jìn)行支撐,而目前我國(guó)大部分學(xué)校在檔案管理方面進(jìn)行的投資還是比較少的,造成這種管理模式不能大規(guī)模推廣。

分散式管理與集中式管理相比就更是適合于中小型的高校進(jìn)行使用,在分散式管理中可以將學(xué)生的檔案按照系或是年組來(lái)進(jìn)行分配,將學(xué)生的檔案分配到每個(gè)教師或是每個(gè)系的手中進(jìn)行管理。這樣管理的好處就是由于檔案較少,可以提高在查閱等方面的效率,但是缺點(diǎn)也很明顯,就是隨著時(shí)代的發(fā)展,這種分散式的檔案管理很難跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn),不能滿足時(shí)代發(fā)展的需求。

2 目前高校檔案管理與利用方面存在的問(wèn)題

2.1 受重視程度不夠

由于目前高校之間的競(jìng)爭(zhēng)十分激烈,進(jìn)而造成了高校領(lǐng)導(dǎo)層將學(xué)校的主要精力與經(jīng)濟(jì)資源都使用在增強(qiáng)師資力量與強(qiáng)化學(xué)校硬件設(shè)施上,而對(duì)于學(xué)生檔案這方面卻不是很重視,在管理檔案方面沒有配置專業(yè)的相關(guān)人員,缺少管理檔案所必備的一些制度,導(dǎo)致高校學(xué)生檔案管理的整體機(jī)制不完善。

2.2 管理人員能力不足

有的高校雖然設(shè)立了專門的檔案管理部門,也配備了一些人員,但是專業(yè)的管理人員卻是少之有又少,目前管理人員由于專業(yè)知識(shí)匱乏,導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集過(guò)程中存在大小不一、內(nèi)容不定、不標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題,而在輔導(dǎo)員方面也存在草草了事,敷衍工作的行為,這一系列行為就導(dǎo)致目前高校的學(xué)生檔案并沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.3 檔案內(nèi)容不夠豐富

部分高校一直墨守成規(guī),在檔案記載方面只是簡(jiǎn)單的記錄了一些學(xué)生在校的最基本的信息,而個(gè)性化的信息少之又少,這就造成學(xué)生在畢業(yè)之后檔案基本千篇一律,沒什么太大區(qū)別。這一現(xiàn)象導(dǎo)致學(xué)生檔案很難起到其應(yīng)有的作用,價(jià)值大大降低。

2.4 使用檔案人員過(guò)多

學(xué)生的檔案是一件很嚴(yán)肅的事情,本應(yīng)只有一小部分人才能接觸到學(xué)生的檔案,但是在一些高校中由于種種原因,學(xué)生檔案基本已經(jīng)成為誰(shuí)想看誰(shuí)就可以看的東西了,而一些人為了利益在檔案上進(jìn)行涂改等象也是時(shí)有發(fā)生。這就導(dǎo)致檔案本身缺乏了一定的真實(shí)性,而由于過(guò)多的翻閱檔案所造成的檔案損壞以及丟失現(xiàn)象也是存在的。

2.5 檔案存放庫(kù)環(huán)境需要改善

許多高校的學(xué)生檔案存放庫(kù)的環(huán)境十分讓人擔(dān)心,由于受重視度較低、資金匱乏等問(wèn)題,大多數(shù)高校的檔案存放庫(kù)存在建設(shè)不規(guī)范、設(shè)施陳舊老化的問(wèn)題。這一系列問(wèn)題就造成檔案可能被損壞,或是在查閱檔案時(shí)會(huì)耗費(fèi)大量的時(shí)間,效率較低。

3 改進(jìn)高校學(xué)生檔案管理與利用的方式

設(shè)立專業(yè)人員,加強(qiáng)檔案管理:引進(jìn)一部分檔案管理相關(guān)的專業(yè)人才,利用這部分人才來(lái)管理學(xué)校檔案,要以《檔案法》與《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》為基準(zhǔn),提高教師在檔案方面的重視程度,通過(guò)兩方面的同時(shí)改進(jìn)讓校學(xué)生檔案管理逐步走向科學(xué)化與正規(guī)化。

重視檔案:高校學(xué)生檔案向來(lái)就不被一部分高校所重視,所以想要提高檔案方面的相關(guān)事宜首先就要讓學(xué)校對(duì)于檔案更加的重視。通過(guò)實(shí)例來(lái)讓學(xué)校更加重視檔案,找出一些成功通過(guò)檔案來(lái)提高學(xué)生就業(yè)率、學(xué)習(xí)成績(jī)的高校的實(shí)例來(lái)讓校方認(rèn)清檔案的重要性,從而在檔案建設(shè)與管理方面投入更多的資金,來(lái)完善相關(guān)體制。

明確檔案使用者:將檔案管理嚴(yán)格化,提高所要接觸檔案的身份限制,通過(guò)一系列手段讓可以接觸檔案的人數(shù)變得少而精。可以制定相關(guān)的檔案管理辦法,根據(jù)不同學(xué)校的情況來(lái)進(jìn)行不同的設(shè)定,以此來(lái)更好的管理檔案,保證檔案的真實(shí)性與安全性。

豐富檔案內(nèi)容:目前檔案大多是記錄學(xué)生最基礎(chǔ)的信息,千篇一律沒有太大的使用價(jià)值。院方可以根據(jù)不同系,不同專業(yè)來(lái)制定不同的檔案內(nèi)容,將檔案內(nèi)容變得更加豐富。隨著時(shí)代的發(fā)展,社會(huì)對(duì)于人才的要求也逐漸變得多樣化,在檔案中就可以針對(duì)未來(lái)的就業(yè)趨勢(shì)進(jìn)行檔案內(nèi)容采集,以此來(lái)幫助就業(yè)生就業(yè)。

4 結(jié)語(yǔ)

高校學(xué)生檔案的管理與利用是高校管理中比較重要的一個(gè)部分,因?yàn)闄n案所記載的就是學(xué)生在學(xué)校中的所有表現(xiàn),檔案在學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)創(chuàng)業(yè)等方面都會(huì)起到一個(gè)比較重要的作用,所以高校應(yīng)該重視起對(duì)于檔案的管理與利用。通過(guò)強(qiáng)化檔案相關(guān)事宜來(lái)提升學(xué)生的就業(yè)率,讓學(xué)生在步入社會(huì)時(shí)更有競(jìng)爭(zhēng)力,學(xué)生打造一個(gè)美好的前景。

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張明(1979.10.24-),女,漢族,河南省漯河市人,本科,館員,漯河醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校,主要研究方向(或工作方向):檔案管理,學(xué)生學(xué)籍檔案。