趙 彬 李新文

淺談方志資料的收集與整理

趙 彬 李新文

資料是志書的生命，掌握詳實的資料是編寫方志的基礎。資料準備是編纂方志工作重要環(huán)節(jié)，貫穿于修志工作的全過程，本文就方志資料的搜集、整理、分類、管理、工作談點拙見。

方志資料 收集 檔案整理 分類 管理

國務院《地方志工作條例》明確規(guī)定，地方志是資料性文獻。因此地方志書又被稱為“一方之全史”或“地方百科全書”。編纂地方志是適應現代化建設多方面需要的一項龐大的系統(tǒng)工程，也是一項科研事業(yè)。無論是當前我們正在進行的第二輪三級地方志書的編纂，還是部門、行業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村莊等開展的專業(yè)志或地情書的編纂,都離不開資料收集和整理這個基礎工作。資料工作的好壞，是所修志書成敗的關鍵。那么怎樣才能做好資料的收集與整理、保管工作呢？筆者認為應注意以下幾個方面：

一、資料收集應遵循的原則

1.圍繞工作目標的原則。資料收集與整理工作以明確目標范圍為前提。志書要橫陳百科，縱述歷史?！皺M不缺(要)項、縱不斷(主)線”是擬定志書篇目、收集整理資料時必須遵循的重要原則?！皺M不缺項”，指不欠缺事物門類,以展現事物的多樣性和廣泛性；橫向看，志書反映某一地域的全貌，縱向看，志書反映斷限內某一地域各行業(yè)的興衰起伏和歷史發(fā)展脈絡，所以稱它為一方之“全書”和一方之“全史”。它所記載的是某一地域、某一行業(yè)的全貌，凡是某一地域的自然、經濟、政治、文化、社會、人物等，無一不在志書記述范圍之內，缺一項就不成其為志書，缺項與斷線都會影響志書的質量。特別是隨著經濟的發(fā)展、社會的進步、科學的發(fā)達，當今社會分工越來越細，行業(yè)越來越多，社會結構越來越復雜。我們在擬定篇目、收集整理資料時，要做到盡其所有，無所不包，廣辟類目，注重科學性。

2.堅持客觀真實原則。國務院頒布的《地方志工作條例》第六條規(guī)定：“編纂地方志應當做到存真求實、確保質量，全面、客觀地記述本行政區(qū)域自然、政治、經濟、文化和社會的歷史與現狀?！钡谑粭l規(guī)定：“地方志資料所有人或者持有人不得故意提供虛假資料?！边@兩條強調的是“存真求實”，所以，資料一定要真實可靠?？陀^真實是做好地方志資料收集和整理工作的根本要求。無論是反映一個地域自然與社會的歷史與現狀的文字記載還是口碑和實物都應當堅持求真存實。志書作為一種地情信息載體，真實性是它的生命所在。一部真實反映地情的志書，會受到世代用志者的熱愛，具有無窮的生命力。而對地情作了歪曲或虛假記述的志書，不僅失去了志書本身的價值，也會對社會和志書使用者造成很大的傷害，成為方志批評家批判的對象，自然也就成了后來的志書編修者的反面教材。志書以真實、準確為本，這是志書的基本特征。唯存真求實，存史資政才可流傳百世，經歷數千年而不衰。

3.統(tǒng)籌兼顧，整體推進的原則。方志不同于個人著述，是眾人勞動合成的，因此在開展資料采集工作之前，就應做出規(guī)劃。根據單位的人力，財力，物力的具體情況，制定出行之有效的資料采集方案，按照先“活”后“死”，搶救優(yōu)先；由近及遠，循序漸進；由內到外，全面覆蓋；現易后難，重點突破，力求做到人盡其才，統(tǒng)籌兼顧。

4.堅持為現實服務的原則。地方志書編纂的目的就是為當代經濟與社會發(fā)展服務，因此我們要注意收集反映社會主義事業(yè)發(fā)展過程中體現地方特點、時代特點的相關資料；同時要收集反映在社會主義現代化建設過程中的正反兩方面經驗教訓的資料，更好地為地方黨委、政府決策提供借鑒。

二、資料的來源

方志涉及政治、經濟、文化、社會等歷史和現狀，需要查閱成千上萬的檔案、報刊、雜志、圖書等各種文字資料和查看實物，還要進行采訪、錄音、攝影等，因此資料的形式多種多樣。通?？煞譃槿蟛糠?，即文獻資料、實物資料、口碑資料三種。

1.文獻資料。包括文獻檔案、統(tǒng)計資料和圖書報刊等類。文獻檔案資料。檔案館以及各部門檔案室收藏的有關政治、經濟、軍事、政法、科學、文化、教育、衛(wèi)生、體育等檔案，為我們編修志書提供了很大的方便。這些檔案多是歷史活動的原始記錄，不僅史料豐富，而且相當全面，同時相對來說比較可靠，具有一定權威性，是編寫志書的重要資料來源。

統(tǒng)計資料。統(tǒng)計資料包括統(tǒng)計數字和統(tǒng)計圖表。它是由統(tǒng)計部門或企事業(yè)部門匯編的，具有一定的權威性。統(tǒng)計數字、圖表是觀察、研究社會或一個部門發(fā)展變遷的主要資料。

圖書報刊資料。圖書報刊是編志所需資料的重要來源。舊志書、史書、年鑒、私人撰著、族譜、各種報紙雜志，都有對地方自然和社會不同程度的記述，“群書采錄”，從中可以匯集起豐富的資料。

其他文字資料。諸如書信、日記、講演稿、同鄉(xiāng)同學錄、賬簿、票據、合同、契約、廠（店）規(guī)、章程、廣告、啟示、聲明等，都是編纂志書不可忽視的文字資料。

2.實物資料。包括古文化遺址、遺跡、古建筑、化石、碑刻、地圖、書畫、照片等。在這里，尤其要重視照片資料，它真實地反映事物的形象和當時當地的歷史真實面貌，一張照片勝過若干文字，應注意收集。

3.口碑資料。從當事人或知情人那里搜集的回憶錄、社會風俗、遺聞軼事、傳說、民間故事、諺語民謠，以及實地調查的記錄材料等。

上述這些不同形式的資料，收集的途徑、記載的方法、保存的方式均不相同，最后要統(tǒng)為一體，為地方志書所用。

三、資料搜集的基本方法

資料準備是編纂方志工作的重要環(huán)節(jié)，貫穿于整個修志工作的始終，它包括搜集、整理、鑒別、管理、利用等諸多方面。

1.文字資料搜集方法。文字資料需要借助各種目錄索引，有的放矢地搜集。一是圖書目錄，二是報刊目錄，三是檔案目錄，四是傳記資料索引。

2.實物資料搜集方法。對本地區(qū)的山川、景物、道路、古跡、文物等要進行實地考察，用現代科學方法加以觀測記錄，可以采用文字描述、測繪、拓印、攝影、錄像等手段。音像資料。一是搜集音像資料原件；二是通過復制的辦法取得所需要的資料。圖片資料搜集方法。除了搜集原件外，應廣泛搜集影印件，如圖片集、地方志、年鑒、期刊及其他圖書中的有關部門圖片資料。

3.口碑資料搜集方法?？诒话阃ㄟ^采訪獲得，采訪形式可多種多樣，如登門拜訪、開座談會、發(fā)函征詢等。民歌、方言、曲藝等必須做錄音。

四、資料的整理

資料搜集齊了，并不是放置起來，而是為了充分的利用。因此，我們應當充分重視獲得足夠資料之后的資料整理工作，為下一步的資料長編和志稿的編寫，提供翔實、準確的資料。

1.資料整理的目的和意義。有利于拾遺補缺，有利于鑒別考證，有利于撰寫志稿，有利于及時為現實服務。主要歸納為以下幾點：

（1）熟悉資料。整理資料的過程，即是主筆人熟悉材料并且為將來編寫構思的過程。

（2）檢查資料。整理資料中，通過所得資料的排比、鑒別，才能檢查出資料的正誤、缺略，達到去偽存真、由表及里、由此及彼的目的，才能使入志資料翔實、準確。

（3）保存資料。經過整理之后的資料，保存下來，其意義不僅只是為修志工作提供方便，而且還將為我們修史和各部門研究，提供全面、系統(tǒng)、準確的原始資料。

2.資料的整理與分類。資料的整理，關鍵在于分類。資料的分類可以采取以下方法：

（1）按行政區(qū)劃或地區(qū)分類；

（2）按時間分類。有的按資料形成年代分類；有的按時期分類，如古代、現代，或解放前、解放后，抗日戰(zhàn)爭時期、解放戰(zhàn)爭時期等；

（3）按內容分類。如分為政治、軍事、經濟、文化、教育等類；

（4）按行業(yè)、按產品分類。比如經濟資料，可按行業(yè)分為紡織行業(yè)、化工行業(yè)、造紙業(yè)等等。至于造紙行業(yè)，則可按產品分為土制紙、機制紙等類別；

（5）按資料類型分類。即按資料形式分為圖書、報刊、檔案、口頭、復印材料等類別。

以上各種分類方法，均各有其優(yōu)缺點。為了使資料分類達到科學和準確，可根據本地資料情況，以一種形式為主，結合其他形式，靈活運用。如：地區(qū)——內容——時序；時序——地區(qū)——內容；行業(yè)——產品等。

3.資料整理的步驟與方法。將搜集到的大量資料，進行登記、建卡、分類、編目等方法進行整理。由于搜集資料工作量大，時限跨度長，不能等資料搜集齊全后再開始整理，而應邊搜集邊整理。

（1）編號登記，建立《資料登記簿》。搜集到的資料，隨時進行流水編號登記，內容包括：搜集日期、資料名稱、資料來源、資料種類和形式、資料頁數以及搜集人姓名等。

（2）建卡歸類。一是為方便匯編資料和編寫工作，按照編寫提綱，每一篇為一類、按一事一卡抄錄的資料卡，按篇歸類，資料長箋上的類別即為編寫提綱中各篇的題名。分類號，按篇、章、節(jié)編列，章節(jié)在篇號后用短橫線連續(xù)編號，如第九篇第四章第三節(jié)，即寫為9-4-3，各類資料按收集先后順序排列。分類匯編時按年代和時間先后順序排列。二是凡屬群眾提供或修志人員搜集的剪報、復印資料、回憶錄、訪問記錄、調查采訪記錄、文獻、手稿等，如紙面大小不同，不好裝訂時，可用16開質地較好的白紙粘貼裝訂。三是資料的立卷歸檔。從管理、利用結合考慮，對通過建卡歸類的大量資料必須進行仔細核對，分章裝袋，資料裝袋不能跨章，但一章資料可裝數袋。四是各袋資料均在袋面附本袋資料目錄，內容包括：序號，指該資料在本袋資料中的順序號；資料名稱，登記流水號，應與《資料登記簿》一致。

（3）專卷儲存。無論什么渠道搜集來的資料，都要一律按一事一本卷編號儲存。這樣，撰寫時只需取出此卷，便可查閱、考訂、研究某事的全部資料。

4.充分利用電腦整理保存資料。在信息時代，各項工作離不開電腦，編纂地方志工作，也是一樣。國務院《地方志工作條例》第十四條規(guī)定：“在地方志編纂過程中收集到的文字資料、圖表、照片、音像資料、實物等以及形成的地方志文稿，由本級人民政府負責地方志工作的機構指定專職人員集中統(tǒng)一管理，妥善保存，不得損毀；修志工作完成后，應當依法移交本級國家檔案館或者方志館保存、管理，個人不得據為己有或者出租、出讓、轉借?！蔽覀円浞掷秒娔X整理收藏資料，編輯資料。充分利用電腦對資料進行分類，按照志書的篇章節(jié)目子目的篇目，對應錄入電腦中，使資料按既定的分類，在電腦中保存下來。

五、資料的管理

千辛萬苦搜集到的資料不能任其散失，要科學地管起來，更不能讓私人據為己有，或提成抽頭。這牽涉一個史德問題，要有公私界限。搜集到的資料要交公，但本人可以使用。資料原件一定要交公統(tǒng)一管理，共同使用。資料管理一定要科學，要做到片紙不丟，方便利用。要有一套資料卡片，以便按圖索驥，既節(jié)省時間，也免得把資料翻爛。并應制定相應的資料管理條例，以便保管使用都能有法可循，有章可遵。

總之，收集和整理資料是地方志書的基礎工作，而占有資料的多少和真誤，又是決定志書質量的要素。從收集資料基礎抓起，探索適合有利于志書撰稿方式的資料工作，壘好基石，對提高地方志質量至關重要。只要對地方志工作編纂有利，就可以大膽地嘗試、大膽地實踐。編纂一部高水平的地方志書更需要在資料的收集整理上不懈創(chuàng)新，因循守舊的方法必將失去生存的空間。

[1]晉中市史志研究院.地方志工作條例學習資料(內部資料).晉中市史志研究院,2007.

[2]王繼杰.新編地方志講義.《上海地方志》辦公室, 1993,(5).

[3]運子微.地方志資料的收集整理與使用匯編.北京地方志辦公室,2013.

趙 彬 晉中市史志研究院

李新文 晉中市史志研究院 院長

（責編 張佳琪）