劉開燕

(四川鹽源甲米河水電開發(fā)有限公司，四川鹽源，615700)

1 概述

辦公室被稱為中樞神經(jīng)，是直接為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、工作的綜合性辦事機(jī)構(gòu);是企業(yè)的參謀中心、運(yùn)轉(zhuǎn)中心、信息中心、服務(wù)中心和指揮中心，具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、督辦等五大主要職能。它不僅能夠參與企業(yè)的政務(wù)及政策決策，而且是企業(yè)關(guān)鍵的政策推行與管理部門，在全企業(yè)中是溝通上下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系內(nèi)外、保證各項(xiàng)管理工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和橋梁，起著傳遞信息、研究方針政策、輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策的作用。做好企業(yè)辦公室工作，對于提高企業(yè)工作效率具有重要意義。

隨著水電開發(fā)企業(yè)體制改革的不斷深化，企業(yè)辦公室普遍面臨著人員編制少、管理攤子多、對口部門多、多級管理、工作壓力大的困難，人人身兼數(shù)職。在這種新形勢下，辦公室只有與時(shí)俱進(jìn)、立足于服務(wù)、著力于創(chuàng)新，才能有所作為、有所發(fā)展。

2 鹽源公司辦公室管理中的諸多問題

2.1 日常工作紛繁復(fù)雜。鹽源公司作為水電四川公司的子公司，受水電四川公司直接管控，總經(jīng)理工作部作為綜合辦公室，同時(shí)與黨委辦公室、紀(jì)委辦公室、董事會(huì)辦公室、工會(huì)辦公室、人力資源部、監(jiān)察部合署辦公。一個(gè)部門同時(shí)承擔(dān)上級單位八個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)，日常事務(wù)類工作眾多。而總經(jīng)理工作部只有5人，同時(shí)還要負(fù)責(zé)管理公司檔案、后勤、接待和車班，工作上容易出現(xiàn)信息不對稱、信息傳達(dá)不到位甚至誤傳的現(xiàn)象。

2.2 身兼數(shù)職，工作壓力大。辦公室人員一般跨專業(yè)和跨行業(yè)工作，沒經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，總是會(huì)出現(xiàn)業(yè)務(wù)上的疏漏，工作效率低，完成質(zhì)量差。同時(shí)，如果沒有按時(shí)完成上級領(lǐng)導(dǎo)交辦的事項(xiàng)，也給公司的經(jīng)營業(yè)績考核造成影響。因此人人身兼數(shù)職就很難以每份工作都十分出色，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求，經(jīng)常受批評也影響工作的積極性。

2.3 因部門分工不合理，綜合性的事項(xiàng)沒人理睬，服務(wù)不到位，督辦事項(xiàng)不到位，工作難以開展。同時(shí)工作上因缺少激勵(lì)機(jī)制，導(dǎo)致員工工作不積極，工作上相互推諉，執(zhí)行力不到位，責(zé)任不明確，存在相互扯皮的現(xiàn)象。

3 闡述辦公室管理策略

3.1 堅(jiān)持綜合管理，建立完善企業(yè)管理新機(jī)制

新形勢下，企業(yè)辦公室必須堅(jiān)持“科學(xué)、規(guī)范、高效”的原則，多管齊下、綜合管理，按照“高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效益”的要求，以“謀全局、求精細(xì)、跟上趟、創(chuàng)一流”為主題，建立健全管理工作的新機(jī)制。一是要善于觀察，研究辦公室政務(wù)、事務(wù)、服務(wù)工作的普遍性和特殊性，從中找出規(guī)律性的東西，并形成相互銜接的制度和體系，使方方面面工作都有章可循、井然有序，步入規(guī)范化軌道。二是要構(gòu)建“工作有標(biāo)準(zhǔn)，過程有監(jiān)督，結(jié)果有考核”的管理機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性和主動(dòng)性，有效應(yīng)對辦公室工作人員少、任務(wù)重的現(xiàn)狀。三是堅(jiān)持從基礎(chǔ)工作入手，建立健全各類管理制度，明確各崗位人員的素質(zhì)要求、職責(zé)范圍、管理標(biāo)準(zhǔn)、主要工作和監(jiān)督考核指標(biāo)，將紛繁的辦公室工作納入標(biāo)準(zhǔn)化管理體系當(dāng)中，形成各項(xiàng)管理工作忙而不亂、有條不紊，各類人員各司其職、各盡其責(zé)的良好局面。

3.2 加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，建立激勵(lì)約束機(jī)制

要搞好辦公室工作，光有日常制度、事前控制不行，光有總結(jié)表彰、事后批評也不行，還要加強(qiáng)動(dòng)態(tài)管理，對每項(xiàng)工作實(shí)行全過程監(jiān)控。一是嚴(yán)格執(zhí)行資金預(yù)算計(jì)劃，包括辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、招待費(fèi)等的計(jì)劃控制。為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)實(shí)行嚴(yán)格的工作督查機(jī)制，加大資金使用過程的動(dòng)態(tài)督查，定期監(jiān)督費(fèi)用的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。同時(shí)注意加強(qiáng)項(xiàng)目、資金的優(yōu)化整合，發(fā)揮整體效益，減少非計(jì)劃使用資金情況的發(fā)生，使各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的使用均控制在預(yù)算框架內(nèi)。二是要建立以目標(biāo)為導(dǎo)向的激勵(lì)約束機(jī)制。堅(jiān)持公開、公正的獎(jiǎng)勵(lì)與考核，激發(fā)全體員工的工作積極性和主動(dòng)性，提高辦公效率，為員工績效考評工作提供量化指標(biāo)，增強(qiáng)績效考評工作的客觀公正性，促進(jìn)部門的團(tuán)結(jié)與和諧。

3.3 加強(qiáng)目標(biāo)管理，建立科學(xué)的督查機(jī)制

辦公室作為企業(yè)綜合管理部門，承擔(dān)著很大一部分目標(biāo)管理工作，因此要努力加強(qiáng)辦公室督查督辦工作。

3.3.1 在狠抓督查上下功夫。督辦工作是辦公室一項(xiàng)重要職責(zé)，是加強(qiáng)執(zhí)行力建設(shè)的主要途徑，是確保各項(xiàng)計(jì)劃目標(biāo)和工作任務(wù)落實(shí)的基本手段。辦公室工作必須緊緊圍繞重點(diǎn)、難點(diǎn)工作，協(xié)助作好各階段的策劃工作，在狠抓落實(shí)上下功夫。必須把抓落實(shí)作為頭等重要的大事，把關(guān)鍵績效指標(biāo)、重點(diǎn)工作指標(biāo)、月度、季度會(huì)議及專業(yè)會(huì)議上明確的重點(diǎn)工作等作為全年督查工作的重點(diǎn)，不間斷地定期進(jìn)行督查。

3.3.2 創(chuàng)新督查工作的方式。不能只滿足于寫一、二篇督查報(bào)告，關(guān)鍵是要查有沒有落實(shí)到位。凡是沒有落實(shí)到位的，都要繼續(xù)督查，直到落實(shí)為止。通過強(qiáng)有力的督促檢查，推動(dòng)重點(diǎn)工作落實(shí)，真正發(fā)揮督查在推動(dòng)落實(shí)中的作用，提高督查工作的實(shí)效。要建立健全督辦工作的責(zé)任、檢查、通報(bào)、反饋、考核、專報(bào)等制度，形成完善的督辦工作體系，確保督辦工作效果。

3.3.3 抓好執(zhí)行力。對領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)決策、工作部署、重要指示和規(guī)章制度等的執(zhí)行和落實(shí)，辦公室要建立科學(xué)的登記制度，進(jìn)行分類登記，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示及時(shí)轉(zhuǎn)交承辦部門。完善督辦手續(xù)，健全登記和簽收手續(xù)，分輕重緩急及時(shí)催辦，歷次催辦的過程及情況應(yīng)有所記錄。在督辦中要精心組織協(xié)調(diào)，分階段、有重點(diǎn)地進(jìn)行督促和檢查，全面了解有關(guān)決策的落實(shí)情況，善于發(fā)現(xiàn)和敢于反映工作中存在的突出問題，以使決策和工作部署貫徹、落實(shí)到實(shí)處。督辦工作要嚴(yán)格執(zhí)行保密工作規(guī)定，強(qiáng)化辦公室督辦人員的責(zé)任心，明確專人，辦完辦妥為止。

4 探討辦公室管理經(jīng)驗(yàn)

4.1 堅(jiān)持“謀大抓小”，提高管理效能

“謀大抓小”，就是精心謀劃大事，嚴(yán)格管理小事。“謀大”，就是盡力為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)、有力的服務(wù);“抓小”，就是對企業(yè)具體的事務(wù)管理提供有效服務(wù)。二者相輔相成，不可偏廢。在企業(yè)辦公室工作中，“謀大”應(yīng)從以下幾方面著手:一是加強(qiáng)與公司各部門的溝通聯(lián)系，堅(jiān)持每月跟員工交流、跟班組學(xué)習(xí)調(diào)研一次，全面了解公司情況，準(zhǔn)確掌握員工關(guān)心的熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題，及時(shí)提出協(xié)調(diào)解決的預(yù)案供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。二是主動(dòng)加強(qiáng)與兄弟單位的橫向聯(lián)系，加強(qiáng)各類信息的溝通與交流，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。三是發(fā)動(dòng)辦公室管理人員圍繞企業(yè)熱點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展專項(xiàng)調(diào)查研究，集思廣益，獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。

在企業(yè)辦公室工作中，“抓小”應(yīng)從以下幾方面入手:一是抓好公文處理，這是辦公室的“當(dāng)家活”。要按照公文處理的有關(guān)要求，把好公文的“進(jìn)口”關(guān)和“出口”關(guān)，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量，不斷提高公文質(zhì)量。二是抓好后勤服務(wù)保障工作。后勤保障是企業(yè)辦公室的一項(xiàng)重要職能，也是辦公室工作的難點(diǎn)。為了提高后勤保障能力，公司從建章立制入手，狠抓規(guī)范化管理。在加大硬件設(shè)施投入、改善后勤服務(wù)條件的同時(shí)，提高服務(wù)質(zhì)量，加強(qiáng)對后勤服務(wù)的監(jiān)督、檢查。結(jié)合電力生產(chǎn)、經(jīng)營工作特性，不定期開展問卷調(diào)查，多方位了解職工對后勤工作的建議、意見，并將意見及時(shí)反饋到相關(guān)部門和單位，采取切實(shí)有效整改措施，使后勤工作滿足職工生活需要。

4.2 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，鼓勵(lì)創(chuàng)新思維

做好辦公室工作必須強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，樹立良好形象，以領(lǐng)導(dǎo)和職工群眾的滿意度作為衡量辦公室工作服務(wù)水平的基本依據(jù)。

4.2.1 為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。一是要全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地掌握企業(yè)實(shí)際情況，廣泛收集信息，深入調(diào)查研究，增強(qiáng)認(rèn)識(shí)問題的前瞻性、科學(xué)性，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有價(jià)值的意見、建議。二是要堅(jiān)持從員工中來到員工中去，注意研究基層和員工的需求，增強(qiáng)服務(wù)工作的積極性、主動(dòng)性，深入基層調(diào)查研究，真實(shí)地反映基層情況，保證基層的合理要求在領(lǐng)導(dǎo)決策中得到充分體現(xiàn)。三是領(lǐng)導(dǎo)的指示、決策和意向等，辦公室要第一時(shí)間領(lǐng)會(huì)并安排和傳達(dá)，周密督辦，及時(shí)反饋，遇到問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，與部門溝通，提高辦事效率。

4.2.2 為職工群眾服務(wù)。隨著廠務(wù)的公開，企業(yè)管理的民主化程度大為提高，使職工群眾都能參與到企業(yè)的管理中來。為此辦公室一定要改進(jìn)為基層服務(wù)的方式，提高服務(wù)能力，克服“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的工作作風(fēng)，如實(shí)反映員工和群眾的意見和建議，有效加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與基層的聯(lián)系，構(gòu)建和諧融洽的企業(yè)環(huán)境。

在綜合辦公室工作，要有與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新、敢于突破一些與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的工作理念和工作模式，努力學(xué)習(xí)新的科學(xué)文化知識(shí)，注意吸取和利用基層和群眾創(chuàng)造的新經(jīng)驗(yàn)、新做法、新技術(shù)、新手段，不斷用新的思路、新辦法，解決辦公室工作中遇到的新矛盾、新問題。

4.3 注重效率和質(zhì)量，不斷提升自身素質(zhì)

提高辦公室工作效率和質(zhì)量，需要從以下幾方面努力:一是要培養(yǎng)扎扎實(shí)實(shí)的工作作風(fēng)。要牢固樹立“今天再晚也是早，明天再早也是晚”的時(shí)間觀念和強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任心及榮譽(yù)感，養(yǎng)成今日事今日畢，急事急辦、特事特辦的習(xí)慣，踏踏實(shí)實(shí)、任勞任怨、埋頭苦干，不管在什么情況下都不能拖拖拉拉。二是要提高工作質(zhì)量。辦公室工作從內(nèi)部來說面對的是領(lǐng)導(dǎo)、部門和員工，從外部來說面對的是公司主管部門，其工作和服務(wù)質(zhì)量的好壞不僅影響領(lǐng)導(dǎo)、部門、基層工作的運(yùn)轉(zhuǎn)，而且影響企業(yè)的形象乃至企業(yè)整體的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，我們要努力把辦公室的每項(xiàng)工作做到最快最好。三是要強(qiáng)化內(nèi)部管理，加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)。辦公室工作十分繁雜、辛苦，也十分敏感，容易讓人誤解。因此，在辦公室工作中要嚴(yán)格按各項(xiàng)管理制度、規(guī)矩和程序辦事，不能自作主張、自行其事。作為辦公室工作人員，要有為企業(yè)工作、為企業(yè)奉獻(xiàn)的意愿，始終保持一顆平靜的心態(tài)，嚴(yán)格自律，謹(jǐn)慎言行。首先要做好廉政工作，做到有權(quán)不亂用，只求搞好工作;有錢不濫用，只講自覺奉獻(xiàn);有成績不驕傲，只顧企業(yè)大局，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。四是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高人員素質(zhì)?，F(xiàn)代企業(yè)制度在不斷完善，企業(yè)管理也在不斷更新，辦公室的工作涉及面比較廣泛，需要辦公室工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力提高政策水平、綜合管理水平和現(xiàn)代化管理水平，成為既是智囊型又是管理型的綜合性人才。

5 結(jié)語

隨著水電企業(yè)體制改革的不斷深化和企業(yè)實(shí)力的發(fā)展壯大，進(jìn)一步做好企業(yè)辦公室管理工作十分重要。一要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，充分認(rèn)識(shí)學(xué)習(xí)對做好辦公室工作的極端重要性，引導(dǎo)辦公室系統(tǒng)員工自覺地抓好學(xué)習(xí)，努力把辦公室系統(tǒng)辦成學(xué)習(xí)型組織，切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)，加深對辦公室工作規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，自覺圍繞企業(yè)中心工作，努力創(chuàng)新管理機(jī)制。二要提高辦公室工作的效率和質(zhì)量，拓展服務(wù)領(lǐng)域，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，為電力生產(chǎn)、經(jīng)營做貢獻(xiàn)。