王秀元

(山東省地質(zhì)科學(xué)研究院，山東 濟(jì)南 250013)

0 引言

期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)以期刊社或編輯部內(nèi)部局域網(wǎng)和Internet為基本平臺，以數(shù)據(jù)庫為中心，實(shí)現(xiàn)文章作者、編輯、讀者、審稿專家等多位一體的協(xié)作化、網(wǎng)絡(luò)化稿件處理平臺。系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)作者在線投稿、編輯在線審稿及編輯加工、專家在線審稿功能，大大提高了辦公效率，加強(qiáng)了與作者、審稿專家之間的聯(lián)系[1]。

《山東國土資源》期刊采用北京勤云科技公司采編系統(tǒng)已兩年有余，到目前基本實(shí)現(xiàn)了投稿、審稿、編輯加工的的網(wǎng)絡(luò)化管理，規(guī)范了工作程序，提高了工作效率。期刊網(wǎng)站投稿包括用戶登錄、用戶使用指南、通知通告等版塊。作者可通過用戶登錄中的“作者登錄”進(jìn)行注冊投稿。并通過“過刊瀏覽”頁面免費(fèi)下載《山東國土資源》期刊往期論文。作者注冊前要認(rèn)真閱讀用戶使用指南，嚴(yán)格按說明進(jìn)行注冊。

1 網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的特點(diǎn)

(1)作者投稿程序及格式的優(yōu)化

使用網(wǎng)上采編系統(tǒng)，投稿前作者必須使用郵箱進(jìn)行注冊，填寫姓名、單位、通信地址、郵編、聯(lián)系電話、E-mail等信息，避免了此前收到稿件無作者、作者工作單位及聯(lián)系方式等問題；投稿時必須正確填寫標(biāo)題、關(guān)鍵詞、摘要、基金項(xiàng)目等信息，規(guī)范了稿件格式；系統(tǒng)會自動登記、分配稿件編號，省去了進(jìn)行稿件登記、輸入作者信息、回復(fù)審稿意見等工作，規(guī)范了投稿格式，減輕了編輯工作量。

(2)專家審稿環(huán)節(jié)的優(yōu)化

采用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)之前，《山東國土資源》期刊編輯都是通過E-mail或書面送達(dá)的方式將待審稿件發(fā)給審稿專家，并將送審信息手工錄入計(jì)算機(jī)進(jìn)行登記存檔。稿件送審范圍相對較小，送審專家有限。采用網(wǎng)絡(luò)審稿系統(tǒng)以來，期刊審稿專家已達(dá)70余人。除原有專家群外，作者也可以推薦行業(yè)內(nèi)的專家和優(yōu)秀科研人員作為審稿專家。網(wǎng)上審稿系統(tǒng)可以記錄下審稿人的審稿意見，提供給編輯參考[2]。系統(tǒng)還設(shè)定了審稿周期，對延誤審稿時間的專家，系統(tǒng)可發(fā)送催審?fù)ㄖ蝗魧徃迤陂g有作者撤稿，還可向?qū)徃鍖＜野l(fā)送終止審稿通知。若稿件內(nèi)容不在該專家的研究范圍內(nèi)，則該專家可直接反饋至編輯，請編輯部另找專家或者推薦同行業(yè)的其他專家[3]。審稿專家還可以直接對稿件進(jìn)行批注或直接修改，上傳附件，供編輯及作者參考。

(3)編輯工作的規(guī)范化

網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)無需進(jìn)行人工登記稿件、填寫作者信息、分配稿件編號等，減輕了的工作量。只需登錄網(wǎng)站便可對初審稿件進(jìn)行處理，且稿件的審稿情況可自動記錄，點(diǎn)擊“處理歷史”，可以了解稿件從作者投稿到送編輯的整個流程。作者可通過網(wǎng)站直接查詢終審結(jié)果。主編、編輯及工作人員可以在各自的權(quán)限許可范圍內(nèi)進(jìn)行工作，了解有關(guān)稿件的全部情況，方便主編及時掌握來稿情況、編輯工作狀態(tài)及稿件的刊發(fā)進(jìn)度。也有利于編輯及工作人員進(jìn)行工作總結(jié)。此外，系統(tǒng)流程的設(shè)置在很大程度上避免了重復(fù)投稿。

(4)信息查詢的實(shí)時化

作者投稿后，可隨時登錄作者投稿系統(tǒng)查看稿件狀態(tài)，無需再通過郵件或電話方式與編輯部溝通與查詢，既節(jié)省了時間，也免去了工作人員人工查找稿件處理結(jié)果并再逐一進(jìn)行郵件回復(fù)的環(huán)節(jié)。作者可隨時登錄系統(tǒng)查詢稿件狀態(tài)。對于已修改后發(fā)表稿件，作者可登錄系統(tǒng)查詢稿件修改意見，及時與編輯溝通。省去了以往稿件修改時先由編輯將修改意見發(fā)給作者，作者再將修改后的稿件發(fā)至編輯部郵箱、再由編務(wù)查找稿件責(zé)任編輯后轉(zhuǎn)發(fā)郵件的環(huán)節(jié)。通過《山東國土資源》網(wǎng)站可以直接查詢責(zé)任編輯、審稿專家及稿件狀態(tài)。

(5)信息共享

《山東國土資源》上傳了自創(chuàng)刊以來的所有過刊，供作者免費(fèi)使用，實(shí)現(xiàn)了信息的共享和實(shí)時化查詢，解決了因網(wǎng)站收費(fèi)而無法查詢相關(guān)資料信息的難題。與中國知網(wǎng)學(xué)術(shù)不端檢測結(jié)合，有效避免了論文抄襲行為的發(fā)生，有效避免了一稿多投和因抄襲而引發(fā)的版權(quán)問題。

2 使用網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)遇到的問題

(1)意識轉(zhuǎn)變問題。部分投稿者依舊使用郵箱發(fā)稿，或在嘗試進(jìn)行在線投稿的同時,又通過郵箱進(jìn)行投稿，致使同一稿件重復(fù)登記或者被遺漏。

(2)作者信息不規(guī)范。作者進(jìn)行信息注冊時，不按照要求進(jìn)行填寫，存在不用真實(shí)姓名注冊、信息不完整、聯(lián)系方式不準(zhǔn)確等問題。稿件編輯過程中無法及時與作者取得聯(lián)系。

(3)投稿流程的規(guī)范性問題。作者投稿前未仔細(xì)閱讀投稿指南及注意事項(xiàng)。此類問題常見于修改后稿件的上傳，因作者對系統(tǒng)使用不熟練，導(dǎo)致修改后的稿件以新投稿的形式上傳，造成同一稿件的二次編號。比如，修改后的稿件以新投稿的方式上傳，若標(biāo)題無變動，系統(tǒng)會自動識別，提醒編輯為重復(fù)投稿；但若修改過程中標(biāo)題有變化，系統(tǒng)則無法識別，自動登記，致使稿件按新投稿處理，重新進(jìn)入審稿階段。既耽誤稿件的刊發(fā)進(jìn)程，又給編輯工作帶來麻煩。

(4)不按審稿意見進(jìn)行修改。對于審稿專家提出的修改意見，部分作者不認(rèn)真進(jìn)行修改，或進(jìn)行粗略修改后上傳。另以批注形式給出的審稿意見常被忽略。造成稿件修改達(dá)不到要求，進(jìn)行二次甚至三次修改。

(5)系統(tǒng)異常及設(shè)置問題?！渡綎|國土資源》使用在線投稿系統(tǒng)投稿后,出現(xiàn)過幾次網(wǎng)站無法訪問的情況，作者稿件無法上傳、審稿及編輯工作無法正常進(jìn)行。

3 對策建議

(1)在線投稿系統(tǒng)對于大多數(shù)投稿者來說是一種新生事物,尚未得到部分作者的信任和支持,建議作者轉(zhuǎn)變思想，適應(yīng)形勢，充分認(rèn)識網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的優(yōu)越性，盡快適應(yīng)并熟練應(yīng)用網(wǎng)站投稿系統(tǒng)。

(2)注冊新賬號時，建議使用常用郵箱進(jìn)行注冊，務(wù)必使用真實(shí)姓名，填寫正確聯(lián)系方式、單位、地址。注冊時信息填寫盡量完整，帶※項(xiàng)必填，編輯部會做好作者信息的保密工作。

(3)關(guān)于稿件的修改，建議作者收到審稿意見后，進(jìn)行綜合修改并上傳。修改稿上傳后，作者無權(quán)對稿件進(jìn)行修改，若仍有問題需要改動，需電話聯(lián)系編輯修改稿件狀態(tài)后，重新上傳。

(4)審稿意見默認(rèn)情況下是審稿人的原始審稿意見,一般經(jīng)適當(dāng)?shù)男薷暮蠼o作者查看，稿件的退修或退稿意見均以此次審稿意見為準(zhǔn)。作者應(yīng)嚴(yán)格按照意見進(jìn)行修改，并在修改說明處進(jìn)行詳細(xì)說明。

(5)遇到網(wǎng)站無法登錄問題，建議作者及時告知，編輯部會及時聯(lián)系系統(tǒng)維護(hù)人員進(jìn)行維修，待系統(tǒng)正常后，再進(jìn)行投稿。對于外部因素引起的系統(tǒng)異常，及時更新維護(hù)系統(tǒng)，擴(kuò)大系統(tǒng)內(nèi)部空間，升級換代部分程序，加強(qiáng)安全防護(hù)工作，如采用防火墻技術(shù)、密碼技術(shù)、新一代網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議等[4]，常見問題及解決方法詳見表1。

4 結(jié)語

《山東國土資源》期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)功能強(qiáng)大，實(shí)現(xiàn)了編輯流程的自動化與網(wǎng)絡(luò)化，對期刊科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程起到重要的推動作用。該系統(tǒng)在規(guī)范稿件格式、完善編輯工作流程及提高工作效率等方面起到了重要作用。在享受網(wǎng)絡(luò)化帶來便捷的同時，編輯部結(jié)合工作實(shí)際，靈活運(yùn)用系統(tǒng)，建立了一套適應(yīng)期刊管理與發(fā)展的自動化與人工處理相結(jié)合的工作方法。對于系統(tǒng)使用過程中遇到的問題，需要廣大作者與編輯一起互動，共同解決，使該系統(tǒng)更好的應(yīng)用到期刊編輯工作中。

表1 網(wǎng)上投稿過程中常見問題及解決辦法

參考文獻(xiàn)：

[1] 李明.期刊網(wǎng)絡(luò)采編系統(tǒng)的應(yīng)用[J].電腦知識與技術(shù)，2012，8(34)：332-333.

[2] 張倩，張宏翔.基于質(zhì)量和時效兼顧的數(shù)字出版同行評議新行為研究[J].編輯學(xué)報，2012，24(6)：511-514.

[3] 黃崇亞，張武寧.期刊網(wǎng)絡(luò)采編辦公系統(tǒng)在編輯實(shí)踐中的應(yīng)用分析[J].2009，(9)：158-159.

[4] 周志新，雪立，徐剛珍，等.科技期刊在線投稿系統(tǒng)應(yīng)用中的問題分析及對策[J].編輯學(xué)報，2006，18(6)：435-436.

[5] 陶衛(wèi)衛(wèi).《山東國土資源》插圖規(guī)范化探析[J].山東國土資源，2013，29(3)：64-66.