馬松梅

基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，是項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。項(xiàng)目檔案是指建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到竣工投產(chǎn)全過程中形成的、具有保存價(jià)值的各種形式和載體的全部歷史記錄。項(xiàng)目檔案的形成單位涉及地質(zhì)勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位，每個(gè)單項(xiàng)工程和單位工程都涉及到投招標(biāo)、簽訂合同、施工組織設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更及環(huán)保、安全方面的措施等程序。一個(gè)工程項(xiàng)目往往需要幾年、甚至十幾年才能竣工運(yùn)行。由此可見，項(xiàng)目檔案涉及的面廣、單位多、周期長的特點(diǎn)，會(huì)給項(xiàng)目檔案的收集工作帶來很大的困難。煤礦建設(shè)項(xiàng)目大多是地下作業(yè)、隱蔽工程，有其特殊性，項(xiàng)目檔案也有其特殊性。

近年來，煤炭行業(yè)隨著國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，煤炭產(chǎn)量也在逐年增長，一大批安全高效的現(xiàn)代化礦井需要改擴(kuò)建。與之相適應(yīng)，煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案工作面臨著前所未有的繁重任務(wù)。對(duì)檔案工作而言，收集工作是檔案管理工作的首要環(huán)節(jié)，收集工作做不好，何談做好歸檔整理工作，歸檔不齊全、完整，就很難做好檔案的利用工作，檔案工作也就失去了意義。特別是煤礦項(xiàng)目檔案，有很多地質(zhì)勘探和隱蔽工程項(xiàng)目，如果檔案不齊全完整，會(huì)給以后維修和再建帶來很多的安全隱患。因此，項(xiàng)目檔案的收集工作具有非常重要的歷史意義。

在煤礦基建項(xiàng)目檔案工作過程中，特別是在收集中，我發(fā)現(xiàn)還存在著很多的問題。

一、不重視，建設(shè)單位沒有把檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理領(lǐng)導(dǎo)程序

建設(shè)單位在項(xiàng)目工程建設(shè)初期，根本就沒考慮檔案工作，直到若干年后，項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)入中后期，才來關(guān)注檔案的驗(yàn)收問題。煤礦建設(shè)項(xiàng)目檔案涉及地質(zhì)勘探、土建、礦建、設(shè)備安裝等專業(yè)，技術(shù)要求高、工作量大，單項(xiàng)工程、單位工程眾多，所以，對(duì)檔案工作人員的專業(yè)水平要求更高，檔案工作人員不僅要有檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)有一定的礦井專業(yè)知識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)不重視，檔案工作人員無法參與項(xiàng)目工程的全過程，不能及時(shí)掌握施工過程中的更改、變化，不能及時(shí)了解工程狀況，更不能及時(shí)收集已竣工的單位工程項(xiàng)目檔案資料。特別是立項(xiàng)、審批、征地、合同、招投標(biāo)等前期文件材料，如收集不齊全，等多年后整個(gè)工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)再尋找補(bǔ)救，是很難補(bǔ)齊全的，而且往往得不到原件。

二、施工單位沒有配備專職的檔案工作人員，施工資料不能及時(shí)整理到位

施工單位一般是工程技術(shù)人員兼職，負(fù)責(zé)施工資料的收集和整理工作，他們往往沒有經(jīng)過檔案管理工作的培訓(xùn)，對(duì)一些檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)并不熟悉，需要檔案工作人員及時(shí)指導(dǎo)。由于檔案人員無法介入，所以在施工過程中產(chǎn)生的大量原始記錄和施工變更單只能隨便堆積，工程技術(shù)人員很難保證有時(shí)間去收集、整理，再加上項(xiàng)目工程周期長，資料不隨時(shí)整理，時(shí)間久了很容易丟失、損壞。致使后期竣工驗(yàn)收時(shí)，出現(xiàn)了大量的缺失和復(fù)印件現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

三、大型設(shè)備開箱驗(yàn)收，檔案工作人員不能及時(shí)介入，大型設(shè)備檔案不能及時(shí)歸檔

建設(shè)單位購置的一些大型的設(shè)備，在開箱驗(yàn)收時(shí)沒有檔案人員參加，開箱驗(yàn)收資料，如使用說明書、設(shè)備廠家圖紙等，一般存放在設(shè)備或機(jī)電科，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)整理，為了方便自己用往往不愿移交檔案部門，所以很容易損壞或丟失，使用時(shí)也不容易查找，給以后設(shè)備的檢修帶來很多的麻煩。

四、隱蔽工程資料、電子檔案不齊全為今后的生產(chǎn)、維修帶來隱患

由于一些領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員在前期施工時(shí)，沒有檔案意識(shí)，致使一些隱蔽工程沒有留下錄像、照片等電子檔案，今后如果沒有出現(xiàn)問題還好，一旦出現(xiàn)問題，會(huì)給維修工作帶來難以想象的困難。

五、竣工驗(yàn)收資料裝訂不規(guī)范，影響了歸檔質(zhì)量

建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件材料，在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件材料形成單位進(jìn)行整理，然后移交建設(shè)單位檔案部門歸檔管理。

由于施工單位的竣工資料都是技術(shù)人員整理，所以他們對(duì)檔案整理的一些要求和標(biāo)準(zhǔn)并不很清楚，在裝訂時(shí)為了結(jié)實(shí)會(huì)用很多的大的釘子或鐵絲，在移交時(shí)才知道歸檔的檔案是不允許有釘子或鐵絲出現(xiàn)，然后再想辦法拆除，既浪費(fèi)時(shí)間又破壞了歸檔資料的整體美觀。

針對(duì)以上煤礦項(xiàng)目檔案的一些特點(diǎn)和具體工作中出現(xiàn)的問題，我想談?wù)勛约旱囊恍┛捶ê徒ㄗh。

一、提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)做好煤礦基建項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)工作

要做好基建項(xiàng)目檔案工作，首先要解決認(rèn)識(shí)問題。項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)并檢查建設(shè)項(xiàng)目的決策是否科學(xué)、合理的重要依據(jù)，是工程項(xiàng)目審計(jì)稽查的基礎(chǔ)資料和主要依據(jù)，為工程項(xiàng)目的投產(chǎn)運(yùn)行、竣工驗(yàn)收及投產(chǎn)后制定生產(chǎn)計(jì)劃、指導(dǎo)安全生產(chǎn)搶險(xiǎn)救災(zāi)、設(shè)備維護(hù)、事故處理、技術(shù)改造等提供全面可靠的信息和憑證，是依法生產(chǎn)經(jīng)營、維護(hù)合法權(quán)益的最有效的法律依據(jù)。

基建項(xiàng)目建設(shè)單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目檔案的重要性、專業(yè)性、復(fù)雜性，積極支持項(xiàng)目檔案的收集、歸檔、管理工作，樹立牢固的責(zé)任意識(shí)，只有這樣，做好檔案工作才能有保障。

二、嚴(yán)格規(guī)章制度，完善控制措施，保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)

根據(jù)國家法規(guī)、政策，結(jié)合自己的特點(diǎn)和實(shí)際情況制定相應(yīng)的指導(dǎo)性文件和規(guī)章制度。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)實(shí)行同步管理，建立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制。從前期工作開始，就將檔案工作納入項(xiàng)目建設(shè)管理計(jì)劃和工作程序，明確工作職責(zé)，制定規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，并與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，納入考核體系。實(shí)行以建設(shè)單位為檔案管理核心，以設(shè)計(jì)、施工單位為檔案管理主體，以監(jiān)理單位為重要手段，實(shí)施事前介入、事中控制、事后驗(yàn)收的全過程管理模式。將檔案工作納入合同管理，實(shí)行檔案不驗(yàn)收合格不能結(jié)算。只有這樣，才能更有效地保證項(xiàng)目檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

三、加強(qiáng)施工單位文件材料的管理，提高竣工驗(yàn)收資料和竣工圖的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)

施工單位應(yīng)配備專職的檔案工作人員，及時(shí)收集、整理施工過程中產(chǎn)生的大量文件材料，及時(shí)留存原件。項(xiàng)目檔案收集工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。設(shè)計(jì)審批完成后及時(shí)向檔案部門移交設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料，每一階段工程完成后及時(shí)移交竣工驗(yàn)收資料。施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)工程實(shí)際情況和行業(yè)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)以及合同規(guī)定的要求編制項(xiàng)目驗(yàn)收資料和竣工圖。上級(jí)檔案管理部門和項(xiàng)目主管部門要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，以保證項(xiàng)目檔案的歸檔質(zhì)量。

四、建設(shè)單位做好大型設(shè)備的開箱驗(yàn)收和隨機(jī)資料的收集和歸檔工作

購置大型設(shè)備到貨開箱時(shí)，要有檔案人員在現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)移交隨機(jī)資料，凡是引進(jìn)技術(shù)，設(shè)備文件應(yīng)首先登記歸檔，再行譯校、復(fù)制和分發(fā)。由于工程項(xiàng)目施工過程中會(huì)購置大量的設(shè)備，所以要配備專人管理設(shè)備檔案，以便能及時(shí)做好設(shè)備檔案的收集、整理、歸檔工作。

五、積極做好財(cái)務(wù)、器材管理文件的收集工作

在工程項(xiàng)目施工過程中還會(huì)產(chǎn)生大量的財(cái)務(wù)、器材管理文件，如財(cái)務(wù)計(jì)劃、工程預(yù)決算等等。財(cái)務(wù)管理單位應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所承建項(xiàng)目器材供應(yīng)及財(cái)務(wù)管理中形成的文件材料，工程項(xiàng)目竣工后應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交。

六、努力做好特殊載體檔案的收集工作

工程項(xiàng)目前期施工過程中會(huì)有很多隱蔽工程，不但會(huì)有大量的文字資料，還會(huì)有大量的音像資料。這都需要及時(shí)收集歸檔，以備今后生產(chǎn)維修之用。另外，現(xiàn)在我們已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在項(xiàng)目工程前期工作中會(huì)產(chǎn)生大量的電子檔案，檔案部門要參與施工過程，才能及時(shí)收集到，否則很容易丟失。

總之，煤礦基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量，不僅關(guān)系當(dāng)前，更是利益百年，要想做好項(xiàng)目檔案的歸檔管理工作，必須協(xié)調(diào)好各環(huán)節(jié)關(guān)系，積極努力細(xì)致地做好項(xiàng)目檔案的收集工作，只有這樣，才能保證煤礦基建項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。endprint