朱里香

摘要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷普及，檔案管理也逐漸由傳統(tǒng)的人工整理檔案逐漸向現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理演變，不僅能夠節(jié)省大量的人力，同時(shí)還能夠大幅度的提高檔案管理的效率。但是，當(dāng)前我國(guó)檔案管理過(guò)程中仍然存在著一定的問(wèn)題，如檔案管理人員素質(zhì)不高，檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定，檔案管理機(jī)制不完善等，本文就此展開(kāi)了研究，通過(guò)分析總結(jié)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題，結(jié)合自身的專業(yè)知識(shí)，給出了相關(guān)的改良建議，希望通過(guò)加強(qiáng)和強(qiáng)調(diào)檔案信息化管理的作用和建設(shè)，提高檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理；計(jì)算機(jī)應(yīng)用；現(xiàn)狀

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A ？搖文章編號(hào)：1674-9324（2014）05-0015-02

一、檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，許多檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對(duì)比較傳統(tǒng)的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現(xiàn)了問(wèn)題和狀況。而問(wèn)題的發(fā)生一旦沒(méi)有得到及時(shí)地解決并不斷堆積，必定會(huì)降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進(jìn)步，落后與時(shí)代發(fā)展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長(zhǎng)期以來(lái)人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質(zhì)普遍不高。

2.檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性不高。一方面，檔案管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是一個(gè)開(kāi)放的系統(tǒng)，一些企業(yè)內(nèi)部和外部信息技術(shù)人員由于利益的驅(qū)使，蓄意破壞檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改或者偷盜；同時(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理硬件運(yùn)行不穩(wěn)定、設(shè)備安裝不到位、受到外界電磁場(chǎng)信號(hào)干擾、硬件設(shè)施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當(dāng)?shù)榷紩?huì)造成檔案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高速傳播速率，同時(shí)由于檔案數(shù)據(jù)的收集缺乏行之有效的明確標(biāo)識(shí)，這就對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生了直接的影響。如果檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定將制約網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣壬踔猎斐刹糠只蛉繑?shù)據(jù)的丟失或出錯(cuò)。如果網(wǎng)絡(luò)安裝不規(guī)范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當(dāng)，必然會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而影響檔案信息處理和傳輸?shù)乃俣?，也?duì)檔案管理的安全造成威脅。

3.檔案管理制度有待完善。檔案管理制度不健全、管理不科學(xué)、日常維護(hù)不及時(shí)、維護(hù)不當(dāng)、數(shù)據(jù)無(wú)備份等造成的風(fēng)險(xiǎn)，其危害主要是影響工作效率，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)中，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)?？诹畲娣庞谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，一旦通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段被人偷看或竊取，便會(huì)帶來(lái)巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來(lái)相當(dāng)困難。同時(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)傳輸和保存集中在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制與手段已不適應(yīng)計(jì)算機(jī)的環(huán)境，企業(yè)內(nèi)部檔案管理面臨失效風(fēng)險(xiǎn)，因而給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的難題。如何建立嚴(yán)密的檔案管理控制體系，保證企業(yè)私密檔案信息的安全和完整，將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。

二、檔案管理對(duì)策研究

1.提高檔案管理人員素質(zhì)。當(dāng)前許多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員都是由過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理人員沿用至今，因此沒(méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)如何在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下熟練使用檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)缺乏檔案管理方面系統(tǒng)的理論培訓(xùn)，有些甚至是從頭開(kāi)始學(xué)習(xí)檔案管理系統(tǒng)，這對(duì)企業(yè)檔案管理的發(fā)展是極為不利的。因此，有必要提高檔案管理人員的素質(zhì)，主要從以下兩個(gè)方面著手進(jìn)行：（1）職業(yè)道德素養(yǎng)。由于檔案管理人員掌握的是企業(yè)單位所有私密檔案的保管工作，因此，首先應(yīng)當(dāng)具備職業(yè)道德素養(yǎng)，不會(huì)因?yàn)樗饺私磺榛蛘呃嬲T惑就私下將企業(yè)私密檔案技術(shù)資料外泄，企業(yè)的快速發(fā)展與這些檔案息息相關(guān)，技術(shù)資料、工程圖紙、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范等，這些檔案資料在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中起著巨大的信息支撐作用，特別是當(dāng)前面臨著企業(yè)改革改制、市場(chǎng)激烈競(jìng)爭(zhēng)，檔案信息資源更是企業(yè)發(fā)展的有力依據(jù)，這些檔案資料對(duì)企業(yè)的生存發(fā)展直觀重要，所以，檔案管理人員具備良好的職業(yè)操守是必要的。（2）提高檔案管理專業(yè)技能。檔案管理系統(tǒng)并不是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作，而是與檔案管理知識(shí)緊密結(jié)合在一起的，因此，檔案管理人員不僅需要具備檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。

2.完善檔案管理系統(tǒng)軟硬件，提高系統(tǒng)穩(wěn)定性。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的穩(wěn)定性可以從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的硬件和軟件兩個(gè)方面著手。在硬件系統(tǒng)選配方面，可以優(yōu)先選配運(yùn)行速度高，運(yùn)行穩(wěn)定，工作壽命長(zhǎng)的配置，同時(shí)保證高速網(wǎng)絡(luò)帶寬并且優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)接口，保證服務(wù)器和網(wǎng)線遠(yuǎn)離電磁信號(hào)的干擾，硬件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行是確保信息傳輸穩(wěn)定性的根本基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理軟件的合理選擇，實(shí)時(shí)升級(jí)，及時(shí)彌補(bǔ)漏洞，并對(duì)安全配置參數(shù)進(jìn)行合理設(shè)置能夠加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)等級(jí)，要充分考慮到諸多安全因素，對(duì)系統(tǒng)安全提出明確、具體的需求，改變過(guò)去重功能輕安全的做法，軟件系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)作是保證信息傳輸穩(wěn)定性的上層建筑。

檔案管理系統(tǒng)中系統(tǒng)信息的集成使得各個(gè)有權(quán)限的部門可以在權(quán)限范圍內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，權(quán)限范圍越廣，出現(xiàn)失誤或錯(cuò)誤的幾率就越大。為保證信息的準(zhǔn)確性，必須及時(shí)更正出現(xiàn)的錯(cuò)誤，這就對(duì)系統(tǒng)提出了更高的容錯(cuò)性要求。

在一直用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理工作的情況下，一旦出現(xiàn)電腦或網(wǎng)絡(luò)故障，都會(huì)影響到正常的檔案管理工作，嚴(yán)重者可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的丟失，檔案處理的不完整，影響到企業(yè)的整體運(yùn)作流程，檔案數(shù)據(jù)的及時(shí)性和安全性要求更加穩(wěn)定可靠的系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境，因此不斷更新完善系統(tǒng)內(nèi)部問(wèn)題是保證檔案管理系統(tǒng)順利實(shí)施的重中之重，可以考慮從以下幾方面著手進(jìn)行改善：（1）建立輸入控制制度。為檔案管理系統(tǒng)的安全提供基礎(chǔ)。建立會(huì)計(jì)確認(rèn)制度，對(duì)電子化原始憑證加以認(rèn)可，并通過(guò)動(dòng)態(tài)數(shù)字簽字對(duì)其可靠性加以確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。（2）建立操作控制制度，為檔案管理系統(tǒng)的安全提供基石。企業(yè)必須明確規(guī)定檔案管理操作人員對(duì)軟件操作的工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作管理軟件。（3）建立系統(tǒng)關(guān)聯(lián)方和企業(yè)內(nèi)部人員道德的控制制度。加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德和社會(huì)道德教育，對(duì)不同層次上的工作人員實(shí)行崗位責(zé)任制，并利用密碼進(jìn)行權(quán)限控制。

3.建立檔案監(jiān)管制度。計(jì)算機(jī)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)，去除了重復(fù)和無(wú)效的工作環(huán)節(jié)，從而確保了企業(yè)有一個(gè)科學(xué)、規(guī)范的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程和管理基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)了扁平化管理，提高了企業(yè)管理效率和快速反應(yīng)能力，企業(yè)高層管理人員應(yīng)意識(shí)到檔案管理系統(tǒng)的實(shí)施中，應(yīng)有技術(shù)部門、管理人員和業(yè)務(wù)人員的積極參與，只有深刻地理解、消化吸收了新的管理思想并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用，企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化檔案管理對(duì)原始數(shù)據(jù)重要性的認(rèn)識(shí)，并要求相關(guān)部門重視數(shù)據(jù)的錄入工作，盡可能減少出現(xiàn)差錯(cuò)的概率，保證原始數(shù)據(jù)錄入的正確性。從源頭上保證系統(tǒng)內(nèi)所有業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確，才能保證檔案信息的質(zhì)量，更好為提供決策而服務(wù)。為確保檔案的真實(shí)可靠，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立更趨成熟完善的監(jiān)督機(jī)制上。不僅要對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的真實(shí)可靠性進(jìn)行了重重驗(yàn)證，對(duì)每一條數(shù)據(jù)的產(chǎn)生、修改、去向都要有詳細(xì)的記錄，使得數(shù)據(jù)記錄更改責(zé)任到人，確保檔案數(shù)據(jù)傳輸?shù)目煽坎槐粣阂庑薷摹?/p>

綜上所述，在計(jì)算機(jī)技術(shù)普及的今天，檔案管理的信息化已經(jīng)成為了一種發(fā)展趨勢(shì)，檔案管理的電子化是檔案管理行業(yè)發(fā)展的時(shí)代潮流，是未來(lái)的數(shù)字時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。作為企業(yè)的管理者，要及時(shí)改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理模式，促進(jìn)檔案的使用、保存以及傳送都向電子化的方向發(fā)展。而作為企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和完善自身的知識(shí)體系，充分利用檔案管理體系給工作帶來(lái)的便利。目前，檔案信息電子化的建設(shè)存在著許多難題和困難，但我們應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是一個(gè)漫長(zhǎng)的分階段進(jìn)行的過(guò)程，根據(jù)實(shí)際情況，按步驟進(jìn)行，最終實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的目標(biāo)。

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