宋秀梅

（廣州鐵路職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510430）

業(yè)務(wù)外包（Outsourcing）是一種創(chuàng)新的經(jīng)營(yíng)管理方法［1］，是指企業(yè)為了提高效益并降低成本，將企業(yè)中非核心性業(yè)務(wù)通過(guò)合同外包給其他企業(yè)來(lái)完成。圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包是把圖書(shū)館采編部的某些業(yè)務(wù)以合同的方式，由館方外包給書(shū)商來(lái)完成。它具有降低圖書(shū)館運(yùn)作成本、提升圖書(shū)館服務(wù)水平、增強(qiáng)圖書(shū)館核心價(jià)值、促進(jìn)傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代圖書(shū)館轉(zhuǎn)型等功效。

1 圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的背景

1.1 信息技術(shù)的發(fā)展，提供了采編業(yè)務(wù)外包的平臺(tái)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)的使用為編目數(shù)據(jù)的交換提供了技術(shù)支持，國(guó)家圖書(shū)館聯(lián)合編目中心和中國(guó)高等教育文獻(xiàn)保障系統(tǒng)（CALIS）的聯(lián)合目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建立在某種程度上規(guī)范了文獻(xiàn)的著錄，為圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)的外包提供了平臺(tái)。

1.2 圖書(shū)館人力資源的緊張，營(yíng)造了采編外包業(yè)務(wù)的內(nèi)部環(huán)境

隨著傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代圖書(shū)館的轉(zhuǎn)型，圖書(shū)館的業(yè)務(wù)急劇擴(kuò)大和服務(wù)質(zhì)量急需提高，圖書(shū)館普遍存在人力資源緊張的矛盾。圖書(shū)館借助外部力量可有效解決人力資源不足的問(wèn)題，從而營(yíng)造了圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的內(nèi)部環(huán)境。

1.3 圖書(shū)招標(biāo)加劇了書(shū)商的競(jìng)爭(zhēng)，營(yíng)造了采編業(yè)務(wù)外包的外部環(huán)境

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及政府招標(biāo)采購(gòu)制度的日益完善，圖書(shū)資料的采購(gòu)已被納入了招標(biāo)體系。激烈的競(jìng)爭(zhēng)使書(shū)商不斷地創(chuàng)新，越來(lái)越注重服務(wù)的全面化和人性化，他們不僅提供書(shū)目訂單和翔實(shí)的編目數(shù)據(jù)，還提供簡(jiǎn)單的文獻(xiàn)粗加工和復(fù)雜的技術(shù)服務(wù)，從而為圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)的外包營(yíng)造了良好的外部環(huán)境。

2 圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 圖書(shū)館人力資源配置的風(fēng)險(xiǎn)

圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包可能會(huì)導(dǎo)致采編人員部分閑置現(xiàn)象的發(fā)生，如何發(fā)揮閑置人員的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，如何分流閑置人員，是圖書(shū)館管理者首先要考慮的問(wèn)題。把閑置的采編人員分流到如咨詢(xún)等部門(mén)，圖書(shū)館人力資源的重新配置會(huì)打破原有的平衡，會(huì)帶來(lái)新的矛盾，如果處理不好則會(huì)影響整個(gè)圖書(shū)館的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

2.2 圖書(shū)館采編人員學(xué)習(xí)能力削弱的風(fēng)險(xiǎn)

采編業(yè)務(wù)外包增強(qiáng)了采編人員對(duì)書(shū)商的依賴(lài)性，會(huì)削弱采編人員的學(xué)習(xí)能力。采編業(yè)務(wù)外包不僅包含了貼書(shū)標(biāo)、蓋館藏章等事務(wù)性工作，還包括字段著錄、主題標(biāo)引和索書(shū)號(hào)確立等業(yè)務(wù)性工作。業(yè)務(wù)性工作不僅要求工作人員要有基本的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，更要了解圖書(shū)館的館藏特色。業(yè)務(wù)外包一定程度地限制了圖書(shū)館采編人員的實(shí)踐和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，降低了采編人員創(chuàng)新的動(dòng)力，從而削弱了他們的學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力［2］。

2.3 圖書(shū)館館藏質(zhì)量受影響的風(fēng)險(xiǎn)

有的書(shū)商為節(jié)約時(shí)間，提高效率，指派不懂圖書(shū)館業(yè)務(wù)的人員從事圖書(shū)分類(lèi)、主題標(biāo)引和編目工作，或疏于查重，或分類(lèi)不當(dāng)，造成同一種書(shū)歸類(lèi)不一致。他們不了解圖書(shū)館的編目規(guī)則，直接錄入在版編目數(shù)據(jù)，影響書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量。另外，有的加工人員防盜磁條加工、條碼粘貼、館藏章加蓋等不規(guī)范。這些都會(huì)對(duì)圖書(shū)館的館藏質(zhì)量造成一定的影響。

2.4 圖書(shū)采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)

在選擇書(shū)商時(shí)，圖書(shū)館考慮更多的是書(shū)商的供貨能力，在標(biāo)書(shū)中書(shū)商的書(shū)源和價(jià)格占的權(quán)值較大，而業(yè)務(wù)外包在標(biāo)書(shū)中占的權(quán)值較小。簽訂圖書(shū)采購(gòu)合同時(shí)外包項(xiàng)目的需求也常做為輔助條件由書(shū)商提供配套服務(wù)的形式提供。受客觀條件和圖書(shū)館自身的需求等因素影響，圖書(shū)館在招標(biāo)過(guò)程中選擇多個(gè)書(shū)商中標(biāo)。通常一個(gè)圖書(shū)館每年中標(biāo)的書(shū)商有幾家，而且基本上也與上一年不完全相同。因此，這種合同就存在短期性和松散性的問(wèn)題，都會(huì)直接影響外包業(yè)務(wù)的完成質(zhì)量［3］。

2.5 信息不對(duì)稱(chēng)的風(fēng)險(xiǎn)

圖書(shū)館與書(shū)商兩者實(shí)質(zhì)上一種“委托—代理”的關(guān)系。委托方圖書(shū)館在與書(shū)商合作前不一定完全了解代理方書(shū)商的實(shí)際狀況，在采編業(yè)務(wù)外包開(kāi)展前，書(shū)商比圖書(shū)館更了解自身的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)和人力資源等信息，并有可能因?yàn)榻?jīng)濟(jì)利益而不向圖書(shū)館提供翔實(shí)的信息；在采編業(yè)務(wù)外包開(kāi)展后，圖書(shū)館較難了解書(shū)商的運(yùn)作，在采編業(yè)務(wù)外包進(jìn)行中一旦出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)，圖書(shū)館不能第一時(shí)間采取合理措施來(lái)控制和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。因此處于信息劣勢(shì)的圖書(shū)館，面臨外包業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)失控的局面，損失難以預(yù)料［4］。

3 圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制的有效策略

3.1 合理確定采編業(yè)務(wù)外包的范圍，達(dá)到雙贏的效果

圖書(shū)館在決定采編業(yè)務(wù)外包時(shí)，要根據(jù)本館的技術(shù)水平、自身優(yōu)勢(shì)和人力資源等情況來(lái)確定，分析哪些業(yè)務(wù)可外包給書(shū)商完成，外包到什么程度等。圖書(shū)采訪業(yè)務(wù)的個(gè)性化、延續(xù)性和完整性比較強(qiáng)，對(duì)館藏建設(shè)起著關(guān)鍵性作用，基本不實(shí)行外包，而圖書(shū)編目和圖書(shū)加工外包的應(yīng)用比較成熟。因此，圖書(shū)館可以調(diào)動(dòng)并充分利用館外人力資源，把編目和加工業(yè)務(wù)外包給書(shū)商，實(shí)現(xiàn)降低成本，節(jié)約時(shí)間，集中人力完成圖書(shū)采訪工作，提高圖書(shū)館館藏文獻(xiàn)質(zhì)量。

3.2 正確選擇采編業(yè)務(wù)外包的模式，提高業(yè)務(wù)外包的質(zhì)量

圖書(shū)采編業(yè)務(wù)外包依加工的地點(diǎn)劃分為 “到館加工模式”和“加工后到館模式”兩種模式。到館加工模式是指書(shū)商派數(shù)據(jù)編目人員和粗加工人員到圖書(shū)館對(duì)圖書(shū)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入、分類(lèi)和貼防盜磁條、書(shū)標(biāo)、條形碼等工作。加工后到館模式是指采編人員通過(guò)書(shū)商采購(gòu)圖書(shū)，并由書(shū)商直接加工后的圖書(shū)再送到圖書(shū)館驗(yàn)收的一種外包模式。筆者認(rèn)為，在業(yè)務(wù)外包市場(chǎng)尚不是特別規(guī)范的狀況下，到館加工模式的優(yōu)勢(shì)是采編人員可以進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控，溝通方便及時(shí)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤可即時(shí)修正，可以最大限度地避免書(shū)商摻雜低質(zhì)量的圖書(shū)，易根據(jù)本館實(shí)際情況控制圖書(shū)加工的進(jìn)度。到館加工模式即保證了圖書(shū)館采編部加工新書(shū)的質(zhì)量，又能使采編人員提高圖書(shū)編目技能，可達(dá)到雙贏的效果。

3.3 實(shí)行公開(kāi)招標(biāo)，合理選擇書(shū)商

圖書(shū)館在實(shí)施采編業(yè)務(wù)外包前須對(duì)書(shū)商進(jìn)行評(píng)估，以確定其能否滿足本館需求，需了解書(shū)商的財(cái)務(wù)狀況、人力資源、圖書(shū)質(zhì)量、圖書(shū)書(shū)源、管理水平、服務(wù)能力、信譽(yù)水平技術(shù)力量等情況。我國(guó)圖書(shū)館外包業(yè)務(wù)目前仍不規(guī)范，書(shū)商的實(shí)力和水平參差不齊，所以書(shū)商的選擇應(yīng)受到圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)的重視。圖書(shū)館可通過(guò)政府公開(kāi)招標(biāo)的方式對(duì)書(shū)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，通過(guò)技術(shù)、商務(wù)和價(jià)格等指標(biāo)來(lái)嚴(yán)格評(píng)估，選定適合本館的書(shū)商。

3.4 簽訂詳盡的圖書(shū)業(yè)務(wù)外包合同，保護(hù)圖書(shū)館自身的權(quán)益

我國(guó)圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包合同缺乏規(guī)范，以致違約事件常有發(fā)生。為了保證圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)的順利完成，雙方必須簽訂詳盡的外包合同，以保證彼此的利益。首先，要明晰界定雙方的工作任務(wù)、編目人員要求、書(shū)目數(shù)據(jù)質(zhì)量和工作目標(biāo)。其次，要明確書(shū)商的服務(wù)水平、價(jià)格、付款方式和合作期限。再次，要明確違約的處罰、賠償和爭(zhēng)端解決程序等問(wèn)題。合同是圖書(shū)館與書(shū)商合作的依據(jù)，同時(shí)又是雙方發(fā)生糾紛的法律憑證，圖書(shū)館應(yīng)增強(qiáng)對(duì)合同的認(rèn)識(shí)，學(xué)會(huì)用完善的合同來(lái)保護(hù)自身的權(quán)益。

3.5 建立有效的溝通機(jī)制，促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行

溝通是圖書(shū)館與書(shū)商交流思想、達(dá)成共識(shí)的必要過(guò)程。圖書(shū)館與書(shū)商的合作是互惠互利的關(guān)系。雙方應(yīng)時(shí)常溝通，建立暢通的溝通渠道，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)溝通解決［5］，雙方建立了有效的溝通機(jī)制，一方面可增進(jìn)彼此的了解，營(yíng)造雙方融洽的合作氛圍；另一方面可增進(jìn)彼此的信任，減少信息收集、事前談判和事中監(jiān)督等成本。有效的溝通機(jī)制能促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，進(jìn)而達(dá)到預(yù)期目的。

3.6 實(shí)時(shí)監(jiān)督采編外包業(yè)務(wù)質(zhì)量，確保高質(zhì)量完成外包業(yè)務(wù)

圖書(shū)館與中標(biāo)書(shū)商合作時(shí)，要按照合同規(guī)定隨時(shí)檢查業(yè)務(wù)外包情況。在實(shí)時(shí)監(jiān)督時(shí)，圖書(shū)館采編人員要與書(shū)商加工人員一起拆包驗(yàn)收，將電子清單上的題名、價(jià)格和復(fù)本等一一與實(shí)物核對(duì)；在進(jìn)行書(shū)目數(shù)據(jù)審校時(shí)，書(shū)商加工人員嚴(yán)格按照ISBN和題名兩種檢索途徑來(lái)查重，避免同類(lèi)圖書(shū)分散排架；圖書(shū)館采編人員做好書(shū)目數(shù)據(jù)010字段、200字段、690字段等檢查工作；圖書(shū)館采編人員要和書(shū)庫(kù)人員及時(shí)了解情況，并把書(shū)庫(kù)人員的意見(jiàn)反饋給書(shū)商加工人員，以確保更好地完成外包業(yè)務(wù)。

3.7 建立業(yè)務(wù)外包評(píng)估指標(biāo)和激勵(lì)體制，促進(jìn)采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展

采編業(yè)務(wù)外包后，圖書(shū)館要依據(jù)圖書(shū)的編目數(shù)據(jù)字段著錄的詳盡程度、分類(lèi)的準(zhǔn)確度和粗加工的實(shí)際情況等進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估時(shí)以規(guī)章制度為準(zhǔn)則，以實(shí)施細(xì)則為補(bǔ)充，以實(shí)際績(jī)效為重點(diǎn)［6］，做到客觀、公平和透明。對(duì)于外包業(yè)務(wù)做得好的書(shū)商提出表?yè)P(yáng)或者在一定的范圍內(nèi)適當(dāng)提高圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，對(duì)于外包業(yè)務(wù)做得差的書(shū)商提出警告甚至降低圖書(shū)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)，以達(dá)到激勵(lì)書(shū)商的作用，促進(jìn)圖書(shū)館采編外包業(yè)務(wù)的良性發(fā)展。

3.8 做好采編人員的分流與培訓(xùn)工作，增強(qiáng)圖書(shū)館的內(nèi)部凝聚力

圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包，必然使部分采編人員離開(kāi)原來(lái)的崗位。在做好采編離崗人員思想工作的同時(shí)，對(duì)于能勝任圖書(shū)館其他崗位的人員，優(yōu)先安排他們到其他業(yè)務(wù)崗位；對(duì)于不能勝任圖書(shū)館其他崗位的人員，要根據(jù)該人員的自身?xiàng)l件進(jìn)行培訓(xùn)，再妥善安排其他業(yè)務(wù)崗位。圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)不斷創(chuàng)新圖書(shū)館管理體制，為圖書(shū)館人員職業(yè)生涯的發(fā)展創(chuàng)造條件，采取多種方式，鼓勵(lì)圖書(shū)館人員主動(dòng)學(xué)習(xí)新知識(shí)，主動(dòng)拓寬知識(shí)面，改變圖書(shū)館人員在一個(gè)崗位上干一輩子的想法，進(jìn)而促進(jìn)圖書(shū)館運(yùn)作模式的改變。

綜上所述，目前圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包存在著來(lái)自圖書(shū)館內(nèi)部、外部和合同等風(fēng)險(xiǎn)，但它仍是圖書(shū)館和書(shū)商形成的一種合理分工、互惠共贏的管理模式，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代社會(huì)資源優(yōu)化整合的產(chǎn)物，提高了圖書(shū)館工作效率。隨著圖書(shū)館自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，采編業(yè)務(wù)外包也隨之將會(huì)有更大的發(fā)展空間。圖書(shū)館應(yīng)清醒認(rèn)識(shí)到采編業(yè)務(wù)外包的必要性及其存在的風(fēng)險(xiǎn)，逐步探索出一條適合中國(guó)國(guó)情的圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包之路，促進(jìn)中國(guó)圖書(shū)館事業(yè)的良性發(fā)展。

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[2]吳蜀紅.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制分析[J].圖書(shū)館建設(shè),2005(2):91-93.

[3]張國(guó)芳.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)及對(duì)策[J].圖書(shū)館學(xué)刊,2012(7):34-35.

[4]莫振軒.論圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制[J].圖書(shū)館論壇,2005(3):71-73.

[5]鄧巖彬,劉薇薇,王曉丹.圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包質(zhì)量控制的關(guān)鍵因素分析--基于大連醫(yī)科大學(xué)圖書(shū)館采編業(yè)務(wù)外包實(shí)踐 [J].圖書(shū)館學(xué)研究,2013(8):49-53.

[6]陳新潔.圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)及規(guī)避策略[J].大學(xué)圖書(shū)館學(xué)報(bào),2013(4):36-39.