李文文

(鎮(zhèn)江高等?？茖W(xué)校校長辦公室，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

1 秘書職業(yè)與職業(yè)倦怠

1.1 秘書職業(yè)的定義

《現(xiàn)代漢語詞典》中解釋，秘書是“協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人綜合情況、調(diào)查研究、聯(lián)系接待、辦理文書和交辦事項(xiàng)等的工作人員”［1］。諸孝正等編著的《秘書學(xué)概論》中說“秘書是一種從事腦力勞動(dòng)的職業(yè)，其職責(zé)是在居于領(lǐng)導(dǎo)地位的集團(tuán)或個(gè)人決策時(shí)提供信息與意見，并為決策的貫徹執(zhí)行提供必要的事務(wù)性服務(wù)”［2］。高海生主編的《秘書基礎(chǔ)》中說“秘書是一種職稱或職務(wù)，是一種社會(huì)職業(yè)，是指直接協(xié)助各領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)人或私人處理日常工作的人員”［3］。按照服務(wù)對(duì)象和從事工作的不同，秘書又分為很多類型，本文研究的秘書主要是指高校辦公室秘書。

1.2 高校辦公室秘書的工作特點(diǎn)

1)思想性。高校辦公室秘書的工作必須從社會(huì)發(fā)展和高校事業(yè)改革的大方向出發(fā)，以學(xué)校的事業(yè)、學(xué)校的發(fā)展為根本，具有極強(qiáng)的政治思想性。2)樞紐站。從學(xué)校制定的各方面事業(yè)發(fā)展的決策和執(zhí)行這些決策的過程來看，秘書起到上傳下達(dá)的樞紐站和橋梁的作用，它作為一個(gè)中間層而存在。上傳下達(dá)是否徹底迅速是其工作成敗的關(guān)鍵。3)從屬者。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)者、從屬者，工作中有嚴(yán)格的操作程序和規(guī)范，不能隨心所欲。大部分工作體現(xiàn)出的都是領(lǐng)導(dǎo)者的意志，所獲得成績也常屬于領(lǐng)導(dǎo)，而不是秘書個(gè)人。辦公室秘書所承擔(dān)的大量的寫稿、辦文、辦會(huì)及其他一些日常事務(wù)工作具有機(jī)械性和重復(fù)性，工作緊張雜亂且又單調(diào)乏味，平時(shí)不能接觸到新事物，也沒有發(fā)揮創(chuàng)造力、想象力的空間和條件，具有較強(qiáng)的封閉性［4］。

1.3 職業(yè)倦怠

美國心理學(xué)家弗魯頓伯格(Freudenberger)于1974年首次提出了職業(yè)倦怠(burnout)的概念。他認(rèn)為:職業(yè)倦怠是現(xiàn)代社會(huì)中最容易在工作中出現(xiàn)的一種現(xiàn)象，是個(gè)體伴隨著長期的壓力體驗(yàn)而產(chǎn)生的情感、態(tài)度和行為的衰竭，它的出現(xiàn)往往會(huì)導(dǎo)致職業(yè)目標(biāo)、職業(yè)生涯的短期化以及職業(yè)道德偏離［5］。

在高等教育改革與發(fā)展的形勢下，處于高校行政中樞位置的辦公室承擔(dān)著越來越重要的任務(wù)，辦公室秘書所承受的壓力日益增長，職業(yè)倦怠現(xiàn)象出現(xiàn)。職業(yè)倦怠的存在，不僅損害了秘書人員的身心健康，影響辦公室的管理效能，也不利于學(xué)校事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。如何減少高校辦公室秘書的職業(yè)倦怠，努力將其轉(zhuǎn)變?yōu)槁殬I(yè)眷戀，達(dá)到自我與職業(yè)的和諧統(tǒng)一呢?

2 從職業(yè)倦怠的三個(gè)維度看秘書人員職業(yè)倦怠的成因

弗魯頓伯格認(rèn)為職業(yè)倦怠一般表現(xiàn)為三個(gè)維度:情緒衰竭是枯竭的個(gè)體壓力維度，去人性化是枯竭的人際關(guān)系維度，個(gè)人成就感降低是枯竭的自我評(píng)價(jià)維度［5］。透過職業(yè)倦怠的三個(gè)維度去看高校辦公室秘書的工作狀態(tài)，探析他們職業(yè)倦怠的形成原因。

2.1 枯竭的個(gè)體壓力維度

枯竭的個(gè)體壓力維度，表現(xiàn)為個(gè)體情緒和情感處于極度疲勞狀態(tài)。隨著社會(huì)的發(fā)展，秘書職業(yè)越來越重要，越來越普及。一名稱職的秘書要政治思想過硬、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理、業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)。高校辦公室秘書與一般企業(yè)單位秘書有所不同，他們一般具有較高的學(xué)歷但很少是秘書專業(yè)畢業(yè)。從工作內(nèi)容上看，他們需要邊做邊學(xué)，要鍛煉過硬的文字功底，會(huì)擬文擬報(bào)告;要培養(yǎng)協(xié)調(diào)公共能力，會(huì)辦會(huì)辦事;還要掌握辦公自動(dòng)化技術(shù)?，F(xiàn)階段因?yàn)閸徫黄溉沃?，大部分高校精簡了秘書崗位人員，這加重了高校辦公室秘書的工作和學(xué)習(xí)壓力。從服務(wù)對(duì)象上看，高校辦公室秘書的服務(wù)對(duì)象幾乎涵蓋了學(xué)校內(nèi)外的全部人員，包括領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、校外來訪人員等等，任何服務(wù)對(duì)象都不能怠慢，更因?yàn)槭穷I(lǐng)導(dǎo)身邊最近的人，要注意自己的一舉一動(dòng)，這使辦公室秘書承受著巨大的精神壓力。

2.2 枯竭的自我評(píng)價(jià)維度

枯竭的自我評(píng)價(jià)維度，表現(xiàn)為個(gè)體對(duì)工作意義和價(jià)值的評(píng)價(jià)下降。高校辦公室秘書的組織環(huán)境是學(xué)校，學(xué)校的主體構(gòu)成是學(xué)生和教師，提升學(xué)校地位和辦學(xué)水平也重點(diǎn)從學(xué)生教師入手，高校中辦公室秘書的地位很低，他們不能像一線崗位那樣直接體現(xiàn)對(duì)學(xué)校的貢獻(xiàn)，也比不上其它一些活躍在前臺(tái)的職能部門的人員取得較多的榮譽(yù)。領(lǐng)導(dǎo)雖挑選綜合素質(zhì)較高的人員擔(dān)任秘書，但秘書的感受和發(fā)展常常被忽視，工作雜亂導(dǎo)致秘書職業(yè)缺乏系統(tǒng)發(fā)展，職業(yè)前景迷茫;學(xué)校缺乏有效的獎(jiǎng)懲措施或設(shè)置不當(dāng)，使得秘書工作績效得不到公平的反映。久而久之，秘書開始重新審視自己工作的意義和價(jià)值，職業(yè)倦怠也隨之滋生。

2.3 枯竭的人際關(guān)系維度

枯竭的人際關(guān)系維度，表現(xiàn)為個(gè)體以一種消極否定的態(tài)度對(duì)待工作和身邊的人。工作壓力并非對(duì)所有的人都造成同等的影響。個(gè)人氣質(zhì)、性格等方面的特點(diǎn)和缺陷也是導(dǎo)致其產(chǎn)生職業(yè)倦怠的重要原因［6］。很多高校辦公室秘書是一些對(duì)工作期望值高或成就動(dòng)機(jī)大的人，他們對(duì)工作投入程度高，希望通過承擔(dān)更多的工作，獲得較高的評(píng)價(jià)或回報(bào)，一旦期望落空，有些在性格上存在一定缺陷的人便開始極端否定身邊的人，消極處理身邊的事，特別是那些工作多年的老秘書，面對(duì)職稱評(píng)聘、職務(wù)晉升、績效考核等問題，很難保持平常心，職業(yè)倦怠極易產(chǎn)生。這種職業(yè)倦怠一旦產(chǎn)生，輕則影響工作，重則危害社會(huì)。

3 高校辦公室秘書職業(yè)倦怠的預(yù)防和干預(yù)

針對(duì)職業(yè)倦怠的三個(gè)維度，我們可以從個(gè)體和組織兩方面入手對(duì)高校辦公室秘書的職業(yè)倦怠進(jìn)行預(yù)防和干預(yù)。個(gè)體方面通過端正認(rèn)識(shí)，樹立正確的職業(yè)觀，明確自我評(píng)價(jià)，提高抗壓能力，預(yù)防職業(yè)倦怠產(chǎn)生;組織方面針對(duì)秘書的工作進(jìn)行技能培訓(xùn)，堅(jiān)持以人為本，明確崗位職責(zé)，干預(yù)職業(yè)倦怠。

3.1 從個(gè)體方面預(yù)防職業(yè)倦怠產(chǎn)生

3.1.1 端正認(rèn)識(shí)，樹立正確的職業(yè)觀

秘書作為一種職業(yè)，是社會(huì)分工的產(chǎn)物。高校辦公室秘書只有真正認(rèn)識(shí)到自己的職業(yè)在推進(jìn)高校事業(yè)發(fā)展和實(shí)現(xiàn)人生目標(biāo)方面的價(jià)值，才會(huì)切實(shí)地感悟出自己的職業(yè)優(yōu)勢;一旦感悟便要努力突出自己的職業(yè)優(yōu)勢，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握新知識(shí)和新技能，逐步使自己成為行家;與此同時(shí)，還要給自己設(shè)定目標(biāo)，從能力、專業(yè)等方面對(duì)自己的青年、中年和老年進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃，預(yù)防無目標(biāo)或目標(biāo)不切實(shí)際帶來的低成就感和失敗感，體會(huì)自己工作的意義和價(jià)值，生活也隨之有了追求，職業(yè)還可能成為享受［6］。

3.1.2 掌握消除職業(yè)倦怠的方法，提高抗壓能力

職業(yè)倦怠一旦發(fā)生，高校辦公室秘書也不應(yīng)逃避，而應(yīng)該正面迎戰(zhàn)，采取積極的應(yīng)對(duì)策略?？梢灾鲃?dòng)尋求幫助，在同事、朋友和家人那里獲得建議;還可以改變?cè)泄ぷ髂Ｊ?，在保證完成本職工作和總?cè)蝿?wù)的前提下恰當(dāng)放慢工作速度、嘗試減少工作量;努力改變自己對(duì)事情的認(rèn)知，從另一個(gè)角度看待事情，降低期望;盡量學(xué)會(huì)一些化解人際沖突的方法和手段，例如增強(qiáng)身體素質(zhì)、培養(yǎng)興趣愛好等［7］。一旦戰(zhàn)勝了壓力，職業(yè)倦怠也就不會(huì)存在。

3.2 從組織方面干預(yù)職業(yè)倦怠

3.2.1 制定培訓(xùn)計(jì)劃，關(guān)注職業(yè)發(fā)展，克服枯竭的自我評(píng)價(jià)

開展對(duì)秘書技能的培訓(xùn)是提升秘書能力和素質(zhì)的重要手段，是提高秘書福利待遇的最好表現(xiàn)［5］。一個(gè)人長期從事同一項(xiàng)工作，不論原來熱情多高、創(chuàng)造性多強(qiáng)，隨著時(shí)間的推移，都會(huì)覺得原來感興趣的工作變得枯燥、乏味，熱情消失了，創(chuàng)造性也逐漸喪失。學(xué)校應(yīng)根據(jù)秘書職業(yè)的特點(diǎn)和秘書工作性質(zhì)，制定適合秘書發(fā)展的培訓(xùn)計(jì)劃，采取靈活多樣的形式，有目的地對(duì)其開展培訓(xùn)，增強(qiáng)辦公室秘書對(duì)學(xué)校的認(rèn)同感、歸屬感，增強(qiáng)工作的新穎性和挑戰(zhàn)性，克服枯竭的自我評(píng)價(jià)。

3.2.2 明確崗位職責(zé)，完善內(nèi)部管理機(jī)制，調(diào)節(jié)枯竭的個(gè)體壓力

科學(xué)的管理機(jī)制，能夠有效提高辦公室人員的工作積極性，預(yù)防和消除職業(yè)倦怠。首先要完善內(nèi)部管理機(jī)制，明確高校辦公室各崗位職責(zé)［8］。高校辦公室的工作內(nèi)容較雜，突發(fā)情況多，如果不明確各崗位職責(zé)很容易出現(xiàn)工作相互推諉、不負(fù)責(zé)任、忙閑不均等現(xiàn)象。所以辦公室領(lǐng)導(dǎo)要理順管理體制，明確工作職責(zé)，信息公開，獎(jiǎng)懲分明，在此基礎(chǔ)上提高科學(xué)管理水平，建立精簡高效的管理制度［9］。從節(jié)約和高效的原則出發(fā)，建立清晰流暢的文秘、信息、閱辦文、檔案等工作規(guī)程，簡化辦會(huì)、辦文、辦事的程序，提高工作效率，而后推進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，建立以網(wǎng)絡(luò)為主體的自動(dòng)化系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)高校辦公的自動(dòng)化、無紙化。這樣既可以提高工作效率，保證工作質(zhì)量，還可以調(diào)節(jié)辦公室秘書枯竭的個(gè)體壓力，減少引發(fā)職業(yè)倦怠的誘因。

3.2.3 創(chuàng)建和諧校園，堅(jiān)持以人為本，關(guān)愛枯竭的人際關(guān)系

創(chuàng)建和諧的校園文化，樹立和落實(shí)以人為本的理念，可以從根本上阻止職業(yè)倦怠的產(chǎn)生。在物質(zhì)上，學(xué)校層面，應(yīng)建立合理而靈活的多種獎(jiǎng)勵(lì)制度，如目標(biāo)獎(jiǎng)勵(lì)、示范獎(jiǎng)勵(lì)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)、參與獎(jiǎng)勵(lì)等，力求教職工的付出與所得一致;在精神上，辦公室領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)實(shí)施人性化管理模式，多站在秘書角度思考問題，增強(qiáng)組織透明度，多給予其表現(xiàn)、參與的機(jī)會(huì)，激發(fā)秘書人員的滿足感和歸屬感;在人際關(guān)系上，秘書要密切與校領(lǐng)導(dǎo)、各院系以及師生之間的聯(lián)系，加強(qiáng)溝通理解，改進(jìn)工作作風(fēng)，努力建立規(guī)范有序、充滿活力、團(tuán)結(jié)互助、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的和諧辦公室。這樣形成強(qiáng)大的凝聚力和向心力，不僅能及時(shí)排解秘書心中的郁悶和疑惑，還能激發(fā)秘書工作的積極性和創(chuàng)造性，從而更好地為學(xué)校事業(yè)發(fā)展服務(wù)。

［1］中國社會(huì)科學(xué)院語言研究所詞典編輯室.現(xiàn)代漢語詞典［M］.北京:商務(wù)印書館，2002:874.

［2］諸孝正，羅烈杰，王世國.秘書學(xué)概論［M］.廣州:廣東高等教育出版社，1998:19.

［3］高海生.秘書基礎(chǔ)［M］.北京:高等教育出版社，2000:18.

［4］趙玉蘇.高校秘書人員易出現(xiàn)的心理偏差及對(duì)策研究［J］.成都教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2005(5):59 －61.

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［7］楊睿宇.高校辦公室秘書人員的有效情緒管理［J］.中共四川省委省級(jí)機(jī)關(guān)黨校學(xué)報(bào)，2009(4):91－92.

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