吳 班 李國良 郝千婷

(環(huán)境保護(hù)部信息中心，北京 100029)

電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理的思考與實(shí)踐

吳 班 李國良 郝千婷

(環(huán)境保護(hù)部信息中心，北京 100029)

項(xiàng)目檔案管理對于電子政務(wù)工程項(xiàng)目的成功實(shí)施具有十分重要的意義。通過對電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案特性的分析，探討了當(dāng)前項(xiàng)目檔案管理中存在的問題，提出了加強(qiáng)檔案管理的措施和建議。并以國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)項(xiàng)目為例，對項(xiàng)目檔案管理流程、手段和要求做了詳細(xì)論述，為電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理提供了有益的經(jīng)驗(yàn)借鑒。

電子政務(wù)項(xiàng)目；檔案；國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)

1．電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案的主要特性

1.1 成套性

項(xiàng)目檔案屬于完整成套體系的一個(gè)，在電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案的多個(gè)特點(diǎn)中，以成套性最為突出[2]。檔案囊括了項(xiàng)目從開始至結(jié)束整個(gè)過程中所產(chǎn)生的檔案，包括了立項(xiàng)、招標(biāo)、投標(biāo)、審批、設(shè)計(jì)、實(shí)施、監(jiān)理、試運(yùn)行以及驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)。在項(xiàng)目建設(shè)中，成套性又可分為多個(gè)方面的成套性，分別是單位工程、立檔單位、工作程序、總體等方面。

1.2 原始性

電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目在各項(xiàng)活動中的最直接的材料，屬于項(xiàng)目在建設(shè)期間必會產(chǎn)生的伴生物質(zhì)，具有不可再生性、真實(shí)性以及自然性等特點(diǎn)。在檔案的形成過程中，若不注重檔案材料的收集工作以及積累工作，將會導(dǎo)致工程中的實(shí)測檢驗(yàn)記錄、調(diào)試情況等相關(guān)文件無法進(jìn)行復(fù)制。即便事后對其采取補(bǔ)救措施，也無法保障檔案的原始性，會造成一定的損失。

1.3 專業(yè)性

電子政務(wù)工程項(xiàng)目是以總體設(shè)計(jì)方案作為實(shí)施依據(jù)的一個(gè)獨(dú)立整體，構(gòu)成項(xiàng)目的分項(xiàng)或子項(xiàng)目有多個(gè)，其中項(xiàng)目的文件材料會涉及多個(gè)方面。對項(xiàng)目中的各個(gè)專業(yè)技術(shù)以及管理活動進(jìn)行記錄，確保了項(xiàng)目建設(shè)檔案的全面性以及專業(yè)性，這是項(xiàng)目檔案中較為鮮明的一個(gè)特點(diǎn)。

1.4 多樣性

就電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容而言，項(xiàng)目在不同環(huán)節(jié)所涉及的領(lǐng)域以及專業(yè)均會影響文件檔案的內(nèi)容；就項(xiàng)目檔案形成主體而言，不同的參建單位也會使檔案的形成主體有所不同；就項(xiàng)目檔案信息載體而言，其載體的形式也較為多樣化，如光盤、軟盤、錄音、錄像、照片以及紙質(zhì)等。

2．電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理存在的問題

2.1 對項(xiàng)目檔案管理的重要性認(rèn)識有待加強(qiáng)

電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，但在電子政務(wù)工程項(xiàng)目管理實(shí)踐中或多或少還存在“重立項(xiàng)、缺監(jiān)督、輕驗(yàn)收”的現(xiàn)象。有些項(xiàng)目管理部門和項(xiàng)目承擔(dān)單位缺乏專人負(fù)責(zé)檔案的收集和管理工作。

2.2 項(xiàng)目檔案管理制度不夠健全

當(dāng)前許多電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理工作還不到位，管理制度不完善，導(dǎo)致很多工作人員對文件歸檔不重視，意識淡薄，管理層沒有采取有效的措施加以管理，造成從上到下責(zé)任心都不強(qiáng)，文件歸檔工作得不到落實(shí)，影響項(xiàng)目檔案管理效果。

2.3 文件歸檔資料不全

由于電子政務(wù)工程項(xiàng)目周期非常長，并且工程復(fù)雜，在項(xiàng)目實(shí)施階段需要整理的文件非常多，歸檔工作量很大，如果沒有采取有效的措施，分工不明確，收集不完整就容易造成文件資料不全，無法將有效的文件資料及時(shí)歸檔，影響項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。

3．對加強(qiáng)電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理的建議

3.1 建立健全項(xiàng)目檔案管理規(guī)章制度

建立健全管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)，既是檔案工作順利進(jìn)行的可靠保證，也是實(shí)行檔案工作科學(xué)管理、規(guī)范管理的依據(jù)及準(zhǔn)繩[3]。要做好電子政務(wù)工程項(xiàng)目的檔案管理工作，離不開制度的支持。制度內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目從開始到驗(yàn)收的過程材料的管理，明確項(xiàng)目檔案歸檔的操作方式，如項(xiàng)目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時(shí)間、保管程序和提供利用等，才能使各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循。

3.2 確保文件資料齊全，做好整理工作

電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案作為記錄項(xiàng)目活動全過程的一套完整文件材料，檔案中的每一部分材料都是項(xiàng)目各個(gè)不同階段的產(chǎn)物。必須把項(xiàng)目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到項(xiàng)目管理的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)階段中去，促進(jìn)項(xiàng)目工作人員對歸檔工作超前控制，從一開始就要著手抓，并一抓到底。

項(xiàng)目實(shí)施文件的整理工作需要具體實(shí)施項(xiàng)目的工作人員負(fù)責(zé)。工作人員根據(jù)資料內(nèi)容的不同，有可能需要不同專業(yè)的人員參與到文件整理中。一個(gè)完整的實(shí)施項(xiàng)目文件包含很多部分，為了能夠及時(shí)有效地收集起所有的文件資料，需要在實(shí)施開始階段就分好工，各司其職，時(shí)時(shí)將有效資料整理起來。

3.3 利用科技力量，加強(qiáng)檔案管理信息化

隨著科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，對于電子政務(wù)工程項(xiàng)目文件歸檔工作，更應(yīng)該利用信息化加強(qiáng)管理，提高文件歸檔質(zhì)量水平。在項(xiàng)目實(shí)施文件歸檔過程中，可以利用電子文檔、掃描文件、復(fù)印文件等手段，對實(shí)施文件進(jìn)行備份，建立文件數(shù)據(jù)庫，對電子版文件進(jìn)行管理[4]。這樣既可以提高安全性，同時(shí)為以后檢索查找時(shí)，可以快速地從數(shù)據(jù)庫中檢索到，提高了文件歸檔的工作效率，有利于項(xiàng)目檔案管理工作的智能化發(fā)展。

4．國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

4.1 項(xiàng)目檔案管理概況

國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)項(xiàng)目是“十一五”國家重大電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)“十一五”重點(diǎn)污染物減排的目標(biāo)指標(biāo)為任務(wù)，圍繞建立與完善“科學(xué)的減排指標(biāo)體系、準(zhǔn)確的減排監(jiān)測體系、嚴(yán)格的減排考核體系”的要求，通過加強(qiáng)環(huán)境信息化能力的建設(shè)，為實(shí)現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標(biāo)奠定基礎(chǔ)。

項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容分為32個(gè)分項(xiàng)，實(shí)施范圍包括環(huán)境保護(hù)部和全國32個(gè)省級節(jié)點(diǎn)。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，環(huán)保部項(xiàng)目辦成立了檔案室，制定發(fā)布了《項(xiàng)目管理辦法》、《項(xiàng)目檔案管理辦法》和《項(xiàng)目文檔管理細(xì)則》等管理文件或規(guī)定，建立了項(xiàng)目檔案管理制度，收集和整理了項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種文檔，通過編目和管理形成了完整的項(xiàng)目檔案，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目檔案管理工作目標(biāo)。項(xiàng)目檔案管理流程如圖1所示。

4.2 檔案收集

項(xiàng)目檔案的收集、整理工作是與項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)程同步實(shí)施的。部項(xiàng)目辦以分項(xiàng)為單位，對招標(biāo)、合同、實(shí)施、初驗(yàn)、試運(yùn)行和終驗(yàn)等階段產(chǎn)生的管理文檔進(jìn)行收集。各省項(xiàng)目辦對本省的綜合管理文檔、財(cái)務(wù)文檔及分項(xiàng)實(shí)施文檔進(jìn)行收集。其他參建方以合同為單位，對所承擔(dān)分項(xiàng)實(shí)施過程中的文檔和資料進(jìn)行收集。收集的紙質(zhì)文檔以原件、正本為主，且簽章手續(xù)完備。無法取得原件的，用復(fù)印件代替，并注明原件出處、存放位置等信息。原件正文帶附件的，也要對附件進(jìn)行收集。電子文件的收集范圍參照紙質(zhì)文件收集范圍，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》[5]的原則要求。所收集文檔的保管期限分為永久、30年、10年三種。保管期限為30年的對應(yīng)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》[6]中的長期，保管期限為l0年的對應(yīng)短期。

4.3 檔案整理

項(xiàng)目檔案采用按卷整理的原則。檔案資料的最小單元以“件”表示，同一類件組成一個(gè)案卷。屬于同一案卷的檔案件裝入一盒，即“一卷一盒”。檔案整理的工作步驟如下：

第一步，將具有相同階段性和有機(jī)聯(lián)系的同類型文檔匯集成件。件的整理方法為：文件正本或定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來文與復(fù)文為一件，報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

第二步，對每個(gè)檔案件進(jìn)行檢查、修訂、補(bǔ)充，并進(jìn)行檔案盒選擇和檔案件裝訂。

第三步，將具有相同階段性和屬性的若干件組成一個(gè)案卷。

4.4 檔案編目

檔案編目工作是按照確定規(guī)則形成案卷檔號。每個(gè)案卷具有唯一檔號，每個(gè)件根據(jù)其在案卷中的排列序號進(jìn)行區(qū)分。確定案卷檔號后，再填寫每一個(gè)案卷的卷內(nèi)目錄、案卷題名、卷內(nèi)備考表、背脊以及案卷目錄等表格。檔案編目分類采用四層十三位編碼規(guī)則，如圖2所示。

第一層：項(xiàng)目名稱，采用4位字母加1位數(shù)字表示，即GHXN1，含義為國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)項(xiàng)目一期工程。

第二層：分類名稱，采用2位字母表示。包括立項(xiàng)文檔（LX）、項(xiàng)目綜合管理文檔（ZH）、招標(biāo)文檔（ZB）、合同文檔(HT)、項(xiàng)目實(shí)施文檔（SS）、監(jiān)理文檔（JL）、總集成文檔（JC）、財(cái)務(wù)管理文檔（CW）和整體驗(yàn)收文檔（YS），共九類。

第三層：子分類名稱，采用2位字母加2位數(shù)字表示。其中2位字母為信息能力項(xiàng)目子分類命名規(guī)則，如表1所示。 2位數(shù)字為各省行政區(qū)節(jié)點(diǎn)及部節(jié)點(diǎn)編碼。

第四層：案卷序號，采用2位數(shù)字表示，從01開始遞增且不能為空。按照“一卷一盒”原則，案卷序號與對應(yīng)檔案盒的順序號一致。

4.5 檔案管理

項(xiàng)目通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案進(jìn)行信息化管理。系統(tǒng)采用CS+BS的架構(gòu)模式，CS端主要負(fù)責(zé)檔案的管理工作，BS端主要提供檔案信息的在線查閱與利用服務(wù)。數(shù)據(jù)存儲采用FTP與數(shù)據(jù)庫兩種存儲平臺，F(xiàn)TP主要負(fù)責(zé)電子文件的存儲，數(shù)據(jù)庫主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息與檔案業(yè)務(wù)目錄數(shù)據(jù)的存儲。檔案管理軟件包括兩大部分：CS檔案綜合管理平臺和BS檔案利用綜合平臺，其中CS檔案綜合管理平臺功能模塊如表2所示。

BS檔案利用綜合平臺主要是提供給利用者在各自的工位上使用，使用的時(shí)候利用者只需要在自己計(jì)算機(jī)上的IE瀏覽器中錄入BS檔案利用綜合平臺的HTTP地址即可。在平臺中利用者可以瀏覽自己權(quán)限范圍內(nèi)的各種檔案信息，也可以通過目錄檢索、全文檢索（需要選配全文檢索模塊）和精確檢索對各種數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，對于檢索到的數(shù)據(jù)，可以進(jìn)行在線利用、權(quán)限申請以及查借閱的預(yù)約申請?zhí)峤弧?/p>

4.6 檔案驗(yàn)收與移交

項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作包括檔案歸檔和檔案專項(xiàng)驗(yàn)收兩個(gè)階段。各承建單位在所承擔(dān)分項(xiàng)終驗(yàn)前，完成向部項(xiàng)目辦的檔案歸檔工作。部項(xiàng)目辦負(fù)責(zé)接收參建各方歸檔的項(xiàng)目檔案，審核后裝入檔案柜，并辦理登記交接手續(xù)。涉及各省的分項(xiàng)檔案，以省為單元完成檔案下發(fā)工作。項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收按照《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理暫行辦法》要求，與項(xiàng)目整體初驗(yàn)和竣工驗(yàn)收同步完成。

因?yàn)轫?xiàng)目屬于環(huán)境保護(hù)部和地方共建的電子政務(wù)項(xiàng)目，所以檔案實(shí)行分級移交和管理。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，由部項(xiàng)目辦向環(huán)境保護(hù)部檔案管理部門移交了全部檔案，各省項(xiàng)目辦向本省環(huán)境保護(hù)廳（局）檔案管理部門移交了省級項(xiàng)目檔案。

5．結(jié)語

電子政務(wù)工程項(xiàng)目形成的檔案種類多、數(shù)量大、特點(diǎn)突出，所以項(xiàng)目檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程。對項(xiàng)目建設(shè)期間的各項(xiàng)文件采取嚴(yán)格管理措施、實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全過程的動態(tài)監(jiān)控，是有效保障項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及系統(tǒng)性的有效管理手段。國家環(huán)境信息與統(tǒng)計(jì)能力建設(shè)項(xiàng)目在實(shí)施過程中通過建立較為完整的項(xiàng)目檔案管理制度，對檔案管理工作流程和要求作出了明確規(guī)定，有效提高了檔案管理的工作效率，為電子政務(wù)工程項(xiàng)目檔案管理提供了有益的參考和借鑒。

[1] 國家發(fā)展改革委.國家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目管理暫行辦法（國家發(fā)展和改革委員會令第55號）[R].北京：國家發(fā)展改革委，2007.

[2] 陳嫣．建設(shè)項(xiàng)目檔案管理信息化的探討[J].中國商界，2010（1）：206 - 208.

[3] 農(nóng)燕玲.高?？蒲许?xiàng)目檔案管理研究[J].中國高?？萍寂c產(chǎn)業(yè)化，2009（7）：83 - 85.

[4] 羅超紅．淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理[J].城市建筑，2013（13）：188 - 199.

[5] GB/ T 18894—2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].北京：國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局，2002.

[6] DA/ T 28—2002，國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].北京：國家檔案局，2002.

Thinking and practice on fle management of e-government project

Wu Ban Li Guoliang Hao Qianting
(Environmental Information Center of MEP, Beijing 100029,China)

File management is very important to the success of e-government project. Based on the analysis of e-government project fle characteristics, this paper investigated problems in current project fle management, and put forward some measures and advices on enhancement of fle management. Using the case of Ability Building Project of Nation Environment Information and Statics, the paper discussed in detail the process, means and requirements of project fle management. Results might provide helpful experience for e-government project fle management.

E-government Project；File；Ability Building of National Environment Information and Statics

X32.029

A

1674-6252（2014）02-0045-04

吳班，男，1979年出生，碩士，高級工程師，主要研究方向?yàn)榄h(huán)境信息技術(shù)與項(xiàng)目管理.