摘要：Excel提供了多種數(shù)據(jù)匯總方法，可以對數(shù)據(jù)列表中所包含的大量數(shù)據(jù)進行匯總并加以分析，從而提煉出有助于決策的信息。通過實例，介紹了幾種常用的數(shù)據(jù)匯總方法的具體應用，并指出了各自的特點，可以幫助用戶在實踐中高效地進行數(shù)據(jù)分析。

關鍵詞：Excel；數(shù)據(jù)匯總；數(shù)據(jù)分析

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）04-0802-03

The Analysis of Variety of Data Aggregation Methods in Excel

LI Hua

（Computer and Network Center， Communication University of China， Beijing 100024， China）

Abstract： Excel provides a variety of data aggregation methods to summarize and analyze large amounts of data. The valuable information can be extracted by these methods to help make decision. This paper introduced several general applications of data aggregation method by detail examples and pointed out the characteristics of each method. It can help users analyze data more efficient in working practice.

Key words： Excel； data aggregation； data analysis

Excel軟件已廣泛應用于各個行業(yè)，無論是哪一個行業(yè)，只要和數(shù)據(jù)打交道，Excel幾乎是首選的工具。數(shù)據(jù)分析是Excel提供的主要功能之一，而數(shù)據(jù)匯總又是主要的數(shù)據(jù)分析工具，可以對數(shù)據(jù)進行由粗到細、由多到少的處理，為管理人員做好決策提供有用的參考信息。Excel提供了多種數(shù)據(jù)匯總方法，常用的匯總方法有“分類匯總”、“數(shù)據(jù)透視表”、“合并分析”、“模擬運算表”等。

1 分類匯總

分類匯總是將數(shù)據(jù)按照某個關鍵詞段分類，并對關鍵詞段值相同的記錄進行匯總的方法。以下面圖1“考勤應扣款計算表”為例子，用分類匯總計算每個部門的基本工資的總和以及扣款合計的總和。

操作如下：先按部門排序（和排序次序無關，可以升序排序也可以降序排序），然后單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“分類匯總”命令，在“分類匯總”對話框中選擇分類字段為部門，匯總方式為求和，匯總項為基本工資和扣款合計，將得到所需要的匯總結果。

分類匯總的特點：

1）以三級結構的形式顯示出匯總結果和明細數(shù)據(jù)，既可只顯示匯總數(shù)據(jù)，也可以根據(jù)需要顯示明細數(shù)據(jù)。

2）不適合進行多級匯總分析。當分類字段增加或對某一個被匯總字段進行多種不同的匯總時，需要完成多級分類匯總，而分級結構的層數(shù)增加使得表的結構復雜。如在“考勤應扣款計算表”中計算不同部門、不同職位的基本工資的最大值時或計算不同部門基本工資的最大值和最小值時，需要做多級分類匯總。

3）不能直接“剝離”匯總結果。若要復制匯總結果，簡單的操作方式是單擊分級顯示符號數(shù)字2后，選擇匯總結果，在“定位條件”對話框中選擇“可見單元格”，進行復制粘貼到目標區(qū)域。

4）當數(shù)據(jù)源需要更新時，只能在“分類匯總”對話框中選擇“刪除分類匯總”，重新完成分類匯總。

2 數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是Excel提供的可用來快速匯總大量數(shù)據(jù)的工具，可交互式地進行數(shù)據(jù)的分析，被公認為是Excel最強大的數(shù)據(jù)分析工具。

操作如下：單擊目標單元格，選擇“插入”選項卡的“數(shù)據(jù)透視表”命令，在“創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表”命令中選擇數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)透視表的位置，在“數(shù)據(jù)透視表字段列表”窗格中設置篩選字段、行標簽字段、列標簽字段、數(shù)字字段以及匯總方式。

數(shù)據(jù)透視表的特點：

1）運算速度快，與函數(shù)相比，計算速度提升很快，可以認為是Excel計算速度最快的功能。

2）布局結構非常靈活，修改非常方便?？梢杂貌煌慕嵌葘?shù)據(jù)進行匯總，可以對多個匯總字段進行匯總，也可以對同一個被匯總字段設置不同的匯總方式，還可以增加計算字段或計算項。

3）數(shù)據(jù)透視表的數(shù)據(jù)源可以是數(shù)據(jù)列表，也可以是數(shù)據(jù)庫等外部數(shù)據(jù)源，也就是說可以直接根據(jù)外部數(shù)據(jù)源創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，這是其他匯總方式所沒有的特點。

4）數(shù)據(jù)透視表不能自動更新，當需要更新時，需單擊數(shù)據(jù)透視表工具中的“刷新”按鈕。

數(shù)據(jù)透視表功能非常強大，是用戶首選的匯總工具，但使用時也有一些缺陷。如：

1）Excel 2007開始，數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建時不能以多重合并計算數(shù)據(jù)區(qū)域為數(shù)據(jù)源。若需要使用此項功能，只能自定義功能區(qū)，自行添加“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向導”按鈕，并單擊此按鈕創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

2）數(shù)據(jù)透視表對數(shù)據(jù)透視圖的格式有一定的限制。如數(shù)據(jù)透視圖的圖表類型不能是XY散點圖、股價圖及氣泡圖等，當對數(shù)據(jù)透視表進行篩選或刷新時，數(shù)據(jù)透視圖的有些自定義格式會受到影響。

3 合并計算

合并計算是大家不太熟悉的一個匯總工具。以圖1為數(shù)據(jù)源，利用合并計算工具計算每個部門的基本工資的總和以及扣款合計項目的總和。

操作如下：先用鼠標單擊目標單元格，再單擊“數(shù)據(jù)”選項卡的“合并計算”按鈕，在“合并計算”對話框中設置參數(shù)，如圖2所示，得到的合并計算的結果如圖3所示。

合并計算的特點：

1）選中“創(chuàng)建指向源數(shù)據(jù)的鏈接”復選框，結果以二級分級結構的形式顯示出匯總結果和明細結果，且計算結果隨著數(shù)據(jù)源的改變自動更新。若沒有選中此復選框，結果將以二維表格的形式顯示，不能顯示明細數(shù)據(jù)，結果也不能隨著數(shù)據(jù)源的改變自動更新。

2）合并計算效果有一點類似于一級分類匯總，但合并計算比分類匯總方便，不需要排序，且匯總結果和數(shù)據(jù)源是分開的。

3）適合于匯總多個獨立的數(shù)據(jù)列表，可計算同一工作簿不同工作表或不同工作簿不同工作表中的數(shù)據(jù)，前提條件是這些數(shù)據(jù)所在數(shù)據(jù)列表具有相同標簽，而且合并計算前工作簿文件需要打開。如匯總12個月每個部門基本工資的總和以及扣款合計的總和，而每個月的明細數(shù)據(jù)在不同的工作表內。操作時，選擇目標單元格，在“合并計算”對話框中將每一張工作表的數(shù)據(jù)區(qū)域添加到引用區(qū)域中，標簽位置選擇“首行”和“最左列”。

操作時注意，當創(chuàng)建鏈接時，存放合并計算結果的區(qū)域不能位于數(shù)據(jù)源所在的工作表中。

4 模擬運算表（也稱數(shù)據(jù)表）

模擬運算表是Excel提供的假設分析的數(shù)據(jù)分析工具，可以分析模型中參數(shù)值的改變對結果的影響。如果要考察一個參數(shù)值的改變對結果的影響，則可以使用單變量模擬運算表。如果考察兩個參數(shù)值的改變對結果的影響，則可以使用雙變量模擬運算表。在實踐中，也可以用模擬運算表進行數(shù)據(jù)匯總。

下面以圖1為數(shù)據(jù)源，用雙變量模擬運算表匯總不同部門、不同職位的人數(shù)。這時部門可能的值和職位可能的值就是兩個可變的參數(shù)值，公式中用數(shù)據(jù)庫函數(shù)計算某一個部門某一個職位的人數(shù)。

操作如下：在數(shù)據(jù)列表區(qū)域外，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫函數(shù)的條件區(qū)域。設條件區(qū)域為A18：B19，其中作為條件值的A19單元格和B19單元格的值各自輸入某一部門和某一職位的值，這兩個單元格在模擬運算表中是兩個變量參數(shù)。選擇某一目標單元格A22，輸入數(shù)據(jù)庫函數(shù)=DCOUNT（A2：F16， “基本工資”，A18：B19），并以A22為交叉點，在連續(xù)的行區(qū)域和列區(qū)域中輸入部門和職位可能的值，在“模擬運算表”對話框的“輸入引用行的單元格”中輸入$B$19，“輸入引用列的單元格”中輸入$A$19，如圖4所示。

若只需匯總每個部門的基本工資的總和以及扣款合計的總和，則可以利用單變量模擬運算表計算，公式中可以使用SUMIF函數(shù)或DSUM函數(shù)。

模擬運算表的特點：1）模擬運算表需自行設計，公式和參數(shù)的位置以及公式的內容等。結果區(qū)域為數(shù)組，不可以單獨修改某一個匯總數(shù)據(jù)。2）布局上不如數(shù)據(jù)透視表靈活，但可以用來描述和分析被匯總字段的值隨著匯總參考字段也就是分類字段的值變化的函數(shù)關系。當使用數(shù)據(jù)庫函數(shù)進行分類統(tǒng)計時，不需要建立多個不同的條件區(qū)域，只需要一個條件區(qū)域即可。3）數(shù)據(jù)源改變時，結果也會自動更新。

5 結論

本文介紹的Excel數(shù)據(jù)匯總方法，各自有不同的特點，適合于不同的情況。即使是數(shù)據(jù)透視表工具也不是萬能的，也有局限性。因此，在實踐中用戶應從實際需求出發(fā)，綜合考慮運算速度、布局、數(shù)據(jù)更新、數(shù)據(jù)的圖形表示等方面的因素，合理選擇最適合的工具，才能達到最好的效果。

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