摘要：筆者在2011年6-8月到某計(jì)算機(jī)公司進(jìn)行下企業(yè)實(shí)踐，參與了電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的項(xiàng)目管理設(shè)計(jì)，包括團(tuán)隊(duì)管理、需求分析和設(shè)計(jì)、系統(tǒng)集成、產(chǎn)品交付及本項(xiàng)目相關(guān)的各種溝通與協(xié)調(diào)。本項(xiàng)目的基本功能包括辦公門戶、收發(fā)文件、政務(wù)公開、事務(wù)協(xié)辦、檔案管理、車輛管理、會(huì)議管理、流程管理、組織結(jié)構(gòu)管理、人員管理、短信發(fā)送、手機(jī)辦公等功能模塊。該項(xiàng)目具有需求提出層級(jí)多、行業(yè)特性強(qiáng)、業(yè)務(wù)流程復(fù)雜等特點(diǎn)，在項(xiàng)目研發(fā)和實(shí)施過程中，項(xiàng)目需求變更頻繁，部分需求需要走一步看一步、同時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)“一句話”需求等。該文分析項(xiàng)目需求管理和范圍管理的關(guān)聯(lián)關(guān)系和相互作用，闡明需求開發(fā)對(duì)項(xiàng)目范圍定義的重要性、工作分解結(jié)構(gòu)粗細(xì)度將直接影響到本項(xiàng)目后續(xù)計(jì)劃的執(zhí)行乃至關(guān)系到項(xiàng)目成敗。最后對(duì)需求管理的一些實(shí)際問題進(jìn)行了總結(jié)。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)；需求管理；范圍管理

中圖分類號(hào)：TP391 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2013）04-0957-02

1 項(xiàng)目概況

電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)是利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)政府部門之間無紙化辦公、透明化辦公、規(guī)范化辦公，提高政府部門之間辦事效率，起到信息上傳下達(dá)作用的一種計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。筆者所在公司實(shí)施過多個(gè)政府部門的協(xié)同辦公系統(tǒng)，該文以某一個(gè)地級(jí)市政府的協(xié)同辦公系統(tǒng)（以下簡稱“本項(xiàng)目”）為例，該市為了更好地完成電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)的建設(shè)，由市政府秘書處負(fù)責(zé)總牽頭，數(shù)字辦負(fù)責(zé)具體的平臺(tái)項(xiàng)目的承建，自2011年4月份開始進(jìn)行招投標(biāo)工作，2011年6月份正式中標(biāo)，項(xiàng)目最終要建成全市統(tǒng)一的電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)，功能包括辦公門戶、收發(fā)文件、政務(wù)公開、事務(wù)協(xié)辦、檔案管理、車輛管理、會(huì)議管理、流程管理、組織結(jié)構(gòu)管理、人員管理、短信發(fā)送、手機(jī)辦公（Android和iOS兩個(gè)手機(jī)操作系統(tǒng)版本）等功能模塊組成。

電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)與企業(yè)的辦公自動(dòng)化協(xié)同系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目不一樣，其具有操作人員多層級(jí)不同、行業(yè)特性強(qiáng)、業(yè)務(wù)流程和協(xié)同要求復(fù)雜度高等特點(diǎn)，在本項(xiàng)目研發(fā)和實(shí)施過程中，項(xiàng)目范圍和具體的業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)需求變更頻繁。同時(shí)電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，業(yè)務(wù)需求經(jīng)常因人而異、因部門而異，因此業(yè)主（最終客戶）與系統(tǒng)集成商之間的溝通有時(shí)會(huì)出現(xiàn)偏差。

根據(jù)目前國內(nèi)已實(shí)施的許多電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)項(xiàng)目的建設(shè)情況來看，無論是在項(xiàng)目規(guī)劃、合同簽訂過程還是在具體的研發(fā)執(zhí)行過程，對(duì)項(xiàng)目范圍大都沒有很非常明確和精準(zhǔn)的圈定，經(jīng)常是一句話需求，因此在項(xiàng)目合同簽訂后往往會(huì)疊加超乎合同范圍的需求，同時(shí)也會(huì)經(jīng)常因某些要求或事件需要臨時(shí)增加需求進(jìn)而影響到整個(gè)項(xiàng)目的范圍界定，因此電子政務(wù)協(xié)同辦公系統(tǒng)最終交付的成果往往是一個(gè)“四不像”，且整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程復(fù)雜度高、周期長、成本增加，隨著時(shí)間的推移、項(xiàng)目使用人員的更換需求和項(xiàng)目范圍往往也會(huì)隨之發(fā)生變化，如何控制好需求和項(xiàng)目范圍是一個(gè)非常重要的任務(wù)。

2 需求開發(fā)、需求管理和范圍管理的區(qū)別與聯(lián)系

范圍管理對(duì)于信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的成功實(shí)施有至關(guān)重要的作用，在項(xiàng)目管理體系中，項(xiàng)目范圍與時(shí)間管理、質(zhì)量管理、成本管理相互牽制和相互影響，項(xiàng)目范圍的不確定性將直接影響到項(xiàng)目計(jì)劃，也將致使整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間管理出現(xiàn)大范圍波動(dòng)、項(xiàng)目范圍的不清晰將致使項(xiàng)目質(zhì)量無法得到直接的控制最終導(dǎo)致項(xiàng)目交付成果與項(xiàng)目預(yù)期不一樣、項(xiàng)目范圍的經(jīng)常變動(dòng)對(duì)于項(xiàng)目研發(fā)和工程實(shí)施團(tuán)隊(duì)而言可能致使類似返工等現(xiàn)象進(jìn)而直接影響到整個(gè)項(xiàng)目的投入因而使得項(xiàng)目的成本管理處于不可控狀態(tài)。

需求開發(fā)指的是對(duì)客戶提出來的初步需求或想法進(jìn)行深入調(diào)研、溝通、了解并進(jìn)行細(xì)化和設(shè)計(jì)的過程，目的是最終定義產(chǎn)品需求。需求管理則是為了確保參與需求相關(guān)干系方能夠獲得統(tǒng)一一致的需求理解，制定需求跟蹤矩陣以對(duì)需求從產(chǎn)生到最終實(shí)現(xiàn)的全過程管理和跟蹤，包括需求的變更和控制。范圍管理則是一項(xiàng)管理性工作，目的在校驗(yàn)和檢查項(xiàng)目管理過程中涉及范圍的各種動(dòng)作是否得到執(zhí)行、是否包含了全部的工作，范圍管理包括為成功完成本項(xiàng)目所需的范圍計(jì)劃編制、范圍定義、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)、范圍確認(rèn)和范圍控制共計(jì)五個(gè)過程。

本項(xiàng)目通過需求開發(fā)來獲得客戶最終需要的產(chǎn)品需求，并以此作為基礎(chǔ)制定本項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍，同時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理。需求管理則是對(duì)已獲得批準(zhǔn)的項(xiàng)目需求進(jìn)行全生命周期的管理，包括需求管理定義、需求計(jì)劃制定、需求管理流程、需求管理計(jì)劃和需求實(shí)施建議等。對(duì)于項(xiàng)目的需求可以根據(jù)客戶的緊急程度同時(shí)結(jié)合項(xiàng)目本身的特性等等情況分期或分步驟實(shí)現(xiàn)，而不管分多少期或分多少個(gè)階段，一旦確定的需求則本期項(xiàng)目或本階段項(xiàng)目的項(xiàng)目范圍也就隨之確定了。需求管理是針對(duì)已獲得批準(zhǔn)和確認(rèn)的需求的管理和控制，包括變更控制，需求的變更會(huì)引起項(xiàng)目的范圍的變更。

3 范圍管理過程、方法和、工具及實(shí)施效果

通過前期的項(xiàng)目可行性分析、招投標(biāo)等環(huán)節(jié)最終我司負(fù)責(zé)承建本項(xiàng)目。項(xiàng)目中標(biāo)后簽署合同時(shí)，大部分需求都比較籠統(tǒng)且泛泛而談，雙方在合同簽訂時(shí)對(duì)需求范圍的界定缺乏嚴(yán)格的審核，在后面項(xiàng)目執(zhí)行期間，用戶總習(xí)慣于追求“大而全”的功能范圍，以為“功能越多越好”。

例如，本項(xiàng)目中有一個(gè)功能模塊叫“會(huì)議管理”，在需求中寫明“乙方提供會(huì)議管理功能”就一句話，經(jīng)過與市政府秘書處溝通確定該需求需要跟數(shù)字辦進(jìn)行調(diào)研和溝通，同時(shí)指定教育局作為試點(diǎn)單位提出項(xiàng)目建設(shè)需求，最終確定會(huì)議管理功能實(shí)現(xiàn)會(huì)議室名稱管理、會(huì)議室使用管理兩個(gè)大功能，其中會(huì)議室使用管理主要是會(huì)議使用者可以向會(huì)議管理中心申請(qǐng)并預(yù)占會(huì)議室，同時(shí)要求短信通知與會(huì)人員。但短信通知需要通信網(wǎng)絡(luò)支持，合同簽訂時(shí)沒有寫明短信費(fèi)用誰來出怎么出，最后考慮到成本的問題，經(jīng)過艱辛的溝通最終確定采用郵件和OA界面提醒的方式進(jìn)行會(huì)議通知。因而一句話需求在合同簽署時(shí)一定要確定具體功能。

沒有對(duì)具體的需求進(jìn)行細(xì)化，項(xiàng)目范圍就無法確定。例如，在合同中約定“乙方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)、移動(dòng)辦公系統(tǒng)的建設(shè)”，同時(shí)經(jīng)常在合同上附上一個(gè)功能模塊清單但沒有具體的業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)要素和業(yè)務(wù)要求，這些需求在項(xiàng)目實(shí)施過程中經(jīng)過調(diào)研后發(fā)現(xiàn)跟需求提出時(shí)的要求偏差很大。

綜上，在該項(xiàng)目合同簽訂后的兩個(gè)月內(nèi)，我們需求人員負(fù)責(zé)對(duì)需求進(jìn)行收集、分析和設(shè)計(jì)。本項(xiàng)目的使用部門涉及市政府、市委、人大、政協(xié)、市委下屬部門（宣傳部、紀(jì)委等）等單位和部門，根據(jù)不同單位和部門的需求，我們針對(duì)客戶的實(shí)際工作時(shí)間和工作特性采用訪談、小組會(huì)議、問卷調(diào)查和原型法相互結(jié)合的方式對(duì)客戶的需求進(jìn)行收集。特別是訪談，我們采用了引導(dǎo)式的訪談模式來聚焦客戶的需求，事先準(zhǔn)備好提綱，采用開放式的溝通模式圍繞提綱進(jìn)行交流；而小組會(huì)議則也是以預(yù)先做好的界面原型為基礎(chǔ)進(jìn)行溝通，聚焦并細(xì)化需求，盡量避免模糊需求。需求收集完成之后，我們根據(jù)客戶的需求進(jìn)行分類整理，并形成需求跟蹤矩陣同時(shí)制定需求管理計(jì)劃。

收集各種需求后，項(xiàng)目組內(nèi)部召集需求討論會(huì)議進(jìn)行細(xì)化，最終輸出需求規(guī)格說明書，包括項(xiàng)目概述、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目的具體需求、項(xiàng)目的接口和邊界、項(xiàng)目可交付成果、可驗(yàn)證成果和驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。

需求內(nèi)容基本確定之后，考慮到本項(xiàng)目跨越多個(gè)部門，我們采用誰提需求誰確認(rèn)的原則，對(duì)于每一個(gè)需求點(diǎn)均與需求提出者進(jìn)行確認(rèn)并獲得相應(yīng)的書面確認(rèn)材料（郵件回復(fù)或紙質(zhì)簽字），最終提交給數(shù)字辦進(jìn)行統(tǒng)籌需求管理，對(duì)于數(shù)字辦最終審閱的需求有所刪減時(shí)，我們主動(dòng)跟客戶進(jìn)行溝通，雙方最終確定本項(xiàng)目的項(xiàng)目需求，當(dāng)項(xiàng)目需求發(fā)生變化的時(shí)候，雙方采用需求變更申請(qǐng)流程，獲準(zhǔn)后才進(jìn)行開發(fā)。對(duì)于因政策調(diào)整緣故發(fā)生的需求變更，也要求客戶進(jìn)行再次確認(rèn)。

4 結(jié)束語

項(xiàng)目的需求對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目的成功生死攸關(guān)，做好了項(xiàng)目需求就是項(xiàng)目好的開端，“好的開始是成功的一半”。而跟客戶進(jìn)行需求溝通的時(shí)候，有些客戶不是專業(yè)的IT人員，有的時(shí)候?qū)τ贗T實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品需求搞不太清楚，但有些客戶則對(duì)IT有較為深入的了解，在需求設(shè)計(jì)和需求范圍確認(rèn)環(huán)節(jié)需要根據(jù)不同的人員特征實(shí)行不同的項(xiàng)目管理工具。而需求一旦確定則項(xiàng)目的范圍也就隨之確定。

參考文獻(xiàn)：

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