摘要：檔案信息化建設(shè)在前期幾十年的建設(shè)已經(jīng)完成了初級階段建設(shè)，將進(jìn)入高級應(yīng)用階段，然而前期建設(shè)存在的一些問題已經(jīng)嚴(yán)重暴露并成為進(jìn)一步建設(shè)瓶頸所在。該文對檔案信息化的任務(wù)和工作進(jìn)行了介紹，分析了當(dāng)前檔案信息化存在的一些問題，并重點探討了未來檔案信息化建設(shè)的重點以及應(yīng)重視的問題。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；信息孤島

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-3044（2013）04-0677-02

1 概述

檔案信息化經(jīng)過二十多年的發(fā)展，已經(jīng)成最初的嘗試變成了大規(guī)劃建設(shè)，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了深層次應(yīng)用探索階段。在二十世紀(jì)80年代中后期，隨著電子文檔的出現(xiàn)，檔案保管機構(gòu)面臨著信息化時代的挑戰(zhàn)，此時的檔案信息化建設(shè)進(jìn)入啟蒙和認(rèn)識階段；隨著信息技術(shù)發(fā)展以及檔案信息化的優(yōu)點逐漸展示出來，檔案信息化工作逐步推進(jìn)，并取得了初步成效，并在更大范圍內(nèi)開始了信息化基礎(chǔ)建設(shè)；進(jìn)入二十一世紀(jì)之后，信息化建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展階段，并已經(jīng)開始了深層次應(yīng)用探索階段。但是，隨著檔案信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，一些前期建設(shè)的問題逐漸暴露出來，而且要進(jìn)入更高層次的應(yīng)用似乎也存在著某種瓶頸，尤其是高投入低效重復(fù)建設(shè)等問題正困擾著檔案信息化管理的進(jìn)一步提升。

2 檔案信息化概述

檔案信息化概念是在檔案行政管理部門規(guī)劃和組織下，在檔案活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用的活動和過程。隨著檔案信息化成為一種趨勢，中辦發(fā)[2004]34號文件《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》明確了檔案信息化的目標(biāo)和任務(wù)，是要提高計算機管理檔案的普及率；建設(shè)和完善局域網(wǎng)，按要求做好政務(wù)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)的接入工作。檔案的信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心任務(wù)、是信息化建設(shè)取得實效的關(guān)鍵；信息資源開發(fā)程度是衡量檔案信息化水平的重要標(biāo)志。

對于從傳統(tǒng)檔案向檔案信息化管理，已經(jīng)基本完成了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的工作，就是采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化能讓檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，滿足人們的檔案利用需求，這也是檔案信息化的初級階段。

當(dāng)前檔案信息化工作主要包括幾個重要部分，如檔案目錄的數(shù)據(jù)建設(shè)，這可以從根本上提高檔案利用效率、質(zhì)量；檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，可以保護檔案信息、提高利用效率、提高檔案質(zhì)量，并且能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索；加強檔案多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在檔案信息化過程中，要努力使檔案信息化建設(shè)與本地區(qū)信息化建設(shè)同步發(fā)展，把信息化作為檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重點內(nèi)容，同時要堅持檔案信息化建設(shè)發(fā)展、服務(wù)、安全三項基本原則。

3 檔案信息化管理的幾個重心

1）確保網(wǎng)絡(luò)安全是首要任務(wù)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來越復(fù)雜，操作系統(tǒng)雖然不斷升級完善但是新系統(tǒng)也暴露出大量的問題，黑客和病毒更是經(jīng)常肆虐，這些都將檔案信息化面臨的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境更加復(fù)雜化，而且稍有不慎則使得檔案信息化的優(yōu)勢蕩然無存。黨和國家機關(guān)辦公自動化系統(tǒng)（包括檔案信息化系統(tǒng)），涉及大量國家機密，必須與互聯(lián)網(wǎng)等公共信息網(wǎng)實行物理隔離。涉密信息不得存儲在與公共信息網(wǎng)相連的信息設(shè)備上。要采取徹底的方法措施，確保黨政機關(guān)的信息安全。

當(dāng)前對檔案信息的安全管理存在如下疑惑，如認(rèn)為技術(shù)人員的事情，安全他們負(fù)責(zé)；技術(shù)人員不是檔案管理人員，持懷疑態(tài)度；網(wǎng)絡(luò)不安全，不能將檔案數(shù)據(jù)上網(wǎng)；對已安裝購買的防火墻、防病毒軟件不升級；從管理上下功夫，有效的備份措施。至于具體的措施，需要在實際工作中不斷摸索，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)安排具體實施，同時也不斷關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全最新技術(shù)等。

2）建立完善的檔案信息化保障體系

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)之一，是不可或缺的必要條件，然而在前期數(shù)十年的建設(shè)中，由于經(jīng)驗不足使得重復(fù)建設(shè)比較常見，而且各地建設(shè)都是按照自身需要發(fā)展，所以造成一種無標(biāo)準(zhǔn)可遵循的狀態(tài)，而沒有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)則會使得后期檔案信息化工作越加艱巨。

另外，檔案信息化是一個長期任務(wù)，需要付出巨大的財力和物力，所以檔案信息化建設(shè)必須從制度上、財務(wù)體系上、人員安排上予以保障，只有這樣才能夠使得檔案信息化順利推進(jìn)，不斷滿足新時代對檔案管理的需求。同時，對于檔案信息化管理的程度對于不同的人卻又有不同的理解，例如有的人還滿足于手工管理模式，而有一些則傾向于使用單機版管理模式，再高級一點的則要建立局域網(wǎng)管理模式。檔案業(yè)務(wù)部門根據(jù)需要先行一步，首先從本單位的業(yè)務(wù)發(fā)展逐漸開展起來，然后等待時機成熟后再考慮與主管單位相關(guān)部門之間的信息實現(xiàn)集成。而檔案信息化的長期建設(shè)，要求我們對檔案信息化的遠(yuǎn)景目標(biāo)有一個清晰的認(rèn)識，并分階段實施完成。檔案信息化人才隊伍建設(shè)，這也是檔案信息化必備的力量。

3）多知識融合、數(shù)據(jù)共享是未來的重點

前期的檔案信息化建設(shè)一般來說都是局域性質(zhì)的，而且由于數(shù)據(jù)庫等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使得信息共享成為一種困難，信息孤島問題已經(jīng)成為前期檔案信息化的瓶頸問題。信息化工作是一個長期的、系統(tǒng)的、多知識融合應(yīng)用的綜合工程，需要在總體規(guī)劃的基礎(chǔ)上，根據(jù)實際需要逐步開展，并逐漸創(chuàng)造條件，提高業(yè)務(wù)管理水平，提高全體員工的綜合素質(zhì)，在檔案館內(nèi)部資源管理、館藏數(shù)字化和電子文件歸檔等方面不斷探索新思路、新模式，實現(xiàn)一體化的現(xiàn)代管理，實現(xiàn)全館內(nèi)部信息的集成，實現(xiàn)檔案館與相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間信息的集成與資源共享。

檔案數(shù)字化必須應(yīng)以需求為導(dǎo)向，以共享為基點以優(yōu)選為前提，以便于檢索、在線利用為發(fā)展方向這也是應(yīng)該提倡的檔案數(shù)字化優(yōu)化模式框架與工作思路。檔案數(shù)字化不是對所有檔案進(jìn)行數(shù)字化，作為一項系統(tǒng)工程，檔案數(shù)字化工作及其流程需要全面論證和精心籌劃。檔案數(shù)字化的根本目的是提供利用。具有利用價值、滿足利用需求應(yīng)是檔案數(shù)字化的最大動力，也是衡量檔案數(shù)字化工作成效的首要標(biāo)志。對檔案數(shù)字化工作的需求分析最重要的就是對利用需求的了解和預(yù)測。滿足實際工作的利用需求，實現(xiàn)資源共享，是檔案數(shù)字化的契機和初衷，一般來說釆取由近及遠(yuǎn)的原則。

4）檔案信息化必須考慮實際情況 不可好高騖遠(yuǎn)

實現(xiàn)辦公自動化的單位，保存有紙質(zhì)文件的電子版，其內(nèi)容與對應(yīng)的紙質(zhì)文件完全相同，但是沒有電子公文所應(yīng)有的外部特點，如電子印章、電子簽名等。但在啟動檔案信息化項目之后，建議實行電子文件和紙質(zhì)檔案雙套制的管理方式，這樣可以避免日后重新掃描紙質(zhì)檔案，節(jié)省成本?？梢砸詳?shù)字化為契機，全面優(yōu)化檔案管理，提升現(xiàn)代化管理水平，形成檔案價值鑒定、數(shù)字化轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、網(wǎng)站建設(shè)、提供利用的相互促進(jìn)同步發(fā)展的良性循環(huán)。

4 結(jié)論

檔案信息化建設(shè)是一項艱巨的任務(wù)，是一個長期的過程。在檔案信息化建設(shè)過程中，一定要高瞻遠(yuǎn)矚，具有一定的前瞻性，遵循標(biāo)準(zhǔn)，同時考慮以后的需求以及系統(tǒng)升級的可能性；同時，檔案信息化建設(shè)又不可好高騖遠(yuǎn)，應(yīng)該根據(jù)自身單位的實際情況，分步驟進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。

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