摘要：隨著增量檔案電子化和存量檔案數(shù)字化的進(jìn)程加快，干部數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保管和不斷利用的風(fēng)險(xiǎn)加大，部隊(duì)檔案部門(mén)面臨著數(shù)字檔案信息安全管理的挑戰(zhàn)也越來(lái)越大。該文從軍隊(duì)干部數(shù)字檔案信息安全管理的物理防護(hù)方面提出建議和解決之道，以提高部隊(duì)檔案部門(mén)對(duì)干部數(shù)字檔案信息的安全管理能力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；信息安全；管理；物理防護(hù)

中圖分類(lèi)號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-3044（2013）10-2289-02

1 干部數(shù)字檔案在物理防護(hù)中的主要問(wèn)題

加強(qiáng)對(duì)檔案室、網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施的基礎(chǔ)建設(shè)和管理是保證數(shù)字檔案信息安全管理的物質(zhì)基礎(chǔ)。沒(méi)有優(yōu)質(zhì)完善的硬件設(shè)施作為保障，就不會(huì)有數(shù)字檔案信息的安全。但當(dāng)前部隊(duì)數(shù)字檔案部門(mén)在該方面主要還存在以下幾方面的問(wèn)題：

1） 干部數(shù)字檔案建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)

當(dāng)前部隊(duì)有不少檔案部門(mén)因?yàn)橘Y金的投入問(wèn)題，導(dǎo)致放置數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化主機(jī)系統(tǒng)的機(jī)房安全等級(jí)較低，供電、溫濕度、防火、防盜等條件不盡人意，甚至在極端條件下，可能只是放置在普通的辦公室；紙介質(zhì)的原始檔案與數(shù)字檔案室共存一室且監(jiān)控設(shè)施不全等客觀事實(shí)。這些都給系統(tǒng)的安全管理造成了較大的隱患。

2）信息設(shè)備儲(chǔ)存條件不達(dá)標(biāo)

電子檔案與紙質(zhì)對(duì)存儲(chǔ)的條件要求是各不相同的。例如外來(lái)磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)對(duì)紙質(zhì)檔案無(wú)任何影響，而對(duì)電子文件的磁性載體則是很重要的影響因素。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體，可使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落，影響讀出效果。強(qiáng)烈的機(jī)械振動(dòng)則會(huì)影響磁性載體材料中磁分子的排列秩序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號(hào)[1]。此外光線、有害氣體和灰塵對(duì)兩者的影響也是有很大的差異。但當(dāng)前有相當(dāng)一部分軍隊(duì)檔案部門(mén)把兩者共存于一室，這是極大不科學(xué)的做法。

3）辦公室應(yīng)用軟件的采用不規(guī)范

數(shù)字檔案信息能否長(zhǎng)期存取與存儲(chǔ)介質(zhì)息息相關(guān)。一旦存儲(chǔ)介質(zhì)受損，其數(shù)據(jù)也將不復(fù)存在。但目前有不少檔案部門(mén)管理人員在選取存儲(chǔ)設(shè)備時(shí)太過(guò)隨意，不能按照國(guó)家所制定的標(biāo)準(zhǔn)去挑選存儲(chǔ)設(shè)備。

4）硬件設(shè)施維護(hù)與保養(yǎng)不及時(shí)

網(wǎng)絡(luò)是數(shù)字檔案信息傳輸?shù)闹饕浇?。網(wǎng)絡(luò)的硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包括：網(wǎng)絡(luò)布線、交換機(jī)、集線器、網(wǎng)關(guān)設(shè)備或路由器、中繼器、橋接設(shè)備和調(diào)制解調(diào)器等。這些網(wǎng)絡(luò)設(shè)備都存在因自然老化、人為破壞和電磁輻射帶來(lái)的安全威脅[2]。但目前檔案部門(mén)對(duì)這方面存在維護(hù)與保養(yǎng)不及時(shí)或根本不會(huì)如何去保養(yǎng)的情況。

2 針對(duì)存在的問(wèn)題所要采取的措施

針對(duì)當(dāng)前干部數(shù)字檔案信息物理防護(hù)中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，我個(gè)人覺(jué)得應(yīng)從以下幾點(diǎn)來(lái)加強(qiáng)解決。

1）要加強(qiáng)改善檔案室的管理環(huán)境

檔案室基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，主要應(yīng)加大投入，建立符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)房，并根據(jù)檔案系統(tǒng)的大小范圍，選擇建設(shè)相應(yīng)等級(jí)的機(jī)房。檔案文件有其機(jī)密性，因此防止檔案文件的失落相對(duì)于其他系統(tǒng)要求更高，機(jī)房應(yīng)該有良好的防盜門(mén)禁措施，監(jiān)控措施，確保不會(huì)被入室盜竊，并且在萬(wàn)一的情況下，也可根據(jù)監(jiān)控錄像查詢(xún)?cè)颍旎負(fù)p失。同時(shí)，機(jī)房應(yīng)盡可能帶場(chǎng)地監(jiān)控，漏水、火警、供電電壓不穩(wěn)、非法闖入等應(yīng)能及時(shí)通過(guò)短信、電話(huà)或圣光報(bào)警，必須帶有UPS供電，如有條件，也可另外配備發(fā)電機(jī)或采取雙回路供電，建設(shè)自動(dòng)滅火裝置[3]。

2）要加強(qiáng)改善信息存儲(chǔ)設(shè)備條件

首先要保證電子檔案載體物理方面的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機(jī)方式存儲(chǔ)在磁、光介質(zhì)上，所以，要建立一個(gè)適合與磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境，諸如溫濕度的控制。保管電子檔案的環(huán)境溫度最好控制在14攝氏度～24～攝氏度之間，溫差一般小于5攝氏度[4]。溫度過(guò)高會(huì)使檔案介質(zhì)變脆，帶基機(jī)械強(qiáng)度下降，加速老化，不易保存。保管電子檔案的環(huán)境濕度最好控制在40%～60%之間。濕度過(guò)大會(huì)引起磁帶、磁盤(pán)膨脹與變形，濕度過(guò)小容易變脆易碎。其次，存放載體的柜、架及庫(kù)房應(yīng)達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，載體應(yīng)直立排放，并滿(mǎn)足避光，防塵，防變形的要求，遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體等。

3）要嚴(yán)把檔案載體的選購(gòu)質(zhì)量

選擇質(zhì)量過(guò)關(guān)，符合標(biāo)準(zhǔn)的硬件設(shè)備，可以減少硬件故障所帶來(lái)的損失。挑選優(yōu)質(zhì)的設(shè)備是確保信息安全的第一步。要針對(duì)數(shù)字檔案信息自身的特殊性，來(lái)選擇符合實(shí)際的存儲(chǔ)介質(zhì)。首先磁盤(pán)光盤(pán)、輸入輸出設(shè)備、其他反饋系統(tǒng)等都是電子檔案生成、存儲(chǔ)、傳輸和接受利用全過(guò)程的最基本環(huán)節(jié)，任何一個(gè)部分發(fā)生問(wèn)題都會(huì)給電子檔案的齊全、完整和有效利用造成嚴(yán)重影響。電子檔案的制成材料主要包括電子檔案的載體用料和記錄用料及相關(guān)設(shè)備用料。劣質(zhì)材料制成的信息載體對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)危害嚴(yán)重。因此，要選擇在制成材料構(gòu)成諸要素都達(dá)標(biāo)的存儲(chǔ)設(shè)備。通過(guò)嚴(yán)把電子檔案制成相關(guān)材料的質(zhì)量關(guān)，提高電子檔案載體的保存壽命，為后期保護(hù)打下良好基礎(chǔ)。目前檔案室使用的存儲(chǔ)介質(zhì)主要有光盤(pán)、磁帶、硬盤(pán)、縮微膠卷等對(duì)于珍貴的數(shù)字檔案信息可轉(zhuǎn)到紙張和縮微膠片上保存?？s微膠片被認(rèn)為是唯一能夠接受的檔案信息存儲(chǔ)載體，其保存期至少可達(dá)三百年。

4）要加強(qiáng)采用規(guī)范的應(yīng)用軟件

為了達(dá)到信息共享，使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的軟件是必須的。目前，干部人事管理信息系統(tǒng)《信息結(jié)構(gòu)體系》是為實(shí)現(xiàn)干部信息的標(biāo)準(zhǔn)化及大范圍內(nèi)的信息共享，按照人員管理及機(jī)構(gòu)管理中科學(xué)的信息流程制定的，不僅具有較高的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度，而且具有總攬全局的權(quán)威性。因此，必須選用上級(jí)部門(mén)推行的、建立在《信息結(jié)構(gòu)體系》基礎(chǔ)上的系統(tǒng)文件，否則會(huì)造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，是上下級(jí)數(shù)據(jù)無(wú)法溝通和共享[5]。不但是信息體系與軟件，系統(tǒng)所涉及到的其他應(yīng)用項(xiàng)目也應(yīng)當(dāng)建立在相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)之上。如文本、照片、聲像等的采集與報(bào)送都應(yīng)該制定和遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。減少轉(zhuǎn)換與重新制作的難度，這也是信息共享及上下溝通的必要條件。

5）要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)硬件進(jìn)行有效檢測(cè)

電子檔案載體，極易受到保存環(huán)境的影響。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期檢測(cè)和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測(cè)，應(yīng)每年一次，采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方式進(jìn)行，樣品數(shù)量以不少于10%為宜，以一個(gè)邏輯卷為單位。首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變化，外表涂層是否清潔或有無(wú)霉斑出現(xiàn)等。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，采用專(zhuān)用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀寫(xiě)校驗(yàn)。通過(guò)檢測(cè)發(fā)現(xiàn)有出錯(cuò)的載體，須進(jìn)行有效地修正或更新。應(yīng)每四年拷貝一次，且原載體繼續(xù)保存的時(shí)間不少于四年。對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維修，必須進(jìn)行嚴(yán)格的管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為的損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。必須建立相應(yīng)的維護(hù)管理檔案，對(duì)電子檔案的檢測(cè)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。

總之，影響部隊(duì)干部信息檔案安全的有很多方面。國(guó)內(nèi)有許多專(zhuān)家都提出過(guò)安全管理的方法和措施，但從物理防護(hù)這個(gè)角度來(lái)談，所言甚少，希望我們檔案工作人員與立檔案單位能從中有所啟發(fā)與收獲。

參考文獻(xiàn)：

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[3] 董信君.保證電子文件信息安全的技術(shù)措施[J].蘭臺(tái)世界，2005（9）.

[4] 徐益.電子檔案信息的安全隱患與防護(hù)[J].檔案時(shí)空，2004（6）.

[5] 尹存亮.淺談電子文件信息安全問(wèn)題與對(duì)策[J].檔案天地，2004（S1）.